采购管理控制

采购管理控制
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XX年XX月XX日
一、目的：为合理和有效率地利用公司的资金资源，减少不必要的浪费和损失，提高采购质量，服务公司的产品实现过程，降低生产成本，确保产品的质和量，提高企业的经济效益。

二、适用范围：产品实现过程一切原辅材料的采购工作及公司配套产品外购工作，外加工产品原辅材料采购工作及专卖事业统一形象外发材料的采购工作。

三、职责与权限：
3.1负责组织相关部门对合格供方的选择与评定；
3.2负责组织对合格供方提供的样品进行检验、评估与验证，并参与对采购的原辅料和货物样品进行监督和封存。

3.3根据采购依据负责实施采购合同的谈判和签订。

3.4负责采购合同所规定事项的执行、全程控制和监督。

3.5负责参与原辅材料及货物质量控制过程中检验，评定与分析。

3.6负责采购合同执行过程中质量事故和违约事宜的追踪、实施谈判与处理。

3.7负责采购合同执行完毕并配合财务部付款及对付款情况实施监督。

3.8负责根据实际生产和经营需要货物的质和量进行采购，配合生产、经营需要，确保质量和生产经营需要。

四、合格供方评定：
4.1要采购优质的原辅材料及货物，重要的工作是慎选合格供方。

4.2合格供方必须具备供货产品的生产资格、质量依据、有关手续。

4.3根据生产及经营需要，在不同的合格供方提供同类原辅料和货物的情况下，采购人员应负责组织质管部、生技部和实际用料部门的相关人员进行质量资格评审和认定。

4.4合格供方必须是同类产品生产厂家的佼佼者，具备按时交货的生产能力，最重要的是应具备质优价廉的基本条件。

4.5合格供方的产品必须是经质检部门检验合格或委托有检验资质的机构检验合格的产品，并经公司实际生产使用证明供方产品质量优良者优先。

4.6必须采用科学的办法，合理的检验手段来进行分析而确定每一种合格原辅材料及所需货物的合格供方。

4.7对合格供方必须采用“货比三家”的传统方法，用不带偏见的主导思
想、实事求事的态度并根据供方的产品质量、服务方式、企业信誉及一贯实际交往的表现来评定合格供方。

4.8合格供方的选择必须采用择优汰劣的市场竞争原则，同类产品可供选择的合格方必须同时评定二至三家，以达到物美价廉的最佳效果的目的。

4.9质优的合格供方应在付款时给予优先；对质差的供方经通知改进，质量没有明显改善的则应给予删除合格供方资格的处罚，以观后效。

4.10每半年应由经营部组织质管部、生技部及相关人员参加评定会议，重新评定合格供方的资质问题及重新确认合格供方。

4.11稳定的原辅材料及经营所需货物的合格供方是降低企业质量管理成本的重要因素，未经公司有关部门及相关人员讨论通过，未经公司有关领导批准，采购人员无权自行决定取舍合格供方。

4.12合格供方的评定必须通过相关部门、相关人员的专门评定分析并形成决议，由相关人员签名确认，并经有关领导批准执行。

4.13公司外购配套产品和自行采购原辅材料委托外加工的产品的合格供方的评定按本评定方法有关规定执行。

五、采购依据
5.1根据对市场的分析和判断，公司决策投产的新产品所需原辅材料。

5.2根据产品开发部新产品试产试制所需的原辅材料。

5.3根据公司下达的产品生产计划任务所需的一切原辅材料。

5.4根据经营部专卖事业所需的一切整体形象所需的材料。

5.5根据公司生产经营所需要的其它配套产品。

5.6根据公司委托外加工所需的原辅材料。

5.7所需采购的原辅材料及货物均必须按实际需要的质和量。

5.8所有采购依据必须有充分的授权和文字确认。

六、控制程序：
6.1根据公司计划和下达的生产任务所需的原辅材料及货物，通知已通过评审确认的二至三家合格供方提供样品和报价。

6.2不同的合格供方提供的同类原辅材料及货物，在通过提供样品或生产实践证明质量优质的情况下，并经质管部评定分析；确认后的合格供方，应用比价格、比服务、比信誉的方法择优录取。

6.3合格供方确认前其采购品种的质量必须经质管部、生技部，及用料部门的相关人员协商认可并书面确认。

6.4采购合同谈判均需具备同时二人以上的参与，采购合同凡是在公司所在地签定的必须由我方提供合同文本，在外地签订有条件的应采用我公司的合同文本。

6.5合同签订前应向合格供方声明公司的采购原则：我方要求供方提供质优价廉的产品；我方不希望用比别人高的价格来购买供方同样质量的产品，要求合格供方必须在这一点上做出承诺，违反这一点我方将有权采取惩罚办法。

6.6合同签订前，有提供样品检验的应由质管部负责组织评定分析确认质量并把样品封存，封存的样品作为货到后质管部进料检验的依据，经产品开发部试产的产品应具备试用报告及确认结果。

6.7经常业务往来的合格供方原则上也应按6.5条款执行，如果没有条件或没有必要按6.5条款执行的合格供方则应由质管部、生产技术部、产品开发部相关人员签名给予确认。

6.8对于客户订单的原辅材料采购及其它采购工作，也应按本控制程序执行，必要时应先经产品开发部试作样衣由客户确认封样后方可实施采购计划。

6.9签订采购合同时应明确价格及付款办法，质量保证要求、技术标准、验收条件、运输方式、到货时间等需求双方权益保证的相关内容，一并在合同中填写清楚，以防不必要的纠纷。

6.10合同必须一式四份，合格供方、经营部、财务部、原辅料仓库各存一份，并且要求是原件，复印件无效。

6.11所有采购合同的签订均必须遵照本控制程序执行，报经公司有关领导人以文字确认的方式批准后执行，条件不允许电话批准的应补办文字确认证明。

6.12合同签订后由采购人员负责监督合同的执行，并把有关信息通知相关部门，以便满足公司生产和经营的需要。

6.13对部分不直接影响产品质量的辅料，可由经营部直接授权原辅材料仓库，填写《临时采购要求》单，送经营部主管或采购人员签名确认呈总经理批准后直接采购，但合格供方必须具备本程序规定的资格评定和已由采购人员商讨并经总经理确认批准的价格。

进货时也应经质管部进料检验合格后方可放行投入使用。

6.14采购货物到达公司前应事先通知仓库做好收货准备，到达公司后应由原辅材料仓库管理员按其提供的货单与采购合同核对，确认无误进仓堆放，同时报质管部要求检验和验证。

6.15进料检验员验收的标准是按样品或合同规定及按《进料检验作业指导书》的要求进行。

6.16货品发现质量问题应由采购人员负责组织质管部、生技部等相关人员的评定分析并在处理结果的质量记录文件上签名确认；有条件的合格供方代表人也应现场一起验证。

6.17经验证确认不合格的原辅材料及货物，采购人员应负责通知供方和无条件的执行6.16的处理决定。

6.18由公司直接采购原辅材料委托合格承包加工方加工成品时，必须要求委托加工方对原辅材料进行检验、验证和质量控制，并在加工合同上注明是委托加工方必须履行的责任，要求承加工方必须提供我方检验结果和验证样品，有必要时我方可直接由质管部派员到承加工方检验和验证。

6.19采购人员签订加工合同时应要求承加工方提供原辅材料经检验和验证后的报告和样品，收货数量及清单，经我方质管部、生技部等相关部门确认后方可组织生产。

6.20承加工方在委托加工产品完成后，必须经质管部、经营部、生产技术部对其产品的质与量验证签名确认后财务部门方可付款。

6.21外购产品应向合格供方索取产品其原辅材料的原产厂商的质检报告和提供外购产品供方的合格产品检验报告，以作为质管部检验外购产品质量的检验依据。

6.22采购人员负责参与采购的原辅材料及货物在公司产品实现过程和使用过程质量控制的信息反馈；负责联络和组织突发性原辅材料和货物质量事故的评定分析，负责执行处理决定。

6.23采购人员负责采购合同执行完毕的财务结算工作，参与按合同规定的付款办法的监督、确认和签名。

6.24本控制程序规定的所有采购工作外，经营部的电脑喷绘及专卖店的统一形象加工生产也应遵照本控制程序执行。

6.25因采购工作的需要，必须到合格供方处考察、审查、产品事故的协调
处理和监督合同实施过程需要出差的应填写《出差申请单》并经有关领导批准；出差期间有条件的每天应向公司传真汇报出差情况；没有传真条件的应向相关领导电话汇报和请示以便进一步的接受工作安排。

七、奖惩办法
7.1采购人员应以公司利益为最高利益，忠于职守、大公无私，坚持采购原则，用严格负责的态度对待采购工作，保证采购质量在采购工作中有显著成绩者，每月将根据采购人员的采购实际控制情况，由总经理组织相关部门评审决定分别给予50--400元的奖励。

7.2采购人员违反或不按本控制程序执行工作，玩忽职守、疏于监管、粗心大意、严重失职，给公司造成损失，每月将根据不同的损失程度给予50--400元的罚款。

7.3社会上发生的拿回扣等腐败行为都是以牺牲自家公司的利益为前提，采购人员如假公济私、损公肥已、贪赃枉法，一经查出将根据腐败程度按《公司法》追究责任，直至追究刑事责任。

采购控制程序直接影响产品实现过程的质量控制，是产品质量和经营质量保证的直接基本条件和首要因素，因此控制好采购控制程序是把好企业产品质量的第一道关，是提高企业效益的根本保证，各个相关部门必须认真对待，不得马虎和掉以轻心，希望相关部门严肃采购纪律，严格执行本控制程序，为把好产品质量和企业经营管理关键的第一关而共同努力。