办公自动化系统OA
OA办公自动化系统功能介绍
OA办公自动化系统功能介绍引言概述：随着信息技术的快速发展，办公自动化系统（Office Automation System，简称OA系统）已经成为现代企业提高工作效率、优化管理流程的重要工具。
本文将详细介绍OA办公自动化系统的功能，以匡助读者更好地了解和应用该系统。
一、办公自动化系统的基本功能1.1 电子邮件和消息传递功能办公自动化系统提供了电子邮件和消息传递功能，使得员工之间可以快速、方便地进行信息交流和沟通。
通过电子邮件，员工可以发送和接收邮件，附带文件、图片等附件，提高沟通效率和减少纸质文件的使用。
1.2 日程和会议管理功能OA系统还具备日程和会议管理功能，员工可以在系统中设置个人日程安排，并邀请他人参加会议。
系统会自动发送邀请函和提醒，匡助员工合理安排时间，提高会议效率和准时率。
1.3 文件管理和共享功能办公自动化系统提供了文件管理和共享功能，员工可以将文件上传至系统中的共享文件夹，方便团队成员随时查看和编辑。
同时，系统支持版本控制和权限管理，确保文件的安全性和可追溯性。
二、办公自动化系统的流程管理功能2.1 流程建模和设计功能OA系统具备流程建模和设计功能，可以匡助企业将各类业务流程进行可视化建模。
通过拖拽和连接各种流程节点，员工可以快速设计出符合实际需求的流程图，提高工作效率和流程规范化。
2.2 流程审批和监控功能办公自动化系统支持流程审批和监控功能，可以根据预设的流程图自动触发审批流程，并将流程状态实时显示在系统中。
员工可以在系统中查看审批进度和结果，提高审批效率和透明度。
2.3 数据统计和分析功能OA系统还提供了数据统计和分析功能，可以自动生成各类报表和图表，匡助企业进行数据分析和业务决策。
通过数据可视化，员工可以更直观地了解业务状况，优化业务流程和资源配置。
三、办公自动化系统的协同办公功能3.1 团队协作和任务分配功能办公自动化系统支持团队协作和任务分配功能，可以将工作任务分配给团队成员，并实时跟踪任务进度。
办公自动化OA系统的主要功能
办公自动化OA系统的主要功能标题：办公自动化OA系统的主要功能引言概述：办公自动化（Office Automation，OA）系统是一种集成了各种办公管理功能的软件系统，可以帮助企业提高工作效率、降低成本，实现信息化办公。
本文将介绍办公自动化OA系统的主要功能，帮助读者更好地了解OA系统的作用和价值。
一、文件管理功能1.1 文档管理：OA系统可以帮助用户管理各种文档，包括文档的创建、编辑、存储、共享和版本控制等功能。
1.2 文件搜索：用户可以通过关键词搜索功能快速定位需要的文件，提高工作效率。
1.3 权限管理：OA系统可以设置不同用户的权限，保护公司重要文件的安全性。
二、流程管理功能2.1 流程设计：OA系统可以根据公司的业务需求设计各种流程，包括审批流程、报销流程等。
2.2 流程监控：用户可以实时监控流程的进度和状态，及时发现问题并进行调整。
2.3 自动化通知：系统可以自动发送提醒和通知，避免流程中出现疏漏。
三、协作办公功能3.1 日程管理：用户可以在OA系统中设置个人日程安排，并与团队成员共享日程信息。
3.2 会议管理：系统可以帮助用户安排会议时间、地点，并发送会议邀请函。
3.3 项目管理：OA系统可以帮助团队成员协作完成项目任务，包括任务分配、进度跟踪等功能。
四、报表统计功能4.1 数据分析：OA系统可以根据用户输入的数据生成各种报表和图表，帮助用户进行数据分析和决策。
4.2 定制报表：用户可以根据自己的需求定制报表模板，方便生成符合公司要求的报表。
4.3 实时数据更新：系统可以实时更新数据，确保报表的准确性和及时性。
五、移动办公功能5.1 移动端支持：OA系统可以在手机、平板等移动设备上使用，方便用户随时随地处理工作。
5.2 审批流程：用户可以通过移动设备完成审批流程，提高工作效率。
5.3 数据同步：系统可以实现移动设备与PC端数据的同步，保证数据的一致性。
结论：办公自动化OA系统的主要功能涵盖了文件管理、流程管理、协作办公、报表统计和移动办公等方面，可以帮助企业提高工作效率、降低成本，实现信息化办公。
OA办公自动化系统功能介绍
OA办公自动化系统功能介绍一、引言随着信息技术的快速发展，办公自动化系统（Office Automation，简称OA）成为现代企业提高工作效率、优化管理流程的重要工具。
本文将详细介绍OA办公自动化系统的功能，包括文档管理、流程管理、协同办公、日程管理和报表分析等方面。
二、文档管理功能1. 文档存储与检索：OA系统提供统一的文档存储空间，支持各种格式的文档上传和下载。
用户可以通过关键词快速检索所需文档，提高工作效率。
2. 版本控制：系统能够自动追踪文档的版本变更，确保团队成员始终使用最新的文档，并可回溯历史版本，方便查看和比较。
3. 文档共享和协作：用户可以将文档共享给特定的团队成员，实现多人协同编辑和评论，提高团队协作效率。
4. 文件夹权限管理：系统支持对文档进行权限控制，管理员可以根据用户角色设置不同的文件夹权限，确保文档的安全性和机密性。
三、流程管理功能1. 流程设计和建模：OA系统提供可视化的流程设计工具，用户可以通过拖拽和连接不同的节点，快速设计和建模各类业务流程。
2. 流程审批和监控：系统能够自动将流程任务分配给相应的审批人员，并提供实时的流程监控和提醒功能，确保流程能够按时完成。
3. 流程优化和改进：系统能够自动记录和分析流程数据，匡助企业发现瓶颈和问题，提供改进意见和建议，提高流程效率和质量。
四、协同办公功能1. 团队协作平台：OA系统提供一个统一的协作平台，团队成员可以在平台上共享信息、交流想法、发布任务，并及时反馈工作发展。
2. 项目管理：系统支持项目的创建、分配任务、进度跟踪、问题解决和成果展示等功能，匡助团队高效协同工作，提高项目管理水平。
3. 日志和留言板：用户可以在系统中记录工作日志和留言，方便团队成员了解工作发展和沟通交流，提高团队协作效率。
五、日程管理功能1. 日程安排和提醒：用户可以在系统中创建个人和团队的日程安排，设置提醒方式，确保不会错过重要的会议和任务。
2. 会议管理：系统支持会议的创建、邀请参预者、会议记录和跟进等功能，匡助用户高效地组织和管理会议。
OA办公自动化系统
一、OA与OA系统的概念 二、OA系统的发展历程
三、中心OA系统操作讲解
OA系统的英文全称是：Office Automation System ，意为办公自动化系统。
办公
OA
办公（办理公务）：起草文件、通知，接受外来 文件存档，查询本部门文件、外来文件，产生文 件复件；收集信息辅助决策，将决策信息下达。
OA系统：利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的 人机信息处理系统。
人
机 器
1. OA办公自动化系统提高办公的效率 2.OA办公自动化系统发布管理与学习 3.OA办公自动化系统方便中心文化的建设 4.OA办公自动化系统方便企业内部员工的通讯与 交流 5.OA办公自动化系统无纸化办公更环保，节约成 本 6. OA办公自动化系统可以方便的查找历史资料 7. OA办公自动化系统可以方便的统计任何时段的 工作成果 8. OA办公自动化系统可以提高单位的管理水平
（3）知识型OA：随着OA系统应用的逐步深入， 单位的员工每天上班做得第一件事情可能就是登 陆OA系统，收一下邮件、看看单位最新的新闻、 处理自己今天需要待办的工作等。OA俨然成为一 个日常工作的基础平台，单位已经不可离开它了。 随着客户需求的不断发展，OA也逐步融合“知识 管理”思想，整合组织内的信息和资源发展，发 展为“知识型OA”。
OA系统的发展历程
（3）知识型OA
（4）决策型OA
（2）流程型OA
（1）文件型OA
（1）文件型OA：初步的办公自动化，从单机版 的办公应用软件开始，例如WPS、MS OFFICE等 软件。当时许多人把OA称为“无纸化办公”。 （2）流程型OA：从最初的关注个体、以办公文 件，档案管理为核心的文件型OA逐渐发展到目前 正在成为应用主流的流程性OA。
OA办公自动化系统作用
OA办公自动化系统作用引言概述：随着科技的不断发展，办公自动化系统（Office Automation System，简称OA 系统）在企业中的作用日益凸显。
本文将从五个方面详细阐述OA办公自动化系统的作用。
一、提高工作效率1.1 自动化流程：OA系统可以自动化处理日常办公流程，如请假、报销等，减少了繁琐的手工操作，提高了工作效率。
1.2 信息共享：OA系统可以实现企业内部各部门之间的信息共享，避免了信息孤岛的问题，提高了团队协作效率。
1.3 任务分配与跟踪：通过OA系统，上级可以将任务自动分配给下级，并实时跟踪任务进度，提高了工作效率和管理效果。
二、优化决策过程2.1 数据分析：OA系统可以采集并分析企业内部的各类数据，为管理者提供决策依据，匡助其做出更准确的决策。
2.2 实时报表：OA系统可以生成实时的报表，反映企业的运营状况，使管理者能够及时了解企业的情况，做出相应调整。
2.3 业务监控：OA系统可以对企业的各项业务进行监控，及时发现问题并采取措施，提高了决策的准确性和时效性。
三、加强信息安全3.1 权限管理：OA系统可以对不同角色的用户进行权限管理，确保敏感信息只能被授权人员访问，提高了信息的安全性。
3.2 数据备份：OA系统可以自动对企业数据进行备份，防止数据丢失或者被篡改，保障了企业信息的安全性。
3.3 审计功能：OA系统可以记录用户的操作行为，实现对用户行为的审计，防止内部人员滥用权限，提高了信息安全的保障。
四、简化办公流程4.1 电子文档管理：OA系统可以实现电子文档的管理，包括文档的上传、下载、版本控制等，简化了文档传递和存储的流程。
4.2 会议管理：通过OA系统，可以方便地安排和管理会议，包括会议的邀请、会议室预定等，提高了会议的效率。
4.3 日程安排：OA系统可以匡助员工进行日程安排和提醒，避免遗漏重要事项，提高了工作的效率和准确性。
五、提升企业形象5.1 专业形象：采用OA系统可以提升企业的形象，体现企业的专业性和现代化管理水平。
oa自动化办公系统
OA自动化办公系统1. 简介自动化办公系统（Office Automation System, 简称OA系统）是一个集成了各种办公任务自动化处理的软件系统。
它利用计算机技术和网络通信手段，实现对办公过程的规范化、流程化管理，提高企业和组织的办公效率和管理水平。
2. 功能特点2.1 综合办公管理OA自动化办公系统能够整合企业内部各种办公信息和资源，包括邮件、日程安排、会议管理、文件共享等。
通过统一的平台，用户可以方便地查看和管理各项办公任务，提高工作效率。
2.2 流程自动化OA自动化办公系统具备流程自动化的功能，通过定义工作流程、审批流程等，实现对各类文件和任务的自动分发、处理和审批。
这样，不仅能够提高工作效率，还能够规范工作流程，减少人为错误。
2.3 信息协同OA自动化办公系统提供了信息协同的平台，能够方便地共享和传递信息，促进各部门之间的有效沟通和协作。
通过权限管理，可以确保信息的安全性和保密性。
2.4 数据分析OA自动化办公系统还具备数据分析的功能，可以对各项工作任务和流程进行数据统计和分析，生成报表和图表，为企业的决策提供有力的数据支持。
3. 应用场景3.1 办公自动化OA自动化办公系统可以实现日常办公任务的自动化处理，包括文件管理、日程安排、会议管理等。
员工可以通过系统快速地查找、处理和分享文件，提高工作效率。
3.2 流程管理对于一些流程化的工作任务，如请假审批、报销等，OA自动化办公系统可以帮助企业进行规范化管理。
通过定义审批流程、自动分发任务，可以提高审批效率，减少沟通成本。
3.3 信息共享与协同OA自动化办公系统提供了一个信息共享和协同的平台，不同部门的员工可以方便地共享和传递信息，促进各部门之间的协作和沟通。
同时，通过权限管理，可以确保信息的安全性。
4. 实际效益•提高工作效率：OA自动化办公系统能够自动化处理办公任务，减少人工操作，提高工作效率。
•降低成本：通过流程自动化和信息共享，减少了纸质文档的使用和传递，降低了办公成本。
OA办公自动化系统
提升企业形象
提高工作效率：OA办公自动化系统可以减少人工操作，提高工作效 率
降低运营成本：OA办公自动化系统可以降低企业的运营成本
提高企业形象：OA办公自动化系统可以提高企业的形象，让企业看 起来更加专业和现代化
提高员工满意度：OA办公自动化系统可以提高员工的满意度，让员 工更加愿意为企业工作
04
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解决方案：采用人性化的设计理念，提供简洁明了的操作界面，以及提供详细的
用户手册和培训，以保证系统的易用性和用户体验。
问题：OA系统实施过程中，如何保证系统的可扩展性和灵活性？ 解决方案：采用模块化的设计理念，提 供可扩展的接口和插件机制，以及提供灵活的定制和二次开发服务，以保证系统的可扩展性和灵活性。
考勤管理：实现员工考 勤信息的记录和管理
知识库管理：实现企业 内部知识的积累、分享
和传承
资产管理：实现企业资 产的登记、管理和盘点
OA办公自动化系统的应用范围
企业内部管理： 如人事管理、 财务管理、行
政管理等
企业外部沟通： 如客户关系管 理、供应商管
理等
企业流程管理： 如审批流程、
报销流程等
企业知识管理： 如文档管理、 知识库管理等
OA办公自动化系统的定义
OA办公自动化系统是一种利用计算机技术、网络技术和通信技术，实现办公自动化、 提高工作效率和管理水平的系统。
OA办公自动化系统主要包括办公自动化、信息管理、决策支持等功能。
OA办公自动化系统可以帮助企业提高工作效率，降低管理成本，提高企业竞争力。
OA办公自动化系统可以应用于企业、政府、学校等多个领域。
集成化：与其他 办公系统进行集 成，实现数据共 享和流程协同
云端化趋势
OA系统是什么
OA系统是什么OA系统，即Office Automation System，是指办公自动化系统，它是通过运用计算机及相关技术，为企业提供高效、快速的办公流程管理和信息交流平台。
通过OA系统，企业可以实现办公流程的数字化、自动化和标准化，提高工作效率，降低管理成本，实现信息共享和协同办公。
1. OA系统的基本功能•文档管理：通过OA系统，企业可以将各类文档（如合同、报告、公告等）进行分类、存储、检索和共享，方便员工随时查阅，避免了纸质文档的繁琐管理和传递过程中的问题。
•流程管理：OA系统可以帮助企业设计和管理各类流程，包括请假流程、报销流程、审批流程等。
通过建立流程模板和自定义流程，实现流程处理的快速、规范和可控，提高办公效率。
•日程管理：员工可以通过OA系统的日程管理功能，记录个人和团队的工作安排和重要事件，实现时间的合理利用和任务的及时跟进。
•通讯录管理：OA系统中的通讯录功能可以集中管理员工的联系方式，方便组织内部的沟通和联系。
•公告发布：管理层可以通过OA系统发布公告，及时通知员工关于公司政策、重要事项等，提高内部信息传递的效率。
2. OA系统的优势•提高工作效率：OA系统能够自动化处理各类办公流程，减少了繁琐的手工操作，节省了时间和人力成本，提高了工作效率。
•降低管理成本：通过OA系统的数字化管理，可以减少纸质文档的使用和存储空间的需求，降低了管理成本。
另外，OA系统还可以统计和分析各类数据，提供决策支持，优化企业的管理效果。
•提升信息共享和协同办公：OA系统建立了统一的信息平台，员工可以共享和获取所需的信息，促进多部门间的协同合作，提高了企业的整体素质和竞争力。
•便捷的移动办公：现代的OA系统通常都具备移动办公的功能，员工可以通过手机、平板等移动设备随时随地进行办公，提高了工作的灵活性和便捷性。
3. OA系统的应用场景•企业办公：OA系统适用于各类企业的办公环境，可以提供一站式的办公管理平台，帮助企业提高工作效率和管理水平。
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归档文件材料的扫描要求
3．图片切割： 点中
4．图片处理： (1)“图像”—→“图像大小”—→“像索大小”—宽度 （600—800）—→导航器放大到200％时图片比较清晰 (2) “图像”—→“调整”—→“自动色阶/自动对比度” 或“色阶”（手动） (3)“存储为”—→选定“JPEG”格式—→保存—→“JPEG 选项”—→“大小”（90～150，近100）
纸质档案的案卷管理
3、卷内文件的排列规范为：批复在前、请示在后， 结果在前、过程在后，正件在前、附件在后，卷 内文件按国家级部门、省市级部门、学校的先后 次序排列，同一级部门的来文按照文件形成时间 先后次序排列
纸质档案的案卷管理
4、整理完成后，应敲上连续的页码，以确保卷内 文件完整无缺失，页码应符合相关要求，凡有内 容的页面均要敲页码、空白页面不敲页码、正面 敲右下角、反面敲左下角、不得使用XX—1、XX— 2等来标注页码
电子档案的文件管理注意事项
①关于文件“密级”的著录，要严格按照文件原 始信息著录，文件上有明确的密级标识的（秘密、 机密、绝密），方可按照上面的相应密级著录， 否则不得人为著录密级，若本部门认为不宜公开 的，可著录为“内部”。
电子档案的文件管理注意事项
②“收发文登记”时的附件问题。文件若有附件， 只需在“附件标题”著录项中著录即可，不必作 为单独的收发文登记，附件电子版随文件电子版 挂载。
Ⅱ、属于同一类事，且单份文件内容不多，则可 将几份文件合起来组成一卷。例如：教育部、市 科教党委和上海市信访办公室关于我校干部借调、 挂职锻炼、推荐等鉴定材料和函
纸质档案的案卷管理
2、案卷题名的拟写须规范，按照“责任者+事由+ 文种”（责任者使用全称或规范的简称）的格式 拟写案卷题名
案例
上海交通大学关于表彰2009年度晨星青年学者奖 励计划获奖个人的决定及获奖者申报表
电子档案的文件管理注意事项
③一条文件级条目，只可挂一份该文件的电子版， 其他与该文件内容不密切相关的电子版不必挂载， 若需挂载，则需另行登记一条文件目录再行挂载。
④图片挂载时要注意调整好方向。（有部门将横 向的图片，竖向挂载）
归档文件材料的扫描要求
1．图片生成: “文件”—→“导入”—→选定扫描仪—→选定参数（分辨 率最低100×100，模式彩色，ADF/Flat bed,调整 Brightness光亮度和Contrast对比度，等）—→“扫描”— →完成。 2．图片调正： 右键点击“吸管”—→选中“度量工具”—→在图片中拉与 文字平行的直线—→点击“图像”—→选中“旋转画布”— →选中“任意角度”—→点击“好”—→完成。
上海交通大学2010年档案工作培训
上海交通大学2010年党政档案 管理相关业务技能培训
培训内容：
一、纸质档案归档 二、电子档案归档 三、办公自动化系统(OA)产生的电子公文的归档 四、归档文件的查询 五、特别说明
一、纸质档案归档
文件管理 案卷管理
纸质档案的文件管理
1、部门收发文原件应由兼职档案员统一保管，文 件流转建议使用复印件，部门领导批示文件应使 用专门的批示纸，确需在流转中使用原件的，在 使用结束后应立即交还兼职档案员，以免文件散 失。 2、整理纸质文件，用文件夹分类管理，即时登记 入收发文簿。
3、校领导出国、出访照片由陪同单位负责收集归 档。
纸质档案的案卷管理
1、将纸质文件分门别类，基本遵循“一事一卷” 的原则，将反映同一事件或同一类事件的起因、 过程及结论性材料组成一卷。
案例
Ⅰ、同一件事如内容较多，可将该事件的所有文 件组成一卷或多卷。例如:“上海交通大学2009年 网络舆情信息日报（1、2月）”
4、规范特殊文件的题名的拟写。如通知、合同 等。文件题名无法揭示文件内容的，应根据文件 内容自拟一个概括性的题名，添加在“[ ]”内。 例如：[2009年上海交通大学与XXX单位关于XXXXX 签订的]合同
电子档案的文件管理
5、文件的正文挂载时，要注意格式问题。Doc、 excl、jpg、tif、pdf、ppt为系统可接受格式。 其他格式必须人工转换成上述几种格式后方能挂 载入系统，如：压缩文件后缀为zip，需解压后挂 载，网页html格式，因其缺乏稳定性，需复制粘 贴至word文档后挂载。挂载的单份文件大小不要 超过2M ，如在2M-10M之间，交由档案馆后台挂接， 如超过10M则需刻盘归档。
电子档案的案卷管理
将系统中的需归档的收发文按照纸质文件的组卷 原则组成电子案卷。纸质文件和电子文件在数量、 内容、排列顺序方面要一一对应，确保纸质文件 和电子文件的一一匹配。
。
三、办公自动化系统（OA）产生电子公文 的归档 1、电子公文（OA文件）获取：登陆网上预立卷系统，点击
左侧“OA文件管理”菜单条，出现“OA文件”按钮，再点击 “OA文件”按钮，界面右侧即刻显示本部门办理完毕的OA文 件列表；
1、电子文件收发文登记工作要及时，做到收到文 件即时登记，要杜绝归档前突击登记收发文的现 象
2、电子文件收发文登记要全面，其中必输项包括 文件标题、分类代码、文件形成时间；另外文件 若有“文号”、“来文单位”也应逐一登记，不 可遗漏，所有归档文件一律登记入系统
电子档案的文件管理
3、电子文件收发文登记工作要准确，要将文件的 原始真实信息录入系统，登录完后检查是否有错
2、电子公文（OA文件）归档：点击要归档的OA文件，进行 分类代码的补登，补登完成后点击“修改收发文”按钮，OA 文件即可进行预立卷管理。
3、电子公文（OA文件）打印：点击需归档的OA文件，打印 全文及相关电子文件，如发文稿纸、有修改痕迹的痕迹稿、 公文处理单等，并加盖公章。
纸质档案的案卷管理
5、协议、合同等特殊种类的收发文，应注意责任 者的拟写应该是签订协议或合同的双方或多方， 文件形成时间应该以署名各方中最后一方落款的 时间为准 6、卷内备考表从档案馆网页“服务指南”中下载、 打印并签字 7、杜绝错字、别字
二、电子档案归档
文件管理 案卷管理
电子档案的文件管理