会务工作安排表
会务组工作分工安排表
公关组
（外事组）
组长：
成员：
会议场地的落实和报备工作，外请老师的接待工作。
保证会议准时安全合格的进行。
监察组
组长：
成员：
负责会议进行中会场秩序的维护，包括：响闹装置、讲话、抽烟、走动、带小孩等。
保证会议进行中的安静和气氛。
财务组
组长：
成员：
负责管理会议门票、资料等收入的账目工作。
准确无误的记录每场会议的经营情况。
导座组
组长：
成员：
负责会议开始前安排参会人员进场入座
保证进场有序、安全
检票组
组长：
成员：
负责会议开始前参会人员的检票工作
保证参会人员凭票入场
后勤组
组长：
成员：
负责食、宿安排工作
保证参会人员吃饭、住宿有序完好，让与会者满意
会务组工作分工安排表
会务分工安排（）
组别
成员
主要职责
备注
迎宾组
（礼仪组）
组长：
组员：
负责导引观众入场（引位）、入口礼仪工作、献花+席卡的摆放等。
请注意献花时间，主讲嘉宾上场时献花，服装整齐。
主持组
组长：
会议主持工作（包括会前暖场、正式会议开始的主持工作），负责整个会议的节奏控制、气氛调整等。
主持词提前写好，做最充分的准备，服装整齐。
物资组
组长：
成员：
奖品，会议物资，杂志及辅销资料，产品摆放，
影音组
组长：
成员：
负责会议现场话筒、音乐、幻灯的调试和播放，会议灯光的配合，现场照片拍摄和会议摄像等工作。
提前备好要播放的所有材料，准确及时的做好播放工作，照片拍摄后配合专业组人员及时制作软文等宣传资料上传系统和公司。
会务工作安排计划
会务工作安排计划在当今的工作环境中，会务工作的重要性日益凸显。
无论是企业内部的会议，还是与外部合作伙伴的交流活动，一次成功的会务组织都能够极大地提高工作效率，促进信息的有效传递和决策的顺利制定。
为了确保会务工作的顺利进行，特制定以下详细的会务工作安排计划。
一、会议前期准备1、明确会议目的和主题首先，与会议发起者进行充分的沟通，了解召开此次会议的目的和期望达成的结果。
明确会议的主题，以便后续的筹备工作能够紧密围绕核心内容展开。
2、确定会议时间和地点根据与会人员的日程安排和会议的重要程度，选择合适的时间。
同时，考虑会议的规模和所需的设施设备，选择合适的会议地点。
确保场地能够满足会议的需求，如容纳人数、音响设备、投影设施等。
3、拟定与会人员名单根据会议的性质和目的，确定需要参加会议的人员名单。
包括公司内部的各级领导、相关部门的负责人和工作人员，以及可能需要邀请的外部嘉宾或合作伙伴。
4、发送会议通知提前向与会人员发送详细的会议通知，包括会议的时间、地点、主题、议程、需要准备的资料等。
同时，告知与会人员如有特殊情况无法参加，应提前请假。
5、准备会议资料根据会议的主题和议程，准备相关的资料，如报告、文件、演示文稿等。
确保资料的准确性和完整性，并提前分发给与会人员，以便他们有足够的时间进行阅读和准备。
6、布置会议场地在会议前一天或当天提前到达场地，进行精心的布置。
包括摆放桌椅、设置主席台、调试音响设备、安装投影幕布等。
同时，根据会议的需要，准备好茶水、点心等。
二、会议期间的工作安排1、签到与接待在会议入口处设置签到台，安排专人负责签到工作。
对与会人员进行热情的接待，引导他们就座，并及时提供所需的帮助。
2、会议记录安排专人负责会议记录，准确记录会议的主要内容、与会人员的发言要点、讨论的结果以及做出的决策等。
3、设备与技术支持确保会议期间的音响设备、投影设施等正常运行。
如有技术问题，能够及时进行解决，以保证会议的顺利进行。
会议安排分工表
10、
工作职责简述
发型要求
着何种 形式外
装
外装 颜色
着何种 形式内
装
内装 颜色
着何 种形 式鞋
鞋子 颜色
袜子 颜色
是否 佩戴 胸牌
佩戴于 左胸或 右胸
具体佩戴 位置说明
会议所需 物料名称
所需物料单价 要求
所需物料数量
所需筹备 人
要求物料到 位时间
物料保管 人
会议名称
会议形 式（圆 桌会议 或条桌 会议）
会议安排及人员分工表
宣传口号
会议时间
会议地 点
客户 总人
数
会议负 责人
会议 总调 度
备用 备用 金申 金保 领人 管人
结帐 负责 人
备用 金报 销人
第一次 会前会 时间
第一次会 前会地点
会务组成 员姓名
要求到位时间
1、 2、
3、 4、
5、
6、 7、
8、 9、
5、
4、
6、
5、
7、
订餐负责 人
用餐所在楼层
每桌就 餐标准
客户就 餐桌数
酒店能够提 供的就餐服
务项目
每桌就餐 就餐开 人数 始时间
就餐 结束 时间
餐厅布 置项目
1、
餐桌需要 摆放的物
料项目
物料摆放数量
物料上 桌位置
物料摆 放时间
物料摆放负 责人
物料回收 时间
物料回 收负责
人
物料 保管
人
2、
1、
3、
数量
开始 布置 布置 负责 时间 人
布置 要求 说明
回收 时间
回收负 责人
保管人
会务会议分工方案
会务会议分工方案一、前期准备1.1 确定会议日程安排•时间：明确会议时间，确保所有参会人员能够参加•地点：选择适宜的会议场地，满足参会人员的需求•日程安排：制定详细的会议议程，包括每个议题的讨论时间、主持人、演讲者等信息1.2 策划会议主题•确定会议主题，设计相应的宣传材料和会议标识•确定参会人员，邀请相关嘉宾和代表发表演讲或做报告1.3 会务组织人员分工•主持人：负责会议的主持和介绍，安排会场秩序•演讲者：参与演讲或报告的专家、学者、企业家等•安保人员：维护会场秩序、保障会议安全•会务策划人员：负责会议策划、组织、宣传等工作1.4 确定会议预算•确定会议的预算范围，包括会议场地租赁、餐饮、宣传费用、礼品等费用•评估预算，对是否需要进行削减和合理分配进行分析二、会前准备2.1 物资准备•会议宣传材料：制作会议手册、胸卡、酒店推广单等宣传材料•会议资料准备：制作会议议程单、签到表、发言名单、礼品等2.2 前期宣传与推广•扩大会议宣传，依据宣传方案和渠道，采用电子邮件、短信群发、企业QQ等方式提前宣传•发布会议的公告、邀请函等等2.3 客户接待•为参会人员提供食宿安排、接人服务等•为按期到达、司机代码等传达到每位参会人员三、会议期间准备3.1 会场布置•安排餐饮准备和会议场地布置•就会场灯光、音响、比率等方面制定完整的规范3.2 会议现场支持•负责现场秩序的安排并为各种异常情况的回应提供保证3.3 赠品服务•设定好会议赠品发布时间、对应用户以及提供的服务内容•加强服务质量，优化参会人员体验四、会后工作4.1 资料收集与整理•收集会议现场的信息，包括参会人员的感受、观点、意见等，并整理成数据报告•评估会议执行效果，制定下一次会议的改进方案4.2 结算工作•结算会议费用，评估预算是否符合实际情况，并对整个会议的支出进行记账•准确计算工作量和市场反馈，根据市场和职业的标准准确报酬4.3 总结与总结•借鉴会议经验，总结并给出一个高质量的时间表，不断优化会议组织方案•评估市场反应，为下一步市场推广等工作提供理论和实践支撑结论本方案旨在为会议组织者提供完备的会议分工方案，要求清晰、分工明确、协作顺畅、安排合理。
会务工作安排表
管琳瑶
5月21日到网点现场预习
17—4.准备电网销、传统险确认出单的客户资料
电网销二个、传统险二个的客户资料，用于现场操作演示
徐晖
徐晖
5月21日
17—5.与人保确定现场操作对接人员
与人保确定当日电网销、传统险人保对接人员（含手机号），确保当日对接人员的及时响应
徐晖
徐晖
5月20日前
17—6.无线麦克风
9.绿洲国际酒店签到的准备工作（签到桌、签到簿、签到牌、签到笔）
邮政（徐健）
10.绿洲国际酒店会议报到、接待工作（10:00开始）
邮政（徐健） 人保（杨伟）人保、邮政
各2名接待人员负责签到、文件袋、宣传品、房卡、中午餐券等发放
11.邮政、人保引导车陈桥收费站10点就位
邮政（黄建新）人保
12.茶叶、开水、矿泉水1人1瓶、瓷杯安排、会场设备调试（13时前到位）
邮保战略合作现场推进会
会务工作安排表
会务组
会务组
组长：崔益平
副组长：邱郡
成员：韩玉梅徐健晁健东杨伟 高弘刚
负责统筹、布置工作
接待组
葛江 顾金晶韩力 刘静
负责会议代表的签到、接待，宣传品发放
礼仪组
葛江 顾金晶 成玲冯锐
负责签约仪式的引导及服务工作
5月21日-22日
邮政
1.分配住宿房间（21日定）（增加两个会务组用房）
徐晖
徐晖
5月18日
17—9.网点人员的培训
对长桥、人民东路营业员作车险知识的培训
徐晖
张林楠、管琳瑶
5月20日
邮政（韩玉梅）、人保
17．邮政参观网点安排
邮政（1、2号车徐健、3号车徐晖）（人保提供宣传、理赔等折页，邮政提前安排好停车场地）
1、会议会务工作进程安排(模板)
会议纪要输出
会后督办
会后跟进 会议精神传达
完成财务决算表
费用结算
资料归档
会务工作复盘
11月 负责人 一 二 三 四 五 六 日 一 二 三 四 五 六 日 一
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
说明： 1、上表中会议举行时间为12月17-19日； 2、每个进度条对应的是建议最早开始时间和最晚完成时间； 3、以上为参考示例，实际会务工作开展可据此调整任务排期。
务工作进程安排
12月 二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
XXX会议会务工作进程安排
阶段
事项
确定会议信息
成立会务组
物料准备
发布正式会议通知
统计住宿情况并预定酒店房间
会前准备
统计参会人员信息 确定会议流程
发布H5会议手册
室外会场布置
室内会场布置
彩排
多媒体设备调试
拍照、录像
用餐安排
茶歇管理
会间服务 报到、办理入住
安排酒店叫早服务维持会场纪律来自会议记录新闻稿宣传
回访调查
银行会务安排方案
银行会务安排方案1. 引言本文档旨在为银行举办的会务活动制定详细的安排方案。
会务活动是银行与客户、合作伙伴和员工进行交流和沟通的重要渠道，因此需要做出合理的安排，确保会务活动的顺利进行。
本方案将包括活动目标、日程安排、场地选择、参会人员邀请和注册、食宿安排等方面的内容。
2. 活动目标银行的会务活动通常有以下目标：•提供客户与银行高层、专业人员交流的机会，增强客户对银行的信任和忠诚度。
•加强与合作伙伴的合作关系，共同探讨市场趋势和业务合作机会。
•内部员工培训和团队建设，提升工作效率和凝聚力。
为了实现这些目标，我们将采取以下措施：•确定参会人员和邀请高层领导、专家学者作为主讲嘉宾。
•设立展台和互动环节，方便客户与银行人员交流。
•安排丰富多样的议程和培训课程，满足不同参会人员的需求。
•定期邀请合作伙伴参与会议，共同探讨业务合作机会。
3. 日程安排3.1 会议日期本次会议计划于2022年7月15日至16日举行，共计两天。
3.2 日程安排第一天：•上午9:00-10:00：会议开幕式，介绍会议主题和目标。
•上午10:00-12:00：主题演讲，邀请行业专家和高层领导进行分享。
•中午12:00-13:30：午餐休息。
•下午13:30-15:30：分组讨论，与客户和合作伙伴共同探讨业务合作机会。
•下午15:30-16:00：茶歇。
•下午16:00-18:00：培训课程，提升客户服务水平和员工专业素养。
第二天：•上午9:00-10:30：企业案例分享，邀请优秀企业代表讲述成功经验。
•上午10:30-12:00：行业论坛，与业界同行交流行业发展趋势。
•中午12:00-13:30：午餐休息。
•下午13:30-15:30：客户见面会，提供个别咨询和解答疑问的机会。
•下午15:30-16:00：茶歇。
•下午16:00-18:00：闭幕式，总结会务活动并表彰优秀合作伙伴。
4. 场地选择会务活动的场地选择是关键的一环，将为参会人员提供良好的会议体验和舒适的环境。
会务工作安排计划
会务工作安排计划在如今的工作环境中，各类会议成为了交流信息、制定决策和推动工作进展的重要手段。
而一份周全、细致的会务工作安排计划，对于保障会议的顺利进行、实现会议目标起着至关重要的作用。
一、会议基本信息首先，明确会议的主题为“＿____”，会议时间定于_____年_____月_____日_____时_____分至_____时_____分，地点在_____。
预计参会人数为_____人。
二、会前准备1、人员安排成立会务工作小组，包括会议主持人、会议记录员、设备管理人员、接待人员等，明确各人员的职责和分工。
2、会议材料准备（1）根据会议主题，由相关负责人准备会议所需的报告、文件、资料等，并提前进行审核和修订，确保内容准确、完整、清晰。
（2）打印并装订会议材料，按照参会人员数量准备充足的份数。
3、会议场地布置（1）提前预订会议室，根据会议规模和形式合理安排座位布局。
（2）对会议室进行清洁和整理，确保环境整洁舒适。
（3）设置会议标识和指示牌，方便参会人员找到会议室。
（4）准备好会议所需的设备，如投影仪、音响、麦克风等，并提前进行调试，确保设备正常运行。
4、宣传通知（1）通过邮件、电话、内部通知等方式，向参会人员发送会议通知，包括会议主题、时间、地点、议程、所需准备等信息。
（2）在公司内部宣传栏或网站上发布会议通知，提醒相关人员关注。
5、餐饮安排如果会议时间较长，需要考虑为参会人员提供餐饮服务。
提前与餐饮供应商联系，确定菜单和用餐时间，并做好食品安全和卫生保障。
三、会中服务1、签到接待在会议入口处设置签到台，安排专人负责签到工作，发放会议资料和礼品，引导参会人员就座。
2、设备保障设备管理人员全程在场，随时处理可能出现的设备故障，确保会议的顺利进行。
3、会议记录会议记录员认真记录会议的主要内容、讨论情况和决策结果，确保记录准确、完整。
4、服务保障（1）安排专人负责茶水服务，及时为参会人员添加茶水。
（2）关注会议现场的情况，及时响应参会人员的需求。
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18-3．三楼大会议室
1.提前空调准备
2.瓶装饮用水（人保LOGO）
屏字幕“祝XX会议取得圆满成功”
4.电视机循环播放人保宣传片
18-4．15楼贵宾室双方省公司、市公司领导
空调、茶水
“自邮一族人保车险”推进会邮政网点参观责任矩阵表
双方议定
7、邮政网点参观车辆座位安排
双方议定
8、1号车辆安排
韩玉梅
9、晚餐会议代表桌次安排
双方议定
人保
1．戴总汇报材料和南通人保简介
杨伟、高弘刚
2．高总晚宴祝酒词
晁健东
3.大巴安排联系
崔益平
4.礼仪组安排
崔益平
5.会场座位安排
双方确定
6.人保参会名单确定
高弘刚（交邮政安排房间）
7.桌签设计、制作、装配（使用各自的LOGO）
办公室（邮政名单高弘刚-徐建）
8．签约本安排
办公室
9．鲜花安排、8朵胸花
办公室
10.礼仪组绶带准备
办公室
5月23日
上午
1.宣传品到位（邮政、人保LOGO粘胶）
邮政（韩玉梅）、人保（人保衣服需多备办公室）
2.《会议指南》等装袋
邮政（邱郡）
3.房卡、中午餐券准备（上午9：30前）
邮政（韩玉梅、杨光）
4．房间水果到位（上午10：00前）
邮政（韩玉梅）、人保
17．邮政参观网点安排
邮政（1、2号车徐健、3号车徐晖）（人保提供宣传、理赔等折页，邮政提前安排好停车场地）
18.人保大楼参观安排
人保、礼仪组、崔益平、晁健东
5月23日
下午人保大楼
18-1.人保大厅欢迎电子屏
张媛媛
18-2．电子商务、出单、理赔三个中心
1.绿色通道（VIP客户、邮政业务）标识电商部悬挂，出单、理赔电子吊牌设置“邮政通道”。
韩玉梅
2.季局交流材料和张局欢迎辞（21日定）
徐健、办公室
3.《会议指南》定稿、付印（双方LOGO）
邱郡
4.文件袋（含笔、记事本）（邮政购买）无双方标记，内放：
会议指南
双方交流材料
南通日报宣传邮政刊
南通邮政报
自邮一族会刊
人保车险手册
人保车险理赔宣传折页
邱郡
会议背景墙设计（双方LOGO）
邱郡
6．主席台安排（8人）
徐晖
徐晖
5月18日
17—9.网点人员的培训
对长桥、人民东路营业员作车险知识的培训
徐晖
张林楠、管琳瑶
5月20日
9.绿洲国际酒店签到的准备工作（签到桌、签到簿、签到牌、签到笔）
邮政（徐健）
10.绿洲国际酒店会议报到、接待工作（10:00开始）
邮政（徐健） 人保（杨伟）人保、邮政
各2名接待人员负责签到、文件袋、宣传品、房卡、中午餐券等发放
11.邮政、人保引导车陈桥收费站10点就位
邮政（黄建新）人保
12.茶叶、开水、矿泉水1人1瓶、瓷杯安排、会场设备调试（13时前到位）
会务工作安排表
邮保战略合作现场推进会
会务工作安排表
会务组
会务组
组长：崔益平
副组长：邱郡
成员：韩玉梅徐健晁健东杨伟 高弘刚
负责统筹、布置工作
接待组
葛江 顾金晶韩力 刘静
负责会议代表的签到、接待，宣传品发放
礼仪组
葛江 顾金晶 成玲冯锐
负责签约仪式的引导及服务工作
5月21日-22日
邮政
1.分配住宿房间（21日定）（增加两个会务组用房）
项目
内容
责任人
经办人
完成时间
17—1.系统操作介绍材料
介绍客户投保所需提供资料，询价系统、渠道门户系统、传统险系统、信息管理系统操作
徐晖
张林楠
5月18日
17—2．长桥网点（1、2号车)
系统运用操作流程介绍，出网销、传统险各一单
徐晖
张林楠
5月21日到网点现场预习
17—3.人民东路网点(3号车)
系统运用操作流程介绍，出网销、传统险各一单
欢迎展架4个
徐晖
管琳瑶
5月21日
网点环境
陈亚兵
华佳佳、何花
5月22日
17—8.网点车险单册、设备的准备、检查
高拍仪、打印设备、简易投保单、传统险单册（交强险保单、商业险保单、发票、交强险标志、机动车辆保险证）、传统险信封、车险保单交接表等资料
徐晖
徐晖、陈亚兵
5月18日
与人保公司确认交强险保单、商业险保单、发票、交强险标志、机动车险保险证的下拨至网点
酒店（人保验收）
下 午
13．摄影、摄像
人保（晁健东）、邮政（杨海宁）
14.大巴车15:30到位，车辆编号1.2.3.
人保（崔益平，2、3号车） 邮政（杨光，1号车）（编号打印由人保负责，分车乘坐安排，由邮政在《会议指南》中说明）
15.晚宴酒水、香烟到位
邮政（杨光）
16.检查晚餐布置情况（桌牌、酒水到位）
邮政（韩玉梅、杨光）
5.会场矿泉水（PICC）、茶叶到位
人保（崔主任）
6.大会议室布置（桌签、会标、鲜花等）
人保（若场地无活动，22日下午布置会场）双方会务人员
7.笔记本电脑到位（材料存入）
人保（背景墙的设计-邮政）
8.酒店大堂欢迎牌（或LED屏显示）、自助用餐引导牌、会议地点引导牌
人保崔主任负责与酒店沟通，酒店完成制作
徐晖
管琳瑶
5月21日到网点现场预习
17—4.准备电网销、传统险确认出单的客户资料
电网销二个、传统险二个的客户资料，用于现场操作演示
徐晖
徐晖
5月21日
17—5.与人保确定现场操作对接人员
与人保确定当日电网销、传统险人保对接人员（含手机号），确保当日对接人员的及时响应
徐晖
徐晖
5月20日前
17—6.无线麦克风
无线麦克风二个，完成调试
徐晖
徐晖
5月18日
17—7.网点宣传氛围营造
自邮一族、自邮一族人保车险X展架各二个
徐晖
徐晖
5月18日
人保车险受理牌二个
陈亚兵
华佳佳、何花
5月18日
自邮一族、自邮一5月18日
IED屏车险宣传内容、当日欢迎词
徐晖
管琳瑶、邵婧婧
宣传内容5月20日，欢迎词5月23日