文档管理系统的功能及优势介绍-中文
文档管理系统的功能及优势介绍-中文
一、文档管理解决方案的优势面对竞争激烈的市场，最快地研发产品并投入市场成为企业竞争的重要手段，随着企业ERP系统的建设，使得最快地将产品投入市场成为可能，而因此带来的生产的进程加快，产品的研究速度加快，对相关的技术文档的管理提出了越来越高的要求，产品的相关文档（如：设计图、像片、相关技术文档等）的增长正在急速增加。
因此高质有效的文档管理变得越来越重要。
DMS系统通过提供一个大范围的文档管理功能，支持不同应用程序之间的文档和数据交换。
并且通过R/3集成各种应用程序模块内的文档管理来实现企业范围内各种文档的管理。
你还可以裁剪文档管理功能来满足个别用户的需要。
各种选项包括权限规定，指定文档号、选择信息记录的数据字段。
DMS （文档管理）模块与R/3中的各功能模块配合，为企业提供管理范围内文档管理的功能，使得财务凭证、生产业务文档和人员档案附件从创建到存储都得到完善的管理。
二、文档管理系统（DMS）SAP-DMS是集档案管理与计算机辅助设计于一体的大型应用系统。
完备周密的档案管理功能，对档案进行分类建库管理，提供内部保密机制、控制对文档库的读写及提供档案库内部的级别限制，严格的保密性和可靠性等功能。
采用SAP-DMS文档管理系统解决方案，您可以获得支持企业业务过程中的实时文档数据，它还有助于您规范企业档案的管理。
SAP-DMS通过提供一个大范围的文档管理功能，支持不同应用程序之间的产品文档和数据交换。
并且通过R/3集成各种应用程序模块内的文档管理来实现企业范围内各种文档的管理。
你还可以裁剪文档管理功能来满足个别用户的需要。
各种选项包括权限规定，指定文档号、选择信息记录的数据字段。
系统相关功能介绍如下：•概述文档管理系统将文档在SAP系统中更紧密的集成。
为了集成SAP系统中不同用户的需要和不同应用模块数据整理的文档，将不同时间、区域产生的相同数据保存在文档管理系统中，通过不同的用户授权，查看到自己需要的文档。
文件管理系统基本情况介绍和功能说明
文件管理系统基本情况介绍和功能说明本文档旨在介绍文件管理系统的基本情况和功能说明。
文件管理系统是一种用于存储、检索和管理文件的软件工具，它能够提高组织和个人的工作效率和效果。
基本情况介绍文件管理系统是基于计算机技术和互联网的发展而出现的。
它旨在解决传统文件管理方法的一些痛点，比如纸质文件存储不便、检索困难、易丢失等问题。
通过电子化和自动化的方式，文件管理系统能够更好地管理和利用文件资源。
文件管理系统可分为基于文件夹的管理和基于标签的管理两种形式。
基于文件夹的管理方式将文件组织在各级文件夹中，类似于传统的文件柜。
而基于标签的管理方式则是通过给文件打上标签，便于检索和分类。
功能说明1. 文件存储和访问文件管理系统提供了安全的文件存储和访问功能。
用户可以将文件上传到系统中，并指定相应的权限，控制文件的访问范围。
同时，文件管理系统支持不同文件格式的上传和预览，方便用户直观地查看文件内容。
2. 文件检索和分类文件管理系统支持根据文件名称、标签、上传时间等条件进行文件检索，帮助用户快速定位目标文件。
此外，系统还提供了文件分类功能，将文件按照类型、部门、项目等属性进行分类，便于管理和组织文件资源。
3. 协作和共享文件管理系统支持多人协作和文件共享。
用户可以邀请他人加入指定的文件夹或项目，实现文件的共同编辑和讨论。
同时，系统提供了版本控制功能，记录文件的修改历史，避免误操作或丢失重要内容。
4. 审批和流程管理文件管理系统支持审批和流程管理功能。
用户可以创建审批流程，指定审批人和流程节点，提高工作效率和规范性。
系统将审批记录和流程状态实时展示，方便用户跟踪和管理。
5. 安全和备份文件管理系统注重数据安全和备份。
系统采用了安全加密技术，保护文件数据不被非法访问。
同时，系统定期进行数据备份，避免数据丢失或损坏。
结论文件管理系统是一种能够提高工作效率和效果的重要工具。
通过本文档的介绍，我们了解了文件管理系统的基本情况和功能说明。
文件管理系统介绍
文件管理系统介绍文件管理系统是一种用于有效组织和管理文件的工具。
它提供了一个集中的平台，可以存储、查找和共享文件。
本文将介绍文件管理系统的主要功能和优势。
主要功能文件管理系统通常具有以下主要功能：1. 文件存储：系统提供安全的文件存储空间，可以存储各种类型的文件，如文档、图片和音频文件。
2. 文件索引：系统会自动为每个文件创建索引，使用户可以根据文件的标题、标签或关键词快速查找到所需文件。
4. 版本控制：系统会跟踪文件的历史版本，并允许用户比较、恢复或还原之前的版本。
这有助于防止文件丢失或意外更改。
5. 文件备份和恢复：系统会定期备份文件，并提供恢复功能，以防止文件丢失或损坏。
6. 安全性和权限：系统提供安全的访问控制，确保只有授权用户可以访问文件。
管理员可以设置不同用户的权限级别，以控制他们对文件的操作权限。
优势文件管理系统具有许多优势，包括：1. 提高工作效率：通过快速查找和共享文件，文件管理系统可以显著提高工作效率。
不再花费宝贵的时间在繁琐的文件管理任务上。
2. 促进协作和团队工作：通过文件共享和协作功能，团队成员可以轻松地共享和合作编辑文件，促进了协作和团队工作。
3. 提供安全性和保密性：文件管理系统提供了安全的存储和访问控制，确保文件的安全性和保密性。
只有授权用户才能访问敏感文件。
4. 减少纸质文件：文件管理系统可以帮助组织减少对纸质文件的依赖，实现更环保和可持续的办公环境。
5. 提供历史记录和审计功能：通过版本控制和文件操作日志，文件管理系统可以提供审计功能，记录文件的变更历史和操作记录。
综上所述，文件管理系统是一个有助于组织和管理文件的强大工具。
它的功能和优势可以提高工作效率，促进协作，同时确保文件的安全性和保密性。
如果您正在寻找一个可靠的文件管理解决方案，那么文件管理系统将是一个不错的选择。
请注意，以上内容仅供参考，具体的文件管理系统可能会有不同的功能和特点。
文档管理系统方案
文档管理系统方案随着企业规模的扩大和业务量的增长，文档资料的数量和种类也日益增多。
如何高效地管理这些文档资料，提高企业的工作效率和信息共享能力，成为企业面临的重要问题。
本文将介绍一种文档管理系统方案，帮助企业实现文档资料的全面管理和高效利用。
一、文档管理系统的基本概念文档管理系统是一种基于计算机技术的信息管理软件，旨在帮助企业实现对文档资料的全生命周期管理。
它包括文档的创建、编辑、审核、存储、检索、版本控制、安全保障等功能，可以大大提高企业的工作效率和信息共享能力。
二、文档管理系统的优势1、提高工作效率：通过文档管理系统，员工可以快速查找、共享和使用文档资料，避免重复劳动，提高工作效率。
2、版本控制：文档管理系统可以实现对文档版本的跟踪和控制，保证数据的准确性和一致性。
3、安全性保障：文档管理系统具备完善的安全机制，可以对文档资料进行加密、备份等操作，保障企业的信息安全。
4、可追溯性：文档管理系统可以记录文档的创建、修改和删除历史，方便企业进行审计和追溯。
三、文档管理系统的关键功能1、文档分类：根据企业的业务需求和文档类型，建立合理的分类体系，方便员工快速查找和定位。
2、文档存储：建立高效的存储机制，保证文档资料的安全性和可靠性。
3、文档检索：提供多种检索方式，支持关键词检索、模糊匹配等操作，帮助员工快速找到所需文档。
4、文档版本控制：实现对文档版本的跟踪和控制，支持多个版本的同时存在和切换。
5、文档审批：建立完善的审批流程，支持多人协作和审批，保证文档的质量和合规性。
6、文档安全保障：具备完善的安全机制，如加密、备份、权限控制等，保障企业的信息安全。
7、文档报表：提供各类报表和分析工具，帮助企业了解文档使用情况和业务状况。
四、实施文档管理系统的步骤1、需求分析：了解企业的业务需求和目标，明确文档管理系统的功能和特点。
2、系统选型：选择适合企业的文档管理系统，考虑系统的性能、安全性、易用性等因素。
企业文档管理系统
企业文档管理系统一、什么是企业文档管理系统？企业文档管理系统（Enterprise Document Management System，EDMS）是一种以电子化文档为基础，通过软件系统完成信息管理的工具。
它能够实现对企业内部所有文档的创建、存储、检索、流转、审批、归档和销毁等全生命周期管理。
EDMS可以提高企业文档管理效率，降低运营成本，保障企业信息安全，具有非常重要的作用。
二、企业文档管理系统的功能1、文档管理：包括文档的批量上传、下载、修改、重命名、复制、粘贴等，支持搜索、检查、过滤功能。
2、流程管理：文档的审批、验证、授权、分发等业务流程管理。
3、版权管理：对文档的来源、整个环节的修改及流转都进行记录，确保报告的真实性和完整性。
并可以进行文档冻结，保证文档不被篡改、删除等非法操作。
4、安全管理：安全管理是企业文档管理的重要组成部分，可以通过管理员来对用户的权限进行设置，限制某些用户对某些文档的操作，以保障企业文档的安全。
5、文档归档：将文档按照一定的规则进行归档，使得文档能够长期保存，并且可以随时进行查询。
6、文档销毁：包括文档的销毁、改写、拒绝、备份、恢复等操作，以保障企业文档的安全。
三、企业文档管理系统的优势1、提高工作效率：通过EDMS可以实现文档的快速存取、重复利用、共享查看等功能，大大提高员工工作效率。
2、降低运营成本：EDMS系统可以让企业免去管理大量纸张的成本，同时也带来了办公环境清爽，工作效率提高，协同效能增加等多方面好处。
3、保障文档安全：通过对文档流转、备份、权限控制等各方面进行安全管理，可以有效保障企业的文档安全。
4、提升数据分析能力：通过对文档进行标签、分类、规范，还可以支持数据采集、提取等大数据分析功能。
四、应用实践1、应用于相关行业：医院、金融、教育等各行业可以通过EDMS提升信息化水平、提高工作效率。
2、公共服务机构：政府部门、法院、社区等公共服务机构可以将EDMS用于文书管理、公示公告、群众投诉等相关业务。
文档管理系统
文档管理系统在现代信息化社会中，各种文档的管理变得愈发重要。
随着信息技术的快速发展，电子文档逐渐取代了传统纸质文档，使得文档管理更加便捷和高效。
为了满足企业和组织对文档管理的需求，文档管理系统应运而生。
一、什么是文档管理系统是一种基于电子化的平台，用于统一管理、存储和共享各类文档。
它提供了全方位的文档管理功能，包括文档的创建、编辑、存储、检索、版本控制、安全权限管理等。
通过文档管理系统，用户可以轻松地管理和查找所需的文档，极大地提高了工作效率。
二、文档管理系统的特点1. 中心化管理：文档管理系统通过中心服务器实现文档的集中存储和管理，相比传统的分散存放，极大地方便了文档的查找和管理。
2. 版本控制：文档管理系统具有版本控制功能，可以追踪和管理文档的修改历史，确保文档的版本一致性和可追溯性。
3. 检索便捷：文档管理系统通过全文检索技术，使得用户可以通过关键词快速查找到所需的文档，大大提高了检索效率。
4. 安全权限管理：文档管理系统可以根据用户身份和角色设置文档的访问权限，确保文档的安全性和保密性。
5. 共享协作：文档管理系统可以支持多用户同时编辑同一份文档，实现实时协作和共享，方便团队成员之间的合作。
三、文档管理系统的应用场景1. 企业文件管理：企业内部有大量的文档需要管理，包括合同、报告、制度等。
文档管理系统可以帮助企业建立完善的文档管理体系，提高文档的组织性和可管理性。
2. 项目管理：在项目中，需要对各类文档进行管理，包括项目计划、需求文档、测试报告等。
文档管理系统可以提供项目组成员之间的协作和共享，确保文档的准确性和及时性。
3. 法律事务：律师事务所和法律部门需要管理大量的法律文档和案例，以便进行案件的研究和法律咨询。
文档管理系统可以提供便捷的文件检索和安全的权限管理，满足法律行业对文档管理的特殊需求。
四、文档管理系统的优势1. 提高工作效率：文档管理系统可以减少文档的查找和整理时间，提高工作效率，释放员工的时间。
文档管理系统
文档管理系统随着信息化的发展，文档管理系统成为了企业必不可少的一项工具。
文档管理系统以数字化、集中化、便捷化为目标，通过对企业内部文档的存储、管理、传递、发布、共享等一系列过程的自动化，帮助企业提高工作效率、协同工作，降低成本和风险，为企业管理和发展提供保障。
一、文档管理系统的功能和特点文档管理系统主要包括文件存储、文件检索、文件传递、文件共享等一系列功能，能够存储各种文件格式的文件、数据备份、安全策略的管理与执行、权限控制等。
1. 文件存储文档管理系统采取了数字化存储方式，可将各种文件格式的文档上传至服务器后进行安全的在线存储。
此外，文档管理系统还提供了一些分类方式，方便用户根据需求进行归档、分类、整理操作。
2. 文件检索文档管理系统通过搜索引擎技术，使用户可以方便快捷地通过关键词进行文档检索，找到所需的文档，更快地处理相关工作事宜。
3. 文件传递文档管理系统实现对文档的上传、下载、编辑、复制和粘贴等操作，同时还支持在线预览和打印等操作，大大提高了企业工作效率。
4. 文件共享文档管理系统的文件共享功能可以帮助企业较少地重复制作文件，减少资源消耗，同时可以提高团队协作的效率，更快地完成相关任务。
文档管理系统的特点主要表现在以下几个方面：1. 安全性文档管理系统拥有完备的安全策略与执行机制，能够对企业的文档进行安全保护，避免泄漏信息的风险。
2. 高效性文档管理系统具有高效性，能够快速存储、检索和共享文档，节约人力、提高工作效率。
3. 系统稳定性和可靠性文档管理系统具备稳定、可靠和持久的存储能力，该系统还能够实现数据备份和恢复等操作，确保系统数据完整性与稳定性。
4. 适应性文档管理系统可以轻松应对企业的不同业务需求，满足用户的个性化需求。
二、文档管理系统的应用文档管理系统广泛应用于企业、政府机构、教育机构、医疗机构等领域，这些行业都需要大量的文档管理，本文以教育行业为例，具体介绍文档管理系统的应用。
文档管理系统毕业论文
文档管理系统毕业论文文档管理系统毕业论文随着信息技术的快速发展，电子文档的使用越来越广泛。
在各行各业中，人们需要处理大量的文档，包括合同、报告、备忘录等。
传统的纸质文档管理方式已经无法满足现代社会的需求，因此，文档管理系统应运而生。
一、文档管理系统的定义与功能文档管理系统是一种利用计算机技术对文档进行分类、存储、检索和共享的系统。
它可以帮助用户更高效地管理和利用文档资源，提高工作效率。
文档管理系统的主要功能包括文档的上传、下载、编辑、版本控制和权限管理。
用户可以通过系统上传文档，并对文档进行分类和标签，以便于后续的检索。
系统可以自动为文档生成唯一的标识符，以防止文档的重复上传。
同时，系统还可以对文档进行版本控制，记录文档的修改历史，方便用户追溯文档的变更情况。
二、文档管理系统的优势与挑战相比传统的纸质文档管理方式，文档管理系统具有许多优势。
首先，文档管理系统可以实现文档的电子化，减少了纸质文档的使用和存储成本。
其次，文档管理系统可以提供全文检索功能，用户可以通过关键词快速找到所需的文档，节省了大量的时间和精力。
此外，文档管理系统还可以实现多人协同编辑，不同用户可以同时对同一份文档进行编辑和评论，提高了团队协作效率。
然而，文档管理系统也面临一些挑战。
首先，文档管理系统需要保证文档的安全性。
由于文档可能包含敏感信息，系统需要采取措施保护文档的机密性和完整性，防止未经授权的访问和篡改。
其次，文档管理系统需要具备良好的扩展性和稳定性，以应对大量文档和用户的需求。
最后，文档管理系统需要提供友好的用户界面和操作体验，以便用户能够轻松上手并高效地使用系统。
三、文档管理系统的应用场景文档管理系统广泛应用于各个行业和领域。
在企业中，文档管理系统可以帮助员工更好地管理和利用文档资源，提高工作效率。
在学术界，文档管理系统可以用于管理和共享学术论文和研究报告，方便学者之间的交流和合作。
在政府机构和非营利组织中，文档管理系统可以用于管理和归档重要文件和资料，保证信息的安全和可追溯性。
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一、文档管理解决方案的优势面对竞争激烈的市场，最快地研发产品并投入市场成为企业竞争的重要手段，随着企业ERP系统的建设，使得最快地将产品投入市场成为可能，而因此带来的生产的进程加快，产品的研究速度加快，对相关的技术文档的管理提出了越来越高的要求，产品的相关文档（如：设计图、像片、相关技术文档等）的增长正在急速增加。
因此高质有效的文档管理变得越来越重要。
DMS系统通过提供一个大范围的文档管理功能，支持不同应用程序之间的文档和数据交换。
并且通过R/3集成各种应用程序模块内的文档管理来实现企业范围内各种文档的管理。
你还可以裁剪文档管理功能来满足个别用户的需要。
各种选项包括权限规定，指定文档号、选择信息记录的数据字段。
DMS （文档管理）模块与R/3中的各功能模块配合，为企业提供管理范围内文档管理的功能，使得财务凭证、生产业务文档和人员档案附件从创建到存储都得到完善的管理。
二、文档管理系统（DMS）SAP-DMS是集档案管理与计算机辅助设计于一体的大型应用系统。
完备周密的档案管理功能，对档案进行分类建库管理，提供内部保密机制、控制对文档库的读写及提供档案库内部的级别限制，严格的保密性和可靠性等功能。
采用SAP-DMS文档管理系统解决方案，您可以获得支持企业业务过程中的实时文档数据，它还有助于您规范企业档案的管理。
SAP-DMS通过提供一个大范围的文档管理功能，支持不同应用程序之间的产品文档和数据交换。
并且通过R/3集成各种应用程序模块内的文档管理来实现企业范围内各种文档的管理。
你还可以裁剪文档管理功能来满足个别用户的需要。
各种选项包括权限规定，指定文档号、选择信息记录的数据字段。
系统相关功能介绍如下：•概述文档管理系统将文档在SAP系统中更紧密的集成。
为了集成SAP系统中不同用户的需要和不同应用模块数据整理的文档，将不同时间、区域产生的相同数据保存在文档管理系统中，通过不同的用户授权，查看到自己需要的文档。
SAP 文档管理系统概述Far reaching integration in the SAP System as a whole文档管理功能包括以下特征：•文档生命周期管理•文档登录及撤消•文档结构及文档等级•文档分类及详细说明•文档检索及显示•文档审计•状态更改信息控制或工作流集成R/3的文档管理系统使你能在整个公司范围内得到并使用文档，并连接它们到来自各R/3的应用领域的对象，如财务凭证、员工档案文件、项目管理文档分解结构等等。
DMS可以满足多方面的需求，为了管理好文件，SAP提供了相应的文档管理流程：从文档的生命周期管理到文档的审计，从文档的登录再到文档的存储，或者文档的撤销，利用网络技术，使得每个文档都能从任何地方访问到。
这样使得文档成为企业的真正意义上的共享资源。
• DMS 的集成性CAD 系统 SAP 归档链接工程变更管理业务对象链接工作流 分类系统物料主数据和物料清单 与外部系统的集成系统用户和授权用户SAP 系统的综合业务Document 与DMS 集成的系统界面SAP 文档管理包括了一个管理文件的功能范围，它可以储存在你的SAP 系统和外部系统。
SAP 文档管理为你提供了一个广阔的管理生产文件的功能范围并且确保了不同应用程序间的数据能自由交换。
SAP 系统的高度集成提供了一个广阔的功能范围，配置系统的时候，你将有许多的选择权，以满足你公司的特殊要求。
文档管理能够适应对不同用户组和工业部门的需求。
R/3系统还支持一种标准化的交互式接口。
这对于整合同一家公司扩展供应链中的工程和设计流程来讲是一个至关重要的模块。
这种接口不仅可以用来集成CAD （计算机辅助设计）系统，还可以将所有类型的工程应用软件连接到R/3系统上。
CAD 接口文档管理系统支持同外部（非SAP ）系统的接口，包括SAP Archive Link 和R/3 CAD 接口。
这使得用户可以从CAD 系统更新R/3文件的信息记录。
同样，系统允许你从R/3的文档管理系统访问并显示CAD 图纸（CIM 集成）。
与工程变更管理组件集成R/3文档管理与工程更改管理密切集成。
R/3通过更改号控制版次，在物料清单和工艺流程中将文档更改同主文件数据更改连接起来。
零部件及产品的设计图纸保存在光盘文档中。
文档信息记录建立设计图纸同相关的物料主文件之间的连接。
二者都可以用R/3分类系统的搜索功能查找。
与CAD系统集成SAP-DMS提供您利用分类系统搜索功能查找所需要的备件图纸。
可以用CAD接口将图纸从光盘转到你的CAD系统，进行工程更改并在工程数据库中生成图纸及文档信息记录的新版本。
当你发布新版图纸时，可通过CAD接口来更改R/3的BOM。
在发布新版图纸的同时，R/3为生产工艺生成一个信号，通知负责人核查并下达经过更改的零件的工艺流程。
SAP的文档管理系统还和SAP的其他功能模块（如：PM、R/3 CAD、工程更改管理等）以及各种外部系统（CAD等）等紧密集成在一块，那么这就意味着你可以通过许多不同的方式处理文档。
总之通过DMS和R/3的其他模块的集成管理，使得在文档和企业的管理活动、生产活动紧密结合，并且随着企业的管理活动、生产活动流转更新，从而使得文档管理不再是使单一的文件管理，而是和企业的管理紧密集成在一块，变成了后勤系统的核心功能。
工程图纸作为设计人员智慧的结晶、社会的宝贵财富，妥善保管与有效利用是至关重要的问题。
DMS系统是集档案管理与计算机辅助设计于一体的大型应用系统，它的推出，为工程图纸的再利用与档案管理，带来了一场历史性的革命。
它使得企事业单位浩瀚如海的图纸档案有了一个理想安全的归宿。
与MICROSOFT OFFICE系统的集成Change document:Basic data design drawing (DRW)originals Document Data Addnl Data Descriptions Object links Version: Part Document P-100Status log Classification000 00Deletion indicator Document strc.Document CAD indicator Hierarchy DOC Word DocumentMicrosoft Office Integration 与Microsoft Office 的集成SAP-DMS 系统提供与Microsoft Office 的集成，用户能简单的通过Microsoft Office 应用软件在SAP 系统中显示原始文档的内容。
支持多语言方式应用模板的创建，使用Microsoft Office 可以创建其他的原始文档。
当你使用Office 应用系统处理文档时，你可以从SAP 系统中将文档数据还原成原始的应用文档。
• 文档的维护管理近年来，产品复杂性的增加使得开发工具日益综合化的发展，计算机辅助设计系统（CAD ）和更多先进程序间的处理，例如象计算机半自动制造业系统（CAM ）。
CAD 和CAM 工具已经被运用到优化产品的运行时间和提高产品质量。
这些处理变得越来越复杂，有关于需求的技术文档的管理系统变得越来越完善。
对产品描述（如：设计图表，照片和文本）的许多不同的程序表明了在数字存储数据有一个巨大的增长。
在SAP里，文档（Document）的含义是源文件和SAPDIR（Document Information Records）的集合。
源文件（Originals）可以是外部的载体、NC程序、合同文件、计算机产生的其他文件如CAD、DOC等，可以进入SAP的KPRO（knowledge provide）,相当于一个很好的文件服务器，但是它是按照区域去管理的，不是文件夹的方式。
SAPDIR就是文档的主关键字，可以将DIR联接到SAP的其它对象上，如物料、设备等。
SAP-DMS把文档管理连接到用计算机处理的开发和生产系统，避免了数据的冗长，维护数据的一致性并且减少有关数据的输入和更新的工作量。
为了最大限度的实用大的数据库，必须快捷和安全的进行数据的交换。
你可以直接通过电子搜索工具取得你所需的数据，或者使用一致的参数寻找文件。
你还可以通过互联网/内部互联网搜索和现实原始应用文件。
通过减少对路径任务的访问时间和工作量，可以相应地降低成本。
根据企业专用程序用手工或系统自动的方式，使用文件描述对DMS中已被管理的文档进行描述。
这确保了由有关负责人员和外部有关人员能够看到和处理最新的信息资料。
在产品生命周期的过程当中，精确产品责任法意味着文件归档越来越重要。
一个希望质量管理进行鉴定(IS9000 IS9006) 的企业仅仅只可以通过使用高度的操作文档管理功能获得精确的质量要求。
SAP文档管理能够满足所有这些复杂的要求。
除了管理文档，还可以调整文件的处理。
用户可以自动操作一个文档的整个生命周期：（从文件的创建到文件的储存，从访问到更新）。
每一个文件都能由计算机通过网络快速的进行访问。
DMS为每个文档维护信息记录。
信息记录包括以下信息如：文档状态、人员责任、更改号，同其他文档对象的连接、存储数据及其它行政管理数据。
在SAP文档管理系统中用文档类型（document type）来实现对不同文档的控制，细分文档类型取决于文档特征和文档特征的有序处理。
文档类型一般用来区分不同特征或者数据组织方式（文件格式）的不同文档。
它可以控制文档和相应的应用程序进行关联，同时它可以通过状态网络控制处理过程的流动。
不同的文档类型都能处理一种不同的文档。
这些文挡可以包括NC程序、设计图纸、以及诸如合同文本等文档。
你可以直接用扫描的方法输入文档数据。
不论如何，R/3总是通过一个信息记录将你的文档连接到另一个系统业务对象。
•文档的存储和访问在SAP文档管理系统中，可以采用许多不同的方式进行文档的存储，例如：SAP系统数据库、归档系统等，并且还可通过数据接口的方式将文档存放于其他的系统上，当然如果企业采用了SAP的知识管理（KM）,则可以将文档存放于SAP的知识管理库中，使得SAP的知识管理和DMS系统完整的结合在一起，从而为企业提供了最大的知识共享和流通。
SAP DB原始文档工作区 客户端服务器 max. 99 additional files 2 Originals withadditional filesN Originals with原始文档安全存储区文档存储区域D MS 文档信息记录文档信息记录Version: 00Data carrier:Original: hidden Version: 00Data carrier:Original: hidden Version: Data carrier:Original: 客户端 服务器原始文件的安全区 拷贝原始文件访问DMS 文档为了保护文档的安全，做到文档的实时共享（任何人都可在同一时间访问同一个文档，系统在对文档进行访问时，先将需要的文档从文档的存储系统拷贝出一个副本存放于访问者的机器或中间某个服务器上，以便访问者进行访问和修改，并且在在对文档进行访问的过程中，系统可根据文档的类型自动调用已集成相关的软件，以便用户进行文档的操作（如：如果为doc 文档，则自动调用office word ，如果为3D 图片，则调用AUTOCAD 或3DMAX ）,用户可根据自己的需要，进行相关的配置，以便系统正确选择。