合同管理制度及流程图

合同管理制度及流程图
合同管理制度及流程图
一、前言
1.1 目的
的目的是为了规范公司内部合同管理的流程和制度，确保合同签订和履行的合法性、合规性和安全性，以保障公司和合作伙伴的合法权益。

1.2 适用范围
本制度适用于公司内部所有合同的签订、审批、执行和归档等全过程管理。

二、合同管理制度
2.1 合同管理职责
公司内部合同管理职责如下：
- 签订合同的责任人必须具备法律、商务等方面的知识，熟悉本制度和相关法律法规；
- 合同签订前必须做好充分的尽职调查和风险评估等工作；
- 合同的审核、审批和签字必须严格按照流程进行，保证合同的合规性和法律效力；
- 合同执行人必须熟知合同的内容和执行要求，保证按合同约定履行义务；
- 合同归档人必须做好合同归档工作，确保合同资料的完整性和可追溯性。

2.2 合同签署流程图
下图为公司内部合同签署流程图：
合同起草人 -> 部门负责人审批 -> 合同审核人审核 -> 版本起草人修改 -> 合同审核人再次审核 -> 法务部审批 -> 合同签订-> 合同发送
注：合同签订前必须签署《保密协议》。

2.3 合同签订注意事项
- 合同必须经过公司法务部门审核和审批后，方可签订；
- 合同上所有条款都必须明确、清晰、无需另行解释；
- 合同上必须明确双方的权利义务、违约责任、解除条件等；
- 合同上必须标注有效期限、履行地点、付款方式、争议解决方式等；
- 合同签订前必须做好完整的尽职调查和风险评估，确保对方的资质和信誉等情况；
- 合同可采用电子签名、邮件确认等方式签订，但须保证安全性和有效性。

2.4 合同执行流程
下图为公司内部合同执行流程图：
合同执行人 -> 合同履约 -> 问题解决 -> 合同评估 -> 合同归档
注：合同执行过程中如遇重要事项必须及时与相关部门和人员沟通，确保合同的执行效果。

2.5 合同归档要求
- 合同归档人必须将合同及相关材料按照流程归档，归档材料必须清晰、完整、可追溯；
- 归档材料要按照一定的时间顺序进行存档，按月、季度、年度进行备份；
- 归档材料要放在封闭的柜子里存放，存放安全。

三、附件
所涉及附件如下：
1. 合同起草模板
2. 合同审核流程图
3. 合同执行流程图
4. 合同归档表格
四、法律名词解释
- 合同：是双方或多方在一定的权利义务关系上约定的意思表示一致，具有合法有效性的协议。

- 尽职调查：为了保障公司不承担不必要的风险，公司在签订合同之前必须进行必要的尽职调查，包括对对方的资质、信誉、经营情况等全面了解。

- 合同执行：合同签订后，公司执行合同所规定的义务并要求对方履行其义务。

五、常见困难及解决办法
- 合同签署流程繁琐，容易出现流程中断，可采用流程管理软件或系统来规范合同签署流程；
- 部分合同涉及内容较为复杂，需要公司内部专业人员进行辅助解读和解释；
- 合同执行过程中可能会遇到不可预见的风险或问题，公司应预留一定的应对措施，并进行按时的风险应对和管理。

- 合同执行过程中页面特别容易出现争议，导致公司产生不必要的经济损失或财产损害，解决措施是建立和完善公司内部财务管理制度，加强资产把控保障，避免合同执行过程中出现财务方面的问题。