数字化档案加工编制依据
档案数字化加工操作细则
档案数字化加工操作细则为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准，按照本馆档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。
本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。
一、档案实体交接档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。
（一）档案领取1. 按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。
2. 出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。
3. 接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。
4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。
5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。
（二）档案归还1. 同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号（全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号）和数量，并检查档案的完整性。
2. 将档案按出库时的排列顺序排列。
3. 监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。
综合档案室档案数字化加工要求
综合档案室档案数字化加工标准1、档案扫描档案经过整理人员整理完毕后，核对扫描档案的档案编号等信息，核对无误后开始对该档案进行扫描。
（1）扫描色彩模式：采用彩色模式进行扫描。
（2）扫描分辨率：教学档案不低于300dpi，基建档案不低于600dpi；对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利用效果。
（3）图像存储：存储为JPGE和双层PDF标准格式，压缩方式采用JPEG压缩格式或无损压缩（LZW）格式。
（4）其他要求：扫描图像应与原纸质档案保持一致。
扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。
2、图像处理（1）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（2）去污：扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。
（3）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性。
（4）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
3、目录著录（1）目录著录要符合《档案著录规则》DA/T22-2015、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/T450-2004）等规定和采购人要求，在档案管理软件中录入学生的所有基本资料，姓名、性别、出生年月、毕业证号、学位证号等信息；基建档案的项目名称、时段、内容等信息；实体档案等类别、名称、事项等字段信息。
（2）档号的结构一般可分为“类别号-案卷号-件号”的三级类目结构，立卷规范为：学籍档案按年度编制类别号，以班级为单位编制一个案卷号，班内学生以学号为单位编制一个件号；实体档案按照大类代字-属类代号-目录号-案卷号，以物件为立档单位，一件一号。
涉密档案数字化加工资质
官方网站： 涉密档案数字化加工资质一、申请依据1、《中华人民共和国保守国家秘密法》；2、《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔2012〕7号）。
二、申请涉密档案数字化加工资质认定的企业类型1、中华人民共和国境内登记注册的企业法人或事业法人。
三、申请条件（一）甲级资质1. 通过质量管理体系认证（如GB/T 19001-ISO 9001）、职业健康安全管理体系认证（如GB/T 28001）、信息安全管理体系认证（如GB/T 22080-ISO 27001）。
2. 依法缴纳社保金满1年的员工不少于50人。
3. 经审计的上年度净资产不少于1000万元，上2个年度各项纳税总额不少于100万元，经营状况良好。
4. 具有自有产权或租赁期3年（含）以上的固定生产经营场所，建筑面积不少于300平方米。
具有可封闭式管理的涉密档案数字化加工场所，周边环境安全可控。
5. 拥有功能完备的档案数字化加工设备。
官方网站： （二）乙级资质1. 生产经营和质量安全管理体系健全。
2. 依法缴纳社保金满1年的员工不少于20人。
3. 经审计的上年度净资产不少于200万元，上2个年度各项纳税总额不少于20万元，经营状况良好。
4. 具有自有产权或租赁期3年（含）以上的固定生产经营场所，建筑面积不少于200平方米。
具有可封闭式管理的涉密档案数字化加工场所，周边环境安全可控。
5. 拥有功能比较完备的档案数字化加工设备。
四、申请材料1、业营业执照或者事业单位法人证书；2、从事印刷、复制等经营活动的许可证明；3、企业事业单位章程；4、生产经营和办公场所的产权证书或者租赁合同；5、国家秘密载体印制、保管场所平面图；6、法定代表人及从事涉密业务印制、管理人员的身份证明材料；7、验资报告及上一年度财务审计报告；8、印制设备清单；官方网站：9、保密管理规章制度及保密设施、设备清单；10、其他材料。
申请单位应当对申请材料的真实性负责。
五、申请流程1、国家保密行政管理部门负责审批甲级资质；省（自治区、直辖市）保密行政管理部门负责审批乙级资质；2、申请甲级资质的，应当向工商注册地省（自治区、直辖市）保密行政管理部门提出申请；申请乙级资质的，应当向工商注册地市地级保密行政管理部门提出申请；3、省（自治区、直辖市）保密行政管理部门和市地级保密行政管理部门收到申请材料后，应当在10个工作日内完成材料的完备性和真实性审查，符合申请条件的，按照审批权限分别报送有关保密行政管理部门；不符合申请条件的，退回申请材料，并说明理由；4、保密行政管理部门收到申请材料后，应当在5个工作日内对申请材料进行书面审查。
档案数字化加工方案和投标书
历史档案数字化加工解决方案东软集团股份有限公司2011年02月1 项目建设内容 (3)2 历史档案数字化处理标准 (3)2.1. 纸质档案数字化处理标准 (3)2.2. 照片档案数字化标准 (5)2.3. 声音档案数字化标准 (6)2.4. 影像档案数字化标准 (6)2.5. 实物档案数字化标准 (6)3 数字化加工环节 (7)3.1. 档案接收 (7)3.2. 标准的目录结构和文件夹的建立 (8)3.3. 建立目录数据库 (8)3.4. 档案著录的工作细节 (8)3.5. 档案整理 (9)3.6. 档案扫描 (12)3.7. 图像处理 (14)3.8. 质检岗位：图像初检和复检(一检、二检) (15)3.9. 著录标记一稿双录、人机校验 (16)3.10. 数据挂接 (17)3.11. 数据成品信息准确性和完整性检查(终检) (17)3.12. 光盘制作 (18)3.13. 数据的硬盘备份 (20)3.14. 现场测试和检验 (21)3.15. 档案的文件目录打印 (21)3.16. 档案装订还原 (21)3.17. 档案原件的还库 (22)4. 服务成品 (23)4.1. 成品数据技术参数 (23)4.2. 服务效果 (23)5. 数据检验、验收和备份 (24)5.1. 数据检验 (24)5.2. 验收审核 (24)5.3. 验收登记 (24)5.4. 数据备份 (24)6. 电子数据质量标准 (25)6.1. 图像顺序 (25)6.2. 图像质量 (25)6.3. 图像分辨率 (25)6.4. 图像与目录挂接 (25)6.5. 防病毒 (25)6.6. 存储格式 (25)6.7. 操作使用 (25)7. 安全措施 (25)7.1. 数字化加工管理 (26)7.2. 档案安全管理 (27)7.3. 设备及数据安全管理 (28)1项目建设内容档案数字化是将纸质、缩微胶片、磁带等介质档案转换为电子介质（通常称之为电子扫描、录入）。
档案数字化技术标准
档案数字化技术标准对于纸质档案利用扫描仪或数码相机转换成可储存在电脑上或刻成光盘，便于保存及查阅的，称之为档案数字化。
进行档案数字化加工步骤有：整理（弱化）、一次校对、扫描、扫描件校对、装订、目录数据录入及修改、挂接。
一、整理（弱化）。
在扫描之前，对需扫描的档案进行整理，整理时有以下环节应注意：1、拆卷。
将装订成本的档案逐一拆开，为了更好的延长扫描仪的寿命，防止高速扫描时会卡纸的情况，拆卷时应注意：如发现有金属物（钉书针、大头针等）应剃除。
2、顺序号。
根据文件的相关内容进行编码和排序，按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号，一条目录中如有几个文件，其中有重要的不属于该目录文件附件的文件，需在目录页的最后加写目录，顺序号应附属在该卷档案的最后一条，页码按文件实际所在页次编写。
凡目录有增减，顺序号必须依次进行调整。
3、页号。
档案常常会有漏编、跳号的情况。
对于漏编如：P7与P8之间有四页未编码，则应依次编为“7-1”、“7-2”、“7-3”、“7-4”，若空号为一份文件的首页，则将该页编为正码，其它依次编为副码，如：P7与P8之间有一页未编码，而该页正好是P8所在文件的首页，则将该页码编为“8”，而原P8编为“8-1”。
出现跳号，若前后两张文件内容完整且连贯，而第一页和第二页分别编码为“1”和“4”，则需在错误登记表和目录备注处注明“P2、P3为跳号”的字样。
若有内容的文件反面漏打页码，需加编副码；若反面是文件首页，则需编正码，原来的正码改为副码，依次类推。
如果空白纸上有编码，需在目录备注中注明“第X页为空白页，无内容”。
文件的最后一页必须是正码，不能编副码。
如两张文件粘贴重叠而只编了一个页码的，应在被覆盖的上面编副码。
正、反面均有内容的文件，若其中一面需扫描的内容被折叠装订，该面应增加一个副码。
凡页码写在折叠后文件反面的，应展开文件写上相同的页码，必须保证文件页码在扫描的图片上。
(完整版)档案数字化加工方案.
档案室、档案馆馆藏档案扫描、数字化加工整体解决方案目录第一节质数字化加工作业前期准备 (1)一、数字化工作人员准备 (1)二、数字化工作软件、硬件准备 (4)三、确定数字化内容、数量及用户需求 (5)第二节数字化加工流程及主要技术方案 (6)一、入库提卷、拆卷 (6)二、标引著录 (7)三、档案扫描 (8)四、图像处理 (11)五、全文OCR、生成双层pdf、板式还原及格式 (12)六、总质检 (14)七、批量挂接 (15)八、还卷及数据备份提交 (15)第三节质量控制方案和保证措施 (17)一、加工质量保障措施 (17)二、多环节，多层次的质量检查体系 (17)三、阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终级保障 (19)第四节安全保密控制 (21)保密协议 (22)第五节售后服务 (24)项目背景——————————————————随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。
信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子档案、电子图书等新型数字化信息资源的建设。
在数字化信息资源建设中，很大的一个需求是将现有的纸介质印刷品数字化，使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件，最终将其应用于数据库存储，或通过CD-ROM、Internet网进行出版，或上传数字档案馆供用户使用。
以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。
而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。
因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。
第一节数字化加工作业前期准备一．数字化工作人员准备1 .甲方人员职务：现场交接管理人员人数要求：一名专业要求：为学校档案馆负责档案管理工作的技术或管理人员。
（完整版）档案数字化加工方案和投标书
（完整版）档案数字化加⼯⽅案和投标书1 项⽬建设内容 ................................................2 历史档案数字化处理标准 ...................................... 2.1. ............................. 纸质档案数字化处理标准2.2. ................................. 照⽚档案数字化标准2.3. ................................. 声⾳档案数字化标准2.4. ................................. 影像档案数字化标准2.5. ................................. 实物档案数字化标准3 数字化加⼯环节 ..............................................3.1. ........................................... 档案接收3.2. ....................... 标准的⽬录结构和⽂件夹的建⽴3.3. ..................................... 建⽴⽬录数据库3.4. ................................. 档案着录的⼯作细节3.5. ........................................... 档案整理3.6. ........................................... 档案扫描3.7. ........................................... 图像处理3.8. ............... 质检岗位：图像初检和复检(⼀检、⼆检)3.9. ......................... 着录标记⼀稿双录、⼈机校验3.10. .......................................... 数据挂接3.11. .............. 数据成品信息准确性和完整性检查(终检)3.12. .......................................... 光盘制作历史档案数字化加⼯解决⽅案东软集团股份有限公司 2011年02⽉3.13. .................................... 数据的硬盘备份3.14. .................................... 现场测试和检验3.15. ................................ 档案的⽂件⽬录打印3.16. ...................................... 档案装订还原3.17. .................................... 档案原件的还库4. 服务成品....................................................4.1. ................................... 成品数据技术参数4.2. ........................................... 服务效果5. 数据检验、验收和备份........................................5.1. ........................................... 数据检验5.2. ........................................... 验收审核5.3. ........................................... 验收登记5.4. ........................................... 数据备份6. 电⼦数据质量标准............................................6.1. ........................................... 图像顺序6.2. ........................................... 图像质量6.3. ......................................... 图像分辨率6.4. ..................................... 图像与⽬录挂接6.5. ............................................. 防病毒6.6. ........................................... 存储格式6.7. ........................................... 操作使⽤7. 安全措施....................................................7.1. ..................................... 数字化加⼯管理7.2. ....................................... 档案安全管理7.3. ................................. 设备及数据安全管理1项⽬建设内容档案数字化是将纸质、缩微胶⽚、磁带等介质档案转换为电⼦介质（通常称之为电⼦扫描、录⼊）。
档案数字化加工方案计划
（三）数字化加工部分 (2)6.1.需求分析与总结 (2)6.2.参考的国家标准及技术规范 (2)6.3.数字化加工实施细则 (3)6.9.1.本项的扫描加工流程 (3)6.9.2.生产流程有以下几个主要的步骤组成： (4)6.9.3.档案整理 (5)6.9.4.著录标引 (6)6.9.5.纸件扫描 (7)6.9.6.图像处理 (8)6.9.7.质量检验 (10)6.9.8.档案还原装订 (10)6.9.9.数据存储与备份 (12)6.9.10.档案电子数据与XXXXXX烟草档案系统的无缝挂接 (12)6.4.项目所采用的OCR处理技术介绍 (12)6.10.1.OCR（光学字符识别）技术 (12)6.10.2.所采用的OCR及双层PDF生产流程 (13)6.10.3.生产流程逻辑示意图 (14)6.5.XXXXXX档案数字化服务特点 (15)6.11.1.自动化程度高 (15)6.11.2.标准化程度高 (15)6.11.3.严格的质量控制 (15)6.11.4.文档安全性高 (15)6.11.5.标准的格式 (15)6.11.6.方便存储与管理 (16)（三）数字化加工部分6.1.需求分析与总结此次项目是将中国烟草总公司XXXXXX省公司及所属11个市烟草公司的约183万页纸质档案进行数字化加工并将成品数据挂接到档案管理系统中，纸质档案的折分整理、扫描与图像处理、数据的挂接与光盘备份都将严格按照国家档案局相关标准及XXXXXX省档案局相关规定，结合XXXXXX烟草档案现状定制加工技术规范与生产加工流程。
据上述现状，具体人员安排，项目实施周期，采用标准及实施细则如下。
6.2. 参考的国家标准及技术规范《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005）《连续色调静态图像的数字压缩及编码》（GB/T 17235.1-1998）《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）《中央档案馆接收档案的标准》《XXXXXX省档案接收和收集管理相关规定《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）《档案著录规则》（DA/T 18-1999）《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T 24-2000）《档案修裱技术规范》（DA/T 25-2000）《XXXXXXXXXXXX档案数字化技术规范》《XXXXXX烟草档案数字化技术规范》6.3.数字化加工实施细则6.9.1. 本项的扫描加工流程6.9.2. 生产流程有以下几个主要的步骤组成：纸质档案的整理从档案室进行档案提卷，并记录提卷的内容，接着拆卷，并进行去污、平整化，并依据档案纸张的大小和厚薄分类。
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遵循的标准规范
1、《中华人民共和国档案法》；
2、《中华人民共和国保密法》；
3、《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）；
4、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）；
5、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）第一部分：电子文件归档与档案管理；
6、《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》（GB/TI7679-1999）；
7、《连续色调静态图像的数字压缩及编码第 1 部分：要求和指南》
（GB/T17235.1-1998）；
8、《连续色调静态图像的数字压缩及编码第 2 部分：一致性测试》
（GB/T17235.2-1998）；
9、《档案著录规则》（DA/T18-1999）；
10、《归档文件整理规则》（DA／T22-2015）；
11、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）；
12、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）；
13、《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）；
14、《档案服务外包工作规范》（DA/T 68—2017）；
15、《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号）；
16、扫描影像标准遵照国际标准《IS019005-1 文件管理—电子文件长期保存格式第一部分PDF 的使用（PDF/A-1）》执行。
遵循档案行业标准：
（1）DA/T 1-2000 档案工作基本术语
（2）DA/T 2-1992 科学技术研究课题档案管理规范（3）DA/T 3-1992 档案馆指南编制规范
（4）DA/T12-1994 全宗卷规范
（5）DA/T13-1994 档号编制规则
（6）DA/T14-1994 全宗指南编制规范
（7）DA/T18-1999 档案著录规则
（8）DA/T19-1999 档案主题标引规则
（9）DA/T22-2000 归档文件整理规则
（10）DA/T 31-2005。