办公自动化系统OA
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1、电子文件收发文登记工作要及时，做到收到文 件即时登记，要杜绝归档前突击登记收发文的现 象
2、电子文件收发文登记要全面，其中必输项包括 文件标题、分类代码、文件形成时间；另外文件 若有“文号”、“来文单位”也应逐一登记，不 可遗漏，所有归档文件一律登记入系统
电子档案的文件管理
3、电子文件收发文登记工作要准确，要将文件的 原始真实信息录入系统，登录完后检查是否有错
2、电子公文（OA文件）归档：点击要归档的OA文件，进行 分类代码的补登，补登完成后点击“修改收发文”按钮，OA 文件即可进行预立卷管理。
3、电子公文（OA文件）打印：点击需归档的OA文件，打印 全文及相关电子文件，如发文稿纸、有修改痕迹的痕迹稿、 公文处理单等，并加盖公章。
上海交通大学2010年档案பைடு நூலகம்作培训
上海交通大学2010年党政档案 管理相关业务技能培训
培训内容：
一、纸质档案归档 二、电子档案归档 三、办公自动化系统(OA)产生的电子公文的归档 四、归档文件的查询 五、特别说明
一、纸质档案归档
文件管理 案卷管理
纸质档案的文件管理
1、部门收发文原件应由兼职档案员统一保管，文 件流转建议使用复印件，部门领导批示文件应使 用专门的批示纸，确需在流转中使用原件的，在 使用结束后应立即交还兼职档案员，以免文件散 失。 2、整理纸质文件，用文件夹分类管理，即时登记 入收发文簿。
电子档案的文件管理注意事项
①关于文件“密级”的著录，要严格按照文件原 始信息著录，文件上有明确的密级标识的（秘密、 机密、绝密），方可按照上面的相应密级著录， 否则不得人为著录密级，若本部门认为不宜公开 的，可著录为“内部”。
电子档案的文件管理注意事项
②“收发文登记”时的附件问题。文件若有附件， 只需在“附件标题”著录项中著录即可，不必作 为单独的收发文登记，附件电子版随文件电子版 挂载。
Ⅱ、属于同一类事，且单份文件内容不多，则可 将几份文件合起来组成一卷。例如：教育部、市 科教党委和上海市信访办公室关于我校干部借调、 挂职锻炼、推荐等鉴定材料和函
纸质档案的案卷管理
2、案卷题名的拟写须规范，按照“责任者+事由+ 文种”（责任者使用全称或规范的简称）的格式 拟写案卷题名
案例
上海交通大学关于表彰2009年度晨星青年学者奖 励计划获奖个人的决定及获奖者申报表
电子档案的案卷管理
将系统中的需归档的收发文按照纸质文件的组卷 原则组成电子案卷。纸质文件和电子文件在数量、 内容、排列顺序方面要一一对应，确保纸质文件 和电子文件的一一匹配。
。
三、办公自动化系统（OA）产生电子公文 的归档 1、电子公文（OA文件）获取：登陆网上预立卷系统，点击
左侧“OA文件管理”菜单条，出现“OA文件”按钮，再点击 “OA文件”按钮，界面右侧即刻显示本部门办理完毕的OA文 件列表；
4、规范特殊文件的题名的拟写。如通知、合同 等。文件题名无法揭示文件内容的，应根据文件 内容自拟一个概括性的题名，添加在“[ ]”内。 例如：[2009年上海交通大学与XXX单位关于XXXXX 签订的]合同
电子档案的文件管理
5、文件的正文挂载时，要注意格式问题。Doc、 excl、jpg、tif、pdf、ppt为系统可接受格式。 其他格式必须人工转换成上述几种格式后方能挂 载入系统，如：压缩文件后缀为zip，需解压后挂 载，网页html格式，因其缺乏稳定性，需复制粘 贴至word文档后挂载。挂载的单份文件大小不要 超过2M ，如在2M-10M之间，交由档案馆后台挂接， 如超过10M则需刻盘归档。
电子档案的文件管理注意事项
③一条文件级条目，只可挂一份该文件的电子版， 其他与该文件内容不密切相关的电子版不必挂载， 若需挂载，则需另行登记一条文件目录再行挂载。
④图片挂载时要注意调整好方向。（有部门将横 向的图片，竖向挂载）
归档文件材料的扫描要求
1．图片生成: “文件”—→“导入”—→选定扫描仪—→选定参数（分辨 率最低100×100，模式彩色，ADF/Flat bed,调整 Brightness光亮度和Contrast对比度，等）—→“扫描”— →完成。 2．图片调正： 右键点击“吸管”—→选中“度量工具”—→在图片中拉与 文字平行的直线—→点击“图像”—→选中“旋转画布”— →选中“任意角度”—→点击“好”—→完成。
归档文件材料的扫描要求
3．图片切割： 点中切割符号—→在图片中取所需的方形后点击两下—→完 成。
4．图片处理： (1)“图像”—→“图像大小”—→“像索大小”—宽度 （600—800）—→导航器放大到200％时图片比较清晰 (2) “图像”—→“调整”—→“自动色阶/自动对比度” 或“色阶”（手动） (3)“存储为”—→选定“JPEG”格式—→保存—→“JPEG 选项”—→“大小”（90～150，近100）
纸质档案的案卷管理
5、协议、合同等特殊种类的收发文，应注意责任 者的拟写应该是签订协议或合同的双方或多方， 文件形成时间应该以署名各方中最后一方落款的 时间为准 6、卷内备考表从档案馆网页“服务指南”中下载、 打印并签字 7、杜绝错字、别字
二、电子档案归档
文件管理 案卷管理
电子档案的文件管理
3、校领导出国、出访照片由陪同单位负责收集归 档。
纸质档案的案卷管理
1、将纸质文件分门别类，基本遵循“一事一卷” 的原则，将反映同一事件或同一类事件的起因、 过程及结论性材料组成一卷。
案例
Ⅰ、同一件事如内容较多，可将该事件的所有文 件组成一卷或多卷。例如:“上海交通大学2009年 网络舆情信息日报（1、2月）”
纸质档案的案卷管理
3、卷内文件的排列规范为：批复在前、请示在后， 结果在前、过程在后，正件在前、附件在后，卷 内文件按国家级部门、省市级部门、学校的先后 次序排列，同一级部门的来文按照文件形成时间 先后次序排列
纸质档案的案卷管理
4、整理完成后，应敲上连续的页码，以确保卷内 文件完整无缺失，页码应符合相关要求，凡有内 容的页面均要敲页码、空白页面不敲页码、正面 敲右下角、反面敲左下角、不得使用XX—1、XX— 2等来标注页码
2、电子文件收发文登记要全面，其中必输项包括 文件标题、分类代码、文件形成时间；另外文件 若有“文号”、“来文单位”也应逐一登记，不 可遗漏，所有归档文件一律登记入系统
电子档案的文件管理
3、电子文件收发文登记工作要准确，要将文件的 原始真实信息录入系统，登录完后检查是否有错
2、电子公文（OA文件）归档：点击要归档的OA文件，进行 分类代码的补登，补登完成后点击“修改收发文”按钮，OA 文件即可进行预立卷管理。
3、电子公文（OA文件）打印：点击需归档的OA文件，打印 全文及相关电子文件，如发文稿纸、有修改痕迹的痕迹稿、 公文处理单等，并加盖公章。
上海交通大学2010年档案பைடு நூலகம்作培训
上海交通大学2010年党政档案 管理相关业务技能培训
培训内容：
一、纸质档案归档 二、电子档案归档 三、办公自动化系统(OA)产生的电子公文的归档 四、归档文件的查询 五、特别说明
一、纸质档案归档
文件管理 案卷管理
纸质档案的文件管理
1、部门收发文原件应由兼职档案员统一保管，文 件流转建议使用复印件，部门领导批示文件应使 用专门的批示纸，确需在流转中使用原件的，在 使用结束后应立即交还兼职档案员，以免文件散 失。 2、整理纸质文件，用文件夹分类管理，即时登记 入收发文簿。
电子档案的文件管理注意事项
①关于文件“密级”的著录，要严格按照文件原 始信息著录，文件上有明确的密级标识的（秘密、 机密、绝密），方可按照上面的相应密级著录， 否则不得人为著录密级，若本部门认为不宜公开 的，可著录为“内部”。
电子档案的文件管理注意事项
②“收发文登记”时的附件问题。文件若有附件， 只需在“附件标题”著录项中著录即可，不必作 为单独的收发文登记，附件电子版随文件电子版 挂载。
Ⅱ、属于同一类事，且单份文件内容不多，则可 将几份文件合起来组成一卷。例如：教育部、市 科教党委和上海市信访办公室关于我校干部借调、 挂职锻炼、推荐等鉴定材料和函
纸质档案的案卷管理
2、案卷题名的拟写须规范，按照“责任者+事由+ 文种”（责任者使用全称或规范的简称）的格式 拟写案卷题名
案例
上海交通大学关于表彰2009年度晨星青年学者奖 励计划获奖个人的决定及获奖者申报表
电子档案的案卷管理
将系统中的需归档的收发文按照纸质文件的组卷 原则组成电子案卷。纸质文件和电子文件在数量、 内容、排列顺序方面要一一对应，确保纸质文件 和电子文件的一一匹配。
。
三、办公自动化系统（OA）产生电子公文 的归档 1、电子公文（OA文件）获取：登陆网上预立卷系统，点击
左侧“OA文件管理”菜单条，出现“OA文件”按钮，再点击 “OA文件”按钮，界面右侧即刻显示本部门办理完毕的OA文 件列表；
4、规范特殊文件的题名的拟写。如通知、合同 等。文件题名无法揭示文件内容的，应根据文件 内容自拟一个概括性的题名，添加在“[ ]”内。 例如：[2009年上海交通大学与XXX单位关于XXXXX 签订的]合同
电子档案的文件管理
5、文件的正文挂载时，要注意格式问题。Doc、 excl、jpg、tif、pdf、ppt为系统可接受格式。 其他格式必须人工转换成上述几种格式后方能挂 载入系统，如：压缩文件后缀为zip，需解压后挂 载，网页html格式，因其缺乏稳定性，需复制粘 贴至word文档后挂载。挂载的单份文件大小不要 超过2M ，如在2M-10M之间，交由档案馆后台挂接， 如超过10M则需刻盘归档。
电子档案的文件管理注意事项
③一条文件级条目，只可挂一份该文件的电子版， 其他与该文件内容不密切相关的电子版不必挂载， 若需挂载，则需另行登记一条文件目录再行挂载。
④图片挂载时要注意调整好方向。（有部门将横 向的图片，竖向挂载）
归档文件材料的扫描要求
1．图片生成: “文件”—→“导入”—→选定扫描仪—→选定参数（分辨 率最低100×100，模式彩色，ADF/Flat bed,调整 Brightness光亮度和Contrast对比度，等）—→“扫描”— →完成。 2．图片调正： 右键点击“吸管”—→选中“度量工具”—→在图片中拉与 文字平行的直线—→点击“图像”—→选中“旋转画布”— →选中“任意角度”—→点击“好”—→完成。
归档文件材料的扫描要求
3．图片切割： 点中切割符号—→在图片中取所需的方形后点击两下—→完 成。
4．图片处理： (1)“图像”—→“图像大小”—→“像索大小”—宽度 （600—800）—→导航器放大到200％时图片比较清晰 (2) “图像”—→“调整”—→“自动色阶/自动对比度” 或“色阶”（手动） (3)“存储为”—→选定“JPEG”格式—→保存—→“JPEG 选项”—→“大小”（90～150，近100）
纸质档案的案卷管理
5、协议、合同等特殊种类的收发文，应注意责任 者的拟写应该是签订协议或合同的双方或多方， 文件形成时间应该以署名各方中最后一方落款的 时间为准 6、卷内备考表从档案馆网页“服务指南”中下载、 打印并签字 7、杜绝错字、别字
二、电子档案归档
文件管理 案卷管理
电子档案的文件管理
3、校领导出国、出访照片由陪同单位负责收集归 档。
纸质档案的案卷管理
1、将纸质文件分门别类，基本遵循“一事一卷” 的原则，将反映同一事件或同一类事件的起因、 过程及结论性材料组成一卷。
案例
Ⅰ、同一件事如内容较多，可将该事件的所有文 件组成一卷或多卷。例如:“上海交通大学2009年 网络舆情信息日报（1、2月）”
纸质档案的案卷管理
3、卷内文件的排列规范为：批复在前、请示在后， 结果在前、过程在后，正件在前、附件在后，卷 内文件按国家级部门、省市级部门、学校的先后 次序排列，同一级部门的来文按照文件形成时间 先后次序排列
纸质档案的案卷管理
4、整理完成后，应敲上连续的页码，以确保卷内 文件完整无缺失，页码应符合相关要求，凡有内 容的页面均要敲页码、空白页面不敲页码、正面 敲右下角、反面敲左下角、不得使用XX—1、XX— 2等来标注页码