物业档案管理规章制度
物业办公室档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业办公室档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业办公室档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则；（二）统一领导、分级负责原则；（三）完整、准确、安全、有效利用原则；（四）规范化、标准化原则。
第二章档案收集与整理第四条档案收集范围：（一）物业管理合同、协议、委托书等法律文件；（二）业主、住户资料，包括基本信息、入住登记、装修申请等；（三）物业管理规章制度、操作规程、服务标准等；（四）物业维修、养护、改造工程资料；（五）财务、审计、人事档案；（六）会议记录、报告、通知等文件资料；（七）其他具有保存价值的资料。
第五条档案整理要求：（一）按照档案分类标准进行分类、编号；（二）确保档案的完整性和准确性；（三）档案装订、包装应符合国家规定；（四）编制档案目录、索引，方便查阅。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防盗；（二）档案柜、档案架应按档案编号顺序排列；（三）定期对档案进行检查、维护，确保档案完好；（四）档案管理人员应掌握档案保管知识，提高档案保管水平。
第七条档案利用要求：（一）档案利用应遵循保密原则，未经批准不得外借；（二）查阅档案应填写查阅登记表，记录查阅人、查阅时间、查阅内容等信息；（三）档案管理人员应指导查阅人正确查阅档案，确保档案安全；（四）档案利用不得损坏、涂改、抽取、伪造档案。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下原则：（一）依法销毁；（二）经批准后销毁；（三）销毁档案前应进行鉴定，确保档案的完整性和准确性；（四）销毁档案应采用国家规定的销毁方式。
第五章责任与奖惩第九条档案管理人员应认真履行职责，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。
第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。
第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。
第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。
（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。
（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。
（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。
第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。
第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。
第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。
第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。
（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。
（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。
（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。
第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。
第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。
第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。
第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
物业中心档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业中心档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合物业中心实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业中心所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业中心档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：物业中心档案由档案管理部门统一管理，确保档案的集中、完整和有序。
（二）依法管理原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规，规范档案管理工作。
（三）安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露。
（四）利用服务原则：提高档案利用效率，为物业中心各项工作提供有力支持。
第二章档案分类及收集第四条物业中心档案分为以下类别：（一）文书档案：包括物业管理合同、业主大会决议、会议记录、文件材料等。
（二）工程档案：包括建设项目设计、施工、验收、维护等资料。
（三）财务档案：包括财务报表、收支凭证、税费缴纳证明等。
（四）人事档案：包括员工入职、离职、培训、考核等资料。
（五）其他档案：包括荣誉证书、奖惩决定、应急预案等。
第五条档案收集范围：（一）物业管理活动产生的各类文件、资料。
（二）物业设施设备的相关资料。
（三）物业维修、保养、更新等活动的记录。
（四）物业管理服务合同、协议等。
（五）物业中心内部管理规章制度。
第三章档案整理与保管第六条档案整理：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目。
（二）编制档案目录，确保档案的有序存放。
（三）对档案进行立卷、装订，确保档案的整洁、美观。
第七条档案保管：（一）档案存放地点应干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗。
（二）档案柜应上锁，未经允许不得随意打开。
（三）定期对档案进行清理、检查，确保档案完好。
（四）对破损、缺失的档案进行修复、补充。
第四章档案利用与销毁第八条档案利用：（一）档案管理部门负责档案的查阅、复制、摘抄等工作。
（二）查阅档案应遵守相关规定，确保档案信息安全。
物业规章制度档案管理
物业规章制度档案管理一、总则为了规范物业管理工作，保障业主和居民的合法权益，提高物业服务质量，制定本规章制度档案管理办法。
二、档案管理的基本原则1、依法依规管理。
遵循国家法律法规和相关制度规定进行档案管理，保证档案的真实、完整、可靠、安全。
2、严格保密。
对于涉及个人隐私和商业秘密的档案信息，必须严格保密，严禁泄露。
3、专人专管。
设立专门的档案管理部门，由专人负责档案管理工作，实行专人专岗，确保档案管理工作的高效、规范进行。
4、定期审核。
对档案资料进行定期审核，保证档案的更新、完善和规范。
5、科学利用。
档案不仅是文书资料，更是管理工作的重要参考依据，要科学利用档案信息，为物业管理提供支持。
三、档案管理的内容及程序1、档案的建立（1）物业管理档案应当按照规范要求，将物业管理工作的各项文件、资料、凭证等进行分类整理，建立档案目录，确保档案的清晰明了。
（2）建立档案的过程中，应当按照时间顺序进行编号和归档，确保档案的完整和连贯。
2、档案的归档和存储（1）建立一定的档案存储和归档制度，确保档案的安全性和完整性。
（2）对于重要的档案，应当采取加密存储和备份措施，以防丢失或损坏。
（3）对于长期保存的档案，应当进行分类和归档，妥善保管，以备需要时查阅。
3、档案的借阅和利用（1）对于需要借阅和利用档案的情况，应当提出书面申请，并经过相关部门的批准和审核，严格按照程序进行操作。
（2）借阅和利用档案的时限应当明确规定，避免超时使用或滥用档案。
4、档案的销毁（1）在档案保管期限届满或者档案内容已经失去效力的情况下，应当及时对档案进行鉴定和销毁，确保档案的整洁和及时性。
（2）对于涉及个人隐私和商业秘密的档案，应当经过合法程序进行销毁，避免泄露。
四、档案管理的责任和义务1、物业管理公司应当认真执行档案管理相关政策和法规，严格要求档案人员执行档案管理制度，确保档案管理工作的正常进行。
2、档案管理部门负责人应当严格执行档案管理规章制度，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的科学性和规范性。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度引言概述：物业管理公司作为管理多户物业的机构，其档案管理制度对于保障业主权益、提高工作效率至关重要。
本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的建立、档案分类与整理、档案保密措施、档案管理的监督与评估等五个方面进行详细阐述。
一、档案管理的重要性1.1 保障业主权益：档案管理可以记录物业管理过程中的重要信息，确保业主权益不受侵犯。
1.2 提高工作效率：规范的档案管理制度可以提高工作效率，避免信息混乱和重复劳动。
1.3 法律合规：合理的档案管理可以确保物业管理公司在法律法规的框架下运作，避免违法行为。
二、档案管理制度的建立2.1 设立档案管理部门：物业管理公司应设立专门的档案管理部门负责档案管理工作。
2.2 制定档案管理规章制度：制定档案管理规章制度，明确档案管理的流程、责任人和权限。
2.3 培训员工：对员工进行档案管理培训，提高员工对档案管理的重视和专业水平。
三、档案分类与整理3.1 按照内容分类：将档案按照内容进行分类，如合同档案、维修档案、财务档案等。
3.2 按照时间分类：将档案按照时间顺序进行分类，方便查阅和管理。
3.3 定期整理：定期对档案进行整理和清理，保持档案的整洁和完整性。
四、档案保密措施4.1 设立权限管理制度：对档案的查阅和修改进行权限管理，确保档案的安全性。
4.2 数据加密：对电子档案进行加密处理，防止信息泄露。
4.3 定期备份：定期对档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。
五、档案管理的监督与评估5.1 定期检查：定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的执行情况。
5.2 建立评估机制：建立档案管理的评估机制，对档案管理工作进行评估和改进。
5.3 及时反馈：对评估结果进行及时反馈，及时纠正存在的问题，提高档案管理效率和质量。
结语：物业管理公司档案管理制度的建立和执行对于提高公司管理水平和服务质量至关重要。
只有建立完善的档案管理制度，才能更好地保障业主权益，提高工作效率，确保公司的合法合规运作。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
物业项目部档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业项目部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高物业管理水平，根据国家有关档案管理的法律法规，结合物业项目实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业项目部在日常工作中形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。
第三条物业项目部档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理：物业项目部档案应由专人负责，实行集中统一管理。
2. 分类归档：按照档案的性质、内容、来源等进行分类，确保档案的完整性和系统性。
3. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的准确性和安全性。
4. 有效利用：充分利用档案资源，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理职责第四条物业项目部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条物业项目部各部门应积极配合档案管理员，按照职责分工，做好档案的收集、整理和移交工作。
第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具备档案管理的基本知识和技能；2. 熟悉物业管理业务，了解相关政策法规；3. 工作认真负责，具有良好的职业道德。
第三章档案收集与整理第七条物业项目部档案收集范围：1. 物业项目立项、规划、设计、施工、验收等文件资料；2. 物业管理合同、协议、规章制度等；3. 物业服务记录、业主投诉、维修记录等；4. 人力资源、财务、设备、设施等管理文件；5. 与物业管理相关的其他文件资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案的性质、内容、来源等进行分类；2. 对档案进行编号、编目，编制档案目录；3. 档案装订整齐，封面、脊背清晰；4. 电子档案应备份，确保数据安全。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防霉；2. 档案柜应分类存放，便于查找；3. 档案管理员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用要求：1. 严格按照档案查阅规定，办理查阅手续；2. 查阅档案时，应爱护档案，不得损坏、污损；3. 查阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、摘抄。
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物业档案管理规章制度
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。
针对性的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作说实记录，以所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。
1、档案的建立与分类
小区档案指在建设及经营管理小区的活动中形成的全部文件和资料的总和。
⑴小区管理档案室分类
①业委会工作资料；
②委托管理合同及小工管理涉及的其他合同文本；
③住户管理：主要包括住户资料（住房登记表、住户证件等）、住户特殊要求记录、住户投诉与回访记录等；
④社区文化资料；
⑤清洁卫生管理记录资料；
⑥绿化管理记录及资料；
⑦车场、（车棚）管理记录及资料；
⑧文化娱乐场所管理资料；
⑨消防、治安管理记录及资料。
⑵工程技术、设备管理档案
①小区建设竣工资料；
②管理处接管小区的有关资料和协议；
③装修管理资料；
④房屋及公共设施维修（维护）资料；
⑤设备资料主要包括设备技术资料、设备运行资料、设备维修保养记录及资料；
⑥科技图书及资料。
⑶管理处内务管理档案
①经营财务：主要包括经营管理资料、合同管理资料、财务管理资料；
②人事劳资：主要包括人事资料、员工培训、考核资料；
③规章制度及往来文件；
④管理及动作规章制度；
⑤政府、主管部门所发的法律、法规文件；
⑥物业管理有限公司文件；
⑦其他外来文件；
⑧本管理处发出的通知、公告、报告、信函等公文；
⑨质量管理文件及相应的资料、记录；
⑷其他文件
1、档案管理
⑴管理思路
①依照规定程序收集的各项工作的档案资料，按科学方法检索使用，机密文件加密，
专人管理。
②档案管理除详细记录管理过程外，一个重要的是从中发现管理不足，改进管理工作，原始资料除收集、整理、编入档案的初步分析外，应形成各类人员定期、定项目有方向性
地进行统计、归纳，反映管理漏洞，提出报告和可行性整改意见，物业经理决策修正工作
规程。
⑵档案管理的基本模式
①采用多种形式的信息贮存方式，有计算机磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图
表卷宗等，分别采用相应的保管贮存方法。
②采用科学检查及多媒体查询系统，文件目录条理清晰，方便档案使用、查询。
③严格内部文件资料的保密制度，需保密文件及区域必须加密，专人负责保管，确保
文件的安全。
④加强档案的安全管理，配置消防器材和防盗门，档案柜、锁符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮湿的要求。
⑤坚持对档案管理工作的指导，一方面检查档案管理绩效，另一方面从档案中可侧面
了解管理处各项工作的动作情况。
管理处各部室每月检查一次本部门管理文件记录情况，
督促档案管理人员及时将工作记录文件归入档案；管理处经理每季度对档案管理工作进行
一次全面的检查，检查文件管理是否规范，有无遗漏，批出工作不足，以便更好地提高档
案管理工作。
秩序维护员岗位职责
一、负责小区的安全保卫工作，保障小区物业管理工作的顺利进行。
二、牢固树立“业主至上，服务第一”的服务宗旨；和“忠诚公司，爱岗敬业”的职
业道德。
三、负责发生火灾、盗窃、凶杀等突发事件时，做好必要的应急处理并保护好现场，
及时通知本上级主管和辖区派出所。
四、进行经常性治安防范巡视和防火安全检查，发现隐患及时上报上级主管和服务处。
五、严禁外来闲杂人员进入小区，来访人员必须登记，准许后方可入内。
六、对进出车辆和停放车辆要严格管理，统一指挥，严禁乱停乱放；未经登记允许不
得进入小区，严禁贮装易燃易爆危险品的车辆进入小区。
七、做好各项登记及交接班记录。
八、完成上级交办的其它工作。
环卫绿化部岗位职责
负责小区环境卫生的各项工作，其具体职责是：
一、负责物业管理的保洁服务工作，包括小区道路、组团间公共部位、居民楼道的清洁。
二、负责垃圾袋装化的组织实施，上门收集、转运生活垃圾。
三、负责物业的环境卫生各项管理工作的落实。
四、宣传和执行上级有关卫生管理的法规，完成城市卫生主管部门上达的任务。
五、负责管理好小区内的绿化、并对绿化工作计划、种植、养护进行建议、监督和实施。
六、负责小区内企事业单位和网点房的“门前三包”和“环境卫生管理规定”的具体
落实。
七、负责小区居民物业管理综合服务费征收和具体落实、监督工作。
八、负责各种清洁工具的购买、保管、使用和维修。
九、负责小区各种卫生设备包括垃圾箱、果皮箱的清洁、完好。
十、完成领导交办的其它工作。
保洁主管岗位职责
在主管的领导下，全面负责小区清洁卫生工作的安排和监督，其职责如下：
一、
服从领导，模范带头，以身作则，积极带领队员完成上级交给的各项任务。
二、全面负责小区内的清洁卫生工作的安排,做好每日检查记录并及时向主管汇报。
三、负责做好保洁员的思想教育、法纪教育工作,组织保洁员学习文化和专业知识。
四、
提交小区内除四害消杀工作，组织安排保洁员完成此项工作。
五、
每日检查监督卫生、消杀,评定工作效益,搞好环境卫生，抓好宿舍内务卫生管理。
六、坚持每日巡查小区卫生，劝阻和制止不卫生、不文明的现象和行为。
七、
坚持原则、办事公道。
八、
完成上级交待的其它任务。
保洁员岗位职责
一、遵守公司各项管理制度，服从管理、为业主提供优质服务；
二、负责卫生区域的清洁卫生，及时清运垃圾；
三、做好卫生管理工作，及时发现不卫生状况并处理，纠正一切不良卫生习惯和行为，对有严重影响环境卫生的行为要及时报告主管，做出处理；
四、在所负责区域内发现有需维修之处，要及时上报主管；
五、衣冠整洁，着工装，礼貌待人，虚心听取业主意见，不与业主发生争吵；
六、拾金不昧，拾到物品立即上交或送还给失主；
七、完成部门主管交给的其它工作。
维修工岗位职责
一、准时到达工作岗位，服从领导的调度和工作安排，按时、按质、按量地完成任务，不擅自离岗和串岗。
二、遵守员工守则和本部各项规章制度、操作技术规程，努力学习，不断提高思想素
质和技术业务水平。
三、对业主彬彬有礼，坚持业主第一，恪守“客人都是对的”服务信条，把“理”让
给客人。
以优质的服务为公司争取荣誉，创造财富。
四、发扬主人翁精神，开动脑筋，大胆提出合理化建议，为公司多作贡献。