采购控制管理程序文件
采购控制程序文件
1.目的建立本公司采购作业的相关过程，确保采购的材料、产品和服务以及外部提供的过程能满足本公司和客户的质量和HSF要求。
2.适用范围本公司营运所需设备、原材料、辅助材料、包装材料等采购作业及产品委外加工等一切物料和影响顾客要求的产品和服务均属之。
（生产产品的原材料及跟产品有接触易产生交叉污染的辅助材料必须要有HSF的要求）3.职责3.1采购部：3.1.1 负责所有对外采购。
3.1.2 负责采购订单、请购资料、合约签定及管理。
3.1.3 供应商交货进度及不合格品退货通知。
3.1.4 年度成本降低计划制定执行。
3.2 品质部：3.2.1负责协助采购部进行供应链管理。
3.2.2负责零件、原物料及委外加工等进料检验和HSF检验以及不合格品的处理。
3.3工程部：3.3.1协助采购部对供应商进行技术评估与支持。
3.4仓库：3.4.1负责供应商来料之品名/牌号、数量、料号、版本、包装、是否提供出货检验记录之确认。
3.5企划部：3.5.1 原物料及零件需求及时提出。
3.5.2 厂商交货排程表。
4.定义4.1订单采购：指依据生产需要,依生产产品需求而进行采购的方式，适用接单性及计划性生产所需。
4.2存量采购：指公司常备一定存量以满足生产需要，依据库存进行采购的方式。
4.3补充订购：指因事先未考虑到的损耗引起的订购。
4.4紧急订购：指因紧急需要引起的。
4.5零星采购：指不定时发生的小金额采购，如文具用品、设备补修部品、办公设施等。
4.6外协加工：包括委外电镀、外发加工(零件外发）、外包生产(零部件/半成品、成品外购)等。
4.7供应商分为：一级供应商、二级供应商、三级供应商、四级供应商四大级别。
4.7.1一级供应商为：金属原材料、塑胶原材料、电镀品；4.7.2二级供应商为：外包（零部件/半成品、成品外购）；4.7.3三级供应商为：模具、设备、备件（模具/设备）、工装（治具/检具/夹具等）、包材、化学品；4.7.4四级供应商为：五金零件、劳保用品、基建工程、后勤办公用品、零星采购、维修服务、服务类供应商以及与产品无直接关联的其他辅料供应商，第三方测试/校验机构。
采购控制管理制度文件
采购控制管理制度文件
目的
本文档旨在建立和说明采购控制管理制度，确保采购活动的合规性和有效性。
管理制度
1. 采购政策
- 描述公司采购活动的目标和原则。
- 确定采购流程和规范，包括需求确认、供应商选择、合同管理等环节。
2. 采购组织
- 确定采购部门的组织结构和职责。
- 确定采购人员的岗位职责和权限。
3. 供应商管理
- 确立供应商评估和选择的标准和程序。
- 建立供应商合作伙伴关系，包括合同管理和绩效评估。
4. 需求管理
- 规范需求提出和确认流程。
- 确保需求准确、清晰，并满足公司业务需求。
5. 采购流程
- 描述采购活动的流程和方法。
- 确定各个环节的责任和审核程序。
- 强调合规性和风险管理。
6. 合同管理
- 建立合同管理制度，确保合同的执行和履约。
- 规范合同签订、审批和保存的流程。
7. 内部控制
- 确立风险管理和内部控制措施。
- 控制采购活动中的潜在风险，预防欺诈和失误。
8. 监督和检查
- 确定采购活动的监督和检查机制。
- 定期评估采购活动的合规性和效果。
执行和监督
- 确定采购控制管理制度的执行人和监督机构。
- 监督和检查采购活动的执行情况。
- 及时纠正违规行为和不合规操作。
附则
本采购控制管理制度文件的制定、修改和废止程序按照公司相关规定执行。
生效
本采购控制管理制度文件自发布之日起生效。
采购管理流程控制程序文件
封面页码:第1页,共5页深圳市XXXX有限公司XXX Storage & Multimedia Technology Co., Ltd.文件编号：XX-XX-XXX文件名称：采购管理控制程序版本：A/0生效日期：20XX年XX月XX日发行状态：(盖受控文件章)批准:___________________ 审核:___________________制定:__ XXX______封面页码:第2页,共5页1、目的为确保对影响采购质量的关键环节实施控制，保证采购产品的质量、性能、交期和服务等各方面，符合顾客、法律法规、职业健康安全和环境的要求，并满足公司生产和管理的需要，特制定本程序。
2、范围适用于公司在研发生产和生产准备过程中的所有产品或服务的采购控制。
3、职责负责公司所有产品（办公用品、大型机器等除外）所需求物料的采购。
总经理负责领导公司的采购管理，采购经理协助总经理负责领导公司的采购管理。
4、管理内容与要求采购的申请:4.1.1工程项目（打样）采购的申请由工程项目负责人填写《工程项目打样采购申请表》提出申请，项目主管提出初审意见，提交PMC，PMC提出审核意见，报公司领导批准后备案并进行采购管理工作。
需求物料采购申请4.2.1常用物料采购申请（需有安全库存的物料）由PMC部门填写《物料需求计划表》，经PMC部门主管签字审核后，下达给采购部，采购部按需求适时采购。
4.2.2订单物料采购申请由PMC部门依据订单需求情况，结合实际库存物料，作出计划后，填写《物料需求计划表》提出申请，经PMC负责人审核后，下达给采购部，采购部按需求适时采购，并进行采购管理。
生产性低值易耗品的采购申请4.3.1由生产部门填写《物料采购申请单》提出申请，部门主管提出初审意见，经PMC部门主管审核后，下达给采购部纳入采购计划，适时进行采购。
其他采购申请4.4.1由需求部门填写《物料采购申请单》提出申请，部门主管提出初审意见，提交PMC，经PMC审核后报公司总经理批准，待同意采购后，交由采购部门组织采购。
采购控制程序文件
采购控制程序文件摘要本文档旨在给出一份采购控制程序文件的详细说明。
采购控制程序文件是指一套用于管理采购流程的电子文档，它包含了从采购申请到采购付款的整个流程。
本文档将介绍采购控制程序文件的主要功能、使用方法以及相关注意事项。
1. 引言采购控制程序文件是现代企业采购管理中不可或缺的一部分。
它帮助企业实现对采购过程的规范和控制，提高采购效率和准确性。
本文档将对采购控制程序文件的设计和使用进行详细说明，以帮助读者更好地理解和应用该文件。
2. 功能采购控制程序文件具有以下主要功能：2.1 采购申请采购控制程序文件允许员工提交采购申请，包括申请物品、数量、预算等信息。
申请会经过审批流程，确保申请的合理性和准确性。
2.2 供应商选择采购控制程序文件允许用户根据一定的筛选标准，选择合适的供应商。
通过集中管理供应商信息和评价数据，企业能够更好地选择和管理合作伙伴。
2.3 采购订单管理采购控制程序文件提供了采购订单的创建、审批和管理功能。
在生成采购订单时，系统会自动根据供应商信息和采购需求生成订单内容，并提供采购合同和付款方式选择。
2.4 采购付款管理采购控制程序文件可以实现采购付款的管理和跟踪。
它可以记录采购付款的时间、金额和付款方式，并提供付款审批流程。
同时，它还可以生成采购付款报表，为企业提供财务管理参考。
3. 使用方法使用采购控制程序文件需要一定的电子化管理基础和操作技能。
以下是一些使用方法的简要概述：3.1 登录系统用户需要使用正确的用户名和密码登录采购控制程序文件系统。
3.2 提交采购申请用户可以根据采购物品和数量等信息，填写采购申请表单并提交。
申请会经过相应的审批流程，直到最后获得批准。
3.3 选择供应商用户可以根据企业设定的筛选标准，选择合适的供应商。
系统会自动根据供应商评价数据提供推荐意见。
3.4 创建采购订单用户可以根据已批准的采购申请，生成采购订单。
系统会自动填充供应商信息和采购需求，用户只需选择合适的采购合同和付款方式。
采购控制程序文件
0.0更改记录表1 目的Purpose确保采购物料和采购过程的管理，合理评审合格供应商之资格，使之采购物料（含委外加工件）符合要求，特制作本程序。
2适用范围Scope凡与生产有关的物料采购和主力供应商评鉴均适用之。
3职责Responsibility3.1采购单位：负责作业办法的制作与推行。
3.2相关单位：负责协助执行管理之相关事项。
4工作程序Work procedure4.1新厂商开发与供应商评鉴4.1.1新厂商开发须具备资格1）新技术引进的供应商：研发单位提出申请。
2）价格具竞争力的供应商：采购单位提出。
3）产能需求的供应商：采购单位提出。
4）汰旧换新的供应商：采购单位提出。
5）客户指定的供应商：业务/研发单位提出。
符合新厂商开发资格之一者，申请单位于填写《新厂商审核申请书》，应于申请原因栏位中勾选理由，并详细叙明厂商具备资格的具体理由，然后会签表格中各单位主管。
4.1.2新厂商审核申请1）新厂商于首笔交易前，需经由品保人员，会同采购、研发等相关单位进行实地产能及现况评估合格。
2）实地评鉴合格且签订相关《采购合同》等相关资料后，即可登录于《合格厂商名录》成为合格厂商，国外厂商不需实地评鉴，但需提供自评资料。
3）合格厂商才可纳入为公司之策略开发、产能供给等优先合作之厂商。
评审合格的新供应商考核比照下述进行定期考核作业。
4）《合格厂商名录》每月更新汇总一次，以版次来区分为最新记录，期间有新增的供应商，依程序引入后以邮件的形式知会到相关单位。
4.2.不合格厂商初次评鉴结果不合格者，申请厂商需提出改善计划，改善完成后再复评，复评再不合格者，申请单位须召集相关单位决定处理方式，或6个月后再提出申请；若有客户指定或单一厂商时，在厂商未改善完成前，经研发中心最高主管、采购中心最高主管、品质中心最高主管、工厂最高主管签核同意者，可先列入合格厂商名单，后续由采购业务员持续追踪供应商改善状况。
4.2.1申请厂商符合下列条件之一者，不须实地评审1）本公司客户指定厂商〈例如拥有专利或合约等〉。
GJB9001程序文件——采购控制程序
GJB9001程序文件——采购控制程序一、目的本程序旨在规范采购过程，确保所采购的产品和服务符合规定的要求，以保证最终产品的质量和可靠性。
二、适用范围本程序适用于所有与产品实现相关的原材料、零部件、外协加工、服务等采购活动。
三、职责1、采购部门负责制定采购计划，寻找合适的供应商，并进行采购活动的组织和实施。
与供应商进行谈判，签订采购合同，并跟踪采购订单的执行情况。
处理与供应商的质量纠纷和问题，协调解决采购过程中的异常情况。
2、质量部门参与供应商的评价和选择，对采购产品进行质量检验和验证。
负责制定采购产品的检验标准和规范，提供质量检验报告。
3、技术部门负责提供采购产品的技术要求和规范。
参与供应商的技术评审，对采购产品的技术符合性进行确认。
4、财务部门负责采购资金的预算和支付管理。
四、采购流程1、需求确定相关部门根据生产计划、产品设计要求等，提出采购需求，并填写《采购申请单》。
《采购申请单》应明确采购产品的名称、规格、型号、数量、技术要求、交货期等信息。
2、供应商选择采购部门根据采购需求，收集潜在供应商的信息，包括其资质、信誉、生产能力、质量保证能力等。
对潜在供应商进行初步筛选，选择符合要求的供应商，发送《供应商调查表》，要求其提供相关资料。
根据供应商提供的资料和实地考察情况，对供应商进行评价和选择，建立《合格供应商名录》。
3、采购计划制定采购部门根据采购需求和库存情况，制定采购计划，明确采购产品的数量、交货期等。
采购计划应经相关部门审核和批准。
4、采购合同签订采购部门与选定的供应商进行谈判，确定采购产品的价格、质量要求、交货期、付款方式等条款。
签订采购合同，合同应符合法律法规和公司的相关规定，并经相关部门审核和批准。
5、采购订单下达采购部门根据采购合同，下达采购订单，明确采购产品的名称、规格、型号、数量、交货期等信息。
采购订单应经相关部门审核和批准。
6、采购产品检验采购产品到货后，质量部门按照检验标准和规范进行检验和验证。
采购控制程序文件
采购控制程序文献1.目的对采购物资的全过程进行管理控制，以确保其符合公司采购流程及规定规定。
2.范畴合用于原材料、外购物料及服务等物资采购的控制。
3.职责3.1采购部负责组织对供应商的评价工作，并提供《合格供应商一览表》，负责对各部门提出采购申请程序进行把控。
3.2项目部或申请部门负责提供采购需求阐明或技术性文献。
3.3采购部收集汇总编制《月采购计划报表》，于次月 1 日前提交月采购计划，每月 5 日前（含5 日）提交上月采购报表。
以上表格分公司采购人员制作后、提交至集团采购部各区域负责人处进行审核，待审核通过后，方可采购。
3.4收货部门及使用部门负责采购物料的检查、验证。
3.5仓库负责按公司规定对采购物资进行管理（如配有仓库此条有效）。
4.采购工作程序4.1采购需求文献及采购计划4.1.1项目部负责编制采购需求文献，普通涉及：名称、数量、质量规定、标记办法、交货方式及交货期等；4.1.2采购申请文献分为三种：月度采购计划申请、采购签报申请、临时物料采购申请。
月度采购计划：由需求部门申请后，发送至采购员处汇总，采购编制好月度采购计划汇总表后，需由分公司财务、总经理签字后，另发送至集团采购部进行申批，集团采购部审核通过后方可进行采购配送。
签报申请：即在公司内网 OA 系统由申请部门发起需求，经由部门负责人、集团采购、财务、总经理、集团办公室、董事长同意后方可采购。
签报申请普通用于固定资产、临时采购超出元原则时使用。
临时采购申请：即在月度计划外采购（如：临时进场、垦荒、特殊规定等），且采购金额未超出元的，需由申请或使用部门填写临时材料申请单，再由部门经理、分公司总经理签字后方可执行采购。
具体操作请参考“采购流程图”。
4.2采购具体操作流程及规定4.2.1新进场采购操作流程4.2.1.1新项目成立，分公司采购人员到岗后首先按项目需求，拟定申请文献模式，项目的作业车辆采购，如：洒水车、洗扫车等，这些车辆采购普通需要供货周期，拟定好需求可直接走公司内网 OA 签报进行申请，部门领导审批，再发至集团车辆管理部有关人员、财务、集团办公室、董事长依次批复后由集团车辆管理部人员负责车辆采购事宜。
采购控制管理程序文件
采购控制管理程序文件本程序的目的是确立本公司采购过程的控制办法，以合理的价格、适当的时间、适当的数量和适当的质量向公司提供符合规定要求的物料和服务，以满足生产需要，达到公司经营目标。
本程序适用于公司所需采购产品的采购过程控制，包括制定采购目标、采购控制流程、采购方式的选择、采购文件的编制与审批、供方的调查与选定、考核与管理、价格管理、物料验证和代用管理、合同、订单管理等。
生产部物控负责物料需求计划的编制控制及组织本公司内配套材料的供应，采购部负责物料采购计划的编制和实施，研发质量部负责采购物料的认定和技术支持，采购部和研发质量部共同负责对供方配套能力的考评。
采购目标包括选择优良的供方确保供应资源安全、稳定及竞争优势，确保采购物料的质量，不断提高采购物料的性价比，不断提高采购工作效率及人员的工作质量，严格控制合同风险，防止采购工作异常情况的发生，针对异常情况迅速妥当地处理。
采购过程控制流程包括订单、定期采购过程控制流程、零星采购过程控制流程和固定资产采购过程控制流程。
采购人员应根据物料使用状况、用量大小、采购频率、市场供需状况、交易惯及价格质量稳定等因素，选择最有利的采购方式，办理采购业务，包括一般采购、定期采购、零星采购和固定资产采购。
最后，本程序还规定了各部门的职责，包括生产部物控、采购部和研发质量部的职责。
采购审批的具体流程详见附录。
b)采购文件（包括图纸、规范等）应按照规定进行编号、归档和保密。
c)采购人员在使用采购文件时，应注意保密和防止丢失。
4.11.2采购合同和订单a)采购部门应对采购合同和订单进行编号、归档和保密。
b)采购人员在签订采购合同和订单时，应注意合同的条款和保密性。
4.11.3采购报价和询价a)采购报价和询价应按规定进行编号、归档和保密。
b)采购人员在处理采购报价和询价时，应注意保密和防止泄露。
4.11.4采购审批和付款a)采购审批和付款应按规定进行编号、归档和保密。
b)采购人员在进行采购审批和付款时，应注意审批权限和保密性。
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1 目的
本程序旨在建立对本公司有关采购的过程控制办法，以期以合理的价格，适当的时间、适当的数量、适当的质量、适当的地点向公司提供符合规定要求的物料和服务，以满足生产需要，达到公司经营目标。
2围
本程序适用于公司所需的采购产品的采购过程控制，包括：
——采购目标的制定、采购控制流程、采购方式的选择；
——采购文件的编制与审批；
——供方的调查与选定，考核与管理；
——价格管理；
——物料验证和代用管理；
——合同、订单管理，等。
3 职责
3.1 生产部物控负责物料需求计划的编制控制及组织本公司配套材料的供应。
3.2 采购部负责物料采购计划的编制和实施。
3.3 研发质量部负责采购物料的认定和技术支持。
3.4 采购部、研发质量部共同负责对供方配套能力的考评。
4 活动容
4.1 采购目标
4.1.1 选择优良的供方确保供应资源安全、稳定及竞争优势，及时供应生产所需的物料及获得优质、高效的服务。
4.1.2 确保采购物料的质量。
4.1.3 不断提高采购物料的性价比。
4.1.4 不断提高采购工作效率及人员的工作质量，严格控制合同风险。
4.1.5 防止采购工作异常情况的发生，针对异常情况迅速妥当地处理。
4.2 采购过程控制流程
4.2.1 订单、定期采购过程控制流程详见附录A 。
4.2.2 零星采购过程控制流程详见附录B。
4.2.3 固定资产采购过程控制流程详见附录C。
4.3 采购方式
采购人员应根据物料使用状况，用量大小，采购频率，市场供需状况，交易习惯及价格质量稳定等因素，选择下列最有利的采购方式，办理采购业务。
4.3.1 一般采购
根据生产工程部/业务部的物料/成品需求计划“确认计划及请购报表”和相关采购政策，编排物料采购计划进行例行订货。
4.3.2 定期采购
针对交货期较长或稳定使用的大宗物料，采购部应事先选定合适的供方，议定一段时间的供应价格，交易条件及分批交货时间，办理采购业务。
4.3.3 零星采购
a)针对生产工程部的“样品索样单”及“新品物料请购单”所需物料的采购。
b)针对市场部、人事行政部审批的零星“物料请购单”所需物料的采购。
c)针对公司领导审批的委托采购单所需生产材料的采购。
4.3.4 固定资产采购
根据公司各部门提出的“仪器/设备请购单”进行的采购。
4.4 采购审批
4.4.1 “确认计划及请购报表”由生产工程（业务部）提出，生产工程部（业务部）负责人审核并报总经理审批。
4.4.2 “样品索样单”、“新品物料请购单”由生产工程部负责人审核。
4.4.3 零星“物料请购单”其使用部门负责人审核，报总经理审批。
4.4.4 订单审批权限：
a)单个合同（订单）采购金额超过人民币壹仟元的，由采购部负责人及总经理联合
审批。
b)固定资产部份由采购部负责人及总经理联合审批。
4.5 供方的调查与选定
4.5.1 为保证物料的质量和确保料源，生产部和采购部应对经常采购的物料，评定其供方的设备规模、生产能力、质保能力，建立供方档案。
4.5.2 供方选择原则：
a) 具有营业执照，一般纳税人认定；
b)质量、价格、交货及服务等条件良好；
c)原则上优先选用具有ISO9000质保体系、产能符合配套要求、新品开发能力强及
财务体系健全的供方；
d)商誉良好。
4.5.3 供方的选定
a)采购部应广采商源或接受推荐的供方。
b)认定合格的供方的物料，且其质量体系评定合格，进入《合格供方手册》，作为
批量采购的对象。
c)供方提供的物料出现质量异常，应于指定期限回复改善，如无法达到者，采购
部有权取消其合格供方的资格。
d)应供方的要求，认定部门可向其提供质保方面的指导。
4.6 采购工作的实施
4.6.1 由生产工程部、人事行政部、市场部各单位在各自授权责任围根据生产、业务等需要，向采购部提出采购需求，包括需要采购物料的项目名称、规格型号、数量等。
4.6.2 采购部根据采购需求，编制采购计划，明确采购信息，订立采购合同（订单），
其容包括：确定的供方、所采购物料的项目名称、规格型号、数量、单价、运输方式、验收标准等。
4.6.3 采购人员应在采购合同（订单）审批后，开始采购工作。
在生产急需等特殊情况下，可在合格供方围紧急组织进货应急使用，然后补签采购合同（订单）。
4.6.4 若属分批交货者，采购员应于采购合同（订单）上分别写明交货数量及交货日期、交货地点。
4.6.5 采购人员于订购作业完成后，因特殊事项变更者，应及时以函、电方式与供方商洽谈变更订货行为，必要时由对方书面确认。
4.6.6 物料到货后，采购员把采购单给仓库管理员核对入库数量、验证情况，符合要求后采购员方可办理付款手续。
4.7 交货期管理
4.7.1 供方交货的依据为双方签订的合同（订单），供方应按合同（订单）的交货期如期交货。
4.7.2 交货期的跟踪与控制
a)为确保供方如期交货，采购人员应根据未结（未交货、在途等）订单的记录，
进行跟踪、控制和平衡。
b)采购部应对供方的交货准确度进行考核。
c)当供方无法按合同（订单）的交货期如期交货，采购员应及时将信息反馈给相
关控制单位。
4.7.3 交货期变更
a)本公司因业务需要，变更交货日期，需与供方联络处理。
b)供方无故违反合同（订单）的交货期规定，超过目标时间二周的，本公司有
权取消合同（订单）。
c) 不可抗力造成合同（订单）无法全部或部份履行的，应在事故过去二周相应照
会对方并视具体情况变更或取消合同（订单）。
4.8 价格管理
4.8.1 询价的选择，原则上以获得本公司合格供方资格者优先。
4.8.2 每一种物料，原则上需有三家以上的供方报价。
4.8.3 采购人员就供方的报价单加以分析整理后，依照本公司价格控制流程和审批权限，呈报审批。
4.8.4 采购部应根据供方报价及市场状况进行议价、比价，选择最佳的订货对象和时机。
4.9 物料验证和代用管理
4.9.1 物料检验如经进货检验判为不合格批的物料，需办理代用的，由采购部填写“物料超差代用申请表”，送生产部审批，获准后才进一步投入使用或加工。
4.9.2 因生产急需或货源短缺问题，需用其他规格的物料进行代用，由采购部或生产部填写“物料更换代用申请表”，向工程部获准后方可采购或使用。
4.10 进货异常的处理
列入《合格供方手册》的供方应建立密切的工作关系与联络渠道，如买卖双方对出现异常的采购物料有处理或认同的差异时，由生产工程部会同采购部处理。
4.10.1 进货缺料时，工厂仓库应保存好原始证据（短缺物料所在的箱号、生产批次号等查证资料）并在收货单上记录收货差异情况，采购部应立即进行核对，并通知供方尽快补齐。
4.10.2 采购物料存在质量异常时，由研发质量部或采购部向供方反馈。
必要时跟踪检查供方的纠正措施及效果。
4.10.4 因物料本身的质量缺陷，造成本公司声誉和经济损失的，按签定的有关质量索赔协议处理。
4.11 采购文件的控制
4.11.1 图纸及采购规
a) 负责物料认定和采购的部门其文件管理应建立档案。
b）研发质量部负责认定报告的分发及变更控制，而供方由采购部通知。
4.11.2 订单管理
a) 订单编制应包括物料名称、型号规格、企业编号、厂家、单价、数量、交货期、
质量标准、验收标准、包装方式、运输方式、付款条件等完整的交易条件和规
准确的描述。
若注明验收标准的，进货将按技术协议或物料认定报告或双方认
可的规格书验收。
b) 采购订单一式五联，其中两联按授权原则审批签定后生效，供需双方各保存一
份原稿。
一联分送财务部。
c)订单或采购合同正本在采购部保存，保存期三年。
4.12《合格供方手册》的管理
4.12.1 《合格供方手册》其主要容应包括：物料的企业名称、地址、材料类别、评定依据。
采购过程控制流程图
附录A
零星采购过程控制流程图附录B
附录C
固定资产采购过程控制流程图。