商务秘书实务第六章 差旅安排
《文秘实务与案例》教案 第六章 商务活动管理 第一节 商务旅行
授课题目
第六章商务活动管理
第一节 商务差旅
课时安排
4
教学
目标
了解商务差旅计划的内容和注意事项；熟悉制定商旅计划的方法；掌握制定商务差旅计划的技巧，能够为上司出差做好准备。
教学重点
熟悉制定商旅计划的方法；掌握制定商务差旅计划的技巧
教学难点
能够为上司出差做好准备
授课类型
理论、讨论、练习
课后作业
钟玲是北京东华公司的办公室秘书，下周公司经理张峰峰要到纽约出差一趟，时间为一周，主要与纽约的风华公司洽谈合作事宜。如果你是秘书钟玲，请完成以下任务：
1.拟订此次出差的旅行计划
2.拟订此次出差的商务旅程表
3.查找资料，列出出国商务旅行的准备工作流程
课内练习
请根据以下情景完成实训。
11月8日上午，汪总计划会见青岛国际旅游公司的业务拓展部陈经理。下午要赶往日照，11月9日计划会见日照旅游局长张明。请为张总制订11月8日9日的行程安排。
要求：（1）确定每项活动的具体时间，写清活动地点和内容。
（2）确定去日照的交通方式、车次和开车时间，以及在日照住的酒店。
教学方式
讲授法、讨论法、案例法
教学资源
多媒体、案例
教学基本内容与教学设计
步骤一：新课导入
情景模拟：
北京某公司领导因公务需要，要携带秘书王玲到西安出差，主要是洽谈项目合作前期有关事宜。学生担任秘书王玲的角色，拟定一份旅行方案
分析与总结：
1．学生在收集资料中的不足分析
2．学生拟定旅行方案的合理性分析
步骤二：学习新知
一、商务旅行的交通方式
1.交通工具
2.影响交通工具选择的主要因素
二、商务旅行前的准备工作
商务秘书实务-第六章
10：25 抵达上海虹桥机场（××接机）。
（一）旅行计划 一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑： 1.时间 一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到 两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间；二是指旅 行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息 时间。 2.地点 一是指旅行抵达的目的地（包括中转地）。目的地名称 既可详写（即哪个地区、哪个公司），也可略写（即直 接写到达的公司名称）；二是指旅行过程中开展各项活 动的地点；三是指食宿地点。
案例：
一天，总经理告诉秘书小于，他要到x市去开会，让 她陪同一起去。她问总经理坐啥车，秘书长说坐火车， 赶上开会就行，不用早了。
小于看了看列车时间表，算了一下，坐明天9点车就 正好，既不用起早又不用贪黑，欣赏一路风光，晚上 又不耽误休息。她下午买了预售票，就告诉领导明天 在家等着就行了。文件、路费都准备齐了，车也安排 了。她就安心回家了。
总算到站了，而且接站车也一直在等他们。这总算给小于一 点欣慰。
由于他们是坐慢车来的，会议的晚饭开过了，又现给他们热 饭。虽然饭菜很好，但小于吃了两口就饱了。
分析：
秘书安排好领导的差旅，是秘书工作的一 个重要部分。安排过程中，一定要细心谨慎。
上述案例，秘书只是看错一次车，但却给 领导增加了不少麻烦，若领导身体不好就更麻 烦了。服务中出事，往往都在小事上，又多在 高兴和轻易之中。所以，时时要小心，小事也 不可马虎。 Nhomakorabea 18：00
与 ××总经理在公司共进晚餐。
5月12日 星期三 上午 9：30 赴××公司与×××董事长洽谈（需用的4、5号 文件在公文包中）。
11：30 与×××董事长共进午餐（在该公司）。 下午 15：00 拜访×××先生（由××先生陪同，礼品在手提 箱内）。 18：00 在宾馆用餐。
第六章 差旅安排——商务秘书
2．如果对于事前预订的酒店对于工 作不便，此时秘书要请示上司，得到 上司允许后，对酒店进行调整。确保 酒店的路程距离、条件等各方面都有 利于工作。 3．一旦在酒店住下后，秘书要迅速 了解酒店周围的交通、邮电、医院等 情况，以备不时之需。 4．一切安排妥当之后，秘书要将上 司所住的酒店、联系方式等告知公司 和上司的家属，以便取得联系。
举例：旅行计划表
旅行日程表
××总经理行程安排 上海——北京 2008年5月13日——5月15日
内容包括：时间、目的地（要 具体到机场、火车站、码头和住 宿）、交通工具、抵离时间（航 班、车次）、旅馆食宿、活动安 排。
5月13日 星期二
上午 7:00 赴虹桥机场（公司派车送达）。 8:40 乘Mu5143次班机离沪赴北京。 10:20 抵达北京（×××接机） 11:00 住××宾馆606房间（已预先 定房）。 12:00 与××总经理共进午餐（在宾 馆）。 下午 14:30 与××总经理在公司会议室洽 谈（需用的1、2、3号文件在您的公文 包中）。 18:00 与××总经理在公司共进晚餐。
（三）申请签证
1.签证的作用和种类 申请所去国家（地区）和中途经停国家 的签证。 签证也分为外交、公务和普通三种（有 入境、入出境、出入境、过境签证、居 留签证） 。 2.签证的办理 因公出国的人员签证：通常由外交部或 中国旅行社代办处，向有关国家驻华使 馆（或驻华总领馆）申办； 紧急时，也可向我有关驻外使、领馆发 报，请其向驻在国申请，抵达时由机场 移民局发给； 因私：一般可通过中国旅行社签证代办 处办理。
6.协助准备行李（行李分为托运行 李、自理行李和随身携带物品）
商务秘书实务第六章 差旅安排
三、公共场合的礼节
与他人保持适当距离 靠右行走 在公共场所保持安静
四、关于小费的认识
正确认识小费 具体付费情况
商务秘书实务第六章 差旅安排
第一节 国内商务旅行准备
一、了解情况 商务旅行的目的 地点 时间 人员安排
二、商务旅行的准备工作
选择预订交通工具 预订旅馆 预支差旅费 准备资料和行装 制定商务旅行计划
第二节 出国商务旅行的准备
一、出国手续 办理护照 办理签证 办理《国际预防接种证书 》 办理出境登记卡 办理保险
二、 出入境手续
边境检查 海关检查 安全检查 检疫
三、其他准备
掌握时差换算 兑换外币 准备适当的礼物 了解所到国家的背景资料 准备资料和各种证件 准备行装 制定用品行装一览表
第三节 出国商务旅行的礼节
一、乘坐飞机的礼节 候
商务差旅活动策划方案
商务差旅活动策划方案商务差旅活动是指为了开展商务活动而进行的差旅行程。
为了确保商务差旅活动的顺利进行，需要制定详细的策划方案。
以下是一个商务差旅活动的策划方案：一、活动目标1. 探索潜在商机：通过商务差旅活动，了解目的地的市场和潜在商机，为公司业务发展提供信息支持。
2. 拓展合作伙伴关系：通过与当地企业的交流与合作，建立和拓展合作伙伴关系，为公司合作发展提供机会。
3. 增加公司知名度：通过参加行业会议和活动，增加公司在目的地的知名度和影响力，提升品牌形象。
二、活动方案1. 目的地选择：根据活动目标和公司战略，选择具有商业活力和潜力的城市作为目的地。
2. 行程安排：根据活动目标，安排参观当地企业、行业会议和活动，与企业代表进行商务洽谈，并寻求合作机会。
同时，安排参观当地景点和文化体验，增加活动的丰富性和趣味性。
3. 活动时间：选择合适的时间段进行商务差旅活动，考虑当地的天气、旅游旺季和商务活动的安排等因素。
4. 参与人员：确定活动的参与人员，包括公司领导、市场部门负责人、销售人员等，确保活动的负责人能够有效处理商务洽谈和合作事宜。
5. 预算规划：根据活动的规模和要求，制定详细的预算规划，包括交通费用、住宿费用、餐饮费用、活动费用等。
三、活动执行1. 人员安排：根据活动方案，安排参与人员的出行和住宿，确保行程的顺利进行。
2. 日程安排：制定详细的日程安排表，包括活动的时间、地点和安排等，以便参与人员能够清楚了解活动的安排和要求。
3. 商务洽谈：安排商务洽谈的时间和地点，并提前联系当地企业代表，确保商务洽谈的顺利进行。
4. 活动执行：按照活动方案执行各项活动，确保整个活动的顺利进行，同时注意人员的安全和舒适度。
5. 活动总结：活动结束后，对活动进行总结和评估，分析活动的效果和成果，为以后的商务差旅活动提供参考和改进。
通过以上的策划方案，可以确保商务差旅活动的顺利进行，达到活动目标，并为公司业务发展提供支持。
文秘商务办公 第6章 商务出差：细节做到位,行程巧设计
6.1.3航班、高铁、酒店预定
• 那么，秘书在预定航班、高铁及酒店的时候，有哪些具体事宜是值得注意 的呢？ • 一、航班预订需要注意的事项 • 1.机票预订
• 2.保险
• 3.值机 • 4.退改签 • 5.其他注意事项
• 二、高铁预订应该注意的事项
• 1.订票途经 • 2.取票说明 • 3.保险 • 4.退票 • 5.改签 • 6.丢失
6.2.5商务谈判相关事宜
• 那么作为秘书人员，又该如何 着手谈判的相关事宜的全面准 备工作呢？ • 一、谈判人员的选定 • 1.谈判代表团的规模2.谈判人员 的配备3.谈判人员的素质 • 二、情报的收集 • 1.谈判的环境因素2.谈判对手 • 3.谈判方与己方竞争者的状况 • 三、情报搜集的途经 • 1.直接观察法2.运用互联网检索 调研3.对专题向相关人士询问 • 四、情报的整理方法 • 1.对情报信息进行2.对情报信息进行对 比和判断3.对分类、对比的结果进行研 究4.对研究成果进行汇总整理 • 五、制定谈判的主题和目标 • 六、选定谈判地点和时间 • 七、谈判议程 • 1.通则议程2.细则议程 • 八、谈判的物质条件 • 1.布置谈判的场所2.安排坐席3.安排谈 判人员的食宿 • 九、选择合适的谈判风格 • 1.合作型谈判2.妥协型谈判3.顺从型谈 判4.控制型谈判 • 十、谈判的过程 • 1.开局2.磋商3.签约
• 三、酒店预订注意事项 • 1.预订及入住流程 • 2 作为秘书，在后续差旅费报销的问题上，应该注意哪些问题呢？其 实每一个公司都会有相应的差旅费用报销制度，这些制度都是大同 小异，最核心的就是关于登记和报销两个方面。 • 1.办理程序 • 2.费用标准 • 3.报销办法
• 那秘书到底应该在商务会谈的细节安排工作中注意哪些问题呢？ • 首先，是会谈前的筹备工作。 • • • • 1.发送会谈通知 2.会场的选择 3.会场的布置 4.准备会议资料
文秘如何做好出差日程安排
做为，安排总经理出差是经常的⼀项⼯作，同时也是需要更加细致的⼀项⼯作。
那么⽂秘应该如何做好出差⽇程安排呢，⼀起来看看! (⼀)国内出差 出差前： 确定出差⽬的和⽇期; 确认总经理出差陪同⼈ 与出差地相关⼈员沟通，确定周到的⽇程安排(明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待⼈员等信息。
) 确定⾏程，预定机票(注意选择好航空公司、机型及班次)、酒店(选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等)、接/送机⼈员(明确接送机⼈的联系⽅式); 完善细致周到的⽇程表(时间、地点、对⽅参会⼈、议程等)(见范例)。
根据总经理的习惯，准备出差⽤物品(见物品携带表)。
拟写授权书并于总经理出差前⼀天向各相关部门及相关⼈员发出邮件和复印件(财务部等)。
(见范例) 出差中 在第⼀时间掌握总经理到达后的联系⽅式，必要时通知授权⼈及其它相关⼈员。
根据总经理⽇程安排，随时通报公司及GM关⼼的业务进展情况; 配合总经理授权⼈的⼯作，及时掌握公司及业务相关信息。
根据情况及时与相关⼈员及总经理沟通，及时调整⽇程安排; 出差后 及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展; 出差资料整理(包括资料、名⽚、会谈备忘)，根据需要转发相关⼈员或存档; 向总经理认为有必要的合作⽅致感谢函。
各种差旅费⽤报销; 跟进业务后续事宜; (⼆) 国外出差 出差国外与国内出差安排顺序及内容⼤致相同，但在此要特别提醒您注意以下⼏点： 根据公司最新业务情况准备PRESETATION (中/英⽂)，与对⽅确认演⽰设备，必要时准备彩⾊打印胶⽚和打印稿。
机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞⾏选择好的机型; 注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带; 根据客⼈的级别和国家风俗习惯准备礼物; 准备当地的地图及国家风情资料; 确认对⽅还是我⽅提供翻译服务; 回国后向邀请⽅致谢。
(三) 陪同出差 陪同总经理出差⽆疑对秘书的⼯作提出了更⾼的要求，在出差前除了前⾯介绍的注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项： 登机前，为总经理办理机场建设费购买、机票换票及各种登机⼿续;并再次确认接车⼈; 到达后，办理宾馆⼊住⼿续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理; 每⽇及时核对本⽇及第⼆天的⽇程安排; 提前设置清晨叫醒，并安排早餐; 根据当天的⽇程安排落实车辆; 及时提醒并事先落实各项安排; 携带总经理名⽚、必要的会议资料(报告稿件、会⾯备忘、采访提纲); 注意建⽴各种客户关系(包括政府领导、合作伙伴、媒体记者) 着装要求：⼤⽅职业装、着淡装;注意⾔谈举⽌; 出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费⽤报销、资料整理。
秘书基础：安排上司的差旅事务（精简篇）
秘书基础：安排上司的差旅事务秘书基础：安排上司的差旅事务安排上司的差旅事务是秘书经常需要面对的工作，下面为大家总结了一些安排上司的差旅事务的相关知识，希望对秘书基础工作有所帮助。
安排上司的差旅事务差旅前的准备工作1.差旅准备的要求根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。
准备订票时一定要查用最新的时刻表。
订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯。
平时注意学习订房订票的相关知识，以确保工作的顺利进行。
2.制定旅程计划表作为秘书，在制定旅行计划、编制旅程表时应注意以下几方面：要明确上司旅行的意图、目的地、旅行时间、到达目的地后的商务活动计划。
了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉本单位对出差的有关规定。
制定旅程表时，向有关服务部门或向旅行目的地享有声誉的旅游机构索取旅行有关资料，了解当地交通工具的运行情况、旅行路线、旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识;需要中转时，尽量选择衔接时间在2～4小时之间的班机，以免浪费时间。
旅行计划要按时间顺序编排，做到清楚明了;要考虑上司的身体状况，时间上留有余地。
安排上司差旅事务的工作程序1.制定商务旅行计划一份商务旅行计划至少应包括以下内容：出差的时间、启程及返回日期，接站安排。
出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。
会晤计划。
交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。
需要携带的文件、合同、样品及其他资料。
上司或接待人员的特别要求。
上司旅行区域的天气状况。
行程安排，约会、会议计划、会晤人员的名单及背景、会晤主题。
差旅费用，现金、兑换外币、办理旅行支票。
上司的住宅电话号码。
2.制作旅程表一份周密的旅程表主要包括6项内容：日期;具体时间;地点;交通工具;具体事项;备注。
3.准备上司在不同场合的发言提纲4.办理出国手续撰写出国申请应包括：1)出国事由;2)出国路线;3)出国日程安排，包括出国时问，在国外活动的时间、地点、回国时间等;4)出国组团的人数。
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第三节 出国商务旅行的礼节
一、乘坐飞机的礼节 候机时的礼节 在飞机上的礼节
二、下榻宾馆的礼节
接待来访的客人 住宿礼节 正确使用设备 相关注意事项
三、公共场合的礼节
与他人保持适当距离 确认识小费 具体付费情况
第七章
第六章 差旅安排
第二节 出国商务旅行的准备
一、出国手续 办理护照 办理签证 办理《国际预防接种证书 》 办理出境登记卡 办理保险
二、 出入境手续
边境检查 海关检查 安全检查 检疫
三、其他准备
掌握时差换算 兑换外币 准备适当的礼物 了解所到国家的背景资料 准备资料和各种证件 准备行装 制定用品行装一览表