会计档案整理与保管
会计档案的整理与保管实验报告
会计档案的整理与保管实验报告一、实验目的1. 学习会计档案整理与保管的相关知识；2. 掌握会计档案整理与保管的方法和技巧；3. 了解会计档案的重要性及保护措施。
二、实验原理会计档案是企业经营管理的记录。
档案的整理与保管是企业会计工作中非常重要的一个环节，对于保护企业经济利益、归档记载、片面调查、统计决策等有着非常重要的作用。
合适的整理与保管方法能够保证会计档案的完好性，使得企业的会计档案管理系统化。
1. 会计档案的整理会计档案的整理是指将公司的日常会计资料按照一定的时间顺序、内容结构进行搜集、归档、编制，使其综合反映公司会计核算信息的流程。
档案的整理应该指导以下几点：①会计档案的按照时间顺序放置。
②将同一项业务内容的相关材料进行分类，存放在一起。
③在档案顶部或其他显著的地方加上编号和标签，便于查阅。
④通过建立档案日志，记录每次出入档案的细节，加强对档案流向的管控。
2. 会计档案的保管会计档案的保管是指根据会计法规及档案馆的标准，对持续记录的会计资料物品进行妥善保护和管理。
保管的目的主要是为了：①防止档案遗失或损毁，造成不良经济损失；②保密重要的会计资料；③促进行政管理和经济调查。
保管的准则与方法应履行以下原则：①安全：保管环境要具有足够的安全能力，如防盗，防火等。
②顺序：档案由时间、领域、文件号等方式加以标识，在加强档案柜关闭和标识上注重顺序。
③整洁：档案内容的放置、展示及移动时应避免造成损坏，有较强的整洁性。
④应用：档案应用于重大决策、调查时，必需遵从程序，将档案保护好。
三、实验步骤1. 认真梳理会计档案将公司的会计档案按照时间顺序分类整理，将同一类别的单据放在一起，按照规定的格式编写档案号，将档案号贴在文件夹上。
2. 建立会计档案日志建立会计档案日志，每次出入档案，都需要记录具体细节，加强对档案流程的管控，提高会计档案管理的效率。
3. 操作档案柜将整理好的档案放入档案柜中，将柜门关好，注意档案柜的防盗、防火等安全措施。
会计档案的整理与归档方法
会计档案的整理与归档方法一、文件准备在进行会计档案的整理与归档前，首先需要准备相关的文件和材料。
这些文件和材料包括财务报表、会计凭证、原始凭证、账簿册页、往来凭证、业务合同、备忘录等。
对于需要保留的文件，应该按照一定的分类标准进行整理和编目。
二、文件整理文件整理是指对准备好的文件进行分类和整理，以便于后续的归档和检索。
在进行文件整理时，可以按照不同的会计科目或业务类型进行分类，也可以按照不同的时间段进行归档。
文件整理的步骤包括：（1）按照类别或科目对文件进行分组。
将同一类别或科目的文件放在一起，如将财务报表放在一起，将会计凭证放在一起。
（2）将同一类别或科目的文件按照时间顺序进行排序。
将早期的文件放在前面，按照年度或月份进行排列。
（3）对于需要保留的重要文件，可以将其复印或扫描成电子档，并将原件和复印件放置在同一个文件夹中。
三、文件编目文件编目是指对整理好的文件进行编号和登记，以方便后续的查找和归档。
可以使用数字编号或字母编号的方法，将每个文件进行标识。
同时，需要建立一个文件目录或索引表，对不同的文件进行登记，包括文件编号、文件名称、文件所属类别、文件的存放位置等信息。
四、文件归档文件归档是将整理和编目好的文件按照一定的存放位置进行存档。
可以使用文件夹、文件柜、存储盒等工具进行存放。
在进行文件归档时，需要注意以下几个方面：（1）不同的文件类别应该分开存放，避免混淆和错乱。
（2）需要进行防火和防潮处理，保证文件的安全和完整。
（3）可以根据文件的重要性和使用频率进行分级存储，将重要文件存放在易于取用的位置。
五、文件保管文件保管是指对归档好的文件进行保管和维护。
在文件保管过程中，需要注意以下几个方面：（1）定期检查文件的完整性和完好性，防止文件的遗失或损坏。
（2）对于电子档案，应建立良好的数据备份和恢复机制，防止数据丢失。
（3）定期清理和更新文件，对于过期、无用的文件进行清理和整理。
最后，需要强调的是，会计档案的整理与归档是一项非常重要的工作，直接关系到企业的财务信息的安全和有效管理。
会计档案保管建议
会计档案保管建议
以下是会计档案保管的一些建议：
1. 装订与保管：每月结账工作完成后，及时对会计凭证进行装订，以便查找与保存。
凭证装订时应配备装订用工具，如装订机、装订线、装订针等。
使用重型订书机可以简化操作，但要确保凭证整齐有序。
每月在编制凭证的同时，根据凭证编号大体分册，用大铁夹或长尾夹稳固下来，便于装订成册。
装订时，应将封面、记账凭证、封底、包角放好，反复检查是否整齐有序，然后用重型订书机将左上角订牢，包好包角，完成装订。
最后填写封面相关内容并加盖公章。
2. 基础设施建设：会计档案基础设施建设包括库房、档案柜、档案盒等硬件基础设计。
库房是保管档案的场所，应考虑防震、防火、防水、防地质灾害、防污染、防强光、防尘、防高温高湿等要求，充分考虑档案现有数量和未来增长量，留足库房空间。
存放档案的设施设备应补齐不全，根据需要完善相关基础设施，如购买多节柜、安装自动灭火系统等。
同时要做好库房温适度检测、登记和调控，保持库内干净，防止灰尘侵入。
投放防虫防鼠药物，并定期检查，使档案始终处于安全、可控、有利的环境中。
以上建议仅供参考，如有需要，建议咨询专业人士。
会计档案的整理与归档操作方法
会计档案的整理与归档操作方法一、会计档案的整理方法1.建立档案管理制度：制定会计档案的管理制度，明确档案的存放位置、管理权限、编号规则、保存期限等。
2.分类整理：根据会计凭证的种类和功能，将其按照一定的顺序进行分类，例如凭证的种类包括收入凭证、支出凭证、转账凭证等，可以按照凭证的种类进行分类整理。
3.编制目录：建立会计档案的目录，包括会计凭证、会计账簿、财务报表等的目录，并根据档案的重要性和使用频率进行排序。
4.建立编号系统：为每个会计档案建立独立的编号，以方便查询和管理。
编号可以按照时间、凭证种类、账簿科目等进行编制。
5.碳化处理：对于重要的会计凭证、会计账簿等重要档案，可以进行碳化处理，以防止档案丢失或损坏。
6.整理财务报表：对财务报表进行整理，按照会计期间、科目等进行排序，并编制相关的汇总报表。
7.归档：将整理好的会计档案按照一定的顺序和规则进行归档，包括凭证的存放、账簿的存放等。
1.确定归档地点：根据公司的要求和实际情况，确定会计档案的归档地点，可以是公司内部的专门存档室，也可以是外部的专门档案管理机构。
2.根据存放期限进行归档：根据法律法规和公司的要求，确定会计档案的存放期限，例如，财务报表存放期限为10年，会计凭证存放期限为5年等。
3.建立存档目录：为会计档案建立存档目录，包括凭证的编号、日期、摘要以及账簿的名称、期间等内容，以方便后续的查询和管理。
4.制定存放规则：确定会计档案的存放规则，例如，按照年份进行存放，或者按照凭证种类进行存放等。
5.标注档案信息：为每个会计档案进行标注，包括档案的编号、存放位置、归档日期等信息，以方便查询和管理。
6.定期检查和整理：定期对已归档的会计档案进行检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
7.定期销毁无效档案：对于已经过期或无效的会计档案，按照公司的要求和法律法规进行销毁处理，以节约存档空间和提高档案管理效率。
总之，会计档案的整理与归档操作方法包括建立档案管理制度、分类整理、编制目录、建立编号系统、碳化处理、整理财务报表、归档等。
会计档案管理步骤
会计档案管理步骤一、收集整理会计档案的收集整理是档案管理的基础工作之一。
在会计年度结束后，财务部门应将本年度形成的会计凭证、账簿、报表等会计资料进行全面、系统地整理，并移交档案部门。
档案部门应对接收的会计档案进行清点、登记和归档，确保档案完整、准确、有序。
二、分类归档为了便于管理和利用，会计档案需要进行分类归档。
分类标准可以根据单位实际情况和档案管理需要来确定，一般可以根据会计科目、凭证种类、时间顺序等进行分类。
分类后，应将档案按照分类标准有序地放入档案盒或档案柜中，并做好档案目录和索引。
三、存储备份为了防止档案丢失或损坏，会计档案需要进行存储备份。
备份可以采用纸质备份和电子备份两种方式。
纸质备份应定期进行晾晒、防潮、防虫等保养工作，电子备份应存储在可靠的存储介质中，并定期进行数据校验和维护。
四、保管保密会计档案属于单位内部机密资料，需要进行保管保密。
档案管理部门应建立健全档案管理制度，对档案的借阅、查询、复制等操作进行严格控制和管理，确保档案的安全和保密。
同时，档案管理人员也应当严格遵守保密规定，不得私自泄露档案内容。
五、利用更新会计档案的利用更新是档案管理的重要环节之一。
档案管理部门应当根据单位内部管理和外部监管的要求，定期对会计档案进行更新和利用。
更新内容包括补充新的会计资料、替换过时资料等。
在更新过程中，应当保持档案的完整性和准确性。
六、销毁审批会计档案的销毁需要经过严格的审批程序。
当会计档案已经过期或失去保存价值时，档案管理部门应当按照规定对其进行销毁。
销毁前，应当由相关人员填写销毁审批表，经领导审批后进行销毁。
销毁时应当注意环保和安全问题，不得随意丢弃或排放有害物质。
七、销毁清册在销毁会计档案后，档案管理部门应当编制销毁清册，对销毁的档案进行详细记录，包括档案编号、名称、数量、销毁时间、销毁方式等。
销毁清册应当永久保存，以便日后查证和审计。
八、按期鉴定为了确定会计档案的保存期限和销毁时间，档案管理部门应当定期对会计档案进行鉴定。
会计档案的保管流程和方式
会计档案的保管流程和方式
会计档案的保管流程和方式主要包括以下几个方面：
1. 分类整理：对会计档案进行分类整理，以便更加清楚、精细地保管会计档案。
2. 建立保管程序：建立会计档案保管程序，明确会计档案的起止日期，核实和校核会计档案的完整性等。
3. 建立责任制：将会计档案交由责任人管理，确保会计档案的安全保管和及时共享。
4. 严格执行安全保管程序：根据《会计准则》的要求，将会计档案妥善保管，不得移动或改动，以防止会计资料丢失或被篡改。
5. 定期查阅和审核：定期查阅会计档案，审核档案是否存在损坏、遗失或篡改等情况，保持会计档案的完整性。
6. 配备专业人员：对于未设专职档案机构的单位，必须配备专业人员负责会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等工作。
7. 建立电算化档案：对于存储于计算机和磁性介质上的会计资料，应当建立电算化档案，并规定数据复制备份。
8. 安全措施：保存会计档案应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还要防尘、防热、防冻、防磁，并采取相应的安全措施。
9. 办理交接手续：在机构变动或者档案管理人员调动时，应当办理交接手续。
10. 定期销毁：对于超过保存期限的会计档案，应当按照规定的程序进行销毁。
以上是会计档案的保管流程和方式，具体的操作可能因实际情况而有所不同。
在实际操作中，应当根据相关法律法规和会计准则的要求，结合单位的实际情况，制定具体的保管流程和方式。
会计档案的整理和保管要求
会计档案的整理和保管要求好的，以下是 9 条关于会计档案整理和保管要求：1. 会计档案可得好好分类呀！就像整理衣服一样，把不同类型的档案分开放，比如把凭证放一块儿，账薄放一块儿，这样找起来不就方便多了嘛！比如你找去年的销售凭证，直接去凭证那堆里找，不是一下子就找到了嘛！2. 要给会计档案找个安稳的“家”呀！不能随便乱放，得放在干燥、安全的地方。
这就好比给自己心爱的宝贝找个舒适的小窝，好好保护着才行呢！像把档案放在潮湿的地方，那不是等着它们坏掉嘛！3. 整理会计档案要仔细认真呀！不能马马虎虎的，每一张纸都很重要呢！这就好像对待自己最喜欢的拼图，每一块都不能丢啊，丢了可就拼不完整啦！想想看，如果少了一张重要的票据，那可咋办呀！4. 对会计档案要轻拿轻放哦！不能粗鲁对待，它们可都是很脆弱的呢！这就跟抱小婴儿似的，得小心翼翼地，要是不小心弄破了，那不就糟糕了嘛！5. 保管会计档案要记得定期检查呀！就像给身体做体检一样，看看有没有问题。
要是发现有损坏的，得赶紧处理呀！好比发现有页档案有点发霉了，还不赶紧处理，那不是越来越严重嘛！6. 给会计档案做个标记很重要哦！清楚地写上是什么档案，什么时候的，这不就容易辨认多了嘛！这和给东西贴标签有啥区别呀，找的时候一目了然呀！7. 可别小看会计档案的整理顺序呀！要按规矩来，不能乱来哟！这就跟排队一样，有先后顺序，要是乱了套，那不是全乱啦！8. 会计档案的保密工作要做好呀！不能随便给别人看，这可是很重要的信息呢！就好比你自己的秘密日记，能随便给别人看吗？当然不行啦！9. 大家一定要重视会计档案的整理和保管呀！这可是关系到公司的财务情况和发展呢！要是没做好，那后果可不堪设想啊！这就如同盖房子，基础没打好，房子能牢固嘛！我的观点结论：会计档案的整理和保管真的太重要啦，大家一定要用心做好呀！。
会计档案的整理保管
会计档案的整理保管财务部负责档案管理的人员按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部临时保管两年，再移交档案管理部保管。
因工作需要确需推迟移交的，应当经档案管理部同意。
财务部临时保管会计档案最长不超过三年。
临时保管期间，会计档案的保管应当符合公司档案管理的有关规定，出纳人员不得兼管会计档案。
1.会计核算电子账套应设置自动备份功能，每天在服务器上进行自动备份，并且一周最少一次将备份帐套拷贝至移动硬盘。
年度账套应刻制成光盘，以利于长期保存；2.会计凭证需在次月20日前完善附件，整理装订完毕；会计账簿需在会计年度结束1个月内打印完毕，装订成册，整理归档；单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
3.财务报告、管理性报表等会计核算资料的保管分纸质和电子文档两种，纸质部分需在次月20日前整理归档，电子文档需妥善备份，避免丢失；4.纳税申报资料（包括纸质申报表、纳税辅助说明资料及其他税务局要求报送资料、统计局报送资料等）需在次月20日前整理归档，并于年度结束3个月内整理装订成册，以便于长期保存；5.发票应将未开具发票及作废发票全联分别保管，作废发票必须各联齐全；发票的存放和保管严格按照税务机关的规定办理，不得丢失和擅自损毁，如有丢失当日书面报告主管税务机关；需建立发票领用制度，设“发票领用登记本”，领取时要记载领用日期、发票号码、开具项目、金额，并由领取人签字。
收据保管参照发票保管的办法执行。
6.审计报告、税审报告、评估报告、内审报告等外部鉴证、咨询资料，应将纸质部分按类别、年限归档，妥善保管；各类鉴证、咨询资料应取得电子版本，妥善存储；7.会计人员工作交接需编制会计移交清单，会计移交清单应作为会计档案的一部分，存档保管；8.各类档案的保管需建立子档案目录清单，并且打印一份粘贴在档案盒上，以方便查找。
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会计档案整理与保管
1. 会计档案及其内容
在每一会计期末，财务部门应对本期所形成的会计档案，按照归档要求进行整理立卷，装订成册，并按照会计档案保管要求进行妥善保管。
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括：
①会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
②会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
③财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
④其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应保存的会计核算专业资料。
2. 会计档案的整理
( １ ) 会计凭证的整理与装订
会计凭证一般应按月整理，并装订成册。
①会计凭证的整理。
月末，首先将所有需要归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证的种类进行分类，如采用专用凭证，可按收、付、转分为三类，每一类按顺序号整理排列。
同时，注意整理记账凭证后附的原始凭证，清除订书针、大头针、曲别针等金属物，凡超过记账凭证宽度和长度的原始凭证，都要整齐地折叠进去。
特别要注意装订眼处的折叠方法，以防装订后影响原始凭证的翻查。
然后将每类记账凭证按适当厚度分成若干册，每册的厚度应尽可能保持一致。
若单位采用汇总记账凭证账务处理程序和科目汇总表账务处理程序，在凭证分册时还应兼顾记账凭证的汇总范围，并将汇总记账凭证或科目汇总表附于各册记账凭证之前。
②会计凭证的装订。
首先将分好册的会计凭证用铁夹夹好。
然后，用铅笔在凭证左上角划一条分角线，并在分角线适当位置选两个点打孔。
选择的打孔点不能太靠近左上角的顶端，以免装订后不够牢固和平整，也不能太靠下，以免装订后影响原始凭证的翻查，一般可在距上角顶端 2 至 4 厘米的范围内确定两孔的位置。
接着，用装订绳分别穿眼绕扎多次，捆紧扎牢。
最后给每一册凭证加具封面，封面上要注明单位及凭证名称、日期、起止号码、本月共几册、本册为第几册等内容，并由会计主管人员和装订人员分别签章。
对于数量过多的原始凭证，如收料单和领料单等，可以单独成册装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。
( ２ ) 会计账簿的整理
年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，要统一整理归档。
对活页式账簿，首先要将其中的空白账页取出，其中的明细分类账户按其所属总分类科目的编码顺序排列，对各明细账户按“第×页”顺序排列。
然后对整本活页账簿中的账页不分账户只按其在账簿中的排列顺序编号，填入各账页上端“总页”处。
编码完毕后，将账页总数填入账簿扉页“账簿启用表”，并填写账簿目录表。
( ３ ) 会计报表的整理
会计报表一般在年度终了后，由专人统一收集、整理、装订并归档。
整理时，将全年的会计报表，按时间顺序排列并装订成册，加具封面，并在封面中注明报表的名称、页数、归档日期等，经财务负责人审核、盖章后归档。
3. 会计档案的保管
各单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应移交本单位档案部门按规定的期限统一保管。
若单位未设立档案机构，应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳员不得兼管会计档案。
专职保管会计档案的要员离岗、离职应当移交会计档案，办理交接手续。
会计档案在保管期间，不得借出。
若有特殊需要，经本单位负责人同意后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。
会计档案的保管期限分永久、定期两类。
定期保管分为 3 年、 5 年、 10 年、 15 年、25 年 5 类，会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
4. 会计档案的保管
（１）会计档案的查阅
各单位保存的会计档案不得借出。
如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
查阅会计档案，应有一定的手续。
对查阅的档案，应设置“会计档案查阅登记簿”，详细登记查阅日期、查阅人、查阅理由、归还日期等。
本单位人员查阅会计档案，需经会计主管人员同意。
外单位人员查阅会计档案，要有正式介绍信，经单位领导批准。
查问人员不得将会计档案携带外出，不得擅自摘录有关数字。
遇特殊情况需要影印复制会计档案的，必须经本单位领导批准，并在“会计档案查阅登记簿”内详细记录会计档案影印复制的情况。
查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
（２）会计档案的销毁
保管期满的会计档案，一般可以按照以下程序销毁：
①由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
②单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
③销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。
④监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
应当注意的是，保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完结为止。
单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。