恒大地产集团档案管理规定
【管理制度)恒大地产集团资料管理制度
【管理制度)恒大地产集团资料管理制度【管理制度】恒大地产集团资料管理制度一、目的为规范恒大地产集团内部资料管理，提高资料使用效率和保障信息安全，制定本管理制度。
二、范围适用于恒大地产集团内部所有部门、企业、子公司及其员工。
三、制度制定程序本管理制度由恒大地产集团董事会制定，并由公司法务部门审核和颁布。
四、制度内容1.制度名称：恒大地产集团资料管理制度。
2.范围：（1）适用于所有涉及恒大地产集团业务的各类资料，包括电子文件、打印文件、录音文件、视频文件等。
（2）适用于所有资料的存储、传输、使用、删除等环节。
3.目的：（1）规范恒大地产集团内部资料管理，保障恒大地产集团各项业务的顺利进行。
（2）保护恒大地产集团的各类资料安全，防止泄密事件发生。
4.内容：（1）资料收集和存储1）收集资料：恒大地产集团的各部门应当在业务活动中积极收集必要资料，并将相关资料存储在专用的资料库中。
2）存储方法：资料库采取加密方式存储，并根据业务需要设置不同的访问权限。
3）备份措施：定期对资料库进行备份，并把备份文件存储在另一台服务器上，以保证数据的完整性和安全性。
（2）资料传输和使用1）资料传输：恒大地产集团在资料传输中采取密钥加密和数字签名等技术手段，保证资料传输的安全。
2）资料使用：恒大地产集团各部门在使用资料时，应当遵守业务流程，并在必要情况下进行审批。
（3）资料删除和销毁1）资料删除：资料应当在规定的保留期限到达后删除，删除操作需要审批并记录审批人姓名和时间。
2）资料销毁：恒大地产集团内部资料库销毁需要一定的记录和程序，资料销毁需要审批，并由指定的人员实施。
5.责任主体（1）资料收集和存储：由各部门负责。
（2）资料传输和使用：由使用资料的各部门负责。
（3）资料删除和销毁：由资料库管理员或指定的报废人员负责。
6.执行程序（1）所有部门应当在业务活动中根据工作需要积极收集必要资料。
（2）收集到的资料应当根据要求存储在专用的资料库中。
房地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产公司档案管理工作，规范项目档案的收集、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有房地产项目档案的管理，包括但不限于土地、开发、销售、物业管理等环节形成的各类档案资料。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 统一领导，分级管理：公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理和监督；各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的日常管理。
2. 依法管理，规范操作：严格按照国家档案法律法规和公司规章制度进行档案管理，确保档案的合法性和规范性。
3. 安全保密，确保完整：采取有效措施，确保档案安全，防止档案丢失、损坏、泄露。
4. 方便利用，服务发展：提高档案利用率，为公司发展提供有力支持。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门，负责以下工作：1. 制定公司档案管理制度，并组织实施。
2. 指导、监督各部门档案管理工作。
3. 负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
4. 定期检查、评估公司档案管理工作。
第五条各部门设立兼职档案员，负责以下工作：1. 负责本部门档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 定期向档案管理部门汇报档案管理工作情况。
3. 协助档案管理部门进行档案的检查、评估等工作。
第三章档案收集与归档第六条档案收集范围：1. 公司内部文件、会议记录、合同、协议、图纸、照片、声像资料等。
2. 项目开发、销售、物业管理等环节形成的各类资料。
3. 其他具有保存价值的文件、资料。
第七条档案归档要求：1. 按照档案分类标准进行分类，确保档案的完整性和系统性。
2. 档案卷内文件材料要按照顺序排列，编制目录。
3. 档案卷宗要整齐、牢固，封面、脊背等标识清晰。
4. 档案归档后，要及时进行编号、登记。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 严格按照档案保管期限进行分类存放，确保档案安全。
2. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
恒大档案管理规定完整版
恒大档案管理规定 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】档案管理制度一、目的为规范档案管理工作，特制定本制度。
二、适用范围本文件适用于金瀚房地产开发有限公司对文书档案和声像档案的管理。
三、批准和解释★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效；★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部负责解释。
四、控制要求（一）文书档案管理1、文书档案分为行政档案、人事档案、技术档案和会计档案四类。
a)行政档案包括：★重要会议材料，如报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；★政府部门发来与本公司有关的文件，包括通知、决定、纪要、决议、指示、条例、规定、计划等；★公司对外正式发文或与有关单位来往的文件，包括请示、报告、总结、计划、公函等；★公司的各种行政文件，包括决议、总结、计划、请示、工作协调单、会议记录、统计报表及简报等；★公司其他文件，包括合同、协议书、干部任免、职工奖惩、劳动、工资、福利等。
★其它，行政档案移交清册、保管清册、销毁清册、工作标准、管理标准。
注：本类文件正式发出盖章时要留两份存档，各职能部门及内部形成的文件每月25日至月末搜集整理完毕，一式两份交行政事务部归档。
b)人事档案包括：★员工合同书、入职登记表、应聘书、员工试用期考评表；★员工求职自荐（推荐）材料、简历，学历证明、各类资格证明的复印件等；★员工绩效考核材料，历次所写的小结材料、个人述职材料等；★任免、调动、奖励、惩处登记表、离职通知书；★公司员工花名册及其它有保存价值的文件资料等。
c)技术档案包括：★各类施工、规划资料；★各类生产、科研、设计等资料。
注：各类技术文档收到和形成当日要在本部门的“档案登记簿”上登记，以备查阅，使用完毕后由本部门归档保存；有副本或备份必须交行政事务管理部门档案管理人员保存。
d)会计档案★由财务部派专人搜集整理归档。
地产集团档案管理制度
第一章总则第一条为加强地产集团档案管理工作，确保档案的完整性、安全性、保密性和有效性，提高档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合集团实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于集团及其所属子公司、分支机构的档案管理工作。
第三条档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）依法管理原则；（三）安全保密原则；（四）方便利用原则；（五）科学管理原则。
第二章档案管理机构及职责第四条集团设立档案管理部门，负责集团档案的统一管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定档案管理制度，并组织实施；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作；（三）负责档案的数字化、信息化建设；（四）负责档案的查阅、复制、借用、咨询等服务；（五）负责档案的保密工作；（六）负责档案的培训、宣传和推广工作。
第六条子公司、分支机构应设立档案管理员，负责本单位档案的日常管理工作。
第三章档案管理内容第七条档案管理内容主要包括：（一）项目档案：包括项目立项、设计、施工、验收、运营等各个阶段的文件资料；（二）公司内部管理档案：包括公司章程、规章制度、财务报表、人事档案、合同、会议纪要等；（三）技术档案：包括图纸、施工方案、验收报告、技术鉴定等；（四）其他具有查考价值的文件资料。
第八条档案资料应按照档案分类、编号、归档、保管等要求进行管理。
第四章档案收集与归档第九条档案收集应遵循以下要求：（一）档案资料应真实、完整、准确；（二）档案资料应具有查考价值；（三）档案资料应按时归档。
第十条档案归档应遵循以下程序：（一）档案资料形成单位或个人应在档案资料形成后及时向档案管理部门移交；（二）档案管理部门对移交的档案资料进行审核、分类、编号、整理、立卷；（三）档案资料归档后，档案管理部门应进行登记、统计、保管。
第五章档案保管与利用第十一条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持整洁、通风、干燥、防火、防盗、防虫、防霉；（二）档案资料应按照档案分类、编号、存放顺序摆放；（三）档案资料应定期检查、维护、修复。
房地产企业档案管理规定
档案管理办法第一条管理部门：集团人力及公共事务中心或各城市公司均设立档案室,由专人/档案管理员负责档案工作;第二条归档范围：包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料简称文件：1、管理文件：集团各单位在经营活动中具有重要依据的各类文件,包括各类公文;2、立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等;3、证照文件：经营活动中产生的各类证、照文件等;4、资信文件：验资、审计、评估、权属等报告文件等;5、合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等;6、征地建设文件7、规划报建文件8、竣工验收文件9、声像信息类：集团具有重要价值的照片、录音、录像、电子文件等;第三条收集归档：1、坚持平时归档与年终归档相结合的原则;2、凡属归档范围的文件,经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时归档,不得私自留存;3、工程项目文件在各阶段形成过程中,有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理,不遗漏,不丢失,保证全套资料能够真实、完整齐全地向档案管理部门移交归档;4、一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的重要的有价值的文件资料,由主办部门收集存档,会议文件由会议主办部门收集存档;5、归档的文件材料必须完整,层次分明,符合其自然形成规律,保持文件之间的联系,科学分类、立卷和编目,便于查找和利用;在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统排列,一般批复在前,请示在后；正本在前,副本在后；如有大型图表或大于十六开的张页时,要进行技术折叠成A4大小;●不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,应在复文年立卷,没有复文的,放在请示年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷；跨年度规划放在第一年立卷；案件文件放在结案年立卷;●拟定案卷标题要简明、扼要,结构完整,准确反映出案卷的主要内容,一般由责任者、问题、名称三部分组成;●整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期15年-50年、短期15年以下三种;确定档案保管的基本原则是：对公司有长远利用价值的档案应永久保存；对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存,介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长;6、密级的确定：绝密、机密、秘密●集团经营发展中,直接影响集团权益的重要决策文件资料为绝密级；●集团的规划、集团经营情况、重要会议记录为机密级；●集团人事档案、财务报表、统计资料、合同、协议、职员工资性收入、场或尚未公开的各类信息及其它为秘密级;7、组卷：●组具：封皮、封底、卷内目录、备考表、档案盒;●封面填写：案卷题名、编制单位;●页号打印：一般在右下角,反面标在左下角,照片档案背面编号;●卷内目录附件一的填写：一般应按时间顺序排列、编号应按文件实际编号填写;●备考表的填写：注意使用碳素笔填写;第四条档案分类编号：1、档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理,编目归档,保证档案利用工作的顺利进行,分类原则如下：●按项目分类●按专业性质分类●按组织机构分类●按时间分类2、档案分类编号详见档案归档明细,任何新增/删除/变更档案分类编目等建议,须经集团编阅后发布为执行版本;为保持系统一致性,各城市公司不可各自制定编目;第五条档案保存：1、档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作,保持档案完好无缺；一旦出现险情,须立即向人力行政部报告;2、禁止无关人员进入档案室;3、资料档案发生损毁丢失时,根据给公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对责任人进行处罚;4、档案管理人员应及时做好电子档案备份工作,所有备份须于每月底最后一个工作日电邮人力行政部,待该部统一更新存档;第六条档案借阅：1、借阅任何文件资料,办理审批及借阅登记手续,填写档案借阅审批表,附件二,并编制档案借阅登记簿附件三归还存档时,必须逐卷、逐页清点和检查,经双方核准后,经检查无误方可办理注销手续;2、借阅非机密性文件包括复印件,须经相关部门负责人批准；借出原件密件,须报城市公司总经理/主管运营总监审批,借阅者要妥善保管所借资料,如发生泄密情况,借阅者承担全部责任;3、办理银行贷款按揭所需的项目报建文件,证照文件及报建图、报建审核书、办理产权所需项目资料,须经城市公司总经理审批;4、所有合同、证照、规划设计批复、批准书、报建图、报建审核书等资料原件未经城市公司总经理批准不得借出5、任何人借阅档案原件,不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损、转借等;7、借阅档案者必须严守集团机密,绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给集团造成损失者,将对其进行处罚直致追究其法律责任;第七条借阅期限：短期使用资料借阅期不超过一周,长期使用资料不超过15天,如确需延期应提前办理续借手续,必须经原审批人批准;第八条档案移交：1、如档案需向政府部门如向城建档案馆移交,需将有关规定及档案材料报城市公司总经理批准,档案转移交由人力行政部负责,各相关部门配合;2、各部门每年度形成的档案应于下年度三月份以前移交档案室,填写档案交接表附件四;3、工程项目于项目结束移交档案室;4、各城市公司与集团各职能中心对接,集团各职能中心与集团档案室对接;第九条档案销毁：1、档案在归档一定时期后,由城市公司总经理/COO/CFO组成的档案鉴定小组对其中失去保存价值或超过保管期限的档案进行鉴定销毁;2、销毁档案应填写档案销毁审批表附件五,经鉴定小组批准方可销毁,并编制档案销毁清册附件六,3、销毁档案时必须到指定地点,由相关部门人员及人力行政部经理同时在场监督,以防档案遗失和泄密;销毁后,参与销毁人员需在销毁清册上签字盖章;4、会计档案保管期限满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止;单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明;正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁;第十条档案室管理：1、集团档案室由专人进行管理,负责借阅、保管等管理工作;2、录音带、录像带、磁盘等要采取防磁措施,防止资料遭到破坏;3、对超期存档的资料,由档案室提出销毁报告,经有关部门审核和执行总裁批准,在有效监督的情况下进行销毁;4、各种档案应保持清洁卫生,档案室应通风良好、切实做好档案“十防”即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密工作,确保档案完整安全;5、档案室内严禁吸烟或有明火作业及电加热设备的使用,防止火灾发生;第十一条违规责任1、对于不能履行岗位职责的档案工作人员,两次以上者予以通报批评;2、对于因工作失误造成档案腐蚀、缺损、丢失,为公司造成重大损失的档案工作人员予以500元至1000元的经济处罚;3、对于由于部门负责人重视不够引起的档案工作失误给公司造成重大损失的,直接其进行警告处分及1000元至2000元的经济处罚;4、如档案借出后因保管不慎将文件遗失则调卷人负全部责任;档案管理人员有义务协助其责成相关负责人尽快对该文件进行补办,同时对调卷人处以500元至1000元以内的罚款;5、、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续,限期使用,按期返还,对于借阅期满未办理续借手续的,对当事人处以500至1000元的罚款;6、对于不能按照规定及时将报送城建档案馆的档案移交给档案室的相关部门档案工作人员,根据其对工程规划验收、备案及入住进度的影响程度处以200至500元的处罚;7、对于严格保密的档案如出现泄密情况,则视其情节轻重程度追究相关责任人的法律责任;第十二条日常运作所需之工作档案,由各职能部门各自负责;具体内容参照以下附表：附表1：档案卷内目录附表2：档案借阅审批表附表3：档案借阅登记簿附表4：档案交接表附表5：档案销毁审批表附表6：档案销毁清册附表7：档案案卷目录附表8：档案跟踪检查表档案卷内目录附表一第档案借阅审批表附表二编号、档案借阅审批表附表二编号附表三附表四附表五附表七档案跟踪检查表附表八。
恒大地产档案管理制度
一、总则为加强恒大地产公司档案管理，规范档案工作，保障档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
二、档案管理范围1. 公司文件、资料、图纸、照片、录音、录像等纸质和电子载体档案。
2. 公司各部门、子公司、项目、分支机构等产生的各类档案。
3. 公司与外部单位签订的合同、协议、协议书等档案。
4. 公司内部各类规章制度、工作总结、报告、计划、会议记录等档案。
三、档案管理制度1. 档案分类与编号（1）按照档案的性质、内容、形式等进行分类。
（2）档案编号采用流水号，并按照档案类别、年份、序号进行编排。
2. 档案收集与整理（1）各部门、子公司、项目、分支机构应按照档案管理制度，及时收集、整理各类档案。
（2）档案收集时，应确保档案的完整性、准确性和系统性。
（3）档案整理应按照档案分类、编号、归档等要求进行。
3. 档案归档与保管（1）档案归档应按照档案分类、编号、归档要求进行。
（2）档案保管应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案安全。
（3）档案保管期限分为永久、长期、短期三种，按照档案保管期限要求进行归档。
4. 档案利用与查询（1）档案利用应遵循公开、便民、高效的原则。
（2）档案查询应按照档案编号、档案名称、档案内容等进行。
（3）档案查询需填写《档案查询申请表》，经批准后方可查询。
5. 档案销毁（1）档案销毁应按照档案保管期限和规定程序进行。
（2）档案销毁前，应进行核对、鉴定，确保档案的完整性。
（3）档案销毁后，应填写《档案销毁登记表》，并报上级部门备案。
四、档案管理人员职责1. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 参与制定档案管理制度，并严格执行。
3. 定期对档案进行清理、鉴定，确保档案的完整性和准确性。
4. 负责档案的保密工作，确保档案安全。
五、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由公司档案管理部门负责解释。
3. 本制度如有未尽事宜，由公司档案管理部门根据实际情况予以补充和修改。
房地产公司的档案管理制度
一、总则为加强公司档案管理工作，规范档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作流程，提高档案管理效率，确保档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司各部门、各项目、各子公司及全体员工。
三、档案管理原则1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全。
2. 分类管理：根据档案的性质、内容、用途等，对档案进行分类管理。
3. 完善制度：建立健全档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、制度化。
4. 保密原则：严格按照国家保密法律法规，做好档案的保密工作。
四、档案管理机构及职责1. 公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 各部门、各项目、各子公司应指定专人负责档案管理工作，负责本部门、本项目、本子公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 公司档案管理部门对各部门、各项目、各子公司档案管理工作进行监督、检查和指导。
五、档案收集与整理1. 档案收集：各部门、各项目、各子公司应按照档案管理要求，及时收集各类档案资料。
2. 档案整理：对收集到的档案资料进行分类、编号、编制目录等工作。
3. 档案归档：按照档案分类、编号、目录等要求，将整理好的档案资料归档。
六、档案保管与利用1. 档案保管：按照档案保管要求，做好档案的防潮、防霉、防火、防盗等工作。
2. 档案利用：根据工作需要，办理档案查阅、复制、借阅等手续。
3. 档案销毁：对失去保存价值的档案，按照国家有关规定进行销毁。
七、档案信息化管理1. 公司应积极推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化。
2. 各部门、各项目、各子公司应按照档案信息化要求，做好档案的数字化、电子化工作。
八、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和集体给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理规定的个人和集体，给予批评教育或纪律处分。
本制度自发布之日起实施，由公司档案管理部门负责解释。
2023年地产集团档案管理制度
地产集团档案管理制度随着社会一步步向前进展，人们运用到管理制度,档案,档案管理的场合不断增多，我们该怎么写作相关的内容呢？以下是文库我帮大家整理地产集团档案管理制度，欢迎阅读保藏。
篇1:地产集团档案管理制度地产集团档案管理制度1.合同及其附件管理（1）店内合同书及盖章的文件由秘书管理，组别经理可预领几份备用，但必需在秘书处做登记。
（2）组内成交合同的钱款经理必需24小时内交到总部或交给秘书然后由秘书交至总部。
未在规定时间内递交的，经理或秘书惩罚50元。
（3）签合同必需留存房本复印件和双方身份证复印件做备案用，若因资料不全无法备案，而被政府检查部门惩罚的，当事人（业务员，经理）将担当肯定责任！（4）公司一切盖章文件秘书每日必需审查店内盖章文件，并具体记录；不允许滥用，更不行丢失，否则当事人将惩罚1001000元不等。
（5）行政部对公司一切文件必需建档归类，平安存放，并做具体记录。
2.员工档案及其它（1）员工入职资料（劳动合同，身份证复印件，暂住证复印件，照片等）统一由秘书转交总部管理。
（2）其它档案由秘书或部门负责人整理完毕交给行政部保存，以免遗失。
（3）总部及分店全部财物行政部做具体登记表，并每三个月清点审查一次。
篇2:运输收入进款管理制度运输收入进款管理制度第一条进款管理总则1、本制度所指的运输收入进款是指车务段辖内各营业站在办理客货运输业务中按有关规章向旅客、托运人或收货人核收的票款、运费、杂费和其他客货运运输有关费用的货币资金。
2、运输进款必需按部、集团规定的存缴方法执行，准时完成上级规定的在途天数。
3、每年年底（以12月31日为界）车站必需向车务段汇报，并帮助车务段与欠缴运杂费单位（或个人）办理欠款签认手续，上报上级收入管理部门，对欠款大户还需签订还款方案。
4、运输收入进款在结账钱必需做到总账与明细账及有关账户余额相符，银行存款日记帐期末余额与银行对账单核对相符。
5、收入报表必需按部、集团统一规定的格式编报，做到数字真实、计算精确无误、内容完整、报表齐全、报送准时。
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恒大地产集团档案管理规定On March 12, 2022, study standards and apply standards.恒大地产集团档案管理制度恒地司档字2008第004号一、总则1、为加强对本公司各类档案的规范管理,确保档案保管和使用的安全,提高利用效率,更好地为集团经营管理服务,为适应公司发展要求,特修订本办法;2、本制度所称的档案是指公司成立以来,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录;3、档案工作的基本原则：集中统一地管理集团系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用;4、根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,档案中心具有监督和指导的责任;二、档案管理机构及主要职责1、管理模式：档案中心是集团系统档案工作的主要管理部门,采取集团总部直管模式,即集团总部档案室和下属公司、地区公司档案室人员的聘任、奖惩、职务晋升、业务管理和考核等工作均由集团总部档案中心直线管理;2、档案室管理档案范围：主要有综合类档案和技术类档案;综合类档案主要包括：行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;技术类档案主要包括：各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案;3、重要档案基本管理要求：预决算、招投标、总工室、工程口和品牌宣传等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员;4、档案中心主要职责：1贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定集团系统全宗编号原则和档案分类体系;2统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设;3监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;4维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作;5推行集团系统档案管理系统信息化建设;三、档案的归档、立卷和移交一档案归档范围及归档时间1、综合档案和部分技术类档案归档范围、归档时间和归档责任部门见附件一,工程建设档案归档范围参照建设工程文件归档整理规范GB/T 50328-2001及各地方规定;2、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向本公司档案室移交,集中管理,任何个人不得据为己、拒绝移交;3、必须严格按照归档时间进行归档;如无正当理由延迟归档者,扣罚归档经办人或部门专兼职资料员100元/天,该部门负责人50元/天;连续延迟时间超过3天者,对相关人员进行失职问责;二归档要求1、归档专业技术要求：1归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档;热敏传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;2归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定;归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;3文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范;归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;4声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息;2、相关工作要求：1如因工作需要不能及时归档,应主动向档案中心备案,并安排专人妥善保存,待使用完毕后立即归档;2原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;3集团下属新成立的公司,取得公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日以内,必须将上述内容的扫描件回传集团档案中心备案;三档案立卷1、立卷原则：综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷;技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册;2、立卷时间：综合档案室立卷时间为每年年末或次年年初;技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作;3、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作;四档案移交1、档案对外移交要求：按照政府规定办理档案对外移交时,须上报董事局领导审批;凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,档案中心须留存复印件备查;2、本公司内部档案移交流程见附件二;移交要求：1档案室接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认;对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续;2全部移交手续办理完毕后,移交部门和档案中心负责人均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档;3、对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案;没有档案室签字,人事部门不得办理调离手续;五电子档案管理归档范围及相关要求详见恒地司档字2007第008号文恒大地产集团电子文件归档及管理暂行办法;四、档案的利用一档案借阅基本程序1、仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈相关领导签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印;2、集团本部借阅、各公司之间互调档案,以及部门之间档案资料借阅的具体工作流程见附件三;二档案借阅事项规定1、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续;逾期无法归还应提前办理延期使用手续;无故延迟归还的,扣罚借用人50元/天,扣罚相关部门负责人30元/天;2、借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过20天以上,须上报董事局领导审批;3、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;4、严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密;5、涉及管理监察部门根据集团领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报董事局领导审批,各档案室即可办理,无须再请示本公司董事长或本单位部门负责人;6、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件;如因工作需要,须报副总裁级以上领导签字同意;7、节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;8、借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向档案中心报备,按公司规定失职问责处理;9、密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经董事局领导同意方可借出;10、外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经集团董事局领导批准,由相关部门人员带领方可借阅;11、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用;三档案资料借阅审批权限含原件和复印件,详见附件四;1、集团公司绝密类的档案一律不得复制;2、复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章;四档案密级确定与管理公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类,密级事项划分表见附件五;密级档案保管要求如下：1、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄;2、查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅;3、属于集团公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由专人负责执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;4、须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁;5、档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符;发现失密、窃密情况,应及时报告主管领导,查明情况严肃处理;6、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密;7、档案属下列情况之一者,不与开放利用：1涉及公司商业机密；2涉及公司专利或技术秘密；3涉及公司员工个人隐私；4档案形成部门规定限制使用;五档案统计档案中心应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计;统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造;五、档案保管和鉴定一档案库房设置及管理规定1、集团本部、下属公司和地区公司均应设置独立的档案库房,并保证库房安全;档案室由专人管理,无关人员一律不许进入库房;档案管理员离开库房要随时关好门窗,确保档案安全;2、档案室库应按照“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥善保管好各类档案,并定期检查、通风;3、库房内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾;4、定期对库房进行检查,每半年进行一次全面盘查,对库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施;二档案鉴定与销毁流程档案一经立卷、归档,未经鉴定小组鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁;档案鉴定工作由档案中心负责人组织,档案中心与相关部门负责人组成鉴定小组;1、不属于归档范围的文件资料鉴定与销毁流程和已入库档案的鉴定销毁流程见附件六;2、档案鉴定要求1经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应继续保存至次年再进行鉴定;2技术档案鉴定时,需附工程口技术部门的专业意见;3鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见;3、档案销毁规定1经批准销毁的档案,由档案中心负责妥善安排,不得作其它用途或当作废纸出售;2销毁档案须有至少两名监销人;监销人应认真复核所销毁档案;销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字;3档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作;档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存;三档案保管期限档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,本公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定;六、奖罚一奖励：集团档案中心每半年一次对各单位和部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的单位、部门或个人,整理相关材料上报集团公司领导,给予相应表彰和奖励;二罚则1、工作不负责任,未认真贯彻执行集团公司及档案中心工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理具体工作人员和相关领导给予相应行政和经济处分;1档案保管期限内,档案严重缺失,或因管理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等；2未根据集团统一制度规定制定本公司管理细则,导致工作流程不清晰,关键环节工作失控等；3未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等；4未按照集团统一全宗编号规定编排目录,立卷归档不及时,且目录与内容严重不符等；5未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致本公司整体管理水平偏低,各项检查严重不达标等；6专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本单位或本部门的档案资料,经检查管理混乱等;2、因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案保密信息外泄；或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分;七、附则1、本制度为2008年第一次修订版,档案管理办法以本制度为准,解释权归集团档案中心;2、下属公司及各地区公司档案室参照本制度制定本公司管理细则,交集团档案中心审定后报本公司董事长审批执行;3、本制度从下发之日起执行;。