物业档案资料的分类
物业行业整理资料类别怎么填
物业行业整理资料类别怎么填物业行业整理资料类别怎么填引言在物业行业，为了更好地管理和运营物业项目，整理资料是一项重要的工作。
合理的分类和填写资料类别，不仅能提高信息组织和检索的效率，还能提供决策支持和数据分析的基础。
本文将介绍物业行业中常见的资料类别，并提供一些建议和实践经验。
常见资料类别1. 业主信息档案业主信息档案是物业管理的基础，包含了业主的基本信息，例如姓名、联系方式、房屋信息等。
合理分类业主信息可以有助于进行客户服务、投诉处理和业务分析等工作。
下面是一些常见的业主信息分类：个人信息：包括业主的姓名、身份证号码、性别、年龄等基本信息。
联系信息：包括手机号码、固定电话号码、邮箱等联系方式。
房屋信息：包括业主所居住的房屋地址、房屋面积、户型等信息。
2. 物业设备档案物业设备档案记录了物业项目中的设备信息，例如电梯、供水设备、消防设备等。
合理分类和填写这些设备的资料类别能够有效管理设备维护、维修和更换等工作。
以下是一些常见的物业设备档案分类：设备基本信息：包括设备名称、规格型号、生产厂家、使用年限等基本属性。
维护记录：记录设备的维护情况，包括维护日期、维护内容、维护人员等信息。
维修记录：记录设备的维修情况，包括故障描述、维修日期、维修人员等信息。
3. 财务管理档案财务管理档案是记录物业项目的财务数据，包括收入、支出、预算等信息。
合理分类和填写财务管理档案能够方便查看项目的财务状况，进行预测和决策。
以下是一些常见的财务管理档案分类：收入记录：记录项目的各项收入，例如租金收入、物业管理费等。
支出记录：记录项目的各项支出，例如设备维修费、员工薪资等。
预算管理：记录项目的年度预算和实际执行情况，进行预算分析和控制。
资料分类和填写建议在整理资料类别时，需要根据具体的物业项目和管理需求进行调整和细化。
以下是一些资料分类和填写的建议：1. 明确目的和用途：在设计资料类别时，要明确资料的目的和用途。
例如，业主信息档案的目的是为了提供客户服务，可以按照业主的人口属性进行分类。
物业档案管理和管理制度
物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行规范化、系统化的管理工作。
物业管理制度是指为了规范物业管理行为，保障物业管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度。
本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。
二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的不同需求，将档案分为基础档案、业务档案和管理档案三类。
基础档案包括物业项目的基本信息、权属证明、建筑图纸等；业务档案包括物业管理合同、租赁合同、维修记录等；管理档案包括物业管理规章制度、会议记录、投诉处理记录等。
2. 档案存储建立统一的档案室，对档案进行分类、编号和归档。
采用电子化管理系统，将档案进行数字化存储，方便检索和管理。
同时，要确保档案的安全性和保密性，设置权限控制，限制档案的访问范围。
3. 档案整理与归档定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
制定档案整理和归档的流程，明确责任人和时间节点。
对于过期或无效的档案，及时进行淘汰和销毁，避免占用空间和资源。
4. 档案检索与利用建立档案检索系统，方便用户查询和利用档案信息。
制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整。
同时，要加强档案利用的宣传和培训，提高员工对档案管理的重视和认识。
三、物业管理制度1. 建立管理制度体系制定物业管理制度体系，包括组织架构、岗位职责、工作流程等。
明确各级管理人员的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。
制定制度执行的考核和奖惩机制，激励员工积极履行职责。
2. 物业服务规范制定物业服务规范，明确物业服务的内容和标准。
包括物业维修、保洁、安全等方面的规定。
建立服务投诉处理制度，及时解决业主的投诉和问题，提高物业服务质量。
3. 财务管理制度建立财务管理制度，包括收支管理、资金监管、财务报表等方面的规定。
确保物业费用的合理使用和透明度。
制定财务审计制度，定期对物业财务进行审计，确保财务的准确性和合规性。
4. 安全管理制度制定安全管理制度，包括消防安全、物业安全、人员安全等方面的规定。
物业行业整理资料类别有哪些
物业行业整理资料类别有哪些物业行业整理资料类别有哪些1. 业主资料业主基本信息：包括业主姓名、性别、年龄、联系方式、身份证号码等；房产信息：包括业主所持有的房产的地址、面积、使用情况等；业主委员会信息：包括业主委员会成员的姓名、联系方式、职务等。
2. 房产档案房产证及相关手续：包括房产证复印件、购房合同、产权证书等；房屋平面图：记录房屋的布局图、户型图等；改造与维修记录：包括房屋改造与维修的相关记录、合同及费用等。
3. 物业费管理物业费缴纳记录：记录每位业主的物业费缴纳情况；物业费管理制度：规定物业费收取标准、缴费方式、使用范围等；物业费使用情况报告：统计物业费的使用情况、投入项目和支出项目等。
4. 维修与保养维修日志：记录物业的日常维修情况、具体操作及费用等；设备保养与维修记录：记录物业大楼设备的保养与维修情况，如电梯维修、消防设备检查等；供应商资料：包括物业维修保养的供应商信息、合同、服务情况等。
5. 投诉与反馈投诉与反馈记录：记录业主的投诉与反馈情况，包括投诉内容、处理结果等；投诉与反馈处理流程：规定投诉与反馈处理的流程、责任人及时限等；投诉与反馈整改报告：记录投诉与反馈的整改情况、效果等。
6. 安全管理巡逻与监控记录：记录保安人员巡逻情况、监控设备使用情况等；安全事故记录：记录发生的安全事故情况、事故原因及处理结果等；应急预案与演练：制定应急预案，记录定期进行的应急演练情况。
7. 会议与活动业主大会纪要：记录业主大会的召开情况、议题、决议等；活动策划与执行记录：记录物业举办的各类活动的策划过程、执行情况及反馈等；会议与活动照片：记录会议、活动的照片，用于宣传与归档。
8. 合同与业务合同档案：存档物业与各类供应商的合同、协议等；物业管理服务协议：记录物业与业主之间的服务协议内容、责任与义务等；业务流程与操作手册：规定物业内部各项业务流程及操作手册。
以上是物业行业常见的整理资料类别，每个物业公司根据实际情况可能还会有一些特殊的资料类别，需要根据实际情况进行补充和调整。
物业管理处档案分类及归档模式规定
一、存档分类编号规定：
类别
工程类（A）
保安类（B）
类名
图纸文件
设备技术文件
日常运行记录文件
维修保养备用材料及配件记录文件
规范及制度化文件
固定岗位值班记录
巡更签到记录
消防灭火器及其它消防安全检查记录
类别代号
A1-1
A1-2
A2-1
A2-2
A2-3
B1
B2
B3
类别
综合类（C）
卷名
卷名卷名Βιβλιοθήκη 员工奖罚记录
A栋
建
施
图
B栋
保安
值班
记录
全宗号
全宗号
全宗号
/
/
/
目录号
目录号
目录号
/
/
/
案卷号
案卷号
案卷号
C1-03
A1-1
B1-1
年度
年度
年度
2005-2007年度
2005年4月
2007年
保存期限
保存期限
保存期限
5年
长期
财务管理（按财务管理制度专门保管）
类名
人事行政后勤类
内部物管业务管理档案（日常业务，动态性强）
业主资料及公约、收交楼资料和装修资料（属一次性完成归档的档案）
类别代号
C1
C2
C3
二、代号编号方法及涵意：
如C1-03，意思是——综合管理类的（C）人事行政类（C1）中的第三个档案盒。该第3个档案盒里比如装的是“2005-2007年度员工奖罚记录”，写在档案案的背脊上就是如下所示：
物业公司档案管理分类表
3
项目施工跟进计划及跟进记录资料
长期
5-4
营销配合介入
1
营销活动配合记录
长期
2
营销过程中有关物业法律文书
长期
5-5
竣工验收介入
1
竣工验收中存在的问题
长期
2
竣工验收中问题处理意见记录
长期
8.7物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存期限
类号
类目名称
3年
2-4
考勤管理
1
员工排班记录
3年
2
员工出勤记录
3年
3
员工加班记录
3年
4
员工换班记录
3年
5
员工休假记录
3年
6
员工考勤月报表
长期
2-5
绩效考核
1
绩效考核方案
3年
2
绩效考核原始记录
长期
3
绩效考核结果及应用记录
长期
4
员工奖惩记录
长期
5
优秀员工评比资料
长期
2-6
薪资管理
1
工资表
长期
2
工资调整记录
长期
3
工资发放记录
长期
10
员工福利用品发放记录
长期
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存期限
类号
类目名称
类号
类目名称
2
人力资源管理
11
员工体检记录
长期
2-8
员工管理
1
员工花名册
长期
2
员工月扌报表
物业档案资料的分类
4、施工单位营业执照
维修资料
1、维修申请表
2、维修施维修记录
公共秩序维护资料
1、日常巡查记录、交接班记录、值班记录
2、查岗记录、闭路电视监控系统记录
3、物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
4、车辆管理记录、车辆资料、车位使用协议
设备管理资料
公共设施保养维修记录
物业档案资料的分类
名 称
资料内容
工程建筑资料
1、规划图纸、项目批文、用地批文
2、建筑许可证、开工许可证
工程技术资料
1、总平面图
2、地质勘察报告、开竣工报告、图纸汇审报告
3、工程合同、工程预决算
4、工程设计变更、通知及技术核算单
5、竣工图：A：单位建筑、结构、设备技术资料
B：消防、燃气、智能化等工程设备技术资料
1、政府部门文件、司文件
2、管理处规章制度、通知、通报等文件
3、管理处荣誉一览表
业主委员会资料
筹备成立文件、成立后运行文件
6、房屋消防、燃气竣工验收证明书
7、钢材、水泥等主管材料的质量保证书
8、新材料、构配件的鉴定合格证书
9、绿化工程竣工图
业主资料
1、业主入住资料（购房合同、入住通知单、业主公约、装修申请、验房表、费用托收协议、车辆登记等）
2、业主家庭人员档案
3、业主家庭维修档案
装修资料
1、装修申请表（附图纸）
2、装修工程队安全责任书
社区文化资料
1、活动计划实施方案、总结记录
2、社区文化活动图片及记录
员工管理资料
1、员工个人资料、聘用表
2、员工业绩考核及奖罚情况
3、员工培训计划及实施记录
物业管理档案资料管理制度
物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。
二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。
三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。
2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。
四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。
2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。
五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。
2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。
六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。
2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。
七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。
八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。
2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。
九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。
2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。
十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。
请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。
物业管理档案分类方案
物业管理档案分类方案介绍物业管理档案是指有关物业管理的各种记录、资料、文书等文件，它们包括房产、设备、维修、保养、安全、卫生、环保等方面的信息。
对于一个物业公司来说，建立一个合理的档案分类方案非常必要，可以方便管理和查找信息，提高工作效率和工作质量。
选定分类原则在制定档案分类方案之前，我们需要认真考虑选定分类原则。
首先，档案分类应该遵循一定的规律和方法，以方便分类和查找。
其次，在分类的基础上，应该制定具体操作规程和标准，以保证档案的准确性和完整性。
基于这些原则，我们将制订以下的档案分类方案。
物业管理档案分类方案房产档案房产档案主要记录有关物业所管理的房屋、门牌号、朝向、面积、装修、购买时间、交易信息等内容，按照以下方式进行分类：1.业主档案：保存业主的基本信息、联系方式、入住时间、购买房屋的相关信息等。
2.房屋档案：按照房屋地址进行分类，记录房屋的具体信息和历史变动情况。
3.应收缴费档案：记录业主每月的物业费用、停车费用、水电费用等信息。
设备档案设备档案主要记录物业管理所涉及的各种耗材、电器、机械设备、工具以及设施的维修配置、巡检记录、过保时间等信息，按照以下方式分类：1.设备档案：按照设备类型、使用环境、生产厂家等方式分类记录设备型号、生产日期等信息。
2.巡检档案：定期巡检记录、维修保养记录、故障修复记录等。
维修档案维修档案主要记录维修工作的内容和维修人员的信息，按照以下方式分类：1.维修档案：按照设备类型、日期、维修人员进行分类，记录维修内容、费用等信息。
2.维修保养档案：记录设备定期维修保养的情况。
安全、卫生、环保档案安全、卫生、环保档案主要根据以下类别进行分类：1.安全生产档案：记录安全检查的结果、安全隐患和纠正措施。
2.环保档案：记录环境污染物排放情况和环境治理情况。
3.卫生档案：记录对公共区域的定期清洁、消毒、换气等情况。
档案管理操作规程和标准除了对物业管理档案进行分类以外，我们还需要制定更具体的操作规程和标准，以保证档案的准确性和完整性。
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业主委员会资料
1.筹备成立文件 2.成立后运行文件
业主（使用人）资料
1.入住资料（购房合同、入伙通知书、业主公约、二次装修申请表、验房表、费用托收协议等）
2.业主（使用人）状况档案
事务资料
1.事务值班表
2.搬出（入）物品登记表
3.回访登记表
4.事务交接记录表
5.日常事务巡视记录
二次装修资料
1. 二次装修申请表（附图纸）
2.装修工程队安全责任书
3.临时施工人员登记表
物业档案资料的分类
名 称
资 料 内 容
工程建筑产权资料
1.规划图纸、项目批文、用地批文
2.建筑许可证、投资许可证、开工许可证
3.其他政府规定的资料
工程技术资料
1.红线图、总平面图
2.地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告
3.工程合同、工程预决算
4.工程设计变更、通知及技术核算单
5.竣工图：①单体建筑、结构、设备竣工图
4.施工单位营业执照
5.消防审批手续
维修资料
1.维修、报修登记表
2.维修派工单
3.维修回访记录本
4.公共设施维修记录
公共秩序管理资料
1.日常巡查记录、交接班记录、值班记录
2.查岗记录、闭路电视监控系统录像带
3.物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
4.车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用管理协议
设备管理资料
1.公用设施保养维修记录
2.各项机电设备保养维修运行记录
3.设备分承包方维修保养记录
4.设备检查记录
社区文化资料
1.活动计划实施方案、总结记录
2.社区文化活动图片及录像记录
3.传媒报导
4.公用设施使用情况
员工管理资料
1.员工个人资料、聘用表
2.员工培训计划及实施记录
3.员工外出考察学习及参加演练记录
4.员工住户及内务管理记录表
5.员工业绩考核及奖惩记录
6.员工培训考核记录
业主反馈资料
1.服务质量回访记录表
2.业主意见调查征询记录表
3.业主投诉及处理记录表
行政文件资料
1.管理处主管值班及监督记录
2.政府部门文件
3.物业公司与主管领导部门文件
4.管理处规章制度、通知、通报等文件
5.管理处荣誉一览表
②消防、智能化等工程及地下管网竣工图
6.房屋消防、燃气竣工验收证明书
7.钢材、水泥等主管材料的质量保证书
8.新材料、构配件的鉴定合格证书
9.供水、供电、消防、智能化等设备的检验合格证书，供水、混凝土试块、试压报告
11.绿化工程竣工图
12.其他技术资料
事务管理资料