文件与资料控制流程
文件与资料控制管理制度(3篇)
文件与资料控制管理制度一、总则为了加强对公司文件与资料的控制与管理，规范文件与资料的收集、存储、使用和保护，提高管理效率和信息安全性，特制订本制度。
二、文件与资料的定义1. 文件是指公司内部产生或外部收到的书面、电子、影音等载体上记录的各类信息与数据，包括但不限于计划、报告、备忘录、通知、函件、合同、协议、会议纪要等。
2. 资料是指公司内外所有与业务活动有关的各类文字、图片、声音、视频等信息的载体，包括但不限于公司注册文件、商业秘密、经营报告、市场调研报告、竞争对手分析、员工信息等。
三、文件与资料的分类根据不同的内容和用途，文件与资料分为以下几类：1. 机密文件与资料：包括涉及公司商业秘密、竞争优势、员工隐私等敏感信息的文件与资料。
2. 重要文件与资料：包括公司经营计划、战略规划、财务报告等对公司发展具有重要意义的文件与资料。
3. 一般文件与资料：包括员工档案、会议纪要、工作报告等一般性的文件与资料。
四、文件与资料的管理流程1. 收集公司每个部门负责人按照业务需要收集所需的文件与资料，并加密、压缩或打包处理。
2. 转交部门负责人将收集到的文件与资料按照分类整理，并将重要和机密文件与资料转交给公司管理部门负责人。
3. 存储公司管理部门负责人将收到的文件与资料按照分类进行存储，并记录存储的位置和数量。
4. 使用公司内部员工需要使用文件与资料时，需向公司管理部门负责人提出申请，并经过审核后，方可领取使用。
使用完毕后，须及时归还。
5. 传递公司内部员工需要将文件与资料传递给他人时，须经过公司管理部门负责人的批准，并按照相关流程进行传递。
6. 销毁公司管理部门负责人定期对文件与资料进行清理和销毁，保证文件与资料的整洁和安全。
五、文件与资料的保密措施1. 机密文件与资料应采取加密措施，并限制访问权限。
2. 重要文件与资料应采取备份措施，确保数据安全。
3. 一般文件与资料应妥善保管，防止遗失和泄露。
4. 员工离职时，应归还所有文件与资料，并做好相关记录。
文件与资料控制程序及流程图
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图
文件控制程序
更改历史
页码
第3页，共5页
七、作业说明：
（一）文件编写格式的各项说明如下： 1.格式内容：
（1）目的：说明该程序文件执行的目的；
（2）范围：说明该程序文件执行时所涵盖的内容； （3）参考文件：列出可当程序文件参考的文件；
（4）权责：说明与程序文件有关的执行单位的责任；
（5）定义：说明该程序文件需特别说明的名称所代表的意义；
（6）流程图：绘出作业流程是使阅读者能由图而得知整个作业流程；
（7）作业说明：详细列出完成此程序所需的步骤，必须详细说明其作业内容,使员工能通过阅读此程序而了解该项工程；
文件制订/修订/废止
文件编号
权责人员审查
总经理核准
颁布
记录、控制 回收旧文件
分发
修订/废止
销毁
OK
NG
OK
NG。
iso00 程序文件 文件与资料控制程序
5.7当文件不作为活动依据，只作参考时，执行单位可向文控中心申请并经管理者代表批准后，复印原稿按管理外文件发行,发行同时须加盖“非受控文件”章,管理外文件不再随版本或版次更新而更换。
5.8发往外部的文件（图纸或技术资料）需要更改为pdf格式，且防止打印、复制。
A．质量体系文件类别编码
质量手册：QM（QAULITY MANUAL）
程序文件：QP（QAULITY PROCEDURE）
控制计划：CP（CONTROL PLAN）
设计类文件：D（DESIGN DUCUMENTS）
标准类（包括原材料技术标准、工艺技术标准、检验标准、设备参数等）：S（SPECIFICATION）
3.3文件和记录的保存
3.3.1文控中心负责保存体系文件原件，并编写《质量记录汇总表》，备案各类记录的样本。
3.3.2各部门文件资料管理员负责对本部门的记录进行整理、归档。
3.3.3品质部负责保存管理评审报告，质量审核报告，不合格报告，纠正措施报告、预防措施报告。
3.3.4客服科负责保存客户投诉处理报告。
5.14.5电子文档受控文件的控制
A．公司的文件受控主要采用纸张形式，对于无法用纸张进行受控的文件如工程图纸、软件等，可采用电子文档文件（如PDF文件等）形式进行受控。
B．由文件制定部门以软盘或电子邮件的形式将文件传送至文控中心，并注明文件名称、文件编号、版号、修改号及生效日期等。软件受控时需提交的文件包括源程序、编译后的可执行文件以及相应软件的流程图，其中源程序及可执行文件为电子文档，流程图为纸张文档。
各种质量记录使用公司规定的格式。质量记录表格由各使用部门自行编制，经部门负责人审核，交格式样本到文控中心备案并登记在《质量记录汇总表》中，各项质量记录及图表须可清楚识别,并且易于阅读﹑执行及评核。
能源管理文件和资料控制程序
能源管理文件和资料控制程序一、目的控制矿井能源管理体系相关的文件和资料，确保各有关场所使用有效的版本，为能源管理体系的有效运行提供可靠的保证。
二、适用范围适用于能源体系文件和资料的管理与控制。
三、职责㈠环保科技中心负责能源管理手册和能源程序文件的控制。
㈡办公室负责矿发文件和上级来文的控制，其他外来文件由接收部门控制。
㈢各单位负责本职能范围内第三层文件的编制和控制。
四、工作程序(一)工作流程编制批准发布实施更改换版评审㈡文件的分类1、能源管理体系文件分为三个层次：(3能源管理手册；团能源程序文件；(3第三层文件。
2、能源管理手册是阐述企业的能源方针、目标，对组织的机构、职责权限以及标准要求进行总体描述的文件。
3、能源程序文件是能源管理手册的支持性文件，是为满足能源管理体系标准要求所规定的过程方法。
4、第三层文件是程序文件的支持性文件，是除能源管理手册、能源程序文件以外的其他控制管理作业文件。
5、有关能源法律法规等外来文件的控制，按?法律、法规与其它要求获取和确认及合规性评价控制程序?执行。
㈢文件的编制、批准和发布1、能源管理手册由环保科技中心负责组织编制，能源管理负责人审核，最高管理者批准后发布实施。
2、能源程序文件由环保科技中心组织有关专业/单位人员编制，相关部门负责人进行会审，报能源管理负责人批准后发布实施。
3、第三层文件由各单位编写，经单位负责人或分管领导批准后实施。
涉及其他部门/单位共用或全矿使用的文件,由矿分管领导审批后发布实施。
4、上级来文由办公室报分管领导批准后登记、发放控制；其他外来文件由接收部门领导批准后登记、发放控制。
㈣文件标识、编号和发放1、受控能源管理手册、能源程序文件盖“受控”印章并注发放号，非受控能源管理手册、能源程序文件盖“非受控”印章。
第三层文件，列全编号、发放号、数量等标识；对外来文件以下发的最新版本为有效版本。
2、文件编号具体按以下执行：团能源管理手册的文件编号：XM/NYG1.SC-2008A注：XM一一XX集团XX煤矿NYG1.SC一一能源管理手册2021一一年代号A一一版本号（用A、B、C、......）团能源程序文件的文件编号：XM/NYG1.CX-XX注：XM一一XX集团XX煤矿NYG1.CX一一能源管理程序文件XX一一程序文件序号团第三层文件编号（矿发文件、外来文件除外）：NYTWJ-SS-##注：NYTWJ一一第三层体系文件SS一一单位/部门编号##——序号（用01、02、03 ............... 表示）3、能源管理手册发放范围由最高管理者批准，能源程序文件的发放范围由能源管理负责人批准，其他文件发放范围由各单位领导或分管领导批准。
文件和控制程序
1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制,统一文件格式,规范文件的制定、修改、发放、废止等管理,确保文件正确、完整、有效,特制定本程序;2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书,各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等;3.定义文件分类：红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等;一级文件A：公司章程、体系手册等公司纲领性文件;二级文件B：管理控制程序、业务流程性文件;三级文件C：管理规章制度、操作规程、作业指导书;D：检验标准、产品规范;四级文件管理表单：用来记录管理过程的表单,作为QEO管理的追踪和检索的工具;临时性文件E：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等; 外来文件F：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件,顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等;文件分为受控文件及非受控文件：受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章,且经相关人员会签;包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等;非受控文件:若有新的版本发出,旧的版本文件无需更新,被列为非受控文件,且禁止作为产品生产、开发及经营之用;4.工作职责文件的审查、批准权限为：文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责;文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料,确保文件及记录的正确、完整及安全性;5.工作程序图：文件和资料制定及管理实施图6.程序说明流程图责任部门相关记录文件编写/识别编写人体系文件的制定编号、内容框架、格式要求、发布应严格控制,禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用;文件制定的要求：A类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO 体系标准要求制定;红头文件：⑴文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成；编号举例：银农科技⑵格式要求：样式如附件1①文件排头：公司标志公司名称,黑体,红色、一号字体,居中；②文件名称：宋体,黑色,小二号字体,居中；③文件正文：宋体,黑色,四号或五号字体根据内容选择字号；④文件落款/日期：字体与字号与正文一致,居右下方；B类程序文件：⑴部门编号说明：⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成编号举例：06 B 001⑶格式要求：样式参照本程序文件①文件须含审批、会签及修订记录；②正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体,要求包含内容有1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单；正文格式为：仿宋、四号字体；③序列号设置为：a一级：如1、2、3、……；b二级：如、、……、、……；d四级：如⑴、⑵、⑶、⑷……；e五级：如①、②、③、④……；f 六级：如a、b、c、d……；C、D类文件：文件排版及要求参照B类文件,文件结构应为：⑴规章制度类：文件内容应包含1、目的,2、适用范围,3、定义,4、工作职责,5、相关规定,6、记录表单,7、附件若有；⑵设备操作规程：文件内容应包含1、目的,2、适用范围, 3、技术参数,4、操作步骤,5、注意事项,6、维护与保养；⑶作业指导书类：①SOP类：文件内容应包含1、基本信息,2、使用物料,3、图片说明, 4、作业步骤,5、作业说明,6、安全技术要求；②规范类：文件内容应包含1、目的,2、适用范围,3、工作职责,4、作业指导,5、注意事项,6、记录表单；⑷检验标准类：文件内容应包含1、目的,2、适用范围, 3、检验工具/物料特性,4、检验标准/指标控制,5、检验方法/抽样规则,6、其他包装、标志、运输、贮存等,7、记录表单若有；⑸产品规范类：文件内容应包含1、目的,2、适用范围,3、定义,4、规范要求,5、检验方法,6、判断规则,7、其他若有;E类临时性文件：⑴公司各类通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件采用06B001-1内部业务信息联络单发出,如涉及内容需要保存1年以上的文件,需原件交往文控中心留存；⑵文件编号由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例： E 201706001F类外来文件：⑴外来文件一律由文控专员收文,登记06B001-2 外来文件清单后报行政经理或以上领导审批处理；涉及机密的文件如：产品研发、财务、董事会、股东会等机密文件由相应部门负责人收文并处理；⑵文件编号说明：由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例：流水顺序号⑴记录的格式：记录原则上采用表格方式特殊情况除外,各部门根据程序文件和作业指导书编制所需要的质量、环境、职业健康安全记录表格,同类记录表格的格式应统一;设计表单样式时,由部门经理审批后交文控中心检查并登记06B001-3记录一览表中；⑵记录的填写：①按记录项目逐项填写,不得缺项；某些项目不需填写时,用“/”明示；②填写记录时,需使用签字笔/圆珠笔,不可使用铅笔；填写字迹要清晰、整齐,能准确识别；③记录的内容要完整、齐全,提供的数据、资料要准确,语言要简练；填写人员对记录的真实性、完整性负责；④各项管理记录和各种报告要及时填写,不得后补、伪造；⑤记录一经填写完成,原则上不允许任何人涂改,以保持其原始性;如是笔误或经证实原有记录不准确,可在原始记录上采用“划改”形式进行更改,但应保留原有记录的可识别性,同时修改人必须在修改处旁边签名,或经原审批人在修改处旁边签名后才能生效,凡私自涂、贴、刮等方式改动的记录一律无效；⑶记录的修改：记录表单在运行过程中,如需要更改表格结构或内容的,须重新提交给部门经理审批,并交文控中心办理文件授控手续后方可使用；⑷记录编号说明：由标准文件编号、本文件内的表格流水顺序号组成如有外部标准表格,则可采取外购形式,无需编号；表格编号举例：记录表单流水号⑸记录存档：按规定期限保存记录,记录使用及管理按档案管理规定执行;文件版本/版次规定：⑴版本号：用一位英文大写字母表示,初次发行为A.变更后依次为B、C、D……Z；版次号或修订号:用一位阿拉伯数字表示,初次发行为0,变更后依次为1、2、3……9；⑵文件第一次制定时的原文为A/0,A为版本号,0为版次修订号；文件修订时,当修订内容不超过原文件内容的1/3时,变更版次修订号,依次为1、2、3……9;当版次修订号超过9、或文件修订内容超过原文件内容的1/3时、或文件有重大或原则性修改时,变更版本号,依次为B、C、D……Z,同时版次修订号恢复为0；⑶记录表单的版本/版次修订规定同上;文件的制定及修订：当文件新制定或修订时,由文件归属部门按的文件审批权限办理签批手续,如有需要其他部门会审的,经本部门分管领导审核,并授意邮件方式发给相关人员会审,会审无异议的,方可交文控中心办理文件发布手续;文件的发布及发放：有文件的发布手续,由文控专员办理包含：检查排版、手签原稿扫描上传系统共享盘、发布通知、纸档文件入档保存,并登记06B001-4受控文件一览表;文件发放的范围：⑴管理手册：发放至董事会、总经办、各部门经理；⑵程序文件：发放至总经办、各部门经理；⑶三级文件：发放至文件使用部门经理/主管；文件发放手续：⑴文件电子档以只读方式上传管理系统共享盘中,开放全员查阅的权限;索取发放范围之外的文件,须经文件制定部门经理同意后由文控专员办理手续;⑵发放纸质版文件时,由文控专员打印并加盖“受控文件”印章后发放,同时登记06B001-5文件领用记录表;文件的定期评审：公司在每次内审时,由各部门分管领导组织相关人员对本部门现行文件进行全面评审,当发现文件有不适合时,应予以修订或作废;文件的作废：⑴文件评审确定为无效文件时,由部门经理向文控中心索取原文件,部门分管领导在纸档文件上手签作废说明后交回文控中心,由文控中心回收已发出去的所有受控文件及删除共享盘中的电子档;⑵文件修改后,新版本文件发布之时,原版本文件同时废止,废止的旧版纸质文件与电子版文件统一由文控专员回收;⑶所有作废的文件,原稿移转至“废止文件专用档案夹”,并编制06B001-6文件废止清单,废止文件要求保存1份原件并加盖“作废”印章,保存期不低于1年;7.相关文件BG/T 19001-2008质量管理体系要求;GB/T 24001-2004环境管理体系要求及使用指南;GB/T 28001-2011职业健康安全管理体系要求;8.记录表单06B001-1内部业务信息联络单; 06B001-2外来文件清单;06B001-3记录一览表;06B001-4受控文件一览表;06B001-5文件领用记录;06B001-6文件废止清单;附件1：红头文件样式06B001-01/B106B001-2/B1 外来文件清单06B001-3/B106B001-4/B1 受控文件一览表06B001-5/B1 文件领用记录表06B001-6/B1 文件废止清单会签记录：。
文件资料控制(管理)工作流程图
外来文件
编号、填写收文登记本
填写文件传阅处理用笺
领导批示
行政文件送经理批示
甲方、监理函件送经理或副经理批示
技术文件送技术负责人批示
根据批示意见办理
需复印的，填写《文件复制登记表》
编写分发序号
填写《文件发放登记薄》
在有关会议上传达、请领导传阅
监督、检查有关部门、项目文件处理
编写分发序号
填写《文件发放登记薄》发放
催办、监督执行
领导签批
对外发文由经理签批
技术文件报技术负责人签批
其他重要的发文，需报公司领导签批
整理、归档
扫归档期限归档
按保存期限保管
超过保存期限的填写《文件销毁记录表》审批后给予销毁
内部文件
根据项目经理部办公会议精神或工作需要确定是否发文
文件起草
以项目部名义对外发文等由经理、副经理起草
各职能部门相关工作需要发文由相关部门等
打印、分发
根据发文范围、份数打印
文件和资料的控制程序
（2）文件控制的程序图如下：
文件和资料的控制程序
为了使项目工程所使用的文件资料在工作中一直处于有效状态，对项目所有制订和使用的文件资料进行必要的控制，以保证在所有工作场所使用的文件和资料是有效Biblioteka 本。（1）文件控制及主要内容
这些文件主要包括：施工技术要求、标准；施工计划、工序流程、施工图纸及实施细则；质量检测程序、检测计划；试验报告、质量记录，与业主（监理工程师）往来函件等质量体系运行的文件和记录以及相关的文件资料。
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XXXXXXXXXXXXXXXX有限公司程 序 文 件文件名称：文件与资料控制程序文件编号：生效日期：X X X年3月10日版 本 号： P适用范围： XXX 司编制：审核：批准：版次：P 标题: 文件与资料控制程序生效日期：文件制定/修改情况记录版次 修改内容制定/修改人审核 批准 修改日期版次：标题: 文件与资料控制程序生效日期：1目的：保证与质量体系(包含有害物质过程管理体系，下同)有关的文件均经过审核和批准及迅速正确地流通，且能确保各中心/分公司/事业部（“分公司/事业部”下简称“分公司”）相关部门都能及时得到相关文件的有效版本，防止过期文件的使用。
2适用范围：XXXXXXXXXX有限公司各中心/分公司之间所有与质量体系有关的文件和客户提供的资料（不包括与人事、行政、财务、商业有关的秘密文件）。
3职责：3.1体系管理部：负责通用程序文件的起草、修订工作，并保证持续有效地执行。
3.2一级文控：负责XX公司各中心文件及外来文件的接收、受控、保管、发放、回收；以及跨分公司间的受控文件的接收、保管、发放、回收等工作；同时负责对二级文控进行业务指导及监控。
3.3二级文控：负责分公司内部需受控文件的接收、受控、保管、发放、回收等工作；负责接收新宝一级文控下发到各分公司相关部门受控文件的接收、保管、发放、回收等工作。
3.4相关部门：按本程序的要求对对口管理文件及资料制定、修改、保存、使用等进行控制。
4 定义：4.1一级文控：XXX公司总文控，直接由体系管理部管理。
4.2二级文控：设立在各分公司文控室，由各分公司负责管理，XX总文控监控。
4.3文控室：一级文控与二级文控的统称。
4.4一阶文件：指公司的纲领性文件，如：质量手册。
4.5二阶文件：指公司的主要运作流程文件，也称程序文件。
4.6三阶文件：指公司的细化流程及操作性文件，也称作业指导书，又分为产品技术文件和流程性文件两类。
a）产品技术文件：指与产品或产品直接相关的作业指引、技术标准，如操作指引、产品规格书、图纸、BOM表、工程更改/评估、检验标准等资料。
产品技术文件归属三阶文件。
b）流程性文件：对某一过程中相关环节的职责、权限、先后顺序、行为规范等进行描述的文件，如一/二阶文件、部门或过程的运作指引等。
4.7四阶文件：指支撑文件的记录，也称表单。
4.8内部文件：指公司内部颁布实施的受控文件，包括一阶文件、二阶文件、三阶文件和四阶文件。
4.9外来文件：指公司以外的文件，包括可以直接引用的法律法规、客户的文件资料、供应商的文件资料等等。
版次：标题: 文件与资料控制程序生效日期：XX-3-10 5.3.1受控文件不允许在文件上直接涂改，应采取换页或换版的方式进行，文件修改时需在“文件制定/修改情况记录”选择修改版次。
5.3.2文件的修改应由原制订部门或主要相关部门进行（品质保证中心负责质量管理类及体系流程类、产品研发中心负责产品研发工程类、物流管理中心负责采购物流类、海外营销公司负责订单管理类、资源支持中心负责人力资源培训类、产品验证中心负责认证测试类等），对修改内容较少时则采用换页方式，涉及范围较大的文件采用换版的方式，版本修改需修改封面页。
5.3.3对于修改内容影响页数小于等于总页数三分之一时（不含“文件制定/修改情况记录表”），可采用换页的方式。
页次修改时，应在文件修改记录栏内注明修改内容、修改人及修改日期等相关内容，同时在“版次”栏内加注更换序号（如：D2 表示该页D版的第2次修改）。
修改页次需注明修改页数（第几页修改）及简单注明修改内容，并将修改内容页与“文件制定/修改情况记录”一同拿去给相关人员签字审核，页次修改可不需修改封面页，文件发放可采用抽页换页方式。
如只修改附件，则版次不用变化，由文控通知相关部门进行换页解决。
5.3.4受控文件修改完成后，应按照《受控文件制订、审批权限一览表》的要求进行审批，当“文件制定/修改情况记录”内容较多时，可保留最新一页修订“文件制定/修改情况记录”。
5.4受控文件的制订、修改、确认、入档5.4.1文件的编制、审核和批准按附件《文件制订、审批权限一览表》执行，流程性文件在制订或修改时须明确文件的适用范围, 如:一分公司、二分公司、三分公司等。
5.4.2所有二阶文件、三阶文件中的流程性文件在受控前，必须经过相关单位确认，《质量手册》、《程序文件》和涉及多个中心/分公司的三阶流程性文件可通过电子邮件的形式确认；其他三阶流程性文件必须由相关单位在《文件会签记录》上签名确认。
技术类文件可不用进行会签或给相关单位确认。
流程性文件若为初次制订或大范围修改,制订单位还必须召集适用范围内的相关单位负责人员进行文件研讨, 研讨通过后,方可进行修订。
5.4.3同时所有的流程性文件在受控前,制订或修改单位需填写《文件入档申请单》交体系管理人员确认。
分公司或中心通用的文件由体系管理部确认，各分公司内部文件由分公司体系管理人员负责确认。
5.4.4体系管理人员应评估此文件是否与公司体系的总体策划一致,确认文件是否与其它文件或规定相冲突或违背。
有问题直接反馈给制订/修订单位,若确认无误则在《文件入档申请单》签名及签署意见,由制订/修订单位将附有《文件入档申请单》的文件提交文控存档（含电子版本）和受控发行。
5.4.5对于产品类技术文件，则可由制订/修订单位相关人员审核审批后直接交文控室受控发行。
5.4.6各中心/分公司如需修订通用表格，需将本公司修改的草稿交于体系管理部确认，由体系管理部评估其它分公版次：标题: 文件与资料控制程序生效日期：XXX-3-10 司是否需要修订，如不适用其它分公司,则将修改后的表格编号改该分公司的编号。
通用表格修订后需要印刷的，必须经过体系管理部审核确认。
5.4.7文控室文控人员在接收各中心/分公司交来需受控分发的文件后，必须核对此文件的编号、版本号及审批权限等是否有误，是否有旧版或不同编号的同一文件存在，技术文件中必要的内容是否完整，表格格式是否正确等，若有异常则退回重新制订或修订。
5.5受控文件的发放5.5.1XX公司各中心/分公司编制并已批准的文件，如须受控应交相关文控室负责统一发放。
针对部分现场用量较多的受控文件，一级文控可发放受控正本到二级文控，由二级文控负责统一发放、回收、保存等管理工作，一级文控负责受控正本的回收。
5.5.2文控室文控人员在接收各中心/分公司交来须受控分发的文件核对无误后登记于《受控文件目录表》上，并盖上红色“受控正本”印章和当天日期。
5.5.3文控室根据《受控文件发放一览表》的要求复印份数，并加盖蓝色“受控副本”印章及填写发放编号。
5.5.4文控室按《受控文件发放一览表》名单填写《受控文件发放/回收表》并将受控文件分发至各有关部门。
接收文件部门的文件管理员须在《受控文件发放/回收表》上签收，并同时交回旧版本文件给发放人员（如有）。
5.5.5如有需要发放给X以外的外部机构或人员作为宣传或展示用途的受控文件，需由体系管理部或分公司体系管理人员批准方可发放，并在封面上加盖蓝色的“UNCONTROLLED COPY”印章，此文件不列入版本更新范围。
5.6受控文件的使用5.6.1XX公司各中心/分公司须确保在使用处获得有效版本的适用文件并传阅至相关人员，必要时组织培训。
5.6.2受控文件应保持清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行涂改。
5.6.3XX公司各中心/分公司使用的受控文件必须是文控室发放的盖有蓝色“受控副本”印章的文件，不得从其它渠道复印使用。
5.7受控文件的保管5.7.1所有受控文件的正本均由文控室统一保存。
文控室须建立《受控文件目录表》，记录现行控制的所有文件和资料，并须及时更新此表，以确保现行受控文件的正确性。
各部门可在EIP系统查询。
5.7.2受控文件由于换版等原因需作废时，应由编制部门填写《作废文件通知单》按照审批权限进行审批，若为流程性指导性的受控文件作废需交由体系管理部或分公司体系管理人员确认，由文控室将文件名称、编号、日期、使用部门等相关内容记录于《当日作废及改版需退回文件》中，并公布在网络系统上，然后将《作废文件通知单》发放至使用部门，使用部门所在中心/分公司文员将作废文件找出来并登记到《作废文件目录清单》一起版次：标题: 文件与资料控制程序生效日期：XX-3-10 给到文控室，总文控就在《作废文件目录清单》中签名确认进行交接，并在《当日作废及改版需退回文件》表中销数。
文控室每月初需将上月作废文件汇总在《作废资料目录表》中。
5.7.3已作废的受控文件，文控室人员应将旧版的正本盖上“文件作废”章，并与最新版本分开保存，作废的受控文件副本由文控室人员统一销毁。
5.7.4文控人员及各部门文员须定期整理所受控的文件，各部门发放到现场的受控文件必须在其文件目录表中得到识别。
5.7.5文件资料的保密规定：a）各部门及文控室人员必须对公司的文件和资料严格保密，任何人非工作需要不得私自复制或提取，如果因工作需要将文件带离公司，需经部门最高负责人书面同意，并按公司制度填写放行条，由保安确认放行。
b）外来人员、非本部门人员、本部门非授权相关工作人员不得跨部门非法提取公司任何资料，若工作需要可按本程序要求向文控室申请；文件管理员做好防盗、防晒、防雨及用电安全工作，保持室内整齐和清洁；文件签收、查阅人员只限在规定区域范围内作业。
c）文件资料员须做好防盗、防晒、防雨及用电安全工作，保持室内整齐和清洁。
d）所有文件的封面都必须标识该文件所属的保密等级，对于没有封面的文件，文件编制部门应视文件页面情况将保密等级清楚标识在文件的合适位置。
具体保密实施要求参照公司保密制度执行。
5.8受控文件的遗失及增发申请5.8.1各部门如使用的受控文件遗失，由本部门文员填写《遗失文件通知单》且应确保旧文件不会再出现在工作区域、不会再有类似情况发生，并经部门经理签名后交文控人员记录。
5.8.2如受控文件已遗失或残旧、损毁等因实际运作需要，须再申请增发及借阅文件时，均须由部门文员填写《文件申请单》，经相关负责人审核（若是遗失申请补发，则必须经过副总经理或以上级别人员的审核，其它则由部门经理审核即可）、体系管理部或分公司体系管理人员确认后交文控人员，文控人员凭《文件申请单》发放并做好相关记录。
5.9受控文件的借阅各部门相关人员如需借阅受控文件，须填写《文件申请单》并在“备注”栏中注明“借阅”字样，经体系管理部或分公司经理级以上负责人审批后交文控人员，重要文件的借出,需填写《重要文件申请单》,并交相应权限人员审批,文控人员凭《文件申请单》/《重要文件申请单》借出，并在《文件借阅登记表》上做好记录。
受控文件的借阅不得超过一星期，如超出一星期的需重新办理借阅手续。