文件管理办法补充规定修订版
文控中心文件管理办法
文控中心文件管理办法文件编号：版本/次：发布：实施：1、目的：确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。
2、适用范围：凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。
3、职责：4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作。
4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。
4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作。
4、定义公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。
5、管理规定5.1文控中心的主要职责：a.制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。
b.负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
c.严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
d.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
e.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
f.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。
g.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。
h.资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续，按时归还，归还时需确认是否残缺。
5.2文件材料的管理工作5.2.1文件资料材料的收集：a.确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。
b.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。
c.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
5.2.2文件资料的归档、建档与管理：a.区分全宗，确定定档单位。
b.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
份类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。
1）大类分为：一级文件：QES；二级文件：QP；三级文件（规范、制度、标准）：QW；WI：作业指导书；四级文件：QR。
文件和资料的编号管理规定
NN:流水号
部门内部文件
各部门主管
公司文件
体系文件
ST-XX-NN-
流水号
文件类别代号
公司简称
文件类别代号见表4
适用于公司范围内
XXX-QP-01
XXXXX公司质量体系程序文件第01号
总经办文控员
公司和部门
体系记录
BH:BS-NN
流水号
部门名称(汉字)
表号(汉字)
适用于公司范围内，各部门均适用
（按“一览表”的规定）及时以文件形式发布。总经办视情况以适当方式协调本办法。
的相应修改工作。
XXXXX有限公司文件资料编号一览表
表1
通用代号说明①BS部门简称(汉字)；②BM：部门序号(数字)③YY:年代号末两位；④YYYY:年代号用4位；⑤NN或NNN：两位或三位数字顺序号、流水号
文件资料种类
编号方法及说明
研发部主管
技术文件
企业标准
QB/GSTXXXX--YYYY
年份
标准顺序编号
标准类别代号见表4
公司
企业标准(汉字拼音字母)
适用于公司范围
QB/GST0301-1998
1998年XXX公司产品标准第01号(Yx型密封圈)
研发部
总经办
外来文件资料
WX(YY)NN—NN
同一文件多份的
流水号
文件资料接收顺序号
研发部主管
技术文件
工艺
文件
见QZ04-02
①②③④⑤⑥
不同配
方编号
两位数代表胶
的扯断强度
英文字母代颜色
两位数代表胶的硬度
以英文字母代表胶种
以数字表示胶种配方序号
公文管理规定修订版
公文管理规定修订版公文管理规定修订版第一章总则第一条为了规范公文管理工作，提高公文质量和效率，维护公文的合法性和权威性，促进公文的规范化、数字化和智能化发展，根据《中华人民共和国行政机关公文处理办法》和相关法律法规，制定本规定。
第二条公文管理是指对行政机关、事业单位、企事业单位以及其他组织机构所产生的公文进行全过程的管理工作，包括公文的起草、审核、发布、传阅、存档等环节。
第三条公文管理适用于所有行政机关、事业单位、企事业单位以及其他组织机构。
各级行政机关应当建立公文管理机构，配备专门人员，加强公文管理工作。
第四条公文应当符合法律法规的规定，遵循简明扼要、准确完整、简洁明了、规范格式的原则。
公文内容应当客观、真实、科学、合理，并且具有明确的目的、事项、要求。
第五条本规定所涉及的公文包括但不限于公告、通知、命令、决定、报告、请示、批复、函件等形式的文件。
第二章公文的起草第六条公文的起草应当由具备相应专业能力和相关知识的人员负责。
公文的起草人员应当认真核对相关资料和依据，并确保所述事项与实际情况一致。
第七条公文的起草人员应当注意公文的统一性和连贯性，避免使用生僻字、长句和复杂的表达方式。
公文应当采用简练明了的语言，避免使用夸张词语、主观评价和难以理解的术语。
第八条公文的起草应当按照公文的性质、层级和内容进行分类。
不同层级和性质的公文应采用相应的格式和语言风格，遵循相应的法律法规和规范要求。
第九条公文的起草应当注重排版和格式的规范性。
公文的标题、编号、日期、正文、附件等应当按照规定的格式和要求进行设置。
第十条公文的起草人员应当保证公文的安全和机密性。
对于涉及机密事项的公文，应当遵循保密工作的相关规定，确保公文内容不被泄密。
第三章公文的审核第十一条公文的审核应当由经过培训和专业考核的人员负责。
审核人员应当认真查阅公文的各项内容，核对相关依据和资料，并对公文的法律依据、逻辑关系和表述方式进行审核。
第十二条公文的审核人员应当及时发现和纠正公文中的错误和不足之处。
《文件管理办法》补充规定（修订版）
《文件管理办法》补充规定编号：Q/MN-BL-JM/GL11.5-1-2009-11 目的为了确保公司内各使用部门及时得到文件的有效版本，并有利于文件资料的系统管理，特制定本规定；本制度是对集团下发的《文件资料管理办法》的补充说明。
2 适用范围本法适用于冰淇淋成都金蒙生产基地各部门。
3换版说明此文件是对2009年2月18日发的编号为Q/MN-BL-CD/GL11.5-1-2009-0的《文件管理办法》补充规定的换版。
换版内容对公司的代码及发文字号做了变更。
表1：部门代码规定5 公司内各部门公文发文字号简称如下5.1成都金蒙生产基地蒙牛冰金蒙字[2009]**号5.2 总经办蒙牛冰金蒙办字[2009]**号5.3 财务处蒙牛冰金蒙财字[2009]**号5.4 供应处蒙牛冰金蒙供字[2009]**号5.5 物流处蒙牛冰金蒙物字[2009]**号5.6 品保处蒙牛冰金蒙品字[2009]**号5.7生产处蒙牛冰金蒙生字[2009]**号6 文件管理流程6.1 文件的发放流程为：起草初稿—下发至相关部门反馈—收集反馈信息后更改初稿—发文件管理员处编号—打印、领导审批—网发—纸版交文件管理处归档。
（1）起草人依据集团总裁办《文件资料管理办法》的要求起草文件，依据文件内容划分该文件的所属框架及代码，编号在总经办文件管理员处核对。
（2）发布单位应体现出冰淇淋成都金蒙生产基地的具体部门（3）文件签发后，一个工作日内将电子版传到总经办文件管理员处备案一份。
文件是以冰淇淋成都金蒙生产基地的名义发放，将纸版复印件传一份到总经办文件管理员处备案，并由发放部门打印张贴、宣传、培训。
6.2 文件的换版（1）文件换版时如遇跨年度修订，则只需要对版本号进行修订即可，不必再重新编顺序号：如编号Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2008-1的文件，在09年修订时只需将其编号更改为Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2009-0即可，不必再重新编顺序号。
体系文件修订管理规定
1 目的
使体系运行与日常工作紧密结合，更好的指导生产过程与日常管理工作。
2 适用范围
适用于本公司的《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》 3 三大文件之间的关系：
3.1 质量手册（界定途径和职责）：按照公司规定的质量方针和目标以及ISO9001：2015、IATF16949:2016标准描述质量体系的文件，其主要目的是规定质量体系的基本结构，因而是实施和保持质量体系应长期遵循的文件。
3.2 程序文件（何人、何事、何时做什么）：是质量手册的支持性文件，是描述质量体系要素涉及到各职能部门的文件，使各部门的各项活动都处于受控状态，
3.3 作业文件（回答如何做）：是程序文件的支持性文件，为配合程序文件的有效实施而制定的更详细具体的作业指导书、操作规程等。
为了真实记载质量活动的开展情况，公司制定了各种表格，用于记录反映产品质量及体系运作情况，未满足质量要求的程序提供客观证据。
4 修订要求
4.1 符合各项法律法规和ISO9001：2015、IATF16949:2016标准要求。
4.2 符合公司生产、经营和管理的实际情况，要将各项流程、固定、要求细化便于理解和操作。
4.3 与公司的各项规定一致无冲突。
4.4 在原有文件上（电子档）将重新修订的内容用红色、宋体、四号字识别；标题用黑色、宋体、加粗、三号字识别；
4.5 所有体系文件的修订（在原有纸质文件上修订）必须用黑色或者蓝色笔更改； 4.6
收作废文件（页）。
5 工作内容
5.1 系统性文件修订工作流程
5.2 个别文件修订工作流程
5.3 各单位申请更改体系文件工作流程
6 相关记录
7 相关文件
8 质量指标无。
公文处理管理规定改修订版
公文处理管理规定改修订版IBMT standardization office【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】陕西延长地产建筑安装工程公司公文处理办法（试行）第一章总则第一条为了加强和规范陕西延长地产建筑安装工程公司（以下简称“建安公司”或“公司”）公文处理工作，使其更加科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》和地产公司《公文处理办法》，结合公司实际，制定本办法。
第二条本办法适用于公司及所属各部门、项目中心。
第三条公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。
电子公文和纸质公文具有同等效力。
第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条公文处理工作应当坚持“实事求是、准确规范、精简高效、安全保密”的原则。
第六条公司行政人事部是公文处理的管理部门，主管本公司公文处理工作，并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章公文种类第七条适合公司使用的公文种类主要为《党政机关公文处理工作条例》中的决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、函及纪要等。
（一）决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。
（三）通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。
适用于发布、传达要求有关部门周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。
适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。
（八）请示。
适用于向上级单位请求指示、批准。
（九）批复。
适用于答复所属单位请示事项。
（十）函。
适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
规章制度修改补充通知范本
规章制度修改补充通知范本为了加强公司的管理制度，保障员工的权益，提升公司的运营效率，经公司管理层研究决定，现对公司规章制度进行修改和补充。
各部门、员工须遵守以下规定，如有违反，一经查实将视情节严重程度进行相应处理。
一、考勤管理制度修改1. 旷工扣款标准：未经事假、病假、调休、法定节假日请假的员工，按照实际缺勤天数全额扣发当日工资作为旷工费用。
2. 迟到扣款：员工每次迟到超过15分钟但未超过30分钟的，按照当日工资的1/2扣款；超过30分钟的，按照当日工资的全额扣款。
3. 离职未请假：如员工未提前请假就离职，将按照未请假旷工的规定进行扣款。
4. 出差管理：员工出差需提前向部门经理请示，并按照公司规定填写出差申请表格，未经批准出差的行为将被视为旷工处理。
二、福利待遇补充1. 节假日福利：公司将在国家法定节假日前为每位员工发放一定金额的节日福利金，以表彰员工的辛勤工作和付出。
2. 岗位补贴：对于工作岗位特别繁重、辛苦的员工，公司将给予一定的岗位补贴，以激励员工提高工作效率和质量。
3. 健康保险：公司将为所有员工购买健康保险，确保员工在工作期间意外伤害或疾病发生时能够得到及时有效的医疗保障。
4. 节日慰问：在每个重要节日，公司将组织丰富多彩的节日活动，并为员工提供节日礼品和慰问品，增强员工归属感和幸福感。
三、安全生产管理规定1. 防火安全：公司将定期进行防火演练，要求每位员工熟悉公司的防火设施和逃生通道，确保在火灾发生时能够迅速、有序地疏散。
2. 安全用电：严禁私拉乱接电线、私设电器等违反用电安全规定的行为，一经查实将给予严厉处理。
3. 安全生产责任制：各部门负责人要切实履行安全生产责任，加强安全隐患的排查和整改，确保公司生产经营活动的安全稳定。
以上规章制度修改和补充自通知发布之日起生效，请各部门和员工遵守执行，如有任何疑问或意见，请及时向人力资源部门反馈。
让我们携手共同努力，把公司打造成一个和谐、稳定、发展快速的大家庭！特此通知。
文件管理规定修订版
文件管理规定 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
文件管理制度
1、文件管理人员收到文件后，要立即登记，填写文件处理单，及时送分管主任批办。
2、批办后的文件，要根据批办意见及时办理或传阅，保证在尽可能短的时间内传阅完毕，并将文件处理结果填写在文件处理单上，及时送交领导阅知。
3、密级文件不准在个人手里过夜，不得带到家中或公共场所，借阅文件要严格完备手续。
4、对上级文件（包括领导人讲话）未经批准不得复印，经批准复印的要搞好登记、编号，将复印件及时收回，不得遗失。
5、中央、某某某委文件、领导人讲话，每年清退一次，按规定到指定地点销毁。
留存文件和有保存价值的材料，要及时搞好立档工作。
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《文件管理办法》补充规定
编号：Q/MN-BL-JM/GL11.5-1-2009-1
1 目的
为了确保公司内各使用部门及时得到文件的有效版本，并有利于文件资料的系统管理，特制定本规定；本制度是对集团下发的《文件资料管理办法》的补充说明。
2 适用范围
本法适用于冰淇淋成都金蒙生产基地各部门。
3换版说明
此文件是对2009年2月18日发的编号为Q/MN-BL-CD/GL11.5-1-2009-0的《文件管理办法》补充规定的换版。
换版内容对公司的代码及发文字号做了变更。
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表1：部门代码规定
5公司内各部门公文发文字号简称如下
5.1成都金蒙生产基地蒙牛冰金蒙字[2009]**号
5.2 总经办蒙牛冰金蒙办字[2009]**号
5.3 财务处蒙牛冰金蒙财字[2009]**号
5.4 供应处蒙牛冰金蒙供字[2009]**号
5.5 物流处蒙牛冰金蒙物字[2009]**号
5.6 品保处蒙牛冰金蒙品字[2009]**号
5.7生产处蒙牛冰金蒙生字[2009]**号
6文件管理流程
6.1 文件的发放
流程为：起草初稿—下发至相关部门反馈—收集反馈信息后更改初稿—发文件管理员处编号—打印、领导审批—网发—纸版交文件管理处归档。
（1）起草人依据集团总裁办《文件资料管理办法》的要求起草文件，依据文件内容划分该文件的所属框架及代码，编号在总经办文件管理员处核对。
（2）发布单位应体现出冰淇淋成都金蒙生产基地的具体部门
（3）文件签发后，一个工作日内将电子版传到总经办文件管理员处备案一份。
文件是以冰淇淋成都金蒙生产基地的名义发放，将纸版复印件传一份到总经办文件管理员处备案，并由发放部门打印张贴、宣传、培训。
6.2 文件的换版
（1）文件换版时如遇跨年度修订，则只需要对版本号进行修订即可，不必再重新编顺序号：如编号Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2008-1的文件，在09年修订时只需将其编号更改为Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2009-0即可，不必再重新编顺序号。
6.3 文件的归档
由各部门兼职文管做好文件的归档，其中对于汇编本和附有记录表单的文件，需同时将子文件和表单也进行罗列。
归档文件目录按照集团下发的目录执行，见附件。
各部门于每月25日将部门的归档文件清单传到总经办文件管理员处。
6.4 文件的收发
（1）对外文件的发文登记，应到总经办文件资料管理员处登记文件号并留一份给总经办文件资料管理员备档。
（2）各部门针对纸版发文，应做好发文登记表。
7 考核办法
7.1格式类问题及行文文种有误，按5元/处进行考核；
7.2文件模板不正确、名称不得体，文种使用错误，按10元/次对责任部门进行考核；
7.3文件存在错别字，按5元/个对责任人进行考核，封顶20元/次；
7.4对需要备档的文件未网发至文件管理员处，按10元/份对责任部门进行考核；
7.5公司级文件未进行申请自行编号的按10元/次对责任部门进行考核；
7.6对外文件的发文登记，应到总经办文件资料管理员处登记文件号并留一份给总经办文件资料管理员备档，否则按10元/次对责任部门进行考核；
7.7总经办文件管理员每月对各部门文件管理情况进行检查。
检查完毕后根据检查结果进行激励。
7.8各部门如对外报送数据没有部门负责人签字或应该总经理签字没签字的，一经被文件管理员发现，对直接责任人负激励20元。
7.9以上考核部门负责人承担30%连带责任。
备注：从文件下发之日起开始执行。
在此文件下发前，文件
编号若为蒙牛冰成办字[2009]5号，此文件下发后的新文件编号为蒙牛金蒙办字[2009]6号。
附件：1.红头文件格式模板；
2.单份文件格式模板；
3.内部业务便签；
4.归档文件目录；
5.发文登记表
冰淇淋成都金蒙生产基地
二OO九年四月二十二日
起草人:李晓静审核人:李宾审批人：罗志坚
附件1：红头文件格式模板
内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司冰淇淋成都金蒙生产基地文件
蒙牛冰金蒙字[2009]**号
关于××××××的请示
生产办公室：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
妥否，请批示。
二OO九年四月二十二日
内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司
冰淇淋成都金蒙生产基地总经办文件
蒙牛冰金蒙办字[2009]**号
关于××××××的通报
各部门：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此通报
审核人：签发人：
二OO九年四月二十二日
附件2：单份文件格式模板
单份文件标题
（文件名称，小二号黑体）
编号：（字体为三号仿宋）
1 标题（章，字体为三号黑体）
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
（段，字体为三号仿宋）
2 标题（章，字体为三号黑体）
2.1 标题（条，字体三号黑体）
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
Ｘ。
（段，字体为三号仿宋）
2.2 标题（条，字体三号黑体）
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
（段，字体为三号仿宋）
（1）ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
（2）ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
（文件一级列项，序号为（数字）字体为三号仿宋）
——ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
——ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
（文件二级列项，序号为“——”，字体为三号仿宋）
●ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
●ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
（文件三级列项，序号为“●”，字体为三号仿宋）
3标题（章，字体为三号黑体）
3.1 标题（条，字体三号黑体）
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
Ｘ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
（段，字体为三号仿宋）
3.2 标题（条，字体三号黑体）
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
（段，字体为三号仿宋）
附件：1. ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
2. ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
文件发布单位/部门
实施日期：ＸＸＸＸ年Ｘ月Ｘ日
（字体为三号仿宋）
起草人：审核人：审批人：
附件3：内部业务便签
内蒙古蒙牛乳业(集团)股份有限公司内部业务便签
□指示、□通知、□批复
附件4：归档文件目录
归档文件目录
附件5：发文登记表
发文登记表
编号：Q/MN-BL-CD/JL11.5-1-2009-0。