业务系统使用手册

业务系统使用手册

(第n节)

――工作室-接诊――

工作室工作包括接诊、回访、客户信息管理等工作，本节仅为接诊处理系统使用说明。一．接诊处理流程图

工作室前置工作为分诊，后置工作可能是收费处、病案室或者分诊。系统目前采用工作流方式来处理业务，工作流由消息和所携表单配合相应的流程来工作，表单有分诊送过来的接诊表、送往收费处的各种收费单(正常或预约金或储值或欠款消费、收预约金或收储值或收还款等)，以及提交给领导的可能的优惠或欠款申请单，以及转诊送往分诊台的新接诊表，所有单据都通过发往相应执行人的消息来携带，如图不同色带区别了不同的表单流转路径。

工作室包括了医生、手术医助或门诊医助，他们在系统中拥有不同权限需要协同工作。

表单在流转过程中包含的数据和表单的形式会发生改变，可以通过打开流程图中使用“跳转”来重新将其置于不同节点，但数据和表单形式不能恢复到此前状态――部分可以修改。

请仔细对照后续章节附图来操作业务系统。

二．功能菜单说明

系统根据你的工作需要分配了相应的功能菜单给你，所以不同的角色见到的功能菜单会有所不同，对于工作室的医生、医助来说，你会看到至少几个大的模块（模块里的子菜单也会不一样），包括服务工作站、财务管理、医务工作站，以及系统平台，还有一个就是大家都有的消息中心。现对于几个模块作简单说明：

1.服务工作站

如上图所示，门诊医助和医生都有服务工作站，前者包括了接诊管理和回访管理两个子菜单；后者包括设计方案和回访管理。每个子菜单下又有相应菜单项。

服务工作站主要用以进行客户有关接诊信息处理和回访管理，菜单项的名字基本说明了其作用。

2.医务工作站

医务工作站对于门诊医助来说用于了解有关手术信息，而医生则有病历管理及与本科室有关仪器设备使用情况查询等功能。

3.财务管理

门诊医助可以藉由财务管理开列收费单、退款等工作，医生可以在此为病人开药。对于门诊医助来说，财务管理是处理接诊后续工作（预约金消费、还欠款等等）与服务工作站同样重要的一个入口。

4.系统平台

略

三．进入接诊

分诊通过消息通知接诊，并附带一份接诊表。`

可以用鼠标双击消息或点击窗口工具栏上的单据打开接诊表，进入设计方案环节，见下图红色标注的地方。

操作人：门诊医助

图1－进入接诊

注意点：

1.消息所捷单据处理完毕（保存提交）后，消息会转移到“处理完”菜单下；

2.可以逐步使用通知、即时消息与上下环节以及其他同事沟通，辅助更好地使用系统完成

工作。

三．设计方案

在设计方案环节与客户进行沟通，记录有关客户医疗需求、期望、顾虑及既往病症注意事项，医生、医助一起为客户制定医疗方案，但系统操作由门诊医助来做。

因单屏的信息较多，系统提供一个方法调整操作界面，你可点击图2中标注为1的上下箭头来实现。

操作人：门诊医助

图2-设计方案

经此环节工作，客户可能决定不做医疗或同意工作室给到客户的设计方案，也有种情况是门诊医助或顾客发觉得分诊台把客户分错了，对以上三种情况系统提供不同路径进行下一步操作，见图2标注的2处。

注意点：

1.重新分诊与转诊的区别：转诊如流程图所示，只能在治疗环节做并记录该工作室/门诊医助的贡献；

2.接诊表归档后（档案室完成后续操作）此接诊表无法再操作，顾客的任何新的医疗需求需要前台重新发接诊表并重新分诊；

3.接诊表在流转的过程中可以在窗口最上面的按钮“流程图”查看接诊表处在哪个工作环节,以及通过按钮“下一步执行人”“客户业务信息”获取你所需要的信息。

4.一定要先保存再提交

四. 医生确认

如无意外（重新分诊或直接归档），门诊医助录入的设计方案需医生确认同意后，才能进入后面治疗设计环节。

门诊医助在保存提交处于设计方案状态的接诊单后，医生会收到一条携带此接诊表的消息，如图3. 同“进入接诊”环节一样操作（双击或点“单据”），可打开此接诊表，如图4，如无其它问题，选“同意”提交此表单，会通过一条消息将此单重新发往门诊填写治疗计划。

操作人：医生

图3-医生收到签核确认的消息

图4-医生确认方案或发起会诊

注意点：

五．治疗计划

操作人：门诊医助

医生核准设计方案后，门诊医助会收到一条捷带签核后的接诊表的消息，如图5，双击该消息打开接诊表，此时接诊表的形态与之前不同，处于治疗计划状态，其上的工具按钮也发生了变化，出现了开单、交预约金、转诊等等之前看不到的按钮。治疗计划就是开列产品，如图6，点击“产品导入”，打开如图6的产品导入对话框，.

图5-门诊医助接到确认方案后的消息

双击消息以打开接诊表，进行治疗计划(开列产品)

图6—打开处于治疗计划状态的接诊表

点击产品导入按钮，以制定治疗计划（开列产品）

图7－产品导入

如图7，选中你所需要的产品，双击该产品或点“加入”按钮将产品放入已选产品栏，可以在这里选择多个产品。产品选完后点击“选择”按钮，回到接诊表，你会看到治疗计划下出现了你所选的产品。

图8—制定了治疗计划的接诊表

如图8，你可以通过红圈标注的操作按钮调整产品列表，比如删除一项，增加等。点击“保存”按钮以保存你的治疗计划，计划中将产品的价格也列了出来，接下来你可以进行开收费单等操作。

注意点：

1．可以一次多选产品；

2．由于系统产品库还在丰富中，遇到产品种类和价格问题请及时与相应运营主管联络以获得支持。

六．开单

如果顾客对于治疗计划无异议，就可以根据不同的情况开不同的收费单了，以下区分消费和交款两种不同的情况说明。

1.开消费单

点击上面按钮“开单”打开产品列表，如图8，勾选这次开单的产品，点击确定，打开收费单进行定制,如图9.

图8－选择产品开单

可以选择一个或多个产品制作收费单，即，你的产品列表可以放在一个或多个收费单内，依据是客户选择(时间先后、所带钱款)和产品的折扣不同等。

图9－定制收费单

定制收费单包括选择消费类型、有无折扣等。如果有折扣或需要作欠款消费，则在保存后要先进行优惠或欠款申请，申请获审批通过后才能成功提交到收费处。

注意点：

a.有优惠申请的收费单必须要在优惠申请获批后才能成功提交。

b.收费单是提交给收费处的，优惠申请单是提交给领导的.

c.根据优惠折扣的不同，领导层层上溯，顺序为客服主任→黄凯院长→叶总经理，领导

可能不在电脑边，请注意采用电话等方式提请审批.

d.欠款消费原则是在做第二次治疗时将欠款交清，一次性项目不应该欠款。

2.开其它交款单

其它交款包括交预约金、欠款、储值、住院押金等，除了预约金与产品绑定需要制定并申请外，其它款项操作都很简单。

a.交预约金

b.交押金

c.充值

充值1

充值有赠送,由系统自动生成

d.还欠款

当然是客户此前有欠款消费，才能在第二次来的时候还欠款。

七．转诊

对于来到本工作室咨询的顾客，可以开发其它科室或工作室的项目，通过转诊方式将客户转到相应科室同时保留本工作室开发业绩。

转诊当前必须在治疗环节操作。

转诊与重新分诊的重要区别是：转诊是由你发起了另一张接诊表交由分诊台进行分诊，而在设计方案环节的重新分诊则等于你将此客户直接打回给分诊，分诊将同一张接诊表重新分给另外工作室。这点从图上你可以看得出来，你是在接诊表1的功能菜单上点击“转诊”打开了一张新的接诊表2，新的接诊表的编号（条形码）你需要扫进去，提交后会通过一个消息给到分诊台，由分诊台进行分诊。

注意点：

1.转诊在治疗计划环节操作，重新分诊在设计方案环节操作；

2.转诊生成新的接诊表，需要新的接诊表号，因此你需要有相应物料如接诊表和条形码；

3.请通过即时消息和电话与分诊沟通转诊情况，如客户要转到什么科室等。

八．结束接诊状态

通过在治疗计划环节提交接诊表完成接诊状态。

总结一下关于“提交”，在以上流程中，你已经有过若干个“提交”了，包括提交接诊表、提交收费单、提交优惠申请、提交转诊的接诊表等等，千万注意你提交的是什么东西，然后再问后续工作者收到没有.

结束接诊状态后，你的接诊处于归档状态，如果档案员将其归挡了，与这个客户相关的除了预约金消费和还欠款之外的其它开收费单操作都需要新的接诊表。

流程图上标注给大家看得到：门诊助理有关开单工作除了从消息中心中得到的消息所携表单按部就班地做，我们还可以从财务管理这个入口来处理大部分开单工作，下一部分就此说明。