管理沟通第九章_会议沟通的组织与技巧
10管理沟通(第三版)第九章课件
VIII. 新业务
a. 新产品销售的Carson – Canfield数据
Sarah
b. 由于新产品的介入带来市场分割的结构调整 Edith
IX. 通知
X.闭会
预计时间
5分钟 5分钟 5分钟 10分钟
10分钟 10分钟
《管理沟通》第三版 2017
组织和参加会议
02 领导和参与会议 保证会议在正轨上运行 ◆ 遵循一致同意的规则 ◆ 鼓励参与 ◆ 积极参与 ◆ 有效结尾
启示？
《管理沟通》第三版 2017
群体沟通
讨论2 你在什么场合下要采取群体决策的方式，如果不采 取群体决策的方式，而由自己做个人决策是否可行？
根据你自己的工作体会，请谈谈群体沟通的优缺点。
张莉 刘宝巍 高等教育出版社
《管理沟通》第三版 2017
群体沟通
Nicky Stanton: ❖ 优点：
➢ 产生更多的承诺 ➢ 产生更好的决策 ❖ 缺点： ➢ 时间和效率 ➢ 群体压力：从众心理 ➢ 专家和领导压力 ➢ 推卸责任：说而不做
➢ 会议的准备工作包括:确定目的;选择与会人员;选择时间和设 备;设定会议议程。
➢ 会议的有效领导与充分参与需要做到:保证会议在正轨上运行; 遵循一致同意的规则;鼓励参与;积极参与;有效结尾。
➢ 常见的会议技术包括:电子邮件和即时通信;共享工作区;虚拟 会议。
《管理沟通》第三版 2017
第九章逻辑架构的更多视频内容请扫描 下方二维码访问中国大学MOOC网—— 《管理沟通：思维与技能》课程——第 七讲 会议与团队沟通——“小娜的沟通 笔记”
学 习 2 掌握会议的准备任务 目 标 3 掌握领导和参与会议的要点
4 描述会议技术对与会者成功沟通的帮助
第9章 团队沟通与会议组织 《商务沟通》PPT课件
– 1）会议脱离了正常轨道；2）组织者垄断会议讨论时间，压制不同意见；3）组织者 无法控制会议气氛；4）组织者没有促进所有与会者之间的沟通。
3．对与会者表现不满
– 1）与会者准备不足；2）与会者参与过多或过少；3）某些与会者有意无意地破坏或 不配合会议。
4．对会议结果不满
2．与会者的参与技巧
（1）与会者会议准备的技巧
– 1）是否确实需要参加；2）要带着问题与会；3）准时参加各项议程。
（2）会议参与的技巧
– 1）严格遵守会议规则和礼节；2）树立良好的形象； – 3）保持积极态度；4）认真倾听别人意见； – 5）学会支持他人；6）确保其他与会者公平参与。
（3）会议发言和答辩的技巧
– （1）形成期
• 领导应实施控制或命令型沟通策略。多指挥，少支持，决策多由领导决定，沟通 方式自上而下。
– （2）凝聚期
• 领导应实施教练型沟通策略。多指挥，多支持，在广泛征求意见后再决策，沟通 方式双向交流并注重反馈。
– （3）稳定期
• 领导应实施支持型沟通策略。少指挥，多支持，引导团队成员共同作出决策，沟 通方式多问少说并注重反馈。
– 1）会议决定没有得到执行；2）某些与会者没有执行所承诺任务；3）会议中新发现 和所提建议没有得到重视和必要传递。
9.3 会议的筹划
9.3.1 会议目的及必要性的确认
– 会议目的究竟是什么？是否有开会必要。
9.3.2 与会成员的确定
– 1．确定与会人数
• 邀请参加会议的人数要合适。 • 1）对会议起关键作用的人，必须邀请他们参加。 • 2）对会议有帮助的人，也应该邀请他们参加。 • 3）对会议目标可能有冲突的人，要谨慎地邀请他们参加。
管理沟通技巧
名词解释1、沟通：沟通是人们通过语言、文字、符号或其他表达形式进行信息传递和交流的行为及过程。
2、管理沟通:围绕组织运作而进行的信息、知识和情报的传递与交流过程，是实现管理目的的媒介，也是企业有效运作的润滑剂。
3、倾听：所谓倾听，就是用耳听，用眼观察，用嘴提问，用脑思考，用心灵感受。
换句话说，倾听是对信息进行积极主动的搜寻行为。
4、非语言沟通：指的是除语言沟通以外的各种人际沟通方式.包括形体语言、副语言、空间利用及沟通环境等。
5、口头沟通：管理者的口头表达,是指管理人员在经营实践中，为了实现管理目标而有效地运用口头语言表情达意，以实现管理目标的活动和过程。
6、冲突：冲突可以描述为个体或组织在实现目标或所关心的事物中察觉或经历挫折的过程。
7、纵向沟通：指组织中沿着组织结构直线等级进行的沟通。
包括下行沟通和上行沟通。
8、下行沟通：指在组织中，信息从较高的层次流向较低层次的一种沟通.9、上行沟通：是指在组织中，信息从较低的层次流向较高的层次的一种沟通.主要是下属依照规定向上级提出正式的书面或口头报告。
10、横向沟通：指组织中沿着组织结构中的横线进行的沟通。
包括同一层次上的管理者进行的跨部门沟通和不同部门间不同层次上的管理者和员工之间的斜向沟通。
11、会议：群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动.第二章管理沟通(论述题）1、管理与沟通的关系?㈠管理职能角度⑴计划：就计划职能而言,其中所发生的管理沟通基本上包括：①制定计划之前向下属搜集信息、意见和想法；②计划制定过程中员工的参与；③计划制定之后向员工传达，帮助他们认识任务。
⑵组织：组织职能是指管理者为实现目标而进行的资源配置,设立一个正式的职权分明的职位结构或职务结构。
其中包括的管理沟通有发布命令、分配工作量、安排职位等.⑶领导:领导职能是指管理者通过自身的行为活动对员工施加影响，使其努力实现组织目标并做出贡献。
管理者必须借助管理沟通来展示自身的人格魅力、知识才华和远见卓识，淡化地位与权威的作用，才能赢得追随和支持。
组织内部会议与沟通技巧
学习导航通过学习本课程，你将能够：●了解组织会议的准备工作；●熟知会议主持者与参与者需具备的条件；●明白有效会议应注意的事项；●学会会议中的沟通技巧。
组织内部会议组织与沟通技巧一、如何组织会议1.会议前的三种思考组织内部在进行会议前，应思考以下问题：第一，要不要开会？能不能由自己决定？有没有更好的方式？第二，多少人参加？多长时间的会议？能不能减少会议频率、时间和资料？能不能进行更为妥帖的运作？第三，能否与其它会议一起召开？能不能通过权限委托来解决？加入其他会议中就不是好的内容吗？2.会议的三个原则会议的原则主要表现为：第一，确定不召开会议的工作日；第二，确定会议时间，将会议时间设定为1小时，最多不超过1.5小时；第三，整理成一张纸的会议记录。
3.会议内容与工作实际相关对于在会议室内进行讨论并得出结论的内容，只有向会场外的人进行传达才会得到改进。
因此，如何传达会议内容、如何制订工作方案并使其能够在工作中得到很好的贯彻实施，与如何高效率地召开会议同样重要。
4.不开无准备的会议成功会议的80%在于准备。
即便是细小的事情，也应毫无遗漏地进行准备。
这样做不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感，而且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标。
筹划会议的5W1H筹划会议的5W，即Why、What、Where、When、Who；1H，即How。
Why。
在筹划会议时，首先要判断会议是不是负工作和负会议，值不值得开。
判断要不要开会，一般可采用实验法进行验证，即如果停止会议发现有不好的后果发生，就是正会议，可重新恢复；如果停止会议没有造成什么后果，则是零会议，可以考虑不开；如果停止会议反而有好的后果，就是负会议，应当不开。
What。
对议题是否符合会议目的进行检查。
Where。
对是否能够容纳所有人的场所进行确认。
When。
对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认。
Who。
让适合议题的人出席会议。
《管理沟通》课程教学大纲
《管理沟通》课程教学⼤纲《管理沟通》课程教学⼤纲⼀、课程基本信息课程代码：16076802课程名称：管理沟通英⽂名称：Management Communication课程类别：专业选修课学时：32学分：2适⽤对象:⼯商管理专业考核⽅式：考核先修课程：管理学⼆、课程简介沟通是管理者职业⽣涯中最重要的组成部分，在⼯商管理专业开设《管理沟通》课程有其必要性。
管理沟通的本质是换位思考，该课程强调有效管理者要提⾼管理沟通的技能，⾸先必须转变⾃⾝的管理理念，因为只有在理念转变的情况下，管理者才可能在⼯作和实践中提升⾃⾝的管理沟通技能。
因此，教学内容既包括管理沟通的理念、⾏为和策略，⼜包括管理沟通的基本技能和⽅法。
具体包括管理沟通的内涵、过程、本质、沟通客体策略、沟通主体策略、沟通信息策略、笔头沟通技能、⾯谈技能、倾听技能、演讲技能、会议和跨⽂化沟通等。
Communication is the most important component of manager's career,and it is necessary to open management communication course in human resource management. Managerial communication is the essence of the perspective-taking,emphasizing effective managers to improve management communication skills,first must change its own management idea,because only in the case of idea transformation,will it be possible for managers in work and practice to improve its management and communication skills. Therefore,the teaching content includes the concept,behavior and strategy of management communication,and also includes the basic skills and methods of managing communication.Including the connotation of management communication object,process, nature,communicationstrategy,communication,subject,information communication, written communication skills,interview skills,listeningskills,presentation skills,meetings and intercultural communication,etc.三、课程性质与教学⽬的管理沟通是⼯商管理专业的专业选修课，是⼀门技能性很强的课程。
《管理沟通》课程教学大纲.pdf
《管理沟通》课程教学大纲课程性质：必修学分数：3学时数：48教材：《管理沟通教程》（第三版）康青、蔡惠伟编著，立信会计出版社，20XX.6参考书：1、《管理沟通》苏勇、罗殿军主编，复旦大学出版社，20XX.32、《管理沟通》康青编著，中国人民大学出版社，20XX.33、《管理沟通教学案例》康青编著，中国人民大学出版社，20XX.94、《管理沟通——成功管理的基石》魏江、严进编著，机械工业出版社，20XX.15、《管理沟通——原理与实践》（英文版）迈克尔·E·哈特斯利编著，机械工业出版社，20XX.56、《跨文化沟通（第三版）》[美]艾丽斯·瓦尔纳、琳达·比默（著），高增安等（译），机械工业出版社，20XX.5 b5E2RGbCAP一、本课程的地位、作用和任务沟通是人们日常生活中进行相互交流，增进理解的一个重要途径。
在管理中，沟通乃是成功的一个关键因素。
《管理沟通》是经济管理类专业重要的专业必修课。
本课程将着重讨论沟通的基本原理、要素以及作为组织中的成员，无论是员工，还是管理者，所必需的沟通技巧，包括如何进行组织内部及组织外部的有效沟通。
本课程通过理论讲授、案例分析、技能训练等教学手段，使学生系统地理解管理沟通的知识，建立良好的管理沟通意识，熟练掌握和应用管理沟通的原理和技巧，具备从事经济管理工作必需的沟通能力。
p1EanqFDPw二、教学内容与要求（结合课件学习要求进行说明）本课程大纲明确规定，在课程的教学计划执行过程中必须贯彻与达到的《管理沟通教程》主要章节中的知识点。
其中基本知识点是学生必须在学习中掌握的内容，重要知识点则是在基本知识点上进一步拓展，其中许多是属于本课程的难点问题，所以任课教师在讲课时必须仔细讲解、演示的内容。
DXDiTa9E3d第一章沟通概论教学中必须完整地表述清楚，并使学生掌握以下的知识点：基本知识点：沟通的内涵及定义、沟通的基本要素、沟通模型及沟通风格、沟通的障碍及策略。
会议沟通的组织与技巧
（三）新闻发布会效果检验
– 1、整理记录材料，总结备档 – 2、搜集报道，归类分析，是否达到 目标 – 3、对照签到簿，是否均发稿件 – 4、收集记者、代表反应 – 5、出现不良报道，及时反应
第四节、会议的组织与设计
一、会议的分类 按照目的
– – – – 告知信息会议 决策会议 分配任务会议 协调会议
附件
1．销售情况表；2．CPU、Case设计进展报告
（六）会议记录
会议记录形式实例 M计算机公司 一号项目第6次检查会议纪录 Ø 时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在B 大厦第二会议室举行，下午2：30开始。 Ø 出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅， 周敏，唐婉，庄子期(主席)，无故缺席者有：李杰， 张明，吴倩发来了请假条。 Ø 上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次 会议的准确记录。 Ø 上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说， 有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参 加会议。 · 同意的行动：目亦梅在有关客户归来后邀他们 参加会议。 · 完成的时限：下次会议前。
（13）烟火信号枪 （14）包括注射器的急救箱 （15）太阳能无线电收发器
5 （0~20：优）（21~30：良）（31~40：中）（41~50：及格） 求和
需沟通的原因
对月球的情况不熟 对宇航技术不熟 有一些设备本身是不需要带到月球 上，是降落地球后所需要的 需要取得一致意见
思考与讨论：
为什么自己的正确意见不能被别人接受？ 为什么某一条“不正确意见”却能被小组 多数人通过？
3、与会领导
摆正位置 多倾听 最后发言
（四）会议的组织准备工作 1. 确定会议主题和目标 2.制订会议活动计划 3. 制订会议议程 4. 发放会议举办通知 5. 会场布置安排
第九章 面谈技巧
3. 激励被面谈方，使他们轻松自然地发表自己的观点和看法的时候。
第三引导式的提问，引导性的提问是指提问带有一定的倾向性，常常有 意无意地将面谈者的回答倒向自己所期望的表述。比如你同意刚才我说 的观点对吗？你不认为他最近工作很忙吗？在面谈中要注意这种提问方 式，避免造成信息的扭曲失真。
非结构性提问。非结构化提问是没有详细固定的提问框架，面谈中只需围绕主题进行比
较随性的提问。适用于劝告性面谈，很接近于咱们日常所进行的人际交谈，目的性较弱。
一般结构化提问。一般结构化提问是指具有较为详细的所提的主要问题的框架以及准备
回答的主要问题的框架。通常会准备一些相对深入的问题，在面谈一方没有自愿或主动 提供所要求的信息的时候使用这种提问。
面谈者不仅应认真准备提问的模式还应考虑面 谈对象可能做出哪些问题或者会抛回哪些提问 或者可能提出哪些疑义，我们虽然不可能对面 谈整个过程实现精准的控制，但对过程当中可 能存在的问题进行预判的话会比仓促上阵更加 从容更有针对性。
2.如何开展有效的面谈
3.选择面谈的时机及地点（随堂）
面谈进行的时间及地点会对面 谈效果产生较大影响，是我们在面 谈中应该考虑的一种环境策略。要 根据双方的工作、面谈的内容、时 间的约束、私密与否等因素确定面 谈的时间及地点，所谓面谈的环境 策略，关键在于在所有可能的选择 中，我们要努力选取有助于实现面 谈目的的时间及场所进行面谈。
提问方式二，开放式提问的是指没有标准答案和回答范围的提问， 允许对方在回答的时候有最大的自由发挥的空间，有利于双方感情 的沟通，但是很难控制面团的节奏。比如请谈谈您是如何改善企业 管理现状的？开放式提问通常会使用以下的场合：
1. 通过面谈想了解对方喜欢的交谈方式、思维结构、知识深度和表述 能力的时候。
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（三）明确与会者角色职责
[自我检测]
根据你所了解的群体沟通性质，你 认为作为会议主席有哪些责任?在会议 中，你若作为与会者，又有哪些责任? 你怎样能够受益于会议和其他小组成 员的讨论?
1. 会议主席角色
（1）会议控制
·决定讨论主题； ·明确讨论范围； ·确保人们围绕主题依次发言； ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者 的争论；）新闻发布会效果检验
– 1、整理记录材料，总结备档 – 2、搜集报道，归类分析，是否达到目标 – 3、对照签到簿，是否均发稿件 – 4、收集记者、代表反应 – 5、出现不良报道，及时反应
第四节、会议的组织与设计
一、会议的分类 按照目的
– 告知信息会议 – 创意会议 – 分配任务会议 – 协调会议
– 宣传性 – 正式性 – 耗费较高
三、新闻发布会要注意的三个问题
– 确保新闻发布会的必要性
• 要找好新闻的由头
– 活动要严密、规范、富有新意
• 程序、安排、避免与社会其他活动的时间冲突、 安排地点和地址、注意新闻的准确性、新颖性、 独到性
– 把握时机，提高组织形象
四、新闻发布会的组织
（一）新闻发布会的筹备
§ 会议失去控制，跑题严重
§ 在开会过程中人进人出，会议混乱
§ 会议开完了，大家各奔东西，没有 人整理会议纪要，达成的意见没有记录
§ 会议开完了，发现没有开会的必要， 可开可不开的
§ 会议的时间太长，在会议过程中废 话太多
二、如何组织和参加会议
（一）明确会议目的 （二）确定与会者构成 （三）明确与会者角色职责 （四）会议的组织准备工作 （五）会议议程 （六）会议记录
3、社会因素
– 地位障碍 – 职业障碍 – 组织结构障碍
4、物理因素
– 自然障碍 – 机械障碍 – 距离障碍 – 信息过量的障碍
第三节 新闻发布会
一、定义
– 是指一定的组织或个人把有关新闻单位的记 者邀请到一起，宣布有关消息或介绍情况， 让记者就此提问，由专人回答问题的一种特 殊会议。
二、特点
Meeting Skill
本章的教学目的及基本要求
– 掌握群体沟通的内涵与特征、影响群体沟 通的因素分析和如何组织会议，能熟练运 用
本章各节教学内容及学时分配
– 第一节、群体沟通的内涵与特征 – 第二节、影响群体沟通的因素分析 – 第三节、新闻发布会 – 第四节、如何组织会议 – 第五节、会议情景体验
（一）明确会议目的
◆ 信息共享 ◆ 动员激励 ◆ 信息传播 ◆ 问题解决和决策制定
（二）确定与会者构成
表 7.1 参考会议规模
会议目的
参考与会人数
决策制定和关键问题解决
5
问题识别或头脑风暴
10
研讨会和培训班
15
信息研讨会
30
正式报告会
不限
同质性和相异性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡
按照规模
– 大型会议 – 中型会议 – 小型会议
按范围来分
– 外部会议 – 内部会议
你可能会经常遇到
§会议开始的时间到了，会议室仍然 被其他人员占用，没有会场地 §会议开始的时间到了，投影仪无法正 确连接 §与会人员需要在白板上表达自己的思 想时，却发现白板笔无法书写； §与会人员迟到，会议推迟 §主要发言人讲的很差，含糊不清，根 本就没有将思想能够清楚地表达出来
（2）会议引导
·识别主题/问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； ·选择行动计划（5W1H）。
（3）促进讨论
讨论，提问
（4）处理不同意见
·对争论双方或各方的观点加以澄清； ·分析造成分歧的因素； ·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性； ·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨
– 1、确定主题 – 2、选择地点和时间 – 3、选择合适的主持人和新闻发言人 – 4、准备发言稿与背景材料 – 5、准备辅助材料 – 6、选择记者范围 – 7、组织参观和宴请准备 – 8、现场布置 – 9、制定预算 – 10、做好接待工作
（二）新闻发布会程序
– 1、签到 – 2、发放资料 – 3、介绍会议内容 – 4、主持人讲话 – 5、回到记者提问 – 6、参观和其他安排
第一节、群体沟通的内涵与特征
1、群体
– 群体是指由两人或两人以上的个体组 成的、具有稳定关系与共同目标的、 彼此意识到同属于一群的集体
2、群体沟通
– 没有沟通，群体就不存在
3、群体沟通的特征
– 优点
• 集中智慧 • 融洽关系 • 消除偏差
– 缺点
• 耗时效率低 • 群体压力：从众心理 • 专家、领导压力 • 说而不做：“反正不是我一个人决定的”。
准备
1．目的：
1234567
我清楚我开会要实现什么。
我不知道为什
2．文书工作：
么要举行会议。
我在会前已看了议程和附件。
我开会时才看。
3．与会者
我与其他与会者交流了对主
我在会上了解
要议程看法。
他们的看法。
4．事先告知：
我已告诉主席我支持议程上
我在开会时告
某个议题。
诉主席。
得分为30或30以下，您的参与状态良好 得分在40以上，可能预示您对于会议及您在其中的角色有某些问题
本章教学内容的重点和难点
– 重点：如何组织会议 – 难点：如何组织会议
本章教学内容的深化与拓宽
– 新闻发布会的组织与实施
本章教学方式
– 讲解与学生互动 – 情景体验分析
本章的主要参考书目
– 1、康青编著，《管理沟通》，中国 人民大学出版社，北京，2006年3月
– 2、基蒂O.洛克，《商务与管理沟 通》，机械工业出版社，北京，2006 年5月
论，以便把会议引向深入； ·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入
下一项。
（5）作出决定
2. 与会者的角色
决定是否需要出席会议 准备 准时与会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效的方式行事
表 7.3 会议参与自我评估问题单
第二节、影响群体沟通的因素
1、文化因素
– 表达障碍：用词不当，词不达意，口 齿不清，字体难辨，观念含糊，模棱 两可，逻辑混乱。
– 语义障碍：一词多义。 – 文化程度障碍 – 经验障碍
2、心理因素
– 认识障碍：认知失调、知觉选择性 – 态度障碍：偏见 – 情绪障碍 – 人格障碍：性格、气质、价值观