公文小常识

公文小常识
一、常用的公文种类（有14种）
（一）决议：经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。

（二）决定：对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。

（三）公告：向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。

（四）通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

（五）通知：发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。

（六）通报：表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。

（七）报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

（八）请示：向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

（九）批复：答复下级机关的请示事项，用“批复”。

（十）条例：用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。

（十一）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。

（十二）意见：对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。

（十三）函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。

（十四）会议纪要：记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。

我行最常见（用）的有8种，分别是通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要。

在上行文、平行文、下行文中用得最多。

上行文：上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所报（发）送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。

比如，支行所报送省行的报告和请示就是上行文。

平行文：平行文就是指同级机关（部门）或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。

比如，省行各部门之间，我行与各二级分（支）行之间，及我行与南昌市各区（县）政府都是平级平行单位。

上述这些部门或行之间，在相互联系或协商工作问题时，一般都适宜于使用“函”来行文。

下行文：下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。

比如，省行所发到我行的文件就是下行文，洪都行下发至所辖各网点的行文也是下行文，一般常用的通知、通报、批复等。

二、公文格式
（一）公文一般由眉首、正文、文尾（版记）三部分组成
1.眉首部分：包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线（红线）与正文部分隔开（1）发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。

（2）发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。

（3）向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号
的同行右端。

（4）紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角。

（5）秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角。

（如我们常见的：中国建设银行南昌洪都支行文件）
2.正文部分：一般包括标题、主送机关、内容、附件等
（1）公文标题：一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般不加书名号，也不用其它标点符号。

（系统内上行文标题中不需要标注发文单位）
（2）【特别要我们注意的，也是我们日常行文中最容易出错的是】
●正文内容的结构层次序数（符号）依次为：“一、”“(一)”“1.”“（1）”，这是我行公文用得最多的数字符号（模式），也是正确的用法。

但其中较为容易混淆的是：“1.”【是实心圆点“1.”，而非“1、”顿号或“1。

”句号】；“（1）”【是双括弧（1），而非单括弧1）】。

●若是规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。

如我行的《精细化经营管理操作规则》采取的就是这种结构层次。

●我行上报省行的文件中以业务文件居多，涉及的数据较多，原则上，内容中的金额单位要一致，超过亿元的金额要写成****亿
元，而非****个亿或****亿（这是口语化的叫法）；不足“亿元”的要写成****万元（或精确到万元），而非****万或****元。

●附件名称后不加标点符号；不用书名号括入；不引文号。

附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

●“请示”类文件必须标识联系人姓名和电话，用3号彩虹粗仿宋，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

如：（联系人：×××电话：××××××）。

（3）成文日期。

成文日期以领导签发日期为准。

并与附注必须在同一页面上。

【说明：如果成文日期排在最后一行过页时,应适当调整行距,在加行距时，必须保证下页首行显示正文内容】（4）公文除会议纪要外，应当加盖公章。

加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。

3.文尾（版记）部分，包括主题词、抄送栏、印发机关及日期等项
（1）主题词：置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。

为提高请示事项办理时效，主题词中类别词的选择应与事项承办部门相对应。

（2）抄送栏：在主题词横线之下。

抄送单位可使用规范化的简称。

（3）印发机关及日期栏：在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。

（二）公文文字排版（从左至右横写，横排）
1.公文用纸为A4型，采用word编辑公文, 页面设置:上下边距各3.3厘米、左右边距各
2.7厘米。

页眉为0，页角为2.6厘米。

2.建设银行公文统一使用彩虹字体，一般每面排22行，每行排28个字。

正文用3号彩虹粗仿宋，大标题用2号彩虹小标宋，正文中的一级标题应使用3号彩虹黑体（排版时注意不能沉底），二级标题用彩虹粗仿宋加重。

3.公文标题置于红色反线下空2行，用2号彩虹小标宋，可分一行或多行居中排布【注：第1行最多18个字】；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

标题过长时可适当变通，但必须保证首页显示正文。

4.主送机关置于标题下空1行，左侧顶格用3号彩虹粗仿宋标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

【注：主送不允许写个人，可放在抄送栏；像一些处分类的公文需发到个人，可将个人名字放在抄送】
5.公文正文置于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格，字体为3号彩虹粗仿宋，行距不能小于最小值28号。

数字(小数点用半角标识)、年份用阿拉伯数码标识，不能回行。

【注：正文内容一般情况下不将表格列入】
6.附件置于正文下空1行左空2字用3号彩虹粗仿标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××）。

三、公文签阅处理意见
（一）各部门作为文件主要承办部门，部门负责人（主要负责人）根据文件内容等情况签署文件阅处意见：
1.各部门负责人在签署文件阅处意见时，要把握文件是否要呈行领导阅示（含夏行长和其他行领导），若需要呈行领导阅示的文件，必须具体明确哪位行领导，不得笼统写“呈行领导阅”等等。

如果各部门负责人在签署文件漏签具体阅处意见时，分管行领导也可以根据文件内容在阅示是增签其他行领导阅。

2.如果该文件需要呈行领导阅示但承办部门未签署并未明确呈哪位领导阅示的，办公室有权将该文直接流转回承办部门，导致文件精神不能及时落到实处并影响业务发展的，签署文件意见的责任人（负责人），要承担相应责任。

3.各部门负责人在签署文件阅处意见时要注意“文字”规范，原则上：①文件需行领导（即上级）阅示的，应写“呈***领导阅示”，以示尊重；②承办部门的文件需平级部门或**负责人协办（或会签）的，应写“请（会）**部门或**负责人阅（办）等等；③文件需所属员工或经办人阅处的，应写“请***阅处。

（二）协办部门收到协办的文件对应“协办部门办理情况最终意见”栏填写处理意见，并将“最终意见”提交承办部门。

【注：“过程意见”栏只针对本部门知晓，其它部门OA人员无法阅知】（三）办公室作为OA电子文件流程承上启下处理的中枢环节，根据各部门负责人提出的意见将文件流转至相关行领导阅处。