EPC工程文件及信息管理办法

EPC工程文件及信息管理办法

工程总承包项目信息文控管理在项目建设过程中发挥着重要的作用。随着项目的启动、规划、设计、采购、施工、试运行等项目生命周期阶段的展开，与项目有关的各类信息会不断地产生，项目信息文控管理的效率将直接影响项目管理其它环节的工作效率、质量和成本。良好的信息文控管理能保证项目各参与方内部及相互之间顺利的沟通，有利于工程总承包项目的顺利实施。

1 1．1工程总承包项目信息文控管理概述

项目信息的收集整理、分析处理、上传下达、分类归档是总承包项目信息文控管理的主要工作。项目信息最终以各类文件的形式存在，从而进行归档存储。

17．1．1项目信息的分类

(1)按级别和层次划分

上级部门的信息；

EPC总承包商项目经理部的信息；

分包商的信息；

项目外部的其它信息。

(2)按信息来源划分

内部信息：指EPC总承包商项目经理部内部传递的信息。

外部信息：EPC总承包商项目经理部与业主、PMC／监理等单位之间的往来信息。

(3)按形式划分

各种书面文件，包括通知、报告、程序、申请、指令等工程管理文件和工程图纸、变更、方案、措施等技术文件。

传真，传真文件的有效性应视同传真文件原件。

信函，包括接收的信函以及发送的信函原件。

电子文件，当面传递的电子版文件的载体或形式包括光盘、软盘、USB盘和计算机红外线对传、网络共享等。有效文件的电子扫描件可视为电子文件。

电话，指一般意义上的通知、工作洽谈等信息交流。重要事件或紧急情况下的通知、要求、指令、承诺等，也应以电话先行联络，必要时应以适当的书面形式及时予以确认。

会议纪要，指项目中的例会、专题会等会议的会议纪要。

(4)项目文件的分类

工程总承包项目文件要求采取先按文件来源单位不同进行分类，然后按管理要素及文件功能进行综合分类，最后按照文件的形式、内容进行分类

总承包商根据与本单位有信函往来关系的单位，按上述一级目录表对文件进行选择分类；对已建立的一级目录均按收到该单位的文件进行二级分类；在二级目录分类合理的基础上，总承包商还应进行文件三级目录的划分(上表可供参考选取用)，进一步的细化由总承包商自行掌握。总承包商可根据本单位和本专业的特点，建立适宜的文档信息管理系统，对各自的专业文件进行管理。

12．1．2信息文控的编码

总承包商应根据有关建设项目档案管理的要求，编制与其相适合的“信息文控编码程序”，对总承包项目从投标、设计、采购、施工、试运行到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的信息文控资料进行

编码，科学地管理项目信息文控，实现项目信息文控管理的标准化、规范化和统一。

12．1．3信息文控管理的组织与职责分工

(1)信息文控管理的组织

EPC总承包商项目经理部下设信息文控中心，为信息文档管理的归口部门。信息文控中心的组成成员应包括信息文控工程师、IT工程师。信息文控管理是一个二级控制模式，信息文控中心从总体上负责项目全部信息的汇总、控制和管理。在项目经理部各部门再设置信息文控人员，负责该部门的信息文控管理工作。信息文控工程师与各部门的文档管理人员相互协调配合从而构成了项目文档控制网络。(2)信息文控管理的职责分工

1)EPC总承包商项目经理及各部门经理项目经理负责项目经理部发往业主文件等信息的签发。项目经理外出时可指定一名副经理代替签发信函。部门经理负责本部门报批文件的签发。

2)信息文控中心

编制用于指导项目的所有文档管理工作的文档管理程序，并负责该程序的应用和推广。

将计算机技术应用于信息文控管理工作中，建立总承包项目管理信息系统，建立并维护计算机信息文档数据库，在项目内部建立局域网络，使信息可以及时准确的获取、传递、更新、共享。

对项目文档的准备、报批、分发、存档和作废等一系列处理过程进行有效的控制和管理，确保项目文档的质量和格式满足文档使用者的需要。

负责项目实施期间文档的印刷、分发以及临时存档，提供项目文档查阅及复印服务。

负责文档整理分类，在项目结束后负责项目文档的移交工作。

负责竣工文件的整理工作。

按合同要求负责项目其他参与方计算机系统的建立。3)各部门信息文控人员

各部门信息文控人员按照信息文控中心的程序要