物业公司档案管理制度范本
档案管理制度
为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。
第一条 适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。
第二条 公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。
第三条 办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。
第四条 项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。
第五条 档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。
第六条 档案管理体系规范如下：
公司层面的档案
客服中心档案 办公室主任 综合部经理
第七条 档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。
项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。
第八条 档案类别代号分配规范：公司档案类别代号分配为A-1-X 至A-X-X ，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X 至01-X-X 。
项目二，02-1-X 至02-X-X 。
项目三，03-1-X 至03-X-X 。
以此类推…………。
项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。
第九条档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。
具体，公司档案A-1-X 至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。
第十条档案管理规定
（一）公司档案查/调阅
查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。
（二）项目档案查/调阅
查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。
（三）密件档案查/调阅
密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主任陪同。
非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室外。
除政府部门执行公务外，其他外部人员要查看业主档案资料，须经业主本人同意。
密件档案查/调阅、摘抄/复印手续办理参照“公司档案查/调阅”办理。
第十一条档案室内严禁吸烟。
第十二条做好防火、防虫、防潮、防盗工作，发现问题要及时处理，及时向办公室主任或部门经理汇报。
第十三条未经许可，档案室任何人不准入内。
物业公司档案管理制度范本
物业公司档案管理制度范本第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，保证公司档案的完整性、真实性和安全性，规范公司档案管理行为，制定本制度。
第二条本制度适用于公司档案的全部流程和环节。
第三条公司档案管理以法律法规为依据，以规范和制度为手段，以信息化管理为支撑。
第四条公司档案管理以服务为中心，以规范为基础，以数字化为方向，加强信息化建设，提高档案管理工作效率和服务水平。
第五条公司档案管理实施全员参与，属地管理、综合管理、部门协同的原则。
第六条公司档案管理按照“谁建档、谁负责”的原则，各部门按照职责清晰划分，做好档案管理工作。
第七条公司档案工作保密原则，涉密档案管理另行制定保密制度。
第八条公司档案管理工作采用数据化、系统化、网络化管理，建设档案管理信息系统。
第九条公司档案管理工作应加强宣传，提高档案员素质，不断完善档案管理制度，保证公司档案管理工作的质量和效益。
第二章档案的构成和分类第十条公司档案包括纸质档案和电子档案两大类。
第十一条纸质档案由文件、报表、图纸、会议记录等纸质载体构成。
第十二条电子档案由电子文档、电子邮件、电子图片、电子录像等电子载体构成。
第十三条档案按照其重要性、价值和使用频度等因素进行分类，分为终身保存档案、定期保存档案和临时保存档案。
第三章档案的建立和归档第十四条档案需由相关部门或人员按规定程序建立，并登记建档。
第十六条档案归档应按照一定的顺序排列，采用标准的存储设施，做好防火、防潮、防虫等措施。
第四章档案的检索和利用第十七条档案检索应根据需求，按照档案的属性、内容、时间等进行检索。
第十八条档案利用应提供有效的服务和支持，确保档案信息的准确性和完整性。
第五章档案的保管和保存第十九条档案保管时应加强安全措施，确保档案免于灾害和损坏。
第二十条档案保存期限按照国家有关法律法规的规定执行。
第二十一条档案保存期满后，应及时进行鉴定和处理，做好档案销毁或移交的工作。
第六章档案的销毁和移交第二十二条档案销毁应经过审批程序，严格按照规定的方法和程序进行。
物业档案规范管理制度范本
物业档案规范管理制度范本第一条总则为加强物业档案管理，保障物业档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，制定本制度。
第二条物业档案管理范围物业档案管理范围包括：物业基本情况档案、业主档案、物业服务档案、设施设备档案、财务管理档案、合同协议档案、员工档案等。
第三条物业档案管理职责（一）物业档案管理由物业服务企业负责，设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员。
（二）档案管理人员负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（三）物业服务企业应定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平和能力。
第四条物业档案管理要求（一）物业档案应采用统一的档案表格和分类标准，确保档案资料的规范化和标准化。
（二）物业档案应真实、准确、完整、及时地反映物业管理的实际情况。
（三）物业档案应采取电子化和纸质化双重管理方式，确保档案的安全和长期保存。
（四）物业档案应按照档案法律法规的规定，进行分类、归档、编号、登记和造册。
第五条物业档案的收集和整理（一）物业档案的收集应包括物业管理的各个环节，确保档案资料的全面性和连续性。
（二）物业档案的整理应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的有序性和可读性。
（三）物业档案的整理应采用科学的分类方法和编目体系，便于检索和利用。
第六条物业档案的归档和保管（一）物业档案的归档应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的完整性和安全性。
（二）物业档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等措施，确保档案的物理安全。
（三）物业档案的保管应建立查阅和借阅制度，限制档案的查阅和利用范围，保护档案的保密性和隐私性。
第七条物业档案的利用和销毁（一）物业档案的利用应建立查阅和借阅制度，确保档案资料的合理利用和保护。
（二）物业档案的销毁应经过审批程序，确保档案资料的安全和合规性。
（三）物业档案的销毁应采取可靠的方法，确保档案资料的不可恢复性。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。
第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。
第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。
第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。
（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。
（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。
（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。
第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。
第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。
第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。
第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。
（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。
（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。
（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。
第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。
第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。
第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。
第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。
物业客户档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强物业管理，提高服务质量，保障业主的合法权益，根据《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业管理实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理区域内所有客户档案的管理工作。
第三条物业客户档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：客户档案应全面、真实、准确、完整地反映客户的基本信息和相关情况。
2. 安全性原则：客户档案应采取有效措施，确保档案资料的安全，防止泄露、遗失和损坏。
3. 及时性原则：客户档案的收集、整理、归档和使用应确保及时、高效。
4. 分类管理原则：根据客户档案的性质和用途，实行分类管理。
第二章职责与分工第四条物业管理公司应设立客户档案管理岗位，负责客户档案的收集、整理、归档和使用等工作。
第五条客户档案管理岗位的职责：1. 负责客户档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 负责客户档案的查询、提供和使用工作。
3. 负责客户档案的更新、补充和归档工作。
4. 负责客户档案的保密工作。
第六条物业管理公司各部门应积极配合客户档案管理工作，按照职责分工，共同做好客户档案的管理工作。
第三章档案内容第七条客户档案主要包括以下内容：1. 业主（或租户）基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、住址等。
2. 房屋信息：房屋类型、面积、结构、楼层、入住时间、装修情况等。
3. 物业服务合同：物业服务合同签订时间、服务内容、收费标准等。
4. 交费记录：物业费、水电费、停车费等交费记录。
5. 投诉与建议：业主投诉、建议、表扬等记录。
6. 装修管理：装修申请、验收报告、整改通知等。
7. 紧急联络人信息：紧急联系人姓名、联系方式、住址等。
8. 其他相关资料：如身份证复印件、户口本复印件、房屋产权证复印件等。
第四章档案管理第九条客户档案的收集、整理、归档和使用应按照以下程序进行：1. 收集：物业管理公司应定期收集客户档案资料，确保档案的完整性。
2. 整理：对收集到的客户档案资料进行分类、整理，确保档案的准确性。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
物业档案文件管理制度范本
第一章总则第一条为加强物业管理档案的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业管理实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案文件的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业档案文件管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案文件的真实性、完整性，不得遗失、损坏、篡改。
2. 保密性原则：对涉及业主隐私、商业秘密和国家秘密的档案文件，严格保密。
3. 系统性原则：建立科学的档案分类体系，确保档案文件的有序管理和高效利用。
4. 便捷性原则：简化档案查阅手续，提高档案利用效率。
第二章档案分类与编号第四条物业档案文件分为以下类别：1. 业主档案：包括业主个人信息、房产证、车位证等。
2. 物业管理档案：包括物业管理合同、业主大会决议、物业服务合同等。
3. 设施设备档案：包括设备运行记录、维修保养记录、验收报告等。
4. 财务档案：包括收支凭证、费用清单、审计报告等。
5. 安全生产档案：包括安全检查记录、事故报告、应急预案等。
6. 其他档案：包括人力资源、行政、宣传等档案。
第五条档案文件编号采用分类编码与顺序号相结合的方式，具体格式如下：类别代码+年份+顺序号第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：1. 及时收集：对物业管理过程中形成的各类档案文件，应于形成后及时收集。
2. 全面收集：确保收集到的档案文件完整、准确，无遗漏。
3. 保密收集：对涉及业主隐私、商业秘密和国家秘密的档案文件，应采取保密措施。
第七条档案整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案类别、内容、时间等进行分类整理。
2. 编号归档：对整理好的档案文件进行编号，并归入相应的档案盒。
3. 编制目录：编制档案目录，包括档案名称、类别、年份、顺序号等。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下要求：1. 安全保管：确保档案文件安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故。
物业档案管理制度(7篇)
物业档案管理制度 11、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用(1)函:与不相隶属机关或者本系统单位之间互相商洽和联系工作,问询和答复问题等用'函'。
(2)通告:在工作中可能浮现或者已经浮现了问题,或者是有些工作或者其他事项需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'发现行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位,要求属下单位输或者需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种'。
常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'会议通知'、'任免通知'。
(4)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的问询等用'报告'。
(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用'请示'。
2、如何采集物业管理的重要文件、法规及信息(1)可从上级公司传阅的文件、资料中采集;(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理采集;(3)从物业管理协会会刊中采集;(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料;(5)时常了解物业管理专业书籍的出版情况;(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系,从中获得物业管理的有关文件法规;(7)可从报刊、杂志等资料中采集。
3、档案材料的采集和清理的具体要求是什么(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;(2)及时做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管 ;(3)除做好日常材料的采集和清理工作外,每年要集中时间整理前一年的档案材料;(4)档案工作应统一领导,分级管理。
公司办公室负责公司的主体档案,对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查,各职能部门分层管理本部门的档案工作;(5)档案材料的采集和清理要便于公司及各部门的利用;(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。
物业档案管理制度
物业档案管理制度物业档案管理制度11篇物业档案管理制度11、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。
各类信息详细排列，以便查阅;3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。
及时跟进业主档案的变更，保证信息的`准确性;5、业主档案信息应严格管理，注意保密。
严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。
物业档案管理制度2一、档案的建立。
1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。
1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的.线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。
1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。
物业公司档案管理制度范文
第一章总则第一条为加强物业公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条本制度遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理：公司成立档案管理领导小组，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。
（二）集中管理，分工负责：公司档案实行集中管理，各部门按照职责分工，共同做好档案管理工作。
（三）规范操作，确保安全：严格按照档案管理的各项规定，确保档案的完整、准确、安全和保密。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：（一）公司内部形成的各类文件、资料、图表、账册、凭证、报表、电子文档等。
（二）公司对外形成的各类文件、资料、合同、协议、信函等。
（三）公司各部门、子公司报送的各类文件、资料、报表等。
（四）公司获得的各类荣誉证书、奖状、牌匾等实物档案。
第三章档案收集与整理第五条档案收集（一）各部门在文件形成过程中，应当及时、完整地收集归档。
（二）档案收集应当遵循以下要求：1. 文件内容真实、准确、完整。
2. 文件形式规范、统一。
3. 文件分类合理、清晰。
第六条档案整理（一）档案整理应当遵循以下原则：1. 按照时间顺序排列。
2. 按照文件类型分类。
3. 按照文件编号排序。
（二）档案整理应当包括以下内容：1. 文件封面。
2. 文件目录。
3. 文件正文。
4. 相关附件。
第四章档案保管与利用第七条档案保管（一）档案保管应当遵循以下要求：1. 档案柜应当安全、防火、防盗、防潮、防虫。
2. 档案资料应当分类存放，方便查阅。
3. 档案资料应当定期检查、维护。
（二）档案资料借阅应当办理借阅手续，并按时归还。
第八条档案利用（一）档案利用应当遵循以下要求：1. 档案利用应当遵循合法、合规、合理、高效的原则。
2. 档案利用应当确保档案资料的安全和保密。
3. 档案利用应当尊重档案的原始性、完整性和准确性。
物业办公室档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强物业办公室档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我司物业办公室所有档案资料的管理。
第三条物业办公室档案管理应遵循以下原则：1. 安全原则：确保档案资料不丢失、不损坏、不泄密；2. 完整原则：档案资料应全面、系统、连续；3. 准确原则：档案资料内容应真实、准确、可靠；4. 有效利用原则：提高档案资料利用率，为物业管理提供有力支持。
第二章档案收集与整理第四条档案收集范围：1. 物业管理合同、协议、制度；2. 业主资料、住户资料；3. 工程验收资料、设备设施资料；4. 财务报告、审计报告；5. 人力资源资料；6. 其他与物业管理相关的资料。
第五条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等要求进行整理；2. 建立档案目录，方便查阅；3. 档案资料应分类存放，标识清晰；4. 对重要档案资料进行备份，确保安全。
第三章档案保管与维护1. 档案柜应保持整洁、通风、干燥，避免阳光直射；2. 档案资料应按照规定存放，不得随意堆放；3. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；4. 对损坏、褪色、霉变的档案资料，应进行修复或更换。
第七条档案维护要求：1. 加强档案室的安全保卫工作，防止火灾、盗窃等事故发生；2. 定期对档案室进行消毒、防虫、防霉工作；3. 对档案资料进行数字化处理，提高利用率。
第四章档案查阅与借阅第八条档案查阅要求：1. 查阅档案应填写《档案查阅登记表》，经档案管理人员批准；2. 查阅档案应在档案室进行，不得将档案带出；3. 查阅档案时应注意保密，不得泄露档案内容。
第九条档案借阅要求：1. 借阅档案应填写《档案借阅登记表》，经档案管理人员批准；2. 借阅档案应在规定时间内归还，不得逾期；3. 借阅档案时应注意爱护，不得损坏、涂改。
第五章档案销毁与移交第十条档案销毁要求：1. 档案资料到期或不再具有保存价值时，应进行销毁；2. 档案销毁前，应进行鉴定，并填写《档案销毁登记表》；3. 档案销毁应采取安全、环保的方式。