会务岗位职责

会务流程
为规范*****公司会务操作流程，提高会务质量，优化会务流程，减少会务成本支出，特制定本操作流程。

自本操作流程下发之日起，所有会务工作均按本操作流程执行：
一、会务管理权限及岗位设置
1、适用范围：
2、会务管理
A、会务负责人
设会务总负责人一名，接授公司总经理的领导，全权负责公司所有会务管理工作，对会务工作进行督导，审核会务。

B、场内负责人、场外负责人
会场设场内负责人、场外负责人各一人，接受会务总负责的领导，以课程会场为界，负责安排、监督、检查各项具体工作。

嘉宾服务组
嘉宾来之前:
1准备日常茶水、点心、水果；
2 精神饱满，形象一流，微笑一流，注意卫生；
3与嘉宾接洽人员对接，提前安排好场内接送；
嘉宾来之后：
1 提醒嘉宾上场时间；
2 场内接送嘉宾；
3 准备金嗓子，感冒药等应急事务；
4 保持贵宾室桌面清洁，及时清理杂物，避免脏乱，及时整理物品，使桌面整齐有序，及时情绪用具
5 及时清点物品数量，与后勤部门对接，让后勤负责人进行购买；
会议嘉宾接洽组
1 负责与嘉宾沟通上场时间和需求；
2 与嘉宾服务组对接，确保演讲嘉宾顺利进场；
3 与外场司机对接，通知哪位嘉宾需要接送；
4 如果有嘉宾需要住房，与客房组对接；
销售组
1 熟悉产品和打包优惠政策；
2 上岗前认真检查销售区产品种类及数量；
3 课程期间应防止产品丢失、错卖，每晚检查产品种类和数量；
4 下课期间要站立服务，售书区任何时间都要有人留守，以确保产品安全；
5 销售时要有极高的兴奋度叫卖，不可站立默默无语；
6 每天销售的金额要及时与财务对接；
音控组
会前
1负责会场内音响、电脑和投影的准备工作，确保正常使用；
2 播放消磁音乐；
3 提前准备好，主持人和演讲嘉宾所要用到的资料；
会中
1负责每个嘉宾的资料播放和音乐配合；
3 负责每位讲师的资料播放；
4 配合讲师播放音乐烘托课堂气氛；
5 通知灯光组播放视频或幻灯片时，灯光关暗；
6 配合主持人，烘托课堂气氛；
7 播放音乐要及时；
会后
1 播放****公司的官方网站，公司官方微信，客户服务热线；
2 准备好下一场所需资料；；
主持组
会前：
1 熟悉主讲嘉宾的资料以便塑造；
2 着装大方得体，状态一流；
3 语言表达清晰、流利；
4 注意和讲师沟通每个环节成交重点，随时做好调整安排；
开会期间：
1 欢迎参会人员入场；
2宣导进场客户，按照安排就坐；
3指挥助教带动客户气氛；
4 塑造主讲嘉宾；
5 欢迎主讲嘉宾上场；
6配合主讲成交；
7 宣导客户刷卡或交现位置；
会后：
1 中午或晚上宣导客户就餐位置，并祝午餐或晚餐愉快或晚安；
2宣导客户离场；
引导组
穿银色助教服，佩戴徽章和授带；
会前：
1 客户在酒店下车时，门口迎宾要立刻上前开车门，面带微笑，鞠躬欢迎，并说：“请问您是参加****活动的吗”帮助客户拿行李；
2 引领客户到大厅签到，并询问客户：“请问您是----------------------引导到相应的位置去签到；
3助教引导客户分别到完款签到处或现场购票处，配合签到和收款人员，热情帮助客户，服务客户；
4签到后，引导客户办理入住酒店；并致“学习愉快！”。

会中：
1 队长安排留守4人在大堂引导，直到签到组签到结束；
会后：
1 及时站到门口欢送学员“祝您用餐愉快！”；
2 引导有餐票的学员到就餐地点用餐；
3 引导后，统一就餐和休息，如有特别事情，向组长请假；
守门组
课前
1 面带微笑，认真检查学员胸牌和手环，无手环无牌者拒绝入内。

注意礼貌用语：“您好！请戴好您的胸牌！请出示您的手环！谢谢”；
2 保持好学员的入场秩序，不要出现拥挤或踩踏事件；
课中
1 把控好助出入场，不要让那个助教出入会场太频繁；
2 维持现场质素，不得出现混乱现象，保证门口环境的安静，不要影响学员上课；
课后
1 下课后及时开门，欢送学员；礼貌用语：“午餐愉快！或晚餐愉快！”
舞蹈组
1 人员服装统一，队形整齐有序，动作统一，情绪高昂；
2 每次与主持人做好沟通，与DJ配合好，音乐提前准备；
3 跳完后，跑不下台；
4 活动期间要注意与学员的互动，表情、眼神、肢体语言的互动，带动整体会场气氛；
站位组
1 不可弓腰弯背，站位时，不可依靠身旁设备或靠墙等，面带微笑注视顾客，保持高度敏感度，观察上课期间客户需求，以便随时服务；
2 不允许私换岗位，替岗，随意走动，接打电话，站位时不允许记笔记，或是其他小动作，影响公司形象；
3 学员有打电话者，友好提醒道外面接听，礼貌用语：“您好！上课期间，请到会场外接听电话，好吗”
4 配合讲师和主持人，微笑最灿烂，回答最大声，掌声最响亮，带动学员气氛；
5 课程期间学员不允许录音、录像、照相，影响其他人学习，站位助教要立刻上前制止；
7 成交环节，要拉客户上台，然后要站到前台，防止学员下台溜走，引导学员交款；
8 主持人说到按摩的时候，站位助教上台按摩带动；
9 护送老师安全上场；
10 每次下课，协助清理会场；
跑麦组
1 动作要迅速，反应要快，脚步要轻，敏感度高，兼顾全场；
2 半蹲或俯身道发言者身旁，确定话筒打开，可以使用后交给发言人，之后半蹲在发言人身边，随时准备接受话筒，收回话筒会后，确认关闭；
3 每次下课需要收回麦克风，检查麦克风电池电量是否充足，及时更换；
灯光组
1 配合DJ组做好开关灯工作；
2 掌握好开关灯时间，要在播放前关闭，保证无误差；
3 不得擅自离岗、撤岗、换岗；
4 熟悉课程流程；
5 随身佩戴对讲机；
摄影、摄像组
1 妥善保管摄影机、照相机等机器设备，及时给摄影机充电，保证拍摄顺利；
2 及时抢拍经典镜头（感动、悲伤、激情高昂、分享、激情讨论）；
3 拍摄时，不允许打盹，睡觉，坐姿不雅等；
4 负责将设备安全无误的交回公司；
仓库组
1 做好工作人员领取物品登记表，并详细记录，确保可回收物品不丢失；
2 随时和会务内外场总监保持联系，确保每个环节需要的物品准确无误；
3 销售组与仓库对接，需要有销售组组长签字才可以拿产品；
4 保证仓库内整洁，不允许除库管以外的其他人在仓库逗留；
5 会议物资准备，要检查物品是否齐全，如缺物资，与后勤组联系，提出购买；
6 仓库组组长要随货车一起去会场，监督装卸物资无误；
白板组
1 字迹清晰；
2 站姿挺立，不许东张西望；
3 有亲和力，面带微笑面对学员；
4 认真听老师的讲课内容；
5 敏感度高；
签到收款组：
1 提前把所需物资准备好，（报名表，笔，A4纸，手环，剪刀，胸牌）；课前负责签到工作，认真核对每个学员信息；
2 现场工作小组由三人为一个工作小组，其中：开票人员一人，收款人员一人，登记签到人员一人，
3 小组负责人负责发放手链和胸牌，并负责手链胸牌的核实；
4收取现金必须由开票人开票，收款人受到的现金和开出的收据必须相符。

5 如有学员手环损坏，则带身份证和损坏的手环到签到收款处领取更换手环；
课程老师成交后
1 现场收款由两人为一组，其中一人收款，一人开票填单。

2 报名表、收据一式三联，第一联开票人，第二联现场收款人凭此收款，第三联交给客户；
收据一式三联，同上；
3 报名表、收据的填写一定要字迹清晰，内容填写齐全；
4 现金卡单、报名表的交接，每次收款后向出纳和会计进行交款交单，收款人员的第二联和现金卡单交给出纳员，开票人员第一联交给会计，四方同时队长交接；
5现场代收款一律开收据，无凭据一律不予收款；
酒店接洽组
1 负责学员及贵宾的酒店安排；
2 贵宾一人一间大床房；
3 确定酒店协议价格；
4 负责监督酒店餐票销售；
5 服务态度友好，认真为客户办事；
6 帮学员安排午餐、晚餐，提前问内场总监中午下课的时间，晚上下课的时间及时帮助学员安排好午餐和晚餐，如果遇到课程时间有厌恶，应及时与会务公司联系；
7 在去酒店会场之前，提前与会务公司联系，接洽酒店签到台的摆放时间、摆放位置及酒店入住手续，另外还有物资储存的地方；
8 做出课程的电子屏幕或纸质资料；
9 配合引导组，签到组办好学员的酒店入住手续；
10 帮助讲师、嘉宾安排住房；
11 告知学员早上的用餐时间，用餐地点，课程的开课时间，会场的位置；。