第10章 会议组织与沟通
建立高效的会议与沟通机制
建立高效的会议与沟通机制会议与沟通是组织中不可或缺的一部分，能够促进信息流动，加强团队合作和协作。
然而，许多组织在会议与沟通方面遇到了困难，导致效率低下，时间浪费，信息传递不及时等问题。
因此，建立高效的会议与沟通机制变得至关重要。
本文将探讨建立高效机制的关键因素和方法。
一、明确目标与议程会议的目标与议程是决定会议效率和成效的关键因素之一。
在召开会议之前，应该明确会议的目标和预期结果，并制定详细的议程。
议程应包括会议主题、时间安排和每个议题的讨论重点。
这样做有助于参会人员提前做好准备，并确保会议讨论的重点和方向清晰明确。
二、选择适当的会议形式不同的议题和目标可能需要不同的会议形式。
有时候小组讨论更加高效，有时候则需要全员参与的大型会议。
正确选择会议形式有助于提高效率和减少冗余。
三、明确角色和责任会议应指定主持人和记录员，明确每个角色的职责和责任。
主持人负责控制会议进度和维持秩序，记录员负责记录会议纪要和行动计划。
通过明确角色和责任，能够确保会议的进行有序，并准确记录重要信息。
四、使用有效的沟通工具为了提高会议效率，可以利用一些高效的沟通工具。
例如，使用在线会议软件进行远程会议，节省时间和成本；使用共享文档平台，方便会议参与者在会前查看和编辑相关资料。
合理利用各种沟通工具，能够提高信息传递的速度和准确性。
五、培养良好的沟通氛围会议和沟通的效果很大程度上取决于组织内部的沟通氛围。
鼓励开放、坦诚、和谐的沟通环境，能够帮助员工更好地交流和协作。
组织可以提供培训和辅导，提醒员工如何有效地沟通和表达意见，以建立良好的沟通氛围。
六、定期评估和改进建立高效的会议与沟通机制不是一蹴而就的过程，需要不断评估和改进。
组织可以定期收集员工的反馈和建议，了解他们对当前机制的看法和建议。
根据反馈结果，进行必要的调整和改进，以提高会议和沟通的效率。
结论建立高效的会议与沟通机制是组织管理不可忽视的重要环节。
明确目标与议程、选择适当的会议形式、明确角色和责任、使用有效的沟通工具、培养良好的沟通氛围以及定期评估和改进都是建立高效机制的关键要素。
会议与交流管理制度
会议与沟通管理制度一、背景与目的为了有效管理企业内部的会议与沟通活动，提高工作效率和团队合作，订立本制度。
本制度旨在规范会议的组织、参加和沟通沟通的方式，确保会议高效、准确地转达信息，提升企业内部的沟通效果和工作质量。
二、会议组织与召开1. 会议组织1.1 每个部门应定期组织会议，负责人或主管应依据工作需要和情况，合理布置会议的时间、地方和人员。
1.2 会议组织人员应提前确定会议议题、时间和地方，并邀请相关人员参加。
1.3 会议组织人员应提前向参会人员发送会议通知，明确会议的目的、议题、时间、地方和参会人员名单。
2. 会议召开2.1 会议应定时开始，参会人员应提前到达会议室，准备相关料子和设备。
2.2 会议主持人应掌控会议的时间，确保会议依照议程高效进行。
2.3 会议期间，参会人员应保持专注，认真听取发言人的发言，乐观参加讨论并提出建设性看法。
2.4 会议主持人应确保会议记录的完整性，记录会议的要点、决议和行动计划，并及时向参会人员及相关部门进行通报。
2.5 会议结束后，主持人应撰写会议纪要，记录会议内容和决议，并及时发送给参会人员和相关部门。
3. 会议准入与退出机制3.1 参加会议的人员应与会议议题相关，对会议的内容能够做出贡献。
3.2 如有与会人员在会议过程中未能履行其职责或显现其他不良行为，组织者有权要求其立刻退出会议。
3.3 无特殊情况，不得擅自缺席会议。
如确因特殊情况无法参会，应提前向会议组织者请假，并说明原因。
三、沟通管理1. 内部沟通渠道1.1 内部沟通应通过正式和非正式的方式进行。
1.2 正式沟通渠道包含：会议、内部公告、企业内部网站、企业邮件和报告等。
1.3 非正式沟通渠道包含：团队例会、部门沟通会、个别面谈和各类社交活动等。
2. 内部沟通内容2.1 内部沟通内容应涵盖工作布置、任务调配、工作进展、问题解决、工作经验共享和团队合作等。
2.2 内部沟通内容应及时、准确，并遵从保密原则。
会议的沟通与协调机制
会议的沟通与协调机制会议是组织内部以及组织之间进行沟通和协调的一个重要方式。
为了确保会议的顺利进行和有效果的达成，建立一个良好的沟通与协调机制是至关重要的。
本文将探讨会议的沟通与协调机制，并提供一些建议来改进会议的效率和成果。
一、沟通机制1. 会议前的沟通在会议召开之前，组织者应当与与会人员进行提前沟通，明确会议的目的、议题、时间和地点等重要信息。
这可以通过电子邮件、电话或者在线沟通工具来完成。
此外，组织者还可以向参会人员分发会议议程，确保与会人员事先了解会议的内容。
2. 会议中的沟通在会议当天，组织者应当设定一个明确的议程，并在会议开始前向与会人员进行介绍。
会议进行期间，参会人员可以通过发言、提问等形式进行交流和沟通。
为了保证会议的顺利进行，组织者应当确保会议座位的合理安排，以便于与会人员之间的面对面交流。
3. 会议后的沟通会议结束后，组织者应向与会人员发送会议纪要，以总结会议的内容和决策结果。
这可以通过电子邮件或者在线文档分享平台来实现。
同时，组织者还可以向与会人员征询反馈意见，以改进未来的会议质量。
二、协调机制1. 主持人的角色会议中的主持人起着协调和引导作用。
主持人应当确保会议按照议程进行，控制讨论的时间和节奏，并鼓励与会人员积极参与。
主持人还应当促进参会人员之间的合作和协调，确保会议的决策达成共识。
2. 提供资源支持为了促进会议的协调，组织者应当提供必要的资源支持。
这包括会议室的预定、设备的准备，以及会务人员的配备等。
在涉及跨部门或者跨组织的会议中，组织者还需要确保各方人员的参与和资源的协调。
3. 决策的沟通与跟进会议决策的有效执行需要进行沟通和跟进。
组织者应当向相关人员传达决策结果，并明确责任人和执行期限。
在决策执行期间，组织者可以定期召开跟进会议，了解进展情况，并对需要调整的问题进行及时协调。
三、改进建议1. 确定会议的目标和议程在召开会议之前，组织者应当充分考虑会议的目标和议程内容，并与与会人员进行充分沟通。
工作总结汇报：高效会议组织与沟通交流的要点总结
工作总结汇报：高效会议组织与沟通交流的要点总结高效会议组织与沟通交流的要点总结在工作中，会议是一种常见的沟通和协作方式。
一个高效的会议组织和沟通交流能够提高工作效率和团队合作能力。
下面是一些关键要点，可以帮助你组织高效的会议和促进有效的沟通交流。
1. 明确会议目的和议程：在召开会议之前，明确会议的目的和议程非常重要。
确保每个与会人员了解会议的目标，并在会议开始之前提供议程。
这将帮助参会人员提前准备，并确保会议的重点和讨论内容得到充分覆盖。
2. 控制会议时间：时间是宝贵的资源，因此要合理安排会议的时间。
在会议开始之前，设定一个明确的结束时间，并确保会议按时开始和结束。
如果讨论超过预定时间，可以考虑将其放入下一次会议的议程中，或者在会议结束后与相关人员单独讨论。
3. 提供会议材料和信息：在会议之前，向参会人员提供相关的会议材料和信息。
这样，与会人员可以提前准备，并且能够更好地理解会议的内容和议题。
在会议期间，确保所有与会人员都能够获得所需的信息和材料，并及时解答他们的问题。
4. 保持会议秩序：一个有组织的会议能够提高效率。
确保会议按照议程进行，并控制好讨论的节奏。
如果有人偏离主题或者讨论时间过长，要及时引导并重新聚焦讨论。
此外，鼓励每个人参与讨论，并确保每个人都有机会发表意见和提出问题。
5. 有效的沟通交流：在会议中，有效的沟通交流至关重要。
确保所有与会人员能够清晰地表达自己的意见和观点，并倾听他人的意见。
鼓励开放的讨论和建设性的反馈，以促进团队合作和共识的达成。
6. 确定行动计划和责任人：会议结束后，要总结会议的讨论和决策，并确定下一步的行动计划和责任人。
将这些信息以书面形式发送给与会人员，以便他们能够清楚地知道自己的任务和职责。
此外，跟进和追踪这些行动计划的执行情况，并在下次会议上进行反馈和讨论。
7. 持续改进：每次会议结束后，都要进行评估和反思。
回顾会议的效果和组织过程，找出可以改进的地方，并采取相应的措施。
会议组织与沟通报告
会议组织与沟通报告一、引言会议是一种重要的组织形式，用于促进沟通、协调决策和推动工作。
本报告旨在探讨会议组织和沟通的关键要素，以提高会议效率和成果。
二、会前准备1.确定会议目的和议题在召开会议之前，必须明确会议的目的和议题。
确定会议目的有助于集中讨论，而确定议题则确保会议主题明确，与会人员心里提前有所准备。
2.制定议程制定会议议程可以提供一个框架，明确会议流程和时间安排。
议程需要合理安排时间，充分考虑每个议题的重要性和复杂性，以确保会议的高效进行。
3.邀请参会人员根据会议的目的和议题，邀请相关的参会人员。
确保参与者具有相关的知识和能力，能够为会议的讨论和决策做出积极的贡献。
三、会议组织1.会议室和设备准备提前安排好会议室，并确保会议室内的设备齐全，如投影仪、白板、音响等。
这些设备能够帮助有效展示和传达信息，提高与会人员的理解和参与度。
2.会议主持选择一位合适的主持人来引导和组织会议。
主持人应当具有良好的沟通和组织能力，能够控制会议进程，保持会议的秩序和效率。
3.参会人员沟通为了确保会议的顺利进行，参会人员之间的沟通也很重要。
提前向参会人员发放会议议程和相关材料，让他们有机会准备和理解会议的内容。
此外，可以借助电子邮件或其他沟通工具与参会人员进行沟通，解答疑惑，征求意见等。
四、会议进行1.准时开始会议应该准时开始，并确保每个议题的讨论时间有限。
对于超过时间的议题，可以设置一个时间警告机制，以提示与会人员进行总结或做出决策。
2.有效的沟通和讨论会议是为了促进有效的沟通和讨论，确保每个人都有机会发表观点和意见。
鼓励与会人员积极参与讨论，提问和分享经验。
3.记录会议内容委派一位秘书或记录员负责记录会议的要点和决策结果。
这些记录有助于以后回顾和执行，并确保会议的结果被及时传达给相关人员。
五、会后总结与跟进1.会议总结会议结束后，进行会议的总结和评估是很重要的。
总结会议的主要讨论和决策结果，并记录下待跟进的事项和行动计划。
会议组织与协调
会议组织与协调会议是一种常见的组织形式，用于解决问题、制定计划和推动协同工作。
会议的组织与协调是确保会议顺利进行并取得预期成果的关键因素。
本文将探讨会议组织与协调的重要性，并介绍一些有效的方法和技巧。
一、确定会议目的与议程在组织会议之前，明确会议的目的非常重要。
会议目的可以是讨论特定的议题、解决问题、审查工作进展或达成共识等。
明确会议目的有助于制定合适的议程，避免会议过长或议题过多。
议程应该明确列出每个议题以及每个议题的时间分配。
确保议程简明扼要，并在会议开始前已经提供给与会者，以便大家提前做好准备。
二、选择合适的时间和地点选择合适的时间和地点是确保会议顺利进行的关键因素。
确保会议时间不冲突且能让与会者充分集中精力参与讨论。
会议地点应该能容纳所有与会者，并提供足够的设施和便利条件，如投影仪、音响设备和舒适的座位等。
三、邀请合适的与会者邀请合适的与会者是确保会议有效性和高效性的关键。
只邀请那些与会议议题相关且能做出有效贡献的人员参与会议。
避免邀请过多与会者，以免降低讨论的深度和广度。
在邀请时，提供清晰的会议目的、议程和时间地点等信息，确保与会者充分了解会议的重要性与预期成果。
四、提前准备和沟通在会议开始前，进行充分的准备工作是确保会议顺利进行的关键。
主持人应该提前了解每个议题的背景和相关信息，并在会议前与与会者进行有效的沟通，确保大家对议题有一定的了解和准备。
沟通可以通过电子邮件、即时消息应用程序或电话等方式进行。
五、有效的会议主持和记录一个好的会议主持人是会议顺利进行的关键。
主持人应该具备良好的沟通能力和组织能力，能够引导讨论、促进参与并控制会议进度。
同时，应该有人负责记录会议的重要事项和决策，以便于后续参与者回顾和落实。
这样可以确保会议的有效性和结果的可追溯性。
六、及时跟进和总结在会议结束后，及时跟进和总结是确保会议成果得到实际应用的关键。
主持人应该及时向与会者发送会议纪要，总结会议的讨论结果、决策和行动计划。
会议管理与有效沟通
会议管理与有效沟通会议管理与有效沟通会议管理是企业管理中的重要环节，它能够有效地促进团队合作、提高工作效率，进而推动企业的发展。
而会议管理的核心就是有效的沟通。
本文将从会议管理和有效沟通两个方面进行详细阐述。
一、会议管理1.确定会议目的：每个会议都应该有明确的目的，而不仅仅是简单的开会。
在确定会议目的时，应考虑会议的意义、目标以及预期结果。
只有明确的目的才能有效地组织和进行会议。
2.制定会议议程：会议议程是会议管理的重要工具，它能够帮助组织者清晰地安排会议内容和时间。
在制定会议议程时，应列出会议的主题、内容、讨论要点以及预计的时间分配。
3.选择合适的参会人员：参会人员的选择直接影响到会议的效果。
应根据会议的目的和议程，选择具有相关经验和知识的人员参加会议，确保能够充分发挥各人的专业能力和资源。
4.提前准备：参会人员在会议前应提前准备，包括阅读相关文件、准备材料等。
组织者也应提前安排好会议场地、设备，确保会议能够顺利进行。
5.确保会议秩序：会议秩序的维护是会议管理的重要一环。
组织者应注意会议的时间控制，控制好每个议题的讨论时间，并及时引导、协调讨论。
同时，参会人员也应遵守会议纪律，不打断他人发言，不偏离议题等。
二、有效沟通1.明确沟通目标：沟通的目标应当明确，不同的沟通目标采用不同的沟通方式和方法。
例如，对于传达信息和指示，可以采用口头沟通或书面沟通；而对于解决问题和决策，需要进行深入的面对面讨论。
2.倾听和理解：倾听是有效沟通的重要环节。
在沟通中，应注重倾听对方的观点和意见，尊重他人的发言权。
倾听的目的是理解对方的观点和需求，只有真正理解了对方，才能进行有效的沟通。
3.清晰明了的表达：在沟通中，要注意清晰明了地表达自己的观点和意见。
使用简单明了的语言，避免使用术语和行业词汇，确保信息的准确传达给对方。
4.积极参与讨论：在团队中，要积极参与讨论，提出自己的观点和建议。
同时，也要尊重他人的观点，积极支持他人的发言，并给予建设性的反馈。
会议沟通制度
会议沟通制度1. 引言会议是组织中重要的沟通方式，能够促进信息的传递和团队合作。
为了确保会议的高效性和顺利进行，制定了以下的会议沟通制度。
2. 会议组织和召集- 会议组织者应提前通知参会人员，并明确会议时间、地点和议题。
- 参会人员应提前确认参会意愿，并提供任何需要的准备材料。
- 会议组织者应合理规划会议时间，确保参会人员的时间安排。
3. 会议议程- 会议组织者应事先制定详细的会议议程，并提供给参会人员。
- 会议议程应包括每个议题的内容、时间安排和预期结果。
- 参会人员可以提前提出议题补充或修改的请求，经组织者确认后，将其纳入会议议程。
4. 会议参与和发言- 参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前通知组织者。
- 会议期间，参会人员应保持尊重和礼貌，遵守会议纪律，避免干扰他人发言。
- 发言时，参会人员应明确表达自己的意见，确保信息准确传递，并尊重他人的观点。
5. 会议记录和总结- 会议组织者或指定人员应负责记录会议内容和讨论结果。
- 会议记录应包括关键议题、意见和决策内容，并于会后及时分发给参会人员。
- 会议总结应由会议组织者或指定人员编写，并反馈给参会人员，以确保沟通的连续性和行动的落实。
6. 会议评估和改进- 组织者应定期评估会议的效果，并征求参会人员的意见和建议。
- 根据评估结果，组织者应及时采取改进措施，提高会议的质量和效率。
7. 其他规定根据具体情况，可以在会议沟通制度中添加其他适用的规定和约定。
以上制度将有助于提高会议的效率和质量，促进团队间的沟通和协作。
每位参会人员应遵守这些规定，并积极参与会议的讨论和决策。
> 注意：本会议沟通制度仅供参考，具体实施应根据实际需要进行调整和完善。
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讨论：本次特别会议的目的、 参加对象，并设计会议议程。 要求：以小组为单位，以PPT方式 完成报告，在全班作交流有
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管理沟通：成功管理的基石
10.5.1、明确会议目的
◆ 信息共享
◆ 动员激励
◆ 信息传播 ◆ 问题解决和决策制定
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管理沟通：成功管理的基石
2 确定会议议题
— 紧扣目标
— 有机联系 — 明确时间
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管理沟通：成功管理的基石
会议主席角色
情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的 管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育 的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认 为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论 修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大 量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；…… 这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时 间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难 “刹车”。 如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主 张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问 题作总结?
• 可控因素
——领导者风格：民主型、独裁型、自由放任型
——群体对任务的激励
——成员间友好关系 ——成员参与的方式与程度 ——沟通网络与渠道设计
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管理沟通：成功管理的基石
10.5 会议筹备
确定会议目的
确定会议议题
确定会议场地 选定会议时间
确定与会人员
制定会议计划 制定会议议程
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管理沟通：成功管理的基石
影响群体交流的因素
群体变量、群体规模 成员个体心理特征 成员的和谐程度 成员原来的地位 传统的交流渠道 环境变量 群体的自然位置 群体在等级中的地位 群体与社会的关系 任务变量 任务的性质 困难程度 任务的要求
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不可控变量
管理沟通：成功管理的基石
会议主席
• 会议主席类型：社会领导型、决策型 • 会议主席职责 ——社会领导型：促进讨论、会议引导、 会议控制、应付隐秘议程、作出决策
——决策型：作出决策、会议控制、应付
隐秘议程、会议引导、促进讨论
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会议主席的职责
• 1、会议控制
·决定讨论主题； ·明确讨论范围； ·确保人们围绕主题依次发言； ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的 争论； ·确保其他成员了解会议进展情况。
3 确定会议场地
— 会场的选定 交通便利原则、经济适用原则
— 会场内设备准备
— 会场布置
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管理沟通：成功管理的基石
4 选定会议时间
1. 有充足准备时间 2. 考虑工作时间及协调 3. 早上、星期二、三合适重要会议 4. 时间2个小时内 5. 规定会议起止时间
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10.6 明确与会者角色职责
[自我检测]
根据你所了解的群体沟通性质，你认 为作为会议主席有哪些责任?在会议中， 你若作为与会者，又有哪些责任?你怎 样能够受益于会议和其他小组成员的 讨论?
1. 会议主席角色
情形一：
某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公 司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负 责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点 应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为 主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持 和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经 理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内 的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全 面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市 场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。 如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不 下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分 析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作 总结?
管理沟通：成功管理的基石
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管理学院
管理沟通：成功管理的基石
10.1 引题 袋鼠与笼子
一次创意激发讨论会
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管理学院
管理沟通：成功管理的基石
会议的含义与特征
1. 会议含义 2. 会议五层含义 3. 会议基本特征
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10.3 群体沟通的优点和缺点
• 2、会议引导
·识别主题/问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； ·选择行动计划（5W1H）。
会议主席的职责（续）
• 3、促进讨论
讨论，提问
• 4、应对 隐秘议程 • 5、作出决定
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一般与会者责任
有效与会者的技能
• 决定是否必要出席
检核表
• 我清楚什么会议不必出席；
— 开始阶段
— 讨论或报告阶段 — 总结阶段 — 结束阶段
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管理沟通：成功管理的基石
7 会议议程
— 议程确定原则
— 议程主要步骤 — 准备和支持文件
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管理沟通：成功管理的基石
议程主要步骤
回顾 与会者介绍 制定规则
参与讨论
演示
大会报告
总结
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• 准备
• 准时与会 • 给出精确信息
• 若出席，则准备好所有信息；
• 出席会议从不迟到； • 会议过程不说太多的废话； • 我在倾听他人意见后才提出 不同观点； • 我能客观地肯定他人的观点； • 我能鼓励每个人讲自己观点。
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• 倾听
• 支持他人 • 公平参与
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管理沟通：成功管理的基石
成成群可 员员体控 的之对变 参间任量 与的务、 程友的领 度好激导 和关励风 方系 格 式
成群结 员体果 的的变 满生量 意产： 度率
管理沟通：成功管理的基石
10.4 影响群体沟通的因素
• 不可控因素
——群体变量：规模、个性和目标、身份和角色 ——环境变量：自然位置、群体间关系、群体期 望
——任务变量：性质、困难程度、特殊要求
10.6.2 会议开始
介绍 自我介绍
互相介绍
主席介绍 名片介绍
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管理沟通：成功管理的基石
10.6.3 讨论主题
— 营造气氛
— 组织讨论
— 提问
— 协调不同意见
— 总结
魏 江 博士 版权所有
管理学院
管理沟通：成功管理的基石
案例讨论
会议组织案例: 城市合作银
管理学院
5、确定与会者
表 10.1 参考会议规模
会议目的 决策制定和关键问题解决 问题识别或头脑风暴 研讨会和培训班 信息研讨会 正式报告会 参考与会人数 5 10 15 30 不限
• 同质性和相异性的平衡 • 竞争性和合作性的平衡
• 任务导向和过程导向的平衡
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6 制定会议计划
实施流程改造。
讨论三种策略的优缺点。 管理学院
魏 江 博士 版权所有
管理沟通：成功管理的基石
• 结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但 结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意 越来越大，在40天内有17％的工人离职；第二组工人在 14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的 提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工 人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高 了17％。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。 启示？
Nicky Stanton:
优点： ——产生更多的承诺 ——产生更好的决策 缺点： ——时间和效率 ——群体压力：从众心理 ——专家和领导压力 ——推卸责任：说而不做
管理沟通：成功管理的基石
问题讨论
某服装厂决定进行再造流程，但以前每次工艺流程的变革 都会引起员工非常强烈的抗议。因此，公司采取三种策略 ： 策略一：向员工解释新的标准，再造流程的目的、必要性 和 必然性；给员工反馈的期限； 策略二：告知员工现工艺流程中存在的问题，进行讨论， 找出办法，请员工代表参与制定标准和流程； 策略三：要求全体员工共同讨论，并参与建立和实施新标 准、