浅谈对办公自动化软件的认识

浅谈对办公自动化软件的认识

背景

在数字商业时代的今天，管理意识和管理环境发生了巨大的变化。过去金字塔式的管理结构现已被打破，逐渐由多层次的管理时期进入扁平化管理时期。管理、监督的精度要求不断提高，用知识创造的工作越来越多。对信息量的要求也随之增加，沟通数量和质量要求都在提升。如果把管理工作比作一部车，那么管理工具应该就是车轮子，是它使得管理工作转动起来，而OA软件(办公自动化软件)就是使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来，帮助管理者在竞争中领先一步。OA软件是结合先进的管理思想，从广泛的用户需求中抽象出通用模型，并利用群件技术开发的软件产品。其主要作用是提高组织内部协作效率、信息效率，并帮助个人实现轻松办公，提高管理效率。它是管理者借以实践对群体管理的工具，是组织网络办公、协同办公的软件。

因此，对于我们当代大学生来讲，掌握这门技术将在我们未来的求职以及职场上的升职奠定一定的基础，在求职的过程中为我们增添优势以及竞争力，在职场中能够提高工作效率以及精准度。对于我个人来讲，我是会计双语专业的学生，会计是管理学科的基础，也是应用办公自动化最频繁的工作之一，所以掌握办公自动化软件的基本使用方法是我参加这门课程学习的最主要的目的。

对办公自动化的理解

（一）办公自动化的概念

办公自动化(OA: OFFICE AUTOMA TION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企事业单位的管理和决策提供科学的依据融组织、控制、情报、通信、协同工作为一体，实现办公信息化，信息采集、传递、处理自动化和决策方法科学化。一个企事业单位实现办公自动化的程度也是衡量其现代化管理的标准。它包含MS Office系列word、excel表格、PowerPoint等几种基本的个人应用以及网络化的群体协同工作。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet 相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息，从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力是非常巨大的。

（二）办公自动化软件的管理价值

增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。

（一）建立内部通讯平台平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。

（二）建立信息发布平台公告、调查、讨论的发布让信息准确无误地传递到各个用户。

（三）实现工作流转的自动化协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。

（四）实现文件管理的自动化。

通过OA办公平台进行电子公文的发布，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。

我的收获

通过这12周的学习，在老师耐心详细的讲解下，我丰富了自己对Office软件的功能认识，了解了很多以前所不知的功能，应用起来更加得心应手，在惊讶于电脑技术强悍的同时，提高了自己的应用能力。虽然在课堂上自己不能动手实践，但另一方面又能够将自己的注意力都放在老师的讲解上，避免了电脑操作的不专心，提高了学习效率。

在word的学习中的目录制作以及对word文档排版的美化；excel基本公式的应用以及统计数据、图标分析；PowerPoint动画设计及制作都使我能够更好的辅助学习，更好的应用于各种比赛以及应聘当中，提高了个人的应用软件能力，也提高了办事效率，起到了事半功倍的效果。

首先，提高自己的表现力，给人留下良好的第一印象；在presentation中，悦目的PPT 展示可以为自己加分。在平时的学习中，很多的小组活动都需要使用PPT，掌握更多的功能会使自己的展示更加出众。

其次，使用该软件后使很多工作变得轻松。原因有：(1)信息流通快，以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成；（2）提高办公事务工作的效率。减少文字起草、收发时间，公文电脑写作一般要比手工写作的速度提高5～10倍。能减少无效工作时间，尤其是在查找、校读文件等方面，使用自动化工具可使工作效率大大提高。(3)提高文书处理质量。做到文件处理标准化、规范化，可使文书处理大大减少出错率，还可大大提高编辑、排版、印刷质量与速度。(4)减少手工操作，减轻劳动强度。文字处理机的使用把人们从繁重的抄抄写写的手工作业中解放了出来。

再次，协作性、灵活性显著提高。20世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通润滑剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。

第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。

第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。

结束语

第二次浪潮的到来使得对效率的追求正在演变成整体竞争能力的衡量标准。科技的进步使得企业可以借助计算机技术提升效益。ERP实现企业的资源效率，则务软件实现企业的资金效率，办公自动化软件则提升企业的信急效率、协作效率、办公效率和管理效率，成为组织提升整体竞争能力的必需品。

因此，我们要不断提高自己对电脑软件的应用能力及适应能力，提高自己的综合素质和职业竞争力。