质量管理体系文件格式样表填写说明和要求

质量管理体系控制文件格式样表填写说明和要求

请按照控制文件样表的格式编写控制文件。

样表格式分为表头、正文和表尾三部分。

一、文头的填写说明和要求

1、左侧第一列第一行编写单位名称＋文件层次（级别）名称。

2、左侧第一列第二行填写文件名称，名称由管理对象名称＋文件特性名称两部分组成。如“科研课题研课题投标”是管理对象的名称，“控制文件”是管理文件特性名称。

3、左侧第三列按第二列要求填写：

（1）文件编号：

质量手册章节号

控制文件代号

单位代号

(2) 版本/修改：

控制文件版本序号采用大写英文字母表示，从A开始。

控制文件修改序号采用阿拉伯数字表示，从1开始，但修改3次时即换版1次。

（3）页次/页数：

控制文件页次是指所在页的顺序号，用阿拉伯数字表示。

控制文件页数是指该文件的总页数，用阿拉伯数字表示。

二、正文的编写内容和要求称

表的中间最宽一行为正文部分，正文部分要按以下结构编写：

1、目的：简要说明（一般不超过50字）为什么要开展这项活动；

2、适用范围：该活动涉及哪些职能科室，对某些不适用场合也要作出说明；

3、职责：明确实施本程序的职责分工，程序实施的每个阶段由谁负责。他的职权和与其他人员的相互关系；

4、程序描述：这是程序文件的主体，应阐述管理的内容和方法，具体质量活动的内容，并一步一步地列出开展此项活动的细节，说明如何记录和控制，注明需要注意的例外或特殊情况，必要时辅以流程图表。为确保程序文件的可操作性，编写时应从5WlH 去考虑，即：Why为什么？（目的）,What做什么？（内容）,WWhere何地做？（内容）,How 如何做？（路径）；

5、依据文件：指实施本程序文的编号和名称予以列出即可。

6记录：在正文的最后应写明由谁记录、由审核，如何记录、此记录如何保存与查阅。

三、文尾的填写说明和要求

1、左第二列第一行填写此文件编制者的姓名，第二行填写此文件批准者的姓名。

2、左第四列第一行填写此文件发布的年月日，第二行填写此文件实施的年月日。