总承包工程项目资料归档规定
工程档案资料归档管理制度
工程档案资料归档管理制度第一章总则第一条为了便于管理工程项目过程中产生的各类文件资料，规范资料归档管理工作，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度所制定的规范适用于本公司的所有工程项目，包括施工项目、设计项目、勘察项目等。
第三条工程项目资料包括但不限于设计文件、施工合同、施工图纸、竣工资料、检验报告等各类有关工程项目过程中产生的文件资料。
第四条工程项目资料的归档管理必须遵循准确、完整、有序、方便检索的原则。
第五条公司成立专门的资料管理部门，负责资料归档管理工作，建立健全的文件管理系统。
第二章资料归档管理流程第六条工程项目资料须分类归档，确保每份资料都有明确的责任人和归档位置。
第七条工程项目资料归档应当分为电子化和实物化两种形式存档，并且电子化资料必须备份在公司服务器或云端存储中，确保数据安全。
第八条归档管理部门应当定期对公司各工程项目的资料进行检查整理，及时剔除无效、重复的文件资料。
第九条在归档管理过程中，应当建立清晰的文档编号和索引体系，以及相应的检索方法。
第十条工程项目资料的归档管理应当与相关部门密切合作，及时更新资料，确保信息的准确性和及时性。
第十一条公司每年定期对资料归档管理工作进行评估，确定问题，提出改进建议，并不断完善资料管理制度。
第三章资料归档管理责任第十二条各部门负责人应当对本部门所有工程项目资料的管理负责，并确保资料的完整性和准确性。
第十三条项目管理人员应当对项目的资料归档管理负责，并向公司领导层汇报项目资料管理情况。
第十四条归档管理部门应当定期对资料归档情况进行检查，发现问题及时处理。
第十五条公司领导层应当重视资料归档管理工作，指导各部门建立有效的档案管理制度，并加强对制度的宣传培训。
第四章资料归档管理规范第十六条工程项目资料的文件名称、格式、大小、存储规范必须符合公司要求，不得私自更改。
第十七条所有文件资料必须按照公司规定的文件分类标准进行归档，不得擅自更改类别。
第十八条归档管理部门必须及时更新文件索引，并确保文件位置的准确性，以方便后续查阅和检索。
关于工程资料的归档制度
关于工程资料的归档制度让我们明确什么是工程资料归档制度。
简而言之，它是指在工程建设过程中，对项目产生的各种技术资料、管理文件以及相关通信记录等进行收集、整理、保存和利用的一套规范流程。
这套制度需要涵盖从资料生成、审核、存储到检索、使用乃至销毁的全过程，确保每一份文档都能被适时地处理与追踪。
我们来详细解读这份工程资料归档制度范本的内容要点。
一、资料分类与编号制度范本中首先要明确的是对工程资料进行细致的分类，并赋予每一类资料独特的编号体系。
这包括但不限于设计图纸、施工日志、质量检验报告、会议纪要等。
通过分类与编号，可以快速定位到所需资料，大大提升工作效率。
二、责任主体的确定制度应明确指出负责资料归档工作的责任主体，包括项目经理、资料员、技术人员等。
每个责任人的具体职责要界定清楚，如资料员负责日常的资料收集与整理工作，项目经理则负责监督整个归档流程的执行情况。
三、归档流程规范制度范本中需详细规定资料的归档流程，从资料生成的那一刻起，就要按照既定的流程操作。
例如，资料在提交前需经过相关人员的审核签字，然后由资料员按照规定的分类体系进行存档。
电子文档与纸质文档的管理也要同等重视。
四、保管与保密措施针对不同类型的资料，制度中应制定相应的保管与保密措施。
尤其是对于那些涉及商业机密或专利技术的敏感资料，必须采取严格的访问控制和加密保护措施，防止信息泄露。
五、定期检查与更新为确保资料的完整性与时效性，制度要求定期对已归档资料进行检查，并对过时或无用的文件进行清理和更新。
这有助于维持资料库的清洁和有效，同时也能及时发现潜在的问题并加以解决。
六、应对突发事件的措施考虑到可能发生的自然灾害、火灾或其他意外情况，制度中还应该包含应对这些紧急状况的预案。
比如，如何迅速转移资料至安全地点，或者如何恢复受损的电子数据等。
七、培训与考核为了确保每位员工都能熟练掌握工程资料归档制度，制度中应当包含对员工的定期培训计划，并通过考核来评价员工对制度的遵守程度。
工程资料移交与归档的要求(通用版)
工程资料移交与归档的要求（通用版）
工程资料移交与归档的要求如下：
1、专业承包单位应按合同约定向总承包单位（或建设单位）移交完整的工程档案，移交数量不少于1套，并办理相关移交手续。
2、监理单位、施工总承包单位应按合同约定各自向建设单位移交完整的工程档案，移交数量不少于1套，并办理相关的移交手续。
3、建设单位应在工程竣工验收合格后6个月内，将城建档案馆预验收合格的工程档案移交城建档案馆，并办理相关移交手续。
4、国家和北京市重点工程及5万平方米以上的大型公建工程，建设单位应将列入城建档案馆保存的工程档案制作成缩微胶片，移交城建档案馆。
5、工程各参建方应将各自的工程档案归档保存，办理相关移交手续。
6、工程档案的保存期限应符合以下要求：
1）城建档案馆的工程档案保存期限应符合国家档案管理的有关规定；
2）监理单位及施工单位的工程档案保存期限，可根据相关规定及管理需要自行合理确定；
3）建设单位的工程档案保存期限应不少于工程实体实际使用年限。
项目资料整理、归档管理规定
项目资料整理、归档管理规定
1范围
本标准规范了项目资料整理，归档管理规定
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
3管理规定
3.1 项目结束（通常指项目考核验收结束）后，项目经理应组织项目组成员在三个月内完成项目管理文件和资料的整理、归档入库工作。
3.2 项目管理文件应按照下列分类进行整理：
-项目综合类管理文件
-合同管理文件
-项目基础资料
-设计管理文件
-施工管理文件
-开车管理文件
-项目进度管理文件
-项目材料管理文件
-项目风险管理文件
-项目职业健康、安全和环保管理文件
-项目验收及收尾管理文件
3.3 项目管理文件的编号见《文件编号规定》
3.4 项目组成员应在项目实施过程中，就按照管理文件的分类和编码进行管理，以防止管理文件的丢失或项目结束时项目管理文件混乱。
3.5 项目结束后项目组有关成员，在项目实施过程中保存的管理文件，均应按本文件第2.2款的类目整理，送交项目文控员供整编入库。
3.6 按照规定不需要归档入库的文件和资料（例如草稿、草图等）在项目结束之后应
清理销毁。
3.7 项目管理文件的立卷成册工作，由项目经理指定负责人，立卷成册之后由立卷成册负责人签字，送项目经理审核确认。
3.8 项目管理文件的归档入库工作由项目资料员办理入库手续。
4项目存档资料明细表
项目存档资料明细表。
6 EPC总承包工程项目档案资料管理办法
中铁二院昆明公司EPC总承包工程项目档案资料管理办法《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）、《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010）、《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》（铁总挡史﹝2018﹞29号）中铁二院昆明公司EPC总承包工程项目部2019年10月26日EPC总承包工程项目档案资料管理办法第一条项目工程文件的形成和积累是项目文件产生于项目建设全过程。
其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。
并有相应的检查、控制及考核措施。
第二条项目建设各阶段文件的收集及其责任2.1.项目准备阶段建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
2.2.项目施工阶段项目工程实行总承包的。
由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。
由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。
建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。
并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
2.3.项目试运行阶段试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。
第三条收集范围3.1.反映与项目工程有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。
3.2.项目工程文件归档范围和保管期限应分类收集。
第四条收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目工程完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。
工程资料及归档制度
工程资料及归档制度
工程资料的管理始于项目启动之初。
项目立项后，首要任务便是建立一个完整的工程资料
目录，这包括但不限于设计图纸、施工方案、工程变更记录、检验报告、验收文件等。
每
一份资料都应被赋予一个独一无二的编号，便于日后查询和引用。
随着工程进度的推进，资料的收集和整理工作应同步进行。
施工单位需按照既定的目录结构，实时更新工程资料，确保其完整性和准确性。
例如，设计变更时，应及时记录变更内容、时间、涉及人员等信息，并归档至相应位置。
在工程资料的归档过程中，电子文档和纸质文档的管理工作同等重要。
电子文档应存储于
专门的服务器或云端平台，实行权限管理，防止未授权访问和修改。
纸质文档则应分类存
放在固定的档案室内，环境要求干燥、通风，以防资料受潮损坏。
为了确保资料的安全和可靠性，定期对工程资料进行审核是必不可少的环节。
这不仅包括
对资料完整性的检查，还包括对资料内容的复核，确保所有记录真实反映了工程的实际情况。
在工程竣工后，资料的归档工作尤为重要。
此时，应组织专业人员对所有工程资料进行全
面整理，编制竣工资料汇编，并对外公开，以供后续的运营、维护或是其他相关人员参考。
值得注意的是，工程资料及归档制度的有效实施，离不开人员的培训和监督。
因此，企业
应定期对员工进行资料管理相关的培训，提高他们的专业知识和工作效率。
同时，建立一
套完善的监督机制，确保每个人都能严格遵守制度要求，从而形成一种良好的工作习惯。
建设工程文件归档整理的有关要求
建设工程文件归档整理的有关要求一、基本规定(1)每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。
(2)在工程文件与档案的整理、归档、验收、移交等工作中，建设单位应履行下列职责: 1)在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容;2)收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档;3)组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;4)收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档;5)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案;6)在组织工程竣工验收前，提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收;未取得工程档案验收认可的文件，不得组织工程竣工验收:7)对列人城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。
(3)勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
(4)建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
(5)在工程竣王验收前，城建档案管理机构应对工程档案进行预验收，验收合格后，必须出具工程档案认可文件。
(6)工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训。
二、归档文件的质量要求(1)归档的工程文件应为原件，内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
(2)工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。
计算机输出文字和图件应使用激光打印机。
总承包工程建设项目档案管理规定
总承包工程建设项目档案管理规定（试行）1 总则1.1 为做好总承包工程建设项目（以下简称总包项目）过程文件和竣工资料的收集、整理、编制及归档工作，确保总包项目档案资料的完整、准确、安全、有效，结合我公司具体情况，特制定本规定。
1.2 本办法适用于总包项目档案管理工作。
1.3 总包项目档案是本单位在项目总包过程中即投标、招标、勘察、设计、施工、调试、设备采购、监理及竣工验收等过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算、声像等以及其他形式与载体的文件材料。
2 总包项目档案的管理2.1 总包项目档案实行集中统一管理，档案部门负责监督、检查和指导总包项目的档案收集整理工作。
各总包项目档案应在项目竣工验收后两个月内，向我公司档案部门移交。
2.2 如遇特殊情况不能及时进行竣工验收的总包项目，应在设计、施工完成后两个月内，向我公司档案部门先行移交设计、施工过程中形成的文件资料，竣工验收合格后交齐全部竣工资料。
2.3 总包项目的档案工作要与项目建设进程同步，纳入项目建设管理程序。
项目申请立项时，即应开始进行文件材料的收集、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的验收和归档工作。
3 项目档案收集人员职责3.1 总包工程立项，在确定项目经理后，必须明确一位项目负责人分管档案工作，并建立与总包档案工作任务相适应的管理机构，指定一名专业技术人员作为项目秘书负责总包项目全过程的文件收集、整理工作。
3.2 总包项目档案负责人负责监督、指导、检查本项目全过程文件的收集、整理、归档工作；并负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案。
3.3 项目秘书负责（根据项目规模大小，参考总包项目文件归档范围）编制项目文件归档清单，一式两份，双方签字，交档案科备案，作为项目竣工后归档文件的验收凭证，同时做好总包项目过程文件的收集、整理、归档工作。
3.4 建立项目经理档案收集责任制,签订责任书。
4 文件的收集要求4.1 与总包项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全。
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总承包工程项目资料归档规定
1目的
为统一公司总承包工程项目资料的归档，加强科技档案管理，提高总承包项目资料管理水平，结合本公司实际，制定本规定。
总承包工程归档的资料必须真实、完整、准确、规范、系统，其深度必须符合国家有关工程勘测、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
能够满足顾客生产(使用)管理、维护、改扩建的需要以及为我公司后续工程设计、总承包建设提供有益参考。
2引用标准
2.1《建设项目(工程)档案验收办法》国档发（1992）8号 2.2《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328—2001 2.3《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 11822—2008
3 定义
本规定所称总承包工程项目是指所有本公司总承包的新建、改建、扩建的土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装等工程。
4 范围
本规定所称的总承包工程项目资料包括工程施工准备文件、施工过程文件、竣工图、竣工验收文件、项目管理文件、其他文件(总承包工程项目资料归档范围详见附录A)。
采用新工艺、新技术、新材料的工程按有关要求据实增加。
5 总承包工程项目归档资料的要求
5.1 归档的工程项目资料的内容及其深度必须符合国家有关方面的技术规范、标准和规程。
内容必须真实反映工程建设全过程和工程竣工
后的实际情况，不得随意涂改。
5.2 资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5.3资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm*210mm），裱贴使用化学浆糊。
整理成保管单位后必须大小一致，保持整齐、美观。
图纸宜采用国家标准图幅。
5.4 资料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
5.5所有竣工图均应加盖竣工图章，并签署完整。
5.6 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
5.7不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），图标栏露在外面。
6 总承包工程项目归档资料立卷的分类
凡是工程总承包建设过程中直接形成的文字、图表、声像等各种形态的具有查考、保存价值的各种载体的文件材料都应分类归档保存。
总承包工程项目归档资料立卷应分为三类：①工程准备阶段文件；②施工阶段过程文件；③竣工验收阶段文件。
6.1工程准备阶段文件。
具体包括立项文件，勘察、测绘、设计文件，批文，招投标文件及附图、合同。
6.2施工阶段过程文件。
具体包括：施工管理资料，施工技术资料，施工测量资料，施工记录，施工试验资料及质量评定资料。
6.2.1施工管理资料包括：开工报告，施工进度计划，项目实施计划，项目大事记，施工日志，业务联系单，备忘录，项目完工报告等。
6.2.2施工技术资料包括：施工组织设计，施工方案，施工安全措施，技术交底，图纸会审纪要，设计变更通知单，工程更改洽商单，技术核定单，工程材料出厂质量证明及进场检（试）验报告（钢筋（材）、焊条（丝）和焊剂、水泥、砖与砌块、防水材料、砂与碎石、外加剂、掺合料、轻集料、成品、半成品、构配件、预拌混凝土（砂浆）、装饰装修材料等）。
6.2.3施工测量资料包括：工程定位测量记录，施工放样报验单，施工测量成果报审表，建筑物和隐蔽部位及各种孔、洞、竖井、与主要部位轮廓尺寸形体竣工测量资料（坐标表、平面、剖面图），竣工地形图或高程平面图，复核记录及成果，测量技术总结报告等。
6.2.4施工记录包括：施工通用记录，机械设备运行记录，隐蔽工程检查记录，中间检查交接记录，地基处理记录，桩基施工记录，基坑支护变形监测记录，构件吊装记录，预应力工程施工试验记录，混凝土工程施工记录等。
6.2.5施工试验资料包括：砂浆、混凝土配合比试验报告，岩石试验报告，钢筋连接试验报告，锚杆检测记录、报告，地基承载力检验记录、
报告，桩身完整性检测报告，压实度检测记录、报告，击实试验报告，弯沉值检测记录、报告，筛分试验报告，碾压试验报告，现场材料见证取样登记表等。
6.2.6质量评定资料包括：工序施工质量评定表，分部工程施工质量评定表，工程项目施工质量评定表，外观质量评定表，分部 /分项工程验收记录、基础/主体工程验收记录、单位工程验收记录，交工验收记录、完（竣）工验收记录，竣工报告等。
6.3竣工验收阶段文件。
具体包括竣工资料、竣工图及设备随机资料。
6.3.1竣工资料可按A卷施工技术管理资料；B卷工程质量保证资料；C卷工程质量检验评定资料三卷组卷编制（三卷具体内容参见施工阶段过程文件）。
6.3.2竣工图。
包括总图、给排水、暖通、热机、电气、仪表、燃气、建筑、结构等专业竣工图。
6.3.3设备随机资料。
包括随设备一起的产品合格证、质量证明书、出厂检验证明、使用（维护）说明书、操作手册等（包括光盘、电子文件），在设备到货阶段项目现场相关管理人员在收货和开箱验收的同时收集和整理设备随机资料。
在向使用运行单位交付设备随机资料时应有详细的交接清单，有条件的可将资料装订成册。
7总承包工程项目归档资料立卷的方法及要求
7.1立卷的原则和方法
7.1.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
归档的案卷质量符合GB/T11322－89《科学
技术档案案卷构成的一般要求》。
7.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时，竣工资料应按单位工程组卷。
7.1.3立卷过程中宜遵循下列要求：
a)案卷不宜过厚，一般不超过40mm
b)案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷
7.2 卷内文件的排列
7.2.1 文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。
7.2.2 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
7.2.3 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
7.3案卷的编目
7.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定：
a)卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
b)页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在下角。
c)成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
d)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
7.3.2 案卷封面的编制应符合下列规定：
a)案卷封面内容应包括：案卷号、案卷题名、编制单位、编制日期、共几卷、第几卷。
（应按照武汉都市环保工程技术股份有限公司科技档案编制统一封面的样式印制封面）
b)案卷号应填写科技开发部档案室给定的本案卷的编号。
c)案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。
案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
d)编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
e)编制日期应填写整个案卷的最终编制日期。
7.4 案卷装订
7.4.1 案卷可采用装订与不装订两种形式。
文字材料必须装订。
既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
只有图纸的案卷不应装订。
7.4.2装订时必须剔除金属物。
8 总承包工程项目归档资料的现场管理、验收与移交
8.1总承包项目资料的管理，实行项目经理负责制，具体由项目部专（兼）职档案管理员（资料员），或项目经理助理、项目秘书负责资料的管理工作。
8.2科技开发部档案人员负责对项目资料的编制和移交进行指导，并对移交公司的项目文件材料进行验收，做好项目文件材料的接收和管理工作。
8.3归档的竣工资料必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。
8.4在项目正式通过竣工验收后三个月内，向业主方办理档案移交。
凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交；在工程竣工后六个月内，必须将竣工资料按有关要求移交公司科技开发部档案室。
8.5向业主方办理项目资料移交手续，需按照业主方的资料移交规定或要求进行，且必须明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续；向公司档案室移交时，移交人应填写一式两联的《工程竣工资料归档移交单》随同归档文件一并交科技开发部档案室验收、归档。
9相关文件
QB/CCEPC 0204-2009《技术文件控制程序》
10记录。