公文写作(2)

四、报告的写作格式
报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。 1、 标 题 报告的标题有两种写法：一是“事由+文种”，二是“发文机关+事由+文种”。 有的报告内容紧急，则在标题中的“报
行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。 如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。 3、正 文 报告的正文分引据、主题、结语三部分。 （1）引 据 概括说明全文主旨，可用起句立意法。即简明扼要的将一定时间内工作的有关情 况如依据、目的、总的行动及对整个工作的估计、评价等作一概述。通常用“现 将有关情况报告如下”承上启下，领起下文。
主要用来反映党政机关、人民团体、企事业单位的领导机关开会研究问题、 部署工作的情况，其作用是文机关单位工作的展开提供实在的指导和具体的 依据。
2、专项会议纪要
专项会议纪要包括各种各样的交流会、座谈会、研讨会等，它是通过对涉及 有关工作的重要方针、政策和理论原则问题的交流、讨论情况的纪实，给人 们以深刻的启发，给工作以宏观的指导。
（3）摘录式写法 写作方法：摘录记录会上发言内容，按发言顺序或按内容性质归类写出。
要点：先写发言人的姓名，然后再记其发言。记发言者第一次发言时，在 姓名后可注明单位、职务。不要全文、原话尽录，要摘其要点。
特点：使人觉得客观、真实 4、结尾 一般会议纪要不需要单独写结尾，主体部分的最后一个问题写完即可结束 全文。有些会议纪要要单独写一段结尾，或是写会议主持人或其他领导人 的总结讲话；或是对会议作出一些基本估价，发出号召，提出希望。
五、请示的写作格式 1、标题和主送机关
（1）标题
由发文机关、事由、文种构成，也可以由事由和文种构成。 （2）主送机关 请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。确定主送机关时应注意以下 几点： 第一，主送机关只能有一个。如需同是送达其他机关，应用抄送的形式。 第二，只能主送上级机关，不能送大领导个人。
五、通知的写作格式
通知一般由标题、主送机关、正文三部分组成。 1、标 题 一般有两种写法，一是“发文机关+主要内容+文种的形式”，二是“主要内容+文 种”的形式。 发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名 号；批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用 书名号。 2、主送机关 通知的主送机关较多，应注意主送机关排列的规范性。 3、正 文 通知的正文由通知的缘由、通知的事项和执行要求三部分组成。
（1）通知缘由 发布指示、安排工作的通知，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。
批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数直接表 述转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。
发布规章的通知，多数情况下“篇段合一”，无明显的开头部分，一般也不交 代缘由。 主体部分 （2）通知的事项 发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条 理的叙述。内容复杂的需要分条列款。
三、通知的特点
功能的多样性 内容的综合性 指导性
权威性
时间性 应用的广泛性 发布形式的灵活性
四、通知的种类
告知性通知（一般性通知）：多用于上级机关向下级机关宣布某些应知事项。
颁发性通知：是指用来发布行政法规、规章和印发有关文件的通知。 转发性通知：用来转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文通知。 指示性通知（规定性通知、布置性通知）：上级机关宣布要求下级机关办理或执 行的事项，但限于发文机关的权限，或因其内容不宜用命令（令）或决定的。 批示性通知：领导机关在发布行政法规制度、领导重要讲话、下级机关的报 告，或转发上级机关与同级不相隶属机关文件时使用的一种公文。 转批性通知：批示转发下级机关发来的公文的通知。 发布性通知：用通知发布规章，以调高规章的法定效力，使执行单位认真贯彻 的一种带有命令性和规定性的下行公文。 知照性通知：向有关单位告知某件事情，交代有关事项时使用的一种告知性公文。 事项性通知：主要用于安排一般性具体事项，传达信息、交流情况时使用的一种 下行公文。 任免性通知：上级机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需 要下级机关知道时发出的一种下行公文。 会议通知：用于召开某次会议而提前发文通知有关与会人员做好参会准备的公文， 其用途仅限于通知会议的召开及有关事项。 紧急通知：党政机关对所属范围内的下级机关和单位，告知某些紧急事项而作出 相应的指示部署时使用的一种公文。
报
一、概念
告（Report）
下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问时使用的 一种公文文种。它是行政机关和党的机关都广泛使用的重要上行文。
二、适应范围 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
三、报告的种类
综合报告 建议报告 会议报告 答复报告 工作报告 呈送报告 情况报告 述职报告
公文写作
目
公文的概念及分类 公文的写作要求 公文的格式 几种常见的公文

通知 报告 请示 会议纪要 总结
录
通 知（Notice）
一、概念
上级机关传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项时使用 的一种公文文种。
二、适应范围
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下 级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项及任免人员。
会 议 纪 要
一、概 念
各级机关用来记载和传达会议情况与议定事项时，使用的一种公文文种。
二、会议纪要的适用范围
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
三、会议纪要的作用
1、反映情况，汇报工作（上报上级机关的会议纪要) 2、统一认识，指导工作（下发下级机关的会议纪要） 3、交流信息、沟通情况、知照事项（抄送平级机关或不相隶属的机关）
核心 （2）主 题 叙述报告的具体内容。可采用分题式、分条式 或者两者结合的方法加以描述。 工作报告：将各方面工作的主要情况并列分段的加以表述，及阐明各方面工作的 进展情况、主要做法、取得的效果等。在写明存在的主要问题和下一步工作意见， 然后概括出基本经验。 ◆要 以数字和事实说话，内容既翔实又概括。 问题报告：侧重写明问题状况及其来龙去脉，分析问题产生的原因，说明其后果， 并提出解决问题的方法和措施。 答 复报告：应强调针对性，紧紧围绕上级的询问和要求，写清问题，表明态度，提 出意见。 （3）结语 常用结语有“特此报告”、“专此报告”、“请审核”、“请审示”、“以上报 告，如有不妥，请指示”等 （4）落款 即写上发文单位印章和成文日期。
第三，不得越级。 核心内容 2、正文
请示的正文由开头、主体、结语三部分组成。
上级机关批复的主要依据 （1）开头 开头主要表述请示的缘由，要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能 力解决的困难，要写的充分、恰当、具体。 （2）主体 核心
表明请示事项的部分。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、那 些方面得到指示。求准性请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。如 果在请求批准的同时还需要人、才、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、 数量、途径表达清楚、准确，以便上级及时批准。 （3）结语 按程式化语言写明要求即可。
7、如需向两个上级单位同时请示，只能采取一个主送和一个抄送的办法，不可 多头报送，以免造成误会贻误工作。 8、请示事项涉及其他部门业务范围时，应协商取得一致意见后上报，未取得一 致意见时，应在“请示”中写明。 9、请示语言既要简明扼要，还要注重行文语气，选用语句要谦敬，把握好分寸。 10、请示类公文，必须注明联系部门及联系人姓名和电话。该联系人一般为公 文起草部门的负责人。
2、提出的措施切实可行
通知主要是向下级机关发布的下行文，因此要体现对下级机关的领导与指导。 既要将任务、要求，又要讲方法、步骤、措施，语言不能空泛，以免下级机 关难以理解执行。
3、结构严谨、层次清晰
通知的结构或采用自然段形式，或采用条文式，都需条文清晰，排列有序， 段落与条文之间应杜绝出现内容交叉、重复现象。
（3）执行要求 发布指示、安排工作的通知，可以再结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必 要，可以没有这一部分。其他篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。
六、写作通知应注意的事项
1、明确行文的目的 （1）明确3W（why、what、how）： why——为什么写这个通知， What——通知的主要内容是什么， how ——确定怎么写。 （2）确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题。
2、开头
简单介绍会议的基本情况，叙述召开会议的根据、目的，会议的起止时间、 地点，参加会议的人员，会议的基本议程、主要活动和会议结果。 3、正文
会议纪要的正文有如下三种写法。
（1）条链式写法 写作方法：把讨论的问题和决定的事项，分条分项写出。 适用对象：工作会议纪要 特点：条条项项井然有序，便于理解、记忆、执行。 （2）综合式写法 写作方法：把会议内容，按性质综合为若干部分，然后逐一写出。 适用对象：工作经验交流会纪要、学术问题研讨会纪要 特点：有利于概括丰富的内容，有利于从原则高度上把问题说深讲透。
五、报告的写作要求 1.要总结出有规律的东西 2.注意个体材料和整体材料的配合使用 3.报告所反映的情况要真实、具体 4.写作报告的立意要新
5.写作报告的重点要突出
6.报告中不得夹带请示事项 7.尽量把报告写得短些
要想把报告写的简短，就要做到以下几点：
（1）应突出重点。 （2）要毫不犹豫地舍弃那些不能说明问题实质的一般材料。 （3）要善于归纳，从宏观着眼，总体上把握，把问题表述清楚。
（2）由发文单位名称、会议名称、文种组成。如“X市日用杂品公司进一 步做好黑砂锅市场供应工作会议纪要”。
（3）省略纪要内容，由会议名称和文种组成。如“XX学会第X次年会纪 要”。
（4）“正文+副题”的形式。正题阐述会议的主旨、意义。副题交代会议 名称、文种。如：