有机产品文件和资料控制程序
有机产品管理体系文件控制程序
有机产品管理体系文件控制程序4.1 目的保证有机产品管理体系活动场所使用有效版本，以防止使用失效或作废文件。
4.2 范围适用于本公司有机产品管理体系中所涉及的文件、资料管理。
4.3 职责4.3.1 综合部是文件的归口管理部门，负责公司文件的制定与发放。
4.3.2 综合部负责外来文件的识别与分发。
5 工作程序5.1 文件要求5.1.1 有机管理体系文件包括：车间的位置图；形成文件的质量方针和质量目标；有机质量手册；标准所要求的形成文件的操作规程；有机加工的系统记录；组织为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的其它文件。
5.1.1.2 公司的位置图公司的位置图应按比例绘制，并在图上注明：基地5公里范围内的行政图，标明周边工业污染源位置；车间的平面图，应标明加工、包装车间、原料、成品库房的分布情况，以及加工设备位置图。
5.1.1.3 有机管理手册其内容至少包括：公司简介；质量方针和质量目标；有机管理范围人员职责、权限、组织机构；有机加工、销售计划；内部检查程序；记录管理；跟踪审查管理；客户申、投诉的处理等。
5.1.1.4 有机管理文件应包括的操作规程指有机果酱加工技术规程；有机产品和常规产品生产中的隔离措施；有机产品与常规产品在加工中的隔离措施及防止有机加工过程受禁用物质污染的规程；有机产品原料收获、运输、加工、储藏等各道工序的管理规程；机械设备的维修、清扫规程；员工福利和劳动保护规程。
5.1.1.5 外来文件包括：国家法律法规、上级机关颁发的有关规定、法令、政策等文件；行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准；顾客提供的资料、来函及传真等。
5.2 文件管理5.2.1 文件的编号内部文件按如下形式编号。
A、手册公司名称代号YS/YJ-xxxx发布年月例如：YS/YJ-2010表示益寿公司有机手册、有机管理体系2010年发布。
B、其他管理体系文件编号部门代码-序号ZH-01表示综合部第一个文件；W-01表示外来文件的第一个文件。
家用空调技术文件和资料控制程序
空调技术文件和资料控制程序1 目的对与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的技术性文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的技术文件为有效版本。
2 范围本程序文件适用于家用空调部分所有产品的技术性文件和资料控制，包括外来的有关资料。
3 职责3.1 产品数据管理部负责技术文件和资料的发放、更改控制和管理；负责技术文件和资料的标准化；负责本程序文件的归口管理。
3.2 技术总监或其授权人负责技术文件、重要技术更改、标准化文件和技术图样（图纸）的批准；3.3 总工办负责组织技术文件和资料的编制；3.4 原材料检验部和成品检验部负责检验标准（规程、作业指导书）的编制；3.5 生产工艺部负责作业指导书和商检参数等工艺文件的编制；3.6 有关技术部门主管和项目负责人负责其它与项目有关的图纸（图样）、技术文件及其更改的审核；3.7 各相关部门负责本部门所使用技术文件和资料的管理，负责技术文件和资料的二次受控发放和管理。
4 工作程序4.1 技术文件和资料的分类4.1.1 技术文件和资料分为如下几类：a、技术文件和有关资料；b、技术图样；c、外部技术文件和资料。
4.1.2 技术文件和资料分为受控类和非受控类。
受控文件和资料加盖“受控”印章并注分发号。
4.2 技术文件的编制4.2.1 总工办按照《文件编写指导》及其它相关标准要求，组织相关部门编写技术文件，包括产品标准、技术图样、工艺文件、检验技术文件和资料控制规程等。
a、技术图样由国内、国外、电气技术部、特种空调开发部、新技术研究所编制；b、“作业指导书”和“商检参数”等工艺文件由生产工艺部负责编制；c、检验标准（规程、作业指导书）由成品检验部或原材料检验部编制；ｄ、其它技术文件由总工办组织相关部门编制。
4.2.2 产品数据管理部负责技术文件和资料的标准化工作。
4.2.3 新产品开发过程形成的样品技术文件（图样）及产品优化过程中使用的临时技术文件（图样）一律加盖“试用”印章并规定使用期限，必要时对制作数量做出规定。
医疗器械质量管理体系-文件和资料控制程序及记录
为确保与 QMS 建立、实施、产品生产创造、产品质量控制有关的文件和资料处于受控状态，保证有关场所能方便使用合用的有效版本文件。
合用于公司所有与 QMS 建立、 实施， 产品生产创造、 产品质量控制有关的文件和资料的管理与控 制。
3.1 总经理负责质量方针、质量目标、质量手册的批准发布。
3.2 管理者代表负责程叙文件、各种管理制度、记录表格的批准；直接引用顾客提供的图样/工艺文 件等外来文件的批准；特殊情况下“受控文件”的对外借阅、作废文件销毁的批准。
3.3 技术部负责法律法规文件的采集、识别、分发，办公室负责内部文件和资料的印制。
3.4 质量部负责程叙文件、管理制度、作业指导文件、记录表格的编制，相关职能部门负责本部门使 用的文件和资料的管理和控制。
4.1.1 文件和资料可呈书面或者电子媒体形式， 电子媒体形式的文件资料应有能防止丢失或者非授权写入 的装置。
4.1.2 文件和资料控制活动的内容包括：内部文件和资料的编制、审批、标识、发放、评审、更改、 换版；外来文件的识别、分发；文件和资料的使用、借阅、存档；作废文件的保留、销毁等。
4.2.1 各类文件和资料应格式规范统一、页面清晰，每一份文件均应有一个惟一的编号、发布前得到 审批。
4.2.2 文件编号执行《文件和资料编号管理规定》。
4.2.3 质量手册由质量手册编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准发布。
4.2.4 程叙文件和管理制度由主职部门参预编制，管理者代表审核，总经理批准。
4.2.5 作业指导文件由主职部门参预编制，技术部审核，总经理批准。
XX —QP —001 2022-A/0 共 5 页第 1 页XXXXXXXX 有限公司文件编号 版 本 号 页 号4.2.6 记录表格由质量部编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.2.7 经审核批准后的文件和资料由公司办公室统一印制，并编制和保持《受控文件清单》。
4.3.1 所有与 QMS 建立、实施、产品生产创造、产品质量控制有关的文件和资料均为受控文件，都应盖受控印章表示其受控状态。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。
2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。
本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。
3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。
4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。
4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。
受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。
如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。
4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。
如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。
4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。
表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。
IATF16949-2016程序文件-文控资料控制程序
文件与资料控制程序
文件 编号 版本/修订 生效 日期 页码
CAP-B-01
A/1 2018-10-08
4/5
工作流程图
工作内容说明和过程输入
过程输出
5.2 电子文件、档案的管理
为避免公司质量管理体系文件的意外丢失和因
工作所需，各部门资料管理人员应对以下相关
文件进行电子媒体备份件拷贝作业。
A）、一阶文件：质量手册
修订状态得到识别；文件使用部门应确保在使
用处可获得适用文件的最新有效版本，同时相
关部门应确保所发放的所有文件保持清新和易
于识别。
B．回收：作废的质量体系文件由文件管理部门
回收，并在所回收的文件上加盖“作废”印章。
C．销毁：将作废质量体系文件销毁。
5.1.6 质量体系文件的存档保管
受控文件清单
质量手册、质量体系程序和工作指导文件的保
如发现内容丢失，须重新补上；如内容有更改
时，必须在五个工作日内通知资料管理人员，
并将更改的电子媒体文件交资料管理人员重新
备份归档，旧的电子媒体备份件应立即删除。 各部门资料管理人员必须将备份的电子媒体统
一存在一个干净、干燥的、特定的地方
5.3 外来文件
外来文件由相关部门接收、评审、记录并加盖 “外来文件”章，若要发放到有关部门，则在 外来文件接收登记表
过程输出
5.1 质量体系文件
品质文书制定/休整/
5.1.1 质量体系文件的编制、修订/作废申请 报废申请书
质量手册由 TS 推进编制；程序文件由 TS 推进
组织，与质量体系要素有关的各职能部门分别
负责编写；作业标准由各部门结合作业活动的
特点和程序文件的控制要求，负责组织人员编 品 质 文 书 管 理 大 章
GBT19630有机管理体系文件记录控制程序
GBT19630有机管理体系文件记录控制程序1.目的建立各类文件记录颁布、更新、发放、回收、归档、保存、销毁等一系列管理标准程序，保证记录使用过程准确无误。
2.范围批记录、各类档案、台账等3.责任颁布部门、实施部门、实施者、质量技术部门对记录实施负责。
4.内容管理原则：文件、记录准确无误、使用最新版文件、批准使用的文件是一切“行为”的准则，具有“法律”效力，任何人无权任意修改，并必须严格执行。
4.1文件、记录的颁布、发放与回收4.1.1 颁布、发放：各类文件、记录复制核对无误，由制定人，审核人，批准人签字（签章）后即可生效颁发。
4.1.2每次颁发给各部门及收用人时，收发双方须在“各类文件发放记录、收回记录”上签字，并注明：文件名称、编号及发放份数编码、收件部门及收件人、收件日期、发件人。
4.1.3 新文件、记录生效使用，前版文件、记录必须交回。
4.1.2 回收：文件由于以下原因而宣布废止，停止使用时必须及时回收。
1）文件进行了修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文件自新文件生效之日起废止，要及时回收。
2）文件发现错误，影响产品质量，必须立即废止，并及时回收。
4.1.2.1文件收回时必须在各类文件发放回收记录上签字，要注明：交回文件的名称、编号（版次号）及份数编号、交回部门及交回人、交回日期、收件人等。
4.2 文件、记录的归档4.2.1 所有各类文件的原件必须及时归档、备查。
4.2.2 文件归档后要及时填写归档记录，注明：归档文件名称、编号、页数、文件类别、文件的附件名称、页数（包括修订记录会稿单等）、归档部门、归档人，归档日期、收件人。
有机产品程序文件
XXXXXXX有限公司有机产品程序文件版本/修订状态：A/0受控状态：编制：审核：批准：2014年03月01日发布2014年03月15日实施XXXXXXX有限公司发布目录目录 (3)文件控制程序SZT/QP422 (4)有机生产基地建设原则SZT/QP425 (8)种子/种苗管理规程SZT/QP425 (9)有机油茶生产技术操作规程SZT/QP425 (11)堆肥操作管理规程SZT/QP425 (19)有机产品运输管理规程SZT/QP425 (21)有机产品包装规程SZT/QP425 (22)有机产品储藏规程SZT/QP425 (23)设备管理规程SZT/QP425 (25)防止有机产品被污染的操作规程SZT/QP425 (27)员工福利和劳动保护规程SZT/QP425 (28)质量记录控制程序SZT/QP426 (30)人力资源控制程序SZT/QP430 (32)内部检查控制程序SZT/QP440 (35)可追溯体系及召回控制程序SZT/QP450 (40)客户投诉控制程序SZT/QP460 (43)持续改进控制程序SZT/QP470 (44)证书和标志使用控制程序SZT/QP600 (47)防止有机产品被污染控制程序SZT/QP700 (49)文件控制程序1 目的编制本程序的目的在于保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性，对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能及时得到并使用相应文件的有效版本，确保与质量管理体系有关的所有文件处于受控状态。
2 范围本程序适用于公司与质量管理体系有关的所有来自内部、外保的文件的控制。
3 职责3.1 人力行政中心负责本程序的全面贯彻和正确执行。
3.2 总经理负责公司质量管理体系文件和技术文件的批准。
3.3 管理者负责组织公司质量管理体系文件的编写、更改、控制。
3.4 质量部负责收集公司所有技术文件、标准，并予以控制。
3.5资料室负责所有文件的印发汇集、登记、编目、存档、保存、借阅、回收和作废处理。
CCC成套程序文件-文件和资料控制程序
CCC成套程序文件-文件和资料控制程序
文件和资料控制程序
1、目的
对文件和资料进行控制，确保在相关场所使用有效版本。
2、范围
适用于强制性产品认证所要求的文件和资料。
3、工作程序
3.1文件的编制和审批
质量负责人根据相关要求，编制符合规定要求的文件，并经总工程师审核、总经理批准后实施。
3.2文件的编号
TP-- 3C-××
文件序号
强制性产品认证文件标识
公司名称英文缩写
3.3相关文件编号
TBQ/XX-XX
年份
文件代号
3.2文件的发放
经批准实施的文件，质管办对生产车间、管理部门等发放相关文件，并列入TP-3C-02《文件的发放、回收记录表》中。
3.3文件的受控
文件分为“受控”和“非受控”两类，质管办在TP-3C-05《受控文件清单》内列出受控文件，并在封面上加盖“受控”印章。
而向顾客提供的文件为“非受控”文件。
3.4文件的更改
3.4.1当文件内容与质量管理和生产质量控制需进一步协调更改时，由质管办填写TP-3C-04《文件更改申请》，经总工程师批准后实施。
3.4.2文件更改时，应做好记录。
换发新版时，应收回旧版文件，防止非预期使用。
3.4.3文件更改的方式可采用换版、换页、局部修改等。
3.5文件的销毁
当出现有作废文件时，发文部门需填写TP-3C-03《文件销毁申请》，报总工程师批准后进行销毁，以防止作废文件的非预期使用。
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有机产品文件和资料控制程序
（GB/T 19630.4-2011）
1 目的和范围
1 对有机油茶籽生产质量管理体系所要求的文件、资料应实行有效控制，以保证使用的文件最新有效，并确保在使用时可获得适用文件的有效版本。
2 适用于与本公司有机油茶籽生产质量管理体系运行有关的文件、资料控制。
2 职责
2.1 《有机油茶籽生产质量管理手册》和《程序文件》由主管生产的副总经理组织编制，总经理审核、批准发布；
2.2 有机油茶籽生产管理体系的操作规程、生产管理制度及技术性文件等由生产部或质量部制定，有机油茶籽生产管理者审批发布；
2.3 办公室负责有机油茶籽生产管理体系文件、资料的发放、回收和管理。
3 程序
3.1 有机油茶籽生产质量管理类文件：
a、有机油茶籽生产质量管理手册；
b、程序文件；
c、管理作业文件，如各种生产管理操作规程、各种“制度”、“管理办法”等。
d、记录性文件：有机油茶籽生产管理过程中的各种记录、有机油茶籽生产基地的位置图等。
e、外来文件：国家行业标准、与质量管理有关的法律法规、行政文件等。
3.2 质量手册编号
1）质量手册编号
(有机油茶籽生产质量管理手册)
公司质量文件
注：版本号A、B、C、D……依次类推
2）程序文件和规程编号（如图所示）
年代号
顺序号
DXC公司程序文件（或生产规程）3）记录编号
公司记录文件
4）外来文件执行原文件编号。
3.3 文件的标识
a、受控文件在封面上有“受控”选项并编号。
b、非受控文件在封面上有“非受控”选项不编号。
c、作废留用文件盖“作废留用”印章。
3.4 文件的发放、领用和保存。