原始凭证规范化管理

【摘要】：加强原始凭证的审核是保证会计信息质量,客观、及时、完整地反映经济业务全

过程的首要环节,是一项细致繁琐而又严肃重要的工作。笔者结合工作实际,对当前导致原始

凭证失真的主要问题,以及建立原始凭证规范化管理的具体措施进行了探讨。

【作者单位】：许昌市会计委派管理中心;

【关键词】：原始凭证规范化管理会计信息质量经济业务主要问题会计法审核法

律法规内部控制制度具体措施

【分类号】：F275

【正文快照】：

原始凭证亦称单据,是在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制、用以表明

某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证,是填制记账凭证或登

记帐簿的原始依据。实际工作中,如果因为审核不严造成原始凭证失真,就会导致帐务处理的

各个环节出现失误,

[导读] 原始凭证的规范化管理是会计工作中一项重要的基础工作，基础不扎实，会严重干扰和影响正常的企业经营管理。

杨柳鸿（福建省电力有限公司泉州电业局，福建泉州362000）

摘要：本文从原始凭证管理中存在的主要问题入手，对原始凭证违规违法的主要表现形式

进行了归纳分析，并对原始凭证规范化管理的主要措施进行了研究和总结，以期促进业务与

价值管理融合，不断提升会计信息质量，切实防范企业经营风险。

关键词：企业原始凭证；规范化；探讨

原始凭证的规范化管理是会计工作中一项重要的基础工作，基础不扎实，会严重干扰

和影响正常的企业经营管理。本文从原始凭证管理中存在的主要问题入手，对原始凭证违规

违法的主要表现形式进行了归纳分析，并对原始凭证规范化管理的主要措施进行了研究和总结，以期促进业务与价值管理融合，不断提升会计信息质量，切实防范企业经营风险。

1 原始凭证管理的常见问题

1.1 形式不规范。

主要表现为所取得的原始凭证项目填写不全，不符合会计基础规范的要求。比如有的

不填日期、单位名称，有的业务内容、数量和金额填写不全，有的没有财务专用章。再比如

购物发票没有数量和单价，只有总金额;有的发票商品名称一栏中只有笼统的类别，没有具

体商品的品名，如:办公用品、卫生用品、劳保用品等;住宿发票不写天数、人数、房价，只

有总金额;有的没有印章，如财政部门的监制章、财务专用章或发票专用等等，这类发票往

往是有问题发票。

1.2 内容不真实。

1.2.1经济活动内容不真实，如篡改或销毁原始凭证等。

具体表现为：

（1）大头小尾，指发票联上多开数量和金额，在存根联上开实际发生数，到单位报销

套取差价；

（2）张冠李戴，私人或外单位的发票拿到本单位报销；

（3）移花接木，把一些不能报销的费用，开成能据以报销的项目，如有些违法人员常常把娱乐活动，甚至是在外搞违法活动的费用开到餐费发票中列入业务招待费中报销；

（4）重复报销。指撕下已报销的原始凭证再次报销侵吞公款。

1.2.2虚列支出套取现金，用于不合理开支。

这类发票往往表现为：

（1）虚购物品，指单位没有购买任何物品或者根本没有发生的费用，通过关系开来发票到单位报销的行为；

（2）虚假列支工资，如虚列实际不存在人员的工资发放单而套取现金。有的单位经常采用这种方法作为小金库的一项资金来源。

1.2.3发票的号码与日期存在倒置，说明未如实反映经济活动发生的时间或发票内容虚假。

1.3 报销手续不齐全。

具体表现为无经办人员、相关领导签字或其他证明力不足等等；审批手续不全或冒名模仿笔迹。一般原始凭证都至少都需要两人（经办人、领导）签字才有效，但有的发票只有一人签字；更有甚者，弄来购物发票等模仿审批人字迹套取现金。

2 形成原因分析

2.1 内控制度不健全、不落实。

一些单位内控制不健全、不落实，财务管理松弛，没有严格、规范的验收审批制度。

2.2 财务人员综合素质不高，履行职务责任心、原则性不强。

一些财务人员未能认真履行《会计法》赋予的职责，执行会计制度不严格，审核把关原则性不强，有的以领导审批代替审核，只要是领导批了的，什么发票都可以报销。

2.3 部分人员甚至是单位领导法制观念淡薄，当家理财意识差，造成财务管理不到位。

3 关于规范管理原始凭证的几点建议

为了防止和杜绝原始凭证中出现上述问题，同时也为了提高会计信息质量，避免给国家和企业造成不必要的损失，必须着力加强原始凭证规范化管理，具体可以从以下几个方面着手:

3.1 加强法规宣传学习，做好风险预警提醒。

现在很多人仍对财务工作存在偏见，认为《会计法》只跟财务人员有关，财会工作就是会计的事。其实单位领导和全体干部职工都应学习和遵守《会计法》，通过学习使他们理解支持会计人员的工作，自觉监督、抵制、检举违法会计事项、虚报浮夸、出具虚假原始凭证等不法行为，更好地维护社会经济秩序。

3.2 完善内控制度，健全内控管理体系。

要根据《企业内部控制基本规范》、《会计法》等要求，制订适应本单位特点的财务管理制度，特别强调对原始凭证的管理，规范原始凭证的各个管理环节和操作细节，使有关人员掌握有关原始凭证的管理规定。

3.3 提升财务人员综合素质，确保内控切实有效执行。

一是要提高财务人员的业务素质。财务人员是原始凭证规范管理的主体，财务人员没有很好的专业素养，绝对难以做到规范的要求，所以，规范原始凭证管理必须提高财务人员的综合素质。财务人员具备了孙悟空般的“火眼金睛”，才能加强对发票内容真实性的检查和审核，才能切实认真履行法律赋予的权利和义务，依法办事，维护会计法的严肃性和权威性。

二是要加强财务人员的职业道德。只有严谨细致的工作态度及较强的责任心，严格审核原始凭证，把好审核关，才能把违规违法的原始凭证拒之门，把好了这个财务工作的第一关口，违规违法的原始凭证也就没有了用武之地，可谓“一夫当关，万夫莫开”。

3.4 强化监督查处力度，全面推进依法治企。

审计部门要突出会计资料真实性的审计，并注重边审边督促被审计单位规范原始凭证，对不符合会计制度要求或有疑点的原始凭证要加以延伸审计。

同时，财务部门要加强财务规范管理，开展会计基础工作检查，做好财务稽核这个“第一道防线”。

比如，对收到的原始票据进行网上校验或联系当地税务部门进行验证和辨别真伪，检查报销票据是否存在开票单位与实际经营业务不符、项目套开等情况。

结束语

夯实会计基础，特别是对作为所有经济业务重要载体的原始凭证的规范化管理，是财务管理永恒不变的主题，因此财务人员不但要加强会计核算工作，严格审核各类原始凭证，更要加强对前端业务的指导、把关和监督。

同时，财务部门应结合内、外部业务环境变化，借助财务信息化等先进管理手段，经常开展部门业务讨论、交流学习心得和工作经验，不定期组织各岗位之间进行交叉稽核，在提高业务技能的同时，进一步夯实会计基础，提高原始凭证规范化管理水平，为企业和职工把好关、站好岗。

科右中旗电力公司加强原始凭证规范化管理发挥财务监督作用

北极星电力网新闻中心 2012-12-6 14:57:49 我要投稿

所属频道: 电力安防农电关键词: 兴安盟右中电力公司国家电网集约化管理

北极星农电网讯:按照蒙东公司财务集约化管理要求，为进一步加强会计基础工作管理，充分发挥财务监督作用，切实提高公司依法从严治企水平，科右中旗电力公司组织财务部相关人员，参加了兴安电业局财务部召开的原始凭证规范化管理工作会议。

会议于12月3日上午9点召开。会上首先听取兴安供电公司宣读“国家电网公司财务部关于印发国家电网公司原始凭证规范化管理意见（试行）的通知”。然后由各个业务的专责宣读并分析了收入、成本费用、资产、负债、所有者权益等业务核算原始凭证的规范化要求，大家也都对本单位的各项业务中出现的差异提出了意见和分析。

开展原始凭证规范化管理工作是规范公司会计基础工作管理的重要举措，是确保财务管理水平持续提升的必然要求。科右中旗电力公司对原始凭证管理的工作高度重视，认真贯彻文件的要求，进一步加强了经济业务事项审核，强化了原始凭证全过程管理，充分发挥财务监督作用，不断提升财务管理水平。

财务资产部：持续规范原始凭证管理、夯实财务基础工作

三季度以来，财务资产部严格贯彻国网公司《关于印发国家电网公司原始凭证规范化管理意见(试行)的通知》和省公司会计基础工作规范，结合实际，积极开展规范原始凭证管理活动，不断夯实财务基础工作。

一是逐条比对国网公司原始凭证规范，积极查找实际工作中原始凭证管理工作存在的不足，及时梳理问题和困难。二是积极分析，研究整改措施。首先针对工作中的不足，具备整改条件的业务，及时进行整改；其次对按照国网公司标准暂时无法完善的业务，积极研究相关政策法规，探索相关措施；最后，结合实际工作中遇到的问题和困难，及时总结研究，提出完善意见。三是强化原始凭证审核。对所有外来发票除审核发票信息完整外，还通过网络查询、电话咨询当地税务机关等方式，确保发票的真实性。对自制原始凭证，加强签字、审批程序审核，确保自制原始凭证完整合规。

通过开展规范原始凭证管理，夯实财务工作基础，不断提升会计信息质量和财务管理水平，为我院近期开展会计基础工作管理创优活动打好基础。

原始凭证标准化应用加强会计基础管理

会计核算和会计监督是会计基础管理工作的重要内容，原始凭证规范化管理是发挥两大财务职能的重要依据和保障。在以往的财务工作中，集中开展原始凭证梳理工作的难度较大。为了规范原始凭证管理，辽宁鞍山供电公司从2011年开始，利用开展财务检查的机会，对涉及的原始凭证统一性和规范性进行同时检查，发现相同业务原始凭证附件存在不一致的情况，不利于原始凭证的规范化管理。

为此，鞍山供电公司创建了《会计凭证及原始粘贴单》电子版格式，将原始凭证整理为成本、工程、薪酬、固定资产、物料、电费、质保金、其他8类共19个版式，对原始凭证实施标准化管理。该项举措实施一年来，该公司同类业务原始凭证附件一致率达到100%，取得了良好成效。

鉴于电网基建项目周期长，涉及多个业务主体，原始凭证种类多样，资金支出金额大，管理流程相对复杂等情况，鞍山供电公司根据会计政策和财务管理制度，确定新业务的原始凭证要求，以业务发生频繁、过程复杂、凭证类别多样的工程财务管理为突破口，建立了标准化控制文档，在业务部门和财务部门统一管理语言和管理标准，根据业务事项分别将原始凭证提交要求固化于表单之中，将原始凭证管理要求嵌入业务流程，首先完成了工程类原始凭证单据的规范化工作。同时，以标准化的控制文档明确各阶段原始凭证提交要求以及具体业务流程，取得了良好效果。

在以工程财务原始凭证规范化管理为突破口，提高原始凭证管理水平后，鞍山供电公司继续对其他类型的原始凭证进行规范化管理，采用全面梳理、重点突破的方针，开展原始凭证规范化管理工作。通过对以前年度记账凭证进行系统性梳理，归纳总结所有常见业务的原始凭证类型，形成标准化控制文档，并在该公司网站主页上提供下载，方便相关人员下载查阅。

据统计，自2012年标准化控制文档应用以来，鞍山供电公司范围内相同业务记账凭证后附原始凭证的内容和数量高度统一，该项工作还受到了国家电网公司会计基础调研组的充

分肯定。同时，鞍山供电公司通过原始凭证规范化管理带动财务监督力度的提升。在规范原始凭证管理的过程中，该公司及时修订相关财务管理制度，确保财务管理制度的要求与原始凭证提交的要求保持一致，避免出现政策冲突，会计基础工作质量明显提升

浅谈原始凭证存在问题及规范化的建议

白星晓（山东省临朐县审计局）

原始凭证是指经办单位或人员在经济业务发生时取得或填制的书面证明，用以记录经济业务发生或完成的情况、明确经济责任的会计凭证，是据以填制记账凭证、登记会计账簿的基础性会计资料。原始凭证的作用在于正确、及时、完整地反映经济业务的本来面貌，以便据以进行会计处理，并检查会计业务的真实性、合法性和合理性。近几年，我们从审计中发现，部分单位在会计处理过程中，原始凭证存在形式上不规范、内容上不真实等现象，其审核形同虚设，应引起足够重视予以规范。

一、审计中发现原始凭证存在的问题

（一）原始凭证填制内容不完整性。根据国家有关规定，原始凭证要做到“三章”、“六有”，即“填制凭证单位的印章；接受单位经办人的签章；接受单位审批人的签章；有发票抬头(接受单位名称)；有品名；有数量；有单价；有大小金额；有开票日期”。有些特殊的还应当符合一定的附加条件，才称得上是一张完整的原始凭证。而目前原始凭证的不完整非常普遍。主要表现在：一是凭证明显不规范，要素不全，其关键要素经常出现模糊。例如购买办公用品(实为购买个人消费品)的假凭证，往往只注明“办公用品”，而不注明到底购买了什么办公用品，其规格、型号、品种、数量如何。有的原始凭证其金额往往只有一个总数，而没有分项目的明细，经不起推敲。二是有的原始凭证经手人有时有名无姓或有姓无名，原始凭证上无填制单位公章或只有填制人姓名，因此无法知道此原始凭证的来源；三是自制原始凭证如工资花名册、各种奖金、补贴费的发放、各种财产物资的验收单、领料单等，往往缺少经办人、填制内容过于简单、无大写

金额、甚至在应取得未能取得发票时以自制原始凭证代替，缺乏严肃性。

（二）原始凭证填制有错误。有的原始凭证大小写金额不一致，存在涂改大小金额；有的原始凭证上用其他公章代替财务专用章或发票专用章；有的采用废弃不用的发票或是逾期旧版发票报销。

（三）原始凭证审核形式不规范。一是报账列支的手续不全，存在无财务人员审核、无经办人员签字或其他证明力不足等等。二是对外用内部结算票据或普通收款收据（或自制收据）替代发票或财政收费票据。三是发票的号码与日期存在倒置，未如实反映经济活动发生的时间或发票内容虚假。

（四）原始凭证丧失时效性。一是经常出现过时的原始凭证，甚至几年前的，严重影响会计信息质量。二是所取得的原始凭证项目填写不全，不符合会计基础规范的要求，有的不填日期、接受凭证单位的名称，有的业务内容、数量、单位和金额填写不全，有的没有填制单位的名称和财务（会计）专用章。

二、原因分析

以上原始凭证不规范，甚至失真的原因：一是内控制度不健全、不落实，财务管理松弛，没有严格、规范的验收审批制度。二是财务人员履行职务责任心、原则性不强，未能认真履行会计法赋予的职责，执行会计制度不严格，审核把关原则性不强，有的以领导审批代替审核，只要是领导批了的，什么发票都可以报销。三是个别单位领导法制观念淡薄，为了小集体利益，不顾损害国家利益，虚列支出套取资金或截留收入用于发放职工福利。

三、规范原始凭证审核的几点建议

为了防止和杜绝原始凭证中出现上述问题，同时也为了提高会计信息质量，避免给国家和企业造成不必要的损失，必须着力加强原始凭证规范化管理，具体可以从以下几个方面着手:

（一）加强法规宣传学习，做好风险预警提醒，提高单位负责人的责任意识。现在很多人仍对财务工作存在偏见，认为《会计法》只跟财务人员有关，财会工作就是会计的事。其实单位领导和全体干部职工都应学习和遵守《会计法》，通过学习使他们理解支持会计人员的工作，自觉监督、抵制、检举违法会计事项、虚报浮夸、出具虚假原始凭证等不法行为，更好地维护社会经济秩序。同时加强单位负责人的责任意识。会计法第四条明确规定单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性和完整性负责，所以单位负责人必须树立第一责任人的意识，切实把会计工作放在突出位置；坚持原则，以身作则，并诚心支持财务人员严格把关。

（二）完善内控制度，健全内控管理体系，规范凭证审核工作。要根据《企业内部控制基本规范》、《会计法》等要求，制订适应本单位特点的财务管理制度，特别强调对原始凭证的管理，规范原始凭证的各个管理环节和操作细节，使有关人员掌握有关原始凭证的管理规定。强化财务人员履行会计法的执业力度。财务人员要认真执行会计法和《发票管理办法》，忠于职守，加强对发票内容真实性的检查和审核，对违反规定的不得报销或向单位领导报告，切实认真履行法律赋予的权力和职责，依法办事，维护会计法的严肃性和权威性。

（三）提升财务人员综合素质，确保内控切实有效执行。一是要提高财务人员的业务素质。财务人员是原始凭证规范管理的主体，财务人员没有很好的专业素养，绝对难以做到规范的要求，所以，规范原始凭证管理必须提高财务人员的综合素质。财务人员具备了孙悟空般的“火眼金睛”，才能加强对发票内容真实性的检查和审核，才能切实认真履行法律赋予的权利和义务，依法办事，维护会计法的严肃性和权威性。二是要加强财务人员的职业道德。只有严谨细致的工作态度及较强的责任心，严格审核原始凭证，把好审核关，才能把违规违法的原始凭证拒之门，把好了这个财务工作的第一关口，违规违法的原始凭证也就没有了用武之地，可谓“一夫当关，万夫莫开”。

（四）强化监督查处力度。审计部门要突出会计资料真实性的审计，并注重边审边督促被审计单位规

范原始凭证，对不符合会计制度要求或有疑点的原始凭证要加以延伸审计。税务部门要加强对执票单位和个人的思想教育，对提供内容失真的单位和个人严肃处理，以堵塞虚假失真发票的源头。财政部门要加强财务规范管理，开展会计基础工作检查，完善财务会计制度。单位财务部门要加强财务规范管理，开展会计基础工作检查，做好财务稽核这个“第一道防线”。比如，对收到的原始票据进行网上校验或联系当地税务部门进行验证和辨别真伪，检查报销票据是否存在开票单位与实际经营业务不符、项目套开等情况。

夯实会计基础，特别是对作为所有经济业务重要载体的原始凭证的规范化管理，是财务管理永恒不变的主题，因此财务人员不但要加强会计核算工作，严格审核各类原始凭证，更要加强对前端业务的指导、把关和监督。（白星晓）

财政局关于加强会计原始凭证规范化管理的

通知

市直各党政机关事业单位：

为了规范会计行为，保证会计资料真实、完整，进一步加强财务管理，提高资金的使用效益，现将会计原始凭证规范化管理的有关要求通知如下：

一、各单位经费开支必须实行民主理财、坚持一支笔审批。所有的报销凭证在领导审批时要注明事由，否则不予报销。

二、各单位在办理各项经济事项时，必须取得或填制合规、合法的原始凭证（税务发票、财政性票据等），基本要求是：

1、原始凭证的内容必须具备：凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位名称或填制人姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单位和金额。

2、从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章；自制原始凭证必须有经办单位领导人或指定的人员签名或盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖公章。

3、原始凭证的大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。

4、经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

5、原始凭证记载的各项内容不得随意涂改、挖补。原始凭证内容有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更改。

三、几种报销凭证的具体要求。

1、差旅费报销单：报帐时须附经单位领导签批的出差申请单（单位驾驶员须附经单位领导审批的出车记录）。差旅单应填明出差日期、出差事由、所附单据张数及报销人签字；车船费、市内交通补助费、住勤或途中伙食补助费、住宿等按规定标准报销（坐单位小车不得报销车船费；出差不得报销进餐费和“长途打的”费）。

2、进餐费：除执行政府采购的有关规定外，必须有定额发票报销汇总登记表及定额发票。单位有规定的还要附来客派餐单及饭店的菜单等。

3、打印费：除执行政府采购的有关规定外，必须附打印记帐单以及经单位领导签批的打印申请单等。

4、小车修理费：除执行政府采购的有关规定外，必须附修理费清单等。

5、小车燃油费：除执行政府采购的有关规定外，必须附经单位领导签批的派车申请单及油票领用单等。

6、会议费：除执行政府采购的有关规定外，必须附会议通知、参加会议人员报到簿和会议天数等附件资料。

7、修缮费：除执行政府采购的有关规定外，必须附修缮合同、预算或修理清单以及竣工验收决算等资料。

8、大件物品购置：必须执行政府采购的有关规定，并报送相关协议（或合同）副本。

9、基本建设支出：应严格执行政府采购的有关规定，严格按照批准的设计文件进行建设；申请用款时报送基建合同副本和工程概预算，工程竣工时要向财政部门和结算中心报送经审计签证的竣工决算报告。

二00一年六月二十三日