物业公司档案管理规定
物业公司档案管理规定
物业公司档案管理规定1.贯彻执行国家物业管理相关的档案法规和公司档案管理规定，做好本部门档案的收集、整理、存放和利用工作。
2.定期上交本部门档案和目录等资料，并配合公司档案管理人员进行整理、分类、保管、统计等工作。
3.配合公司档案管理人员进行档案的验收和归档工作，确保档案的完整和准确性。
4.编制本部门档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。
5.严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。
6.有权督促本部门及相关人员按照归档要求及时移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案。
7.定期对本部门档案库房进行检查和整理，确保档案的安全和完整性。
8.离岗时须办好档案的清点、移交手续，方可办理离岗手续。
为了规范公司的档案管理工作，本规定制定了档案工作管理机构和各级管理职责。
公司行政人事部作为档案工作的主管部门，负责制订档案管理规章制度和工作标准，并对各部门的档案工作进行指导、监督和检查。
各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。
同时，公司档案监管人员和管理人员也分别承担着相应的职责，包括制定公司档案工作管理制度和工作标准、定期接收、整理、分类、保管、统计等工作、执行保密制度等。
各部门应高度重视档案工作，确保档案工作所必需的条件。
公司档案监管人员和管理人员也应定期对各部门的档案工作进行检查和整理，确保档案的安全和完整性。
同时，各部门档案管理人员也应贯彻执行档案管理有关规定，做好本部门档案的收集、整理、存放和利用工作，同时配合公司档案管理人员进行档案的验收和归档工作，编制本部门档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，严格执行保密制度等。
最后，各部门档案管理人员在离岗时也应办好档案的清点、移交手续，确保档案工作的连续性和完整性。
物业管理需要收集完整、准确、及时的文件材料，包括附件。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
物业管理公司制度之档案管理规定
物业管理公司制度之档案管理规定为了规范物业管理公司的档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，制定本规定。
一、档案管理的依据和目的1.档案管理的依据是《中华人民共和国档案法》以及相关法律法规。
2.档案管理的目的是统一管理、妥善保存物业管理公司的各类档案，确保档案的安全性、完整性和可检索性。
二、档案的范围和分类1.档案的范围包括公司的行政档案、财务档案、业务档案、人事档案等。
2.档案的分类原则是按照功能和归属关系进行划分，分为档案馆、部门档案室和岗位档案箱。
三、档案的编制和归档1.档案的编制应根据文件的形式和内容进行，包括纸质档案、电子档案和混合档案。
2.档案的归档应按照文件的日期、文件号、文件名称和原件数量进行编号，并填写档案目录，确保档案的追溯性和可检索性。
四、档案的保管和管理1.档案的保管要求存放在专用的档案室、档案箱或档案柜内，保持通风、干燥、防尘、防虫、防火，并定期进行安全检查。
2.档案的管理要求建立健全档案管理制度，明确各级档案管理员的职责和权限，规定档案的查阅、借阅、调阅和销毁的程序和要求。
五、档案的使用和借阅1.档案的使用应遵守相关的法律法规和公司的规定，不得用于非法活动和泄露公司机密。
2.档案的借阅要求填写借阅登记表，经档案管理员批准后方可借阅，并按时归还，逾期需经批准方可延期借阅。
六、档案的销毁和移交1.档案的销毁应按照公司的规定和相关法律法规进行，确保档案的安全、隐私和环境的保护。
2.档案的移交要求在档案交接清单上详细记录移交的档案名称、数量和接收人，并经双方签字确认。
七、档案管理的监督和评估1.档案管理应进行定期的监督检查，发现问题及时整改，确保档案管理的规范性和运行的有效性。
2.档案管理应建立健全评估制度，定期对档案管理工作进行评估，并对评估结果进行总结和反馈，为提升档案管理水平提供参考。
八、附则本规定自发布之日起实施，并适用于物业管理公司所有相关档案管理工作，如有需要，可根据实际情况进行调整和补充。
物业服务公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业服务公司档案管理，确保档案资料完整、准确、系统，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业服务公司所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业服务公司档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分类存放；（三）确保档案的完整、准确、系统和安全；（四）提高档案利用效率，服务公司各项工作。
第二章档案分类与归档第四条物业服务公司档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）项目管理档案；（三）财务管理档案；（四）人力资源管理档案；（五）客户服务档案；（六）设备设施管理档案；（七）工程维修档案；（八）法律法规档案；（九）其他档案。
第五条档案归档应按照以下要求进行：（一）归档文件应真实、完整、准确，具有保存价值；（二）归档文件应按照档案类别、时间顺序进行分类、编号；（三）归档文件应附有目录、索引，便于查找；（四）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵守以下规定：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防火、防盗；（二）档案柜应定期清洁、消毒，确保档案安全；（三）档案资料应分类存放，不得随意乱放；（四）档案资料不得随意借阅、复制，确需借阅的，需经主管领导批准。
第七条档案利用应遵守以下规定：（一）档案利用应严格按照档案管理制度执行；（二）档案利用应保证档案的完整、准确、系统；（三）档案利用应尊重档案的保密性，不得泄露公司秘密；（四）档案利用应按时归还，不得损坏、丢失档案。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵守以下规定：（一）档案销毁前，需经主管领导批准；（二）档案销毁应严格按照档案销毁程序进行；（三）档案销毁后，应做好销毁记录，并报上级部门备案。
第五章责任与奖惩第九条公司各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案的完整、准确、系统和安全。
物业公司档案管理规定
公司档案管理规定为加强公司的档案管理, 保证档案收集、整理、存放、保护和运用各环节规范、有序, 根据国家档案管理相关规定, 结合公司实际情况, 特制订本规定。
一. 档案工作管理机构档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。
公司行政人事部作为档案工作主管部门, 统一领导各部门档案工作, 制订档案管理规章制度和工作标准, 并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。
各部门应设立专（兼）职档案管理人员, 负责本部门的档案管理工作。
公司档案主管部门: 行政人事部公司档案监管人员: 行政主任/总经办秘书公司档案管理人员: 行政人事部行政助理各部门档案管理人员: 各部门文员、行政人事助理、结算员二. 档案工作管理职责档案工作是管理的基础性工作, 各部门要高度重视, 保证档案工作所必需的条件, 全体员工都有维护档案完整和安全的义务。
（一）公司档案监管人员职责1. 贯彻执行国家物业管理相关的档案法规, 制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。
2. 负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查, 一年组织2次对各部门及公司档案检查。
3．定期接受各部门上交的电子档案及目录等, 并进行整理、分类、保管、记录等工作。
4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。
5. 执行保密制度, 保证档案的安全。
（二）公司档案管理人员职责:1.严格执行档案管理有关规定, . 定期接受各部门上交的档案、目录等, 并进行整理、分类、保管、记录等工作。
2.做好各类档案的接受、整理、建帐、建卡、保管、记录等工作。
检查、3.验收归档文献材料是否完整、准确、系统, 是否符合相关档案工作规范。
4.编制各类档案的检索工具和参考资料, 积极开展征询服务和提供运用工作, 做好档案的查阅、借阅和催还工作。
5.做好档案库房的管理6.严格执行保密制度, 对密级档案内容不传密、不泄密、不失密, 保证档案的安全。
7.有权督促有关部门和人员按归档规定及时移交文献材料；有权拒绝接受不符合规定的文献材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。
长城物业档案管理制度
第一章总则第一条为加强长城物业管理有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、子公司及所属项目在档案收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等各个环节的管理。
第三条公司档案管理工作遵循真实性、完整性、准确性、及时性和保密性原则。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等类别。
第五条文书档案包括公司规章制度、会议记录、文件、合同、往来函件等。
第六条科技档案包括工程设计、施工、验收、维护等资料。
第七条会计档案包括会计凭证、账簿、报表等。
第八条声像档案包括录音、录像、照片等。
第九条电子档案包括电子文件、电子邮件、网页等。
第十条公司各部门、子公司及所属项目在产生档案时，应当按照归档范围和保管期限要求及时归档。
第三章档案整理与保管第十一条档案整理应当遵循统一标准，确保档案的有序性、完整性和便于利用。
第十二条档案整理包括分类、编目、排列、装订等环节。
第十三条档案保管应当符合以下要求：（一）档案库房应当保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗等条件；（二）档案柜架应当稳固、整齐、清洁；（三）档案材料应当按照类别、时间、编号等顺序存放；（四）档案的复制、借用、转出等应当经过批准，并做好记录。
第四章档案利用第十四条公司档案的利用应当遵循以下原则：（一）依法利用，保护档案的完整性和保密性；（二）便民高效，提供优质服务；（三）维护档案的真实性、准确性。
第十五条档案利用包括查阅、复制、摘录等。
第十六条查阅档案应当遵守以下规定：（一）查阅人应当出示有效证件；（二）查阅档案应当填写查阅登记表；（三）查阅档案不得擅自涂改、损毁、借出档案。
第五章档案鉴定与销毁第十七条公司应当定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。
第十八条档案鉴定应当遵循以下原则：（一）尊重历史，尊重事实；（二）注重档案的保存价值；（三）兼顾档案的利用价值。
物业工程档案管理制度
1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4 ．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或者接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6．物业管理公司档案日常需时常使用部份应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7．因工作需要借阅、复印专管部份档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及伤害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特殊条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。
3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。
物业内页档案管理制度
一、总则为加强物业管理档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 物业管理公司内部形成的各类文件、资料、图表、照片等；2. 业主委员会、业主大会、业主大会筹备组等组织形成的各类文件、资料；3. 住宅小区（大厦）的规划、设计、建设、验收、移交等文件、资料；4. 住宅小区（大厦）的物业管理合同、维修基金使用、收费标准等文件、资料；5. 住宅小区（大厦）的设施设备、绿化、环境卫生等档案；6. 住宅小区（大厦）的业主、住户信息、装修申请、投诉处理等档案；7. 住宅小区（大厦）的物业管理人员、财务人员等人事档案；8. 其他与物业管理相关的文件、资料。
三、档案管理职责1. 物业管理公司应设立档案室，配备专职档案管理员，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 档案管理员应具备档案管理专业知识，熟悉档案法律法规，遵守档案管理规章制度；3. 各部门应按照档案管理要求，及时、准确地将应归档的文件、资料提交给档案管理员；4. 业主委员会、业主大会、业主大会筹备组等组织应将形成的文件、资料提交给档案管理员；5. 档案管理员应定期对档案进行清理、整理、归档，确保档案的完整、准确、安全。
四、档案管理要求1. 档案收集：档案管理员应全面收集各类档案，确保档案的完整性；2. 档案整理：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、装订，确保档案的准确性；3. 档案归档：按照档案归档要求，将整理好的档案及时归档；4. 档案保管：档案管理员应按照档案保管要求，对档案进行分类存放、防潮、防霉、防虫蛀、防鼠咬等工作；5. 档案利用：档案管理员应按照档案利用规定，为内部人员提供档案查阅、复制等服务；6. 档案销毁：档案管理员应按照档案销毁规定，对不再具有保存价值的档案进行销毁。
五、档案管理制度执行1. 物业管理公司应定期对档案管理制度执行情况进行检查，确保档案管理制度的落实；2. 档案管理员应参加档案管理培训，提高档案管理业务水平；3. 档案管理员应严格遵守档案管理规章制度，对违反规定的行为进行制止和纠正；4. 档案管理员应定期向上级汇报档案管理工作情况，接受上级的监督和指导。
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公司档案管理规定为加强公司的档案管理，保证档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规、有序，根据国家档案管理相关规定，结合公司实际情况，特制订本规定。
一．档案工作管理机构档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。
公司行政人事部作为档案工作主管部门，统一领导各部门档案工作，制订档案管理规章制度和工作标准，并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。
各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。
公司档案主管部门：行政人事部公司档案监管人员：行政主任/总经办秘书公司档案管理人员：行政人事部行政助理各部门档案管理人员：各部门文员、行政人事助理、结算员二．档案工作管理职责档案工作是管理的基础性工作，各部门要高度重视，确保档案工作所必需的条件，全体员工都有维护档案完整和安全的义务。
（一）公司档案监管人员职责1．贯彻执行国家物业管理相关的档案法规，制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。
2．负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查，一年组织2次对各部门及公司档案检查。
3．定期接收各部门上交的电子档案及目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。
4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。
5．执行制度，确保档案的安全。
（二）公司档案管理人员职责：1.严格执行档案管理有关规定，．定期接收各部门上交的档案、目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。
2.做好各类档案的接收、整理、建帐、建卡、保管、统计等工作。
检查、3.验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规。
4.编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。
5.做好档案库房的管理6.严格执行制度，对密级档案容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。
7.有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。
8.公司档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。
（三）各部门档案管理人员职责1．严格执行档案管理规定，切实做好部门文件材料的收集、积累、整理、保管、保护、统计等基础工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规。
2．认真履行所属部门档案工作的指导、监督和检查职责，定期向行政人事部上交部门档案（含电子档案）、目录等。
3．编制各类档案的检索工具，做好档案的查阅、借阅和催还工作。
4．做好本部门档案柜的管理。
5．严格执行制度，对密级档案容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。
6．分年度对旧档进行归类存放，每年旧档成宗一次。
7. 各部门档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。
三．档案工作管理权限（一）有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料。
（二）有权拒绝接收不符合要求的文件材料。
（三）有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案。
（四）拒绝无关人员进入档案库房（开档案柜）。
（五）有对本部门档案管理工作进行监督和检查。
四．档案的种类本规定所指档案是指公司在各项职能活动中形成的具有保存和利用价值的各种形式的原始记录。
具体包括按记载反映的容，分为文书、会计、物业档案等；按载体形式，可分为纸质、音像、机读（电子）及其它实物档案等，主要载体有纸、胶片、磁带、u盘、硬盘、录音带、录像带、光盘等。
（一）文书档案主要包括行政、人事、业务管理档案等。
（二）会计档案主要包括凭证、账薄、报表等会计核算档案。
（三）物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。
如：物业权属资料、技术资料、验收文件、业主\使用人的权属档案资料、个人资料、物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录、物业行政管理制度以及相关合同资料等。
五.文件材料的收集和积累（一）凡是企业在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料均应收集保存。
（二）各种文件材料的收集和积累，根据工作性质，由各相关部门和相关人员负责。
（三）档案管理人员要保持实时收集具有保存价值文件材料的意识，如发现该存而未存的文件材料，应及时向有关人员索取。
（四）在收集部形成的文件材料及具保存价值的外来文件资料时，如有电子版，可根据实际需要，确定是否收集。
（五）文件材料的收集要完整、准确、及时，有附件的应同时收集附件。
（六）物业档案的收集（按物业管理参与者分类）1．在物业接管移交时应与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程设计产权及工程技术资料的原始资料。
2．在业主入伙时，进行二次装修阶段收集业主、用户资料。
3．在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回防记录等以及其他相关资料，并将档案的收集形成制度化。
4．通过政府主管部门获取的相关信息。
（七）物业档案的收集（按物业资料来源按时间顺序分类）1．设计规划阶段信息：土地购买合同、土地使用证等权属证书、规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书、建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件。
2．竣工及验收阶段信息：竣工图、竣工工程项目一览表、设备技术清单(设备名称规格、数量、场地、性能、单价、随机工具备件等性能、单价、随机工具备件等)、设施技术手册、使用说明及质保证明、设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)、土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等)、建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录)、隐蔽工程的验收记录、工伤事故发生及处理记录（如有）、项目图纸会审记录、设计变更通知、技术核定单、重要技术决定和文件、验收总结报告等记录文件。
3．委托管理阶段信息：委托管理招标文件、物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等)、物业委托管理合同(协议书)等。
4. 招商阶段信息：招标物业的平面图纸、招租许可证及委托书、租金及管理费测算、租赁合同、广告策划资料等。
5．用户入户信息：用户入住通知书、入户须知、管理公约(公共契约)、用户资料(包括业主、租户)、业主委员会章程、用户手册、用户进户验收表、用户进户交费单等。
6．日常管理信息：业主、租户变动和更换情况、各部门工作操作规，管理制度、各部门工作记录、维修记录（大、中、小修）、维修承包合同和预决算、保安、清洁、绿化等项目的承包合同等、用户来往信件、投诉和处理资料、年度工作计划及总结、人事档案、保险资料、法律法规和政府有关文件、财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料。
六.文件材料的归档本规定所指归档是指办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理交各部门档案人员建立专门档案柜保存的过程。
（一）归档围公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档围。
详见《物业管理企业文件材料归档围及保管期限表》。
（二）归档时间1．管理类及业务类文件材料一般应在办理完毕后由业务部门档案管理员及时归档。
2．会计文件材料由财务部在会计年度终了后整理归档。
3．合同类文件应在合同审批签订后及时归档。
4．外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后收集归档。
5．公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
6．录像带、录音带、照片（含底片）、胶片等实物形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
7．变更、修改、补充的文件材料应随时归档。
8．公司部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应随时归档。
9．公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。
10．其他临时活动中形成的文件材料应随时归档。
（三）归档要求1．归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。
2．归档的文件材料编制容、格式等应规化，字迹清楚。
3．归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
4．归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
5．非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
6．外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
7．归档的文件材料一般一式一份。
重要的、利用频繁高的和有专门需要的可适当增加份数。
8．两个以上部门合作完成的项目，主办部门保存全套文件材料，协办部门保存与承担任务相关的复印文件。
9．任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。
如不按要求归档的，追究有关当事人或部门的责任。
七.档案的整理（一）档案的整理分为两步进行：1.档案归档以前，文件材料形成后，应由文件材料形成部门或相关人员进行初步整理。
2．档案归档以后，由各部门档案管理人员进行最终整理。
（二）档案整理的基本容：区分全宗；全宗的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。
（三）档案整理工作的要求：必须保持文件之间的历史联系；必须便于保管和利用；必须在原有的基础上进行整理、加工。
（四）档案的整理应遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用的原则。
（五）档案的整理应根据机构（问题）进行分类、划分保管期限。
划分保管期限方法详见《物业管理企业文件材料归档围及保管期限表》。
八．档案的移交和接收（一）移交、接收要求1.行政人事部每年一月负责接收公司各部门上年度所有档案目录（电子版）最新版本、相关重要档案（含目录），每个月月初负责接收公司各部门上月电子档案（含目录）等。
2．各部门档案管理员负责接收本部门形成的各类档案（包括电子档案）。
（二）移交、接收检验1．各部门在进行档案移交、接收之前，档案接收方应认真对拟移交档案按归档要求进行检验，检验合格后方可接收。
2．移交的档案必须有书面档案总目录和分目录，移交时连同档案数据库一并移交。
3．对检验不合格的档案，应退回移交部门重新整理，合格后方可接收。
（三）移交、接收手续移交档案应编制移交清册，交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式二份，由交接双方各留一份以备查考。
九．档案的利用（一）公司员工因工作需要，需从本部门查阅或借阅档案时，查阅或借阅本人职能围的一般性档案，在档案管理员处办理查阅或借阅登记即可。
（二）公司员工查阅或借阅本人职能围外的一般性档案，须经查阅或借阅人所在部门负责人批准。
（三）公司员工查阅或借阅本部门重要或涉密档案，除须查阅或借阅人所在部门负责人批准外，还须经公司总办领导批准。
（四）公司员工查阅或借阅其他部门档案资料，须经本部门负责人及档案所在部门负责人批准。
（五）非公司人员因工作需要查阅、借档案，须经总办领导批准。