会计档案的装订及保管
会计档案保管建议
会计档案保管建议
以下是会计档案保管的一些建议：
1. 装订与保管：每月结账工作完成后，及时对会计凭证进行装订，以便查找与保存。
凭证装订时应配备装订用工具，如装订机、装订线、装订针等。
使用重型订书机可以简化操作，但要确保凭证整齐有序。
每月在编制凭证的同时，根据凭证编号大体分册，用大铁夹或长尾夹稳固下来，便于装订成册。
装订时，应将封面、记账凭证、封底、包角放好，反复检查是否整齐有序，然后用重型订书机将左上角订牢，包好包角，完成装订。
最后填写封面相关内容并加盖公章。
2. 基础设施建设：会计档案基础设施建设包括库房、档案柜、档案盒等硬件基础设计。
库房是保管档案的场所，应考虑防震、防火、防水、防地质灾害、防污染、防强光、防尘、防高温高湿等要求，充分考虑档案现有数量和未来增长量，留足库房空间。
存放档案的设施设备应补齐不全，根据需要完善相关基础设施，如购买多节柜、安装自动灭火系统等。
同时要做好库房温适度检测、登记和调控，保持库内干净，防止灰尘侵入。
投放防虫防鼠药物，并定期检查，使档案始终处于安全、可控、有利的环境中。
以上建议仅供参考，如有需要，建议咨询专业人士。
会计档案的装订及保管
2022年1月27日星期四
第十五页，共19页。
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(3)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以 防虫蛀；
(4)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通Leabharlann 和查阅地方 ，以利查阅，并防止潮湿；
(5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁 坏损失、散失和泄密；
序号 一 1 2 3 二 4 5
6
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档案名称 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 会计账簿类
总账 明细账
日记账
固定资产卡片
辅助账簿
保管期限
备注
15年 15年 15年
15年 15年 15年
15年
第十七页，共19页。
包括日记账
现金和银行存款日记 账保管25年
固定资产报废清理后 保管5年
三
财务报告类
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第十九页，共19页。
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月、季度财务报告
10 年度财务报告（决算）
四
其他类
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会计移交清册
12 会计档案保管清册
13 会计档案销毁清册
14
银行余额调节表
15
银行对账单
3年 永久
15年 永久 永久 5年 5年
第十八页，共19页。
包括各级主管部门汇总 财务报告
包括文字分析
包括文字分析
(三) 会计档案的销毁 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的 原始凭证，不得销毁；正在工程建立期间的建立单位，其保管期 满的会计档案不得销毁。
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会计档案的装订及保管
《会计档案管理办法》规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类， 定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
《中华人民共和国档案法》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织 应当加强对档案的管理，为档案工作提供必要的条件和保障。
档案保管的制度建设
制定档案保管制 度的意义
档案保管制度的 主要内容
档案保管制度的 实施与监督
档案保管制度的 发展与完善
档案保管的安全与保密
档案库房的安全 管理：确保档案 库房的物理安全， 防止盗窃和破坏。
档案信息的保密： 对档案信息进行 加密处理，限制 访问权限，防止 信息泄露。
档案的备份与恢 复：定期对档案 进行备份，确保 档案数据的安全 可靠。
会计档案的复制与摘录
复制：会计档案的副本可作为审计、诉讼 等用途的证据
摘录：摘录会计档案中的重要信息，如摘 要、金额等，以便快速查阅和使用
会计档案的销毁程序
确定销毁范围：根据会计档案的保管期限和重要性，确定 需要销毁的档案范围
编制销毁清册：详细记录需要销毁的档案名称、编号、数 量、保管期限等信息
审批与授权：销毁清册需经过审批，并由授权人员执行销 毁工作
销毁方式：采用碎纸机、焚烧等方式进行销毁，确保档案 信息无法被恢复或泄露
监销与签字：销毁过程中需有专人进行监销，确保销毁工 作按照规定程序进行，并在销毁清册上签字确认
归档与备案：销毁工作完成后，需将销毁清册归档备案， 以便日后查证
销毁过程中的安全与环保
档案的销毁与销 毁方式：对过期 或不再需要的档 案进行销毁处理 ，确保其永久消 失。
会计档案整理与保管
会计档案整理与保管1. 会计档案及其内容在每一会计期末，财务部门应对本期所形成的会计档案，按照归档要求进行整理立卷，装订成册，并按照会计档案保管要求进行妥善保管。
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括：①会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
②会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
③财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
④其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应保存的会计核算专业资料。
2. 会计档案的整理( １ ) 会计凭证的整理与装订会计凭证一般应按月整理，并装订成册。
①会计凭证的整理。
月末，首先将所有需要归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证的种类进行分类，如采用专用凭证，可按收、付、转分为三类，每一类按顺序号整理排列。
同时，注意整理记账凭证后附的原始凭证，清除订书针、大头针、曲别针等金属物，凡超过记账凭证宽度和长度的原始凭证，都要整齐地折叠进去。
特别要注意装订眼处的折叠方法，以防装订后影响原始凭证的翻查。
然后将每类记账凭证按适当厚度分成若干册，每册的厚度应尽可能保持一致。
若单位采用汇总记账凭证账务处理程序和科目汇总表账务处理程序，在凭证分册时还应兼顾记账凭证的汇总范围，并将汇总记账凭证或科目汇总表附于各册记账凭证之前。
②会计凭证的装订。
首先将分好册的会计凭证用铁夹夹好。
然后，用铅笔在凭证左上角划一条分角线，并在分角线适当位置选两个点打孔。
选择的打孔点不能太靠近左上角的顶端，以免装订后不够牢固和平整，也不能太靠下，以免装订后影响原始凭证的翻查，一般可在距上角顶端 2 至 4 厘米的范围内确定两孔的位置。
接着，用装订绳分别穿眼绕扎多次，捆紧扎牢。
最后给每一册凭证加具封面，封面上要注明单位及凭证名称、日期、起止号码、本月共几册、本册为第几册等内容，并由会计主管人员和装订人员分别签章。
会计档案管理制度_1
会计档案管理制度会计档案管理制度1第一章总则为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合本公司实际情况，制定本办法。
第二章会计档案管理部门1、公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。
保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
2、财务部门及公司内部有关的分公司、子公司、必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第三章会计档案归档的范围1、会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。
年度终了都必须按照规定归档。
2、会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
3、财务报告：包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。
上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
4、其他会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
5、增值税专用发票和普通发票。
第四章会计档案的整理会计年终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。
各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
1、会计凭证。
（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。
（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。
（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2、会计账簿各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他均需整理妥善保管。
会计凭证的整理、装订和保管技巧
等事项。
二、会计凭证的装订
1. 各单位由于经济活动内容不 同，每月（期）结账时会计 凭 证的数 量 多 少不一，一 般而 言每册 装订厚 度 2 —3厘 米为宜，多者可视情况增 订册数。
一、会计凭证的整理
1. 每一笔经济业务的原始凭证， 不管其张 数 多 少，都应依 左 上角理 齐，无论是自制原始凭证还是外来原 始凭证，四边的毛边要修剪，特别是 左 上角的两条 边，线 要直，无 毛 边， 呈直角形。然后，用大头针或回形针 将原始凭证附在各该记账凭证后面， 随记账凭证保管，并在记账凭证上注 明附件张数，附件的张数要按独立的 原始凭证张数计算。某些原始凭证， 如差旅费报销单、医药费报销单，以 报销单张数作为附件张数。至于每张 报销单所粘贴的外来凭证张数，如车 船票、小额定额发票等在报销单上注 明，不计入记账凭证的附件张数内。
财务管理
会计凭证的整理、装订和保管技巧
□ 张裕辉
叠，再自右 往 左 折叠，对压在 装订线 以下的 部 分用 刀片 裁 开 向 右 折 叠 过 来；对 凭 证 过小的，可在小凭 证 后面 涂匀胶水，平整地粘贴在记账凭证同 样大小的衬纸上，防止装订后看不全 凭证的内容；对破损的凭证要按原状 贴补好，使得装订后不得脱落；对凭 证 过 厚，如硬车票，取其表面一层薄 纸粘贴在报销凭证上。
正确的方法应该是：年度终了结 账时，有余额的账户的余额，直接记 入新账余额栏内即可，不需要编制记 账凭证，也不必将余额再记入本年账 户的借方或贷方( 收 方 或 付 方 )，使 本 年 有余 额的账 户的 余 额 变 为 零。 因为，既 然 年 末是 有余 额的账 户， 余额就 应当如实地在账户中加以反 映，这样更显得清晰、明了。否则，就 混淆了有余额的账户和无余额的账户 的区别。
公司会计档案管理规定(管理办法)
会计档案管理规定（管理办法）会计档案是指会计核算分析的专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是经济活动中的历史纪录和经济效果的综合反映，是进行会计监督、分析、统计、决策的根据，是集团档案的重要组成部分。
各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立专门的会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
为了加强会计档案管理，便于会计档案的保管和查阅，依据国家关于会计档案管理的规定，结合立中集团的实际情况制定本规定。
一、会计档案的分类：会计档案指会计凭证、会计帐簿、财务分析报告、银行资料、技改工程项目资料、税务资料、享受各项政策资料、外汇管理资料、及其他与财务管理会计核算和会计监督有关的资料等。
（一）会计凭证会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。
它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证（收款凭证、付款凭证、转帐凭证三种）、记帐凭证汇总表等。
（二）会计帐簿会计帐簿是由一定格式、相互联结的帐页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。
它包括按会计科目设置的总分类帐、各类明细分类帐、现金日记帐、银行存款日记帐以及辅助登记备查簿等。
（三）财务报告财务报告是反映企业会计财务状况、经营成果和现金流量的总结性书面文件，主要有：主要财务指标快报，月、季度财务报告、年度财务报告，包括资产负债表、损益表、现金流量表及其相关附表、财务情况分析及说明、会计师事务所出具的审计报告。
（四）银行资料银行资料是指企业进行筹资活动过程中发生的重要文件，包括借款合同、借据、担保合同或抵押合同、公证保险等有关资料。
（五）税收资料税收会计资料是指企业照章纳税的重要资料，包括税务登记证、税务登记表、税务登记变更表、发票购领登记簿、增值税专用发票、普通发票存根、纳税申报表、出口退税登记证（表）、出口退税申报表、清算表等、出口退税核销手续、税收年报(决算)等。
会计档案管理制度
会计档案管理制度一、档案管理分类会计档案管理可分为会计凭证、会计账薄、会计报表、其他四类。
(一)会计凭证类：包括医院年度预算、原始凭证、记账凭证收据存根等会计凭证。
(二)会计账簿类：包括现金日记账、银行存款日记账、总账、收入明细账、支出明细账、往来明细账、固定资产明细账、材料物资明细账等各类账薄。
(三)会计报表类：包括会计月报、季报、年报、决算等有关报表。
(四)其他会计资料类：包括会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
二、会计档案的立卷和归档凡列会计档案管理的资料，应及时立卷。
会计凭证要按月逐日装订成册。
会计账薄在会计年度终了，编报年度决算后，按规定划好双红线封账，抽出空页，按实际使用账页编写顺序页码，装订成册。
会计档案分类、编写采用年流水法或分类流水排列，其他会计资料按时序分类立卷。
三、会计档案保管和调阅会计档案的管理要做到安全。
财务科负责会计档案的保管和借阅，不得任意拆封会计档案。
要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放、严防损毁、散失和泄密。
要建立会计档案查阅登记本，详细记录查阅会计档案的时间、内容、单位、查阅人员姓名、批准领导姓名等内容。
会计档案原件原则上不得外借和拆散原卷册，不得拍照或复制，如有必要应经单位领导批准，外单位和本单位各科室需查阅时，要经单位领导批准并办理登记手续，会同财务科一起查阅。
四、会计档案的移交与毁销会计档案在保管期内，因管理人员调动，应按保管清册清点，办理交接手续，交接双方和监交人应在清册上签名盖章。
会计档案保管期满，需要销毁时，应事先提出销毁意见，进行清点，编造会计档案销毁清册一式二份，经单位领导同意，报主管部门批准后，方可执行。
在执行销毁前，应重作一番清理:(一)抽出其中未了结的债务的原始凭证。
(二)抽出有必要保存的其他档案资料。
以上材料抽出后，应重新立卷，并保管到结清账款或失去保存作用时为止。
在执行销毁时，应会同有关部门共同鉴定并派员监销、销毁后，有关人员要在销毁清册上签章，并将监销情况情况报告单位领导，未经批准销毁的会计档案，不得自行销毁。
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（三）会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册 谨防丢失。小企业可按季装订成册。 1、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报 表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位 修补后，完整无缺地装订。 2、会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制 说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报 表的封底。 3、按保管期限编制卷号。
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（二）会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其 他账簿应按时整理立卷。 1、账簿装订前的要求 （1）按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符 ，账页数是否齐全，序号排列是否连续。 （2）按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账 簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序 装订。
凭证应该按月从1号开始顺序编号，如果单位的凭证太 少，也可以考虑按年从1号开始顺序编号。
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3、会计凭证装订后的注意事项 （1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、 凭证张数、会计主管人员和装订人员签章； （2）在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并 要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
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3、账簿装订后的其他要求。 （1）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页 、掉页、加空白纸的现象。 （2）会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。 （3）封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、 编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、库存现金日 记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。 （4）会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账 全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年 按顺序编制卷号。
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（4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列， 发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料 单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全； （5）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记 账、制单等）的印章是否齐全。 （6）在装订之前，要设计一下，看一个月的记账凭 证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致 ，厚度一般以114
4.移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持 原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当 会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 （二）会计档案的保管要求 1.会计档案保管应注意以下事项： (1)会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆 放地，周围应备有适应的防火器材； (2)采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和 堵塞鼠洞；
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2、会计凭证装订时的要求 为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时要考 虑到凭证的整齐均匀，特别是装订线的位置，如果太 薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以 保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。在装订会计凭 证时可以采用侧订法或角订法，侧订法的装订位置一 般在凭证的左侧面；角订法的装订位置一般在凭证的 左上角。由于角订法装订起来简单易行，实际工作中 应用比较广泛，具体操作步骤如下：
(三) 会计档案的销毁 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了 事项的原始凭证，不得销毁；正在项目建设期间的建设单 位，其保管期满的会计档案不得销毁。
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（1）将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后 面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮 ，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封 面上角，做护角线。 （2）在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形 ，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个 眼儿。 如下图① （3）用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以 将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线 绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装 订机打出的眼儿是可以穿过的。
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二、会计档案的保管 （一）会计档案的归档要求。 1.各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要 求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。采 用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质 会计档案。 2.当年形成的会计档案，在会计年度终了后1年内，由本单 位会计机构保管。期满之后，应由会计机构编制移交清册， 移交本单位的档案机构统一保管； 3.会计档案应当由本单位档案机构统一保管；未设立档案机 构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼 管会计档案。
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企业和其他组织会计档案保管期限表
序号
一 1 2 3 二 4 5
档案名称
会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 会计账簿类 总账 明细账
保管期限
15年 15年 15年 15年 15年
备注
包括日记账 现金和银行存款日记 账保管25年 固定资产报废清理后 保管5年
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（4）在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上 （5）将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上 角，然后抹上胶水。如下图② （6）向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。如下 图③ （7）待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月 第几册共几册的字样。装订人在装订线封签处签名或 者盖章，如下图④。
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(3)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁 卫生，以防虫蛀； (4)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和 查阅地方，以利查阅，并防止潮湿； (5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿 ，严防毁坏损失、散失和泄密； (6)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 2.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期 限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。保管期限 从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案保管期 限见下表：
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2、活页账簿装订要求。 （1）保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空 白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订 成册。 （2）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账 等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。 （3）在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会 计主管人员和装订人（经办人）签章。
日记账
固定资产卡片 辅助账簿
15年
15年
三 9 10 四 11
财务报告类 月、季度财务报告 年度财务报告（决算） 其他类 会计移交清册 15年 3年 永久
包括各级主管部门汇总 财务报告 包括文字分析 包括文字分析
12
13 14 15
会计档案保管清册
会计档案销毁清册 银行余额调节表 银行对账单
永久
永久 5年 5年
会计档案的装订及保管
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一、会计档案的装订 会计档案是记录和反映单位经济业务的重 要史料和证据，一般包括会计凭证、会计账簿 、财务报告以及其他会计资料。会计档案的装 订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及 其他文字资料的装订。
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（一）会计凭证的装订 1、会计凭证装订前的准备工作 （1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全 ； （2）按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集 ）确定装订成册的本数； （3）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针 ），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且 要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；