公文写作基本知识

公文写作基本知识

1．什么是公文？

公文指在经营管理过程中形成的具有行为规范作用和规范体式的公文文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策、发布规定和措施，请示或答复问题，报告或布置工作，以及商洽业务、交流经验的重要工具。

2．公文从行文关系上分为那三类？其分别包括的常用公文种类有那几种？

下行文：命令、决定、决议、规定、办法、通知、通报、批复、意见；

上行文：报告、请示；

平行文：函。

3．公文特点是什么？

①公文具有鲜明的政治性；

②公文由法定作者制成和发布；

③公文具有法定的权威性和现行效用；

④公文具有特定体例和处理程序。

4.公文写作的步骤：

明确主题；收集材料；拟写提纲；正式起草；加工修改。

5．公文处理办法对公文主送单位名称的规范使用有何规定？请说出大唐国际发电股份有限公司的规范简称。

公文主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。大唐国际发电股份有限公司的规范化简称是大唐国际，在资本市场的简称是大唐发电。

6．公文标题一般包括哪几部分？

包括发文单位、事由和公文种类。有些文种的标题中可以省略发文单位。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

7．什么是请示？

请示是用于向上级领导单位请求指示或批准事项，以便尽快解决困难和问题，推动机关工作的一种上行公文文种。。

8．请示的分类

请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。

9．请示应遵循的原则

请示应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。顶格直接标写上级单位名称，不多头主送；除领导者要求外，一般不送领导者个人。

10.请示的正文包括那些层次?

开头：明确交代请示事项的背景或理由，或只说明请示的根据、目的。

主体：提出请求上级机关给予指示、批准或批转的有关事项；针对上述事项提出本单位具体意见、建议或方案；如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策。不能简单地上交矛盾。

结尾：恰当使用结语。如:“妥否，请批复。”、“以上请示如无不当，请批准。”

11.请示包括那些应用范围?

请示是在特定条件下使用的文种，遇到以下情况需要请示上级机关：

（1）对上级机关的法规、政策及其决定、指示等有不理解之处，或它们不适应本单位情况需要变通处理的时，需要请求上级机关予以解释、批示与认可。

（2）请示审批或批转本机关制定的重要规章、重大决策以及工作中出现的新情况、新问题等。

（3）请求批准人员编制、机构设置、干部任免、领导班子组成与调整、经费预算以及重要人员或事故的处理。

（4）请求协调与解决本机关无法解决的困难或问题。

（5）根据规定必须履行审批手续的事项。

总之，凡是下级机关在职责范围内无权解决、无力解决、不知如何解决的问题，均需要提请上级机关给予裁决、指示或批准。任何超越权限或擅自处理不该由本机关处理的问题，都是错误的行为。

12.请示的正文有何要求?

正文是请示的主体，为了提高行文效果，撰写请示的正文时，一般分为以下三个部分：

一是说明请示原因撰写请示都要从陈述原因开始，主要说明行文的理由、依据或目的，必要时可以说明请示问题产生的背景。有时根据具体情况，要阐明解决问题的必要性、紧迫性。同时，要讲请示事项已经具备的条件和办理的可行性。

二是提出请示事项。这是请示的主体部分。主要说明遇到了什么问题，要请示哪些事项，本机关准备怎样处理。重点在于对解决有关问题提出解决问题的初步方案，供上级机关定夺。若有可供选择的多个方案或建议，则需提出本机关的倾向性意见。提倡积极帮助上级机关出谋划策的态度与做法，坚决反对简单消极地上交矛盾的态度和做法。

三是结尾用语。请示要用简短的语言，明确提出请上级指示、批准、批转的肯定要求。注意采用征询、请示和谦和的语气，使用期请的语言，避免使用咄咄逼人的语气和强硬的、不新生的基本“最后通牒”式的语言。

13．什么是报告？

报告是用来向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议，答复上级机关的询问的一种上行公文文种。

14．请示和报告二者的区别

（1）行文时间不同：请示在事前行文，严禁“先斩后奏”；报告在事后或事中行文，不能“只斩不奏”。

（2）行文目的不同：请示旨在请求上级机关给予指示或批准，是期复性公文；报告旨在下情上达，提出意见和建议，是呈报性公文。

（3）处理结果不同：上级单位收到下级请示，要给予批复；上级单位收到下级报告，不必答复。

（4）内容要求不同：拟写请示时必须遵循一文一事制度；拟写报告时不必强求一文一事。

15．报告共分几类？

按照内容划分：综合报告；专题报告；例行报告。

按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；会议报告；建议性报告；检讨性报告。

16.报告的基本结构形式有何要求?

1标题

标题一般采用发文机关名称+事由+文种的形式。

2、主送机关

3、正文

报告的正文，通常这样安排：

一是说明报告的缘由。

二是报告的主要内容。讲报告涉及的主要工作进展情况，要突出重点，抓住核心问题，有成绩、有经验、有不足，有改进意见。

三是结语。一般使用“特此报告，请审阅”，“特此报告”等。

4、发文机关名称

5、成文时间

17. 工作报告正文的写作方法

工作报告的正文，通常分为三大部分。

一是开头部分。主要采用概述式写法，即概要叙述报告所涉及的工作的基本梗概，包括行文依据、报告针对的时间、地点、主要任务、总体效果评价等。

二是报告主体部分。重要报告工作进展情况和主要成绩，工作中采取的主要措施以及主要的经验体会；指出存在的不足之处或薄弱环节，说明解决办法，提出下一步各种的安排意见或表明进一步做好工作的愿望。主体部分仍然采用概述的写法，只是要区分重点与一般，有详有略。

三是结尾部分。通常使用的结语是“特此报告，请审阅”，“如有不当，请指正”等。

18．什么是通知？

通知是用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

19．通知分几类？

指示性通知；知照性通知；事务性通知；批转、转发通知；任免性通知

20．通知有什么特点？

内容单纯，行文灵活简便；

表述具体，可操作性强；

时效性强，需要及时周知或执行。

21．会议通知一般包括哪几部分？

一般包括会议缘由、会议内容、具体要求三部分。

22．什么是会议纪要？

会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。

23．会议纪要主要类型有哪几种？

1.决议性纪要；

2.协议性纪要；

24．会议纪要的格式构成

版头:

（1）专门设计的纪要版头,适用定期召开的会议

（2）按照下行文格式设计的版头,适用专题会议纪要

主体:包括会议概况和主要精神

（1）标题+正文适用专题会议纪要

（2）有正文,无标题适用定期召开的会议

文尾:

包括主题词、发送范围、印制单位、印发日期等。

25.会议纪要的主体写作要求有那些?

会议纪要的主体分为会议概况和会议主要精神两个部分。

（1）会议概况。即会议纪要的开头部分。可以采用分条列项式和概述式两种形式。分条列项式即依次将会议时间、地点、参加人、列席人、会议议程、主持人等会议要素顺序列出，使人一目了然。概述式则将上述内容用一段文字简要概括叙述，以使人们对会议情况有一个基本了解。

（2）会议主要精神。这是纪要的核心部分，既是对会议基本精神和议定事项的系统整理和集中反映，也是要求与会单位或有关方面贯彻落实会议精神的法定依据。对会议基本精神的介绍，实际上是在转述会议取得的共识，多数用“与会代表一致认为……”“代表们指出……”等，也可以采用第三人称的方法，如“会议指出……”“会议决定……”“会议希望……”等，必须忠实于会议实际，尊重会议的精神实质，不能将执笔者个人见解掺杂进去，不可随意增减，更不能借题发挥，这是撰写纪要的基本原则。同时，还应注意，纪要又是对会议基本精神的提炼和概括，它既要反映会议讨论情况，特别是领导人重要讲话精神，又必须综理其要，提炼概括，不应成为会议记录的全面重复。

一般来说，会议纪要不必安排结尾部分。因为，结尾所要强调的问题，无非是号召……、要求……，这些大都在精神中得到了反映。

26.撰写会议纪要的注意事项是什么?

（1）写作之前做好必要的准备工作。要了解会议的宗旨和指导思想，熟悉会议议程，预计会议可能出现的情况，作到胸中有数，以便较好地把握会议的精神，搞好会议记录，为编写会议纪要奠定基础。

（2）忠实于会议内容，掌握会议要点。在决议性纪要和协议性会议纪要中，要准确真实地反映会议的精神实质，关键是要抓住与会者达成的共识和议定事项，要围绕会议宗旨和讲座情况进行整理概括，不要把个别人的意见当作共识来反映。在研讨性会议纪要中，则要求既要写清一致意见，也要写清重要的不同意见，这也是忠实于会议内容的表现。

（3）要掌握综合提炼会议结论的常规要领。在概括会议主要精神或结论性意见时，人们总结出来的“四要”值得借鉴：一要抓住主持人人发表的意见，特别是他（她）的总结性发言；三要区分讨论过程中的意见和表态性的结论性意见；四要把握多数人意见，尤其对重大总是意见不完全统一时，要按照少数服从多数的原则，以多数人的意见为结论性意见。

（4）注意表达的逻辑性和条理性。可以用第三人称的方法，如“会议认为”、“会议决定”等区分纪要的不同层次，可以用列小标题的方法，区分不同的问题。以增强逻辑性和条理性。

27.简述函的含义和特点。

函（习惯称公函）是不相隶属的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项的一种公文。

函有以下几个特点：

第一，适用范围广泛。无论平行或不相隶属的机关之间相互往来公文，不受级别限制，都可以使用函行文。

第二，内容单纯具体。函的内容遵循一文一事的原则，不能一文多事。要涉及具体的人，具体的事，具体的时间，具体的事项等。

第三，格式灵活简便。机关对外发函，在格式上的要求比较灵活，行文的限制较少。

第四，文字表达简练。函的篇幅都比较简短简明。

28.函的种类有哪些?

（1）请示函：旨在向专门职能部门请示批准，例如《XX市林业局关于请示将红叶斋商店列为旅游定点商店的函》。

（2）批准函：用于批准有关机关的请求事项，例如《国务院关于同意沈阳海关升格为正厅（局）级直属海关的复函》。

（3）商洽函：旨在与对方机关商洽有关事情，请求予以协助或解决某个问题，例如《XX大学人事处关于商洽张XX同志调动工作事宜的函》。

（4）询问函：即向对方询问了解有关事项，上下级机关、平行机关、无隶属关系的机关之间都可以使用。

（5）答复函：即答复对方询问和商洽之事，例如《XX市人事局关于同意与XX房管局联合举办房管系统干部培训班的复函》。

（6）告知函：即向对方告知有关事项，以求得对方的协助配合。

29、函的正文的写法?

不同内容和用途的函，其正文写法不同。

主动发函（请示函、商洽函、询问函、告知函）的正文，一般首先说明发函的原因，理由、根据；询问什么问题，告知哪些情况等，要写得清楚、明白、诚恳，以取得对方的理解和支持；请示函，则主要说明请示的理由和请示批准事

项等。商洽和请示事项，应当说明本单位的意见。发函理由要充分明确，合乎事理。函的结尾要写明要求答复，并使用诚奶谦和的语言和商量、征询的语气。如“请即函复”、“特此函告”、“请大力研复（函复）为盼”、“请大力协助并尽快函复”等。

复函（包括答复函和批准函）的正文，首先要针对来函表示收悉，然后，针对来函请求、商洽、询问的有关事项，明确答复或表态。如果撰写批准函，由重在表态同意某某事，还可以在此基础上，阐述有关意见，提醒对方注意有关事项。最后使用结语：“特此函告”、“特此函复”、“此复”等惯用语结尾。

30．拟定公文应注意的事项？

（1）引用公文应先引标题，后引发文字号并加括号，日期要具体写年月日；

（2）公文用词用字必须准确、规范。使用简称时一般先用全称注明简称后，再用简称。公文中的数字，除成文日期和部分层次序数词，以及词语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字；

（3）公文必须使用国家法定计量单位；

（4）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。

（5）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（6）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（7）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（8）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

（9）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

31. 公文中结构层次序数是如何规定的?

第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。

32. 公文复印件作为正式公文使用时有何要求?

应该在公文复印件上加盖复印机关的证明章。