excel 批量打印证书

excel 批量打印证书(使用邮件合并)
用Excel与Word结合，流畅便捷地批量打印证书、证件。

以打印奖状为例说明其操作。

一、在Excel中制作数据表
A列 B列 C列
姓名类别等级
张三蓝球第一名
……
二、在Word中制作奖状页面及格式设置
启动Word程序，设置好页面、字体格式。

特别是奖状正文书写位置，把边距设置恰当。

三、进行“邮件合并”把Excel中的数据合并到Word文档中
邮件合并操作步骤：
在奖状文档页面进行下述操作即可。

执行“工具/信函与邮件/邮件合并”命令，打开“邮件合并”对话框（在窗口右侧）。

1.选中“信函”单击“下一步”；
2.选中“使用当前文档”单击“下一步”；
3.选中“使用现有列表”单击“浏览”，找到数据表后单击“打开”，单击“下一步”；
4.将光标定位于要合并数据的位置，单击“其他项目”，把“插入合并域”中的项目选定（如姓名）后单击“插入/关闭”；
5.重复第5步，完成所有合并域的插入（如类别、等级）后，单击“下一步”；
6.单击“预览信函”中的按钮即可浏览合并效果，再单击“下一步：完成合并”就可以进行打印；
7.打印可以全部打印也可以指定打印，根据实际情况在“合并到打印机”进行设置。

特别提示：
如果设计的是胸卡、工资条之类的小页面，邮件合并完成后，执行“编辑/查找”命令，在“查找”栏输入^p，“替换”中输入^l，单击“全部替换”按钮，删除分页符。

这样就可以在一张纸上顺序打印出指定量的“胸卡、工资条等”文档了。

实施步骤：1、创建电子表格，因为我的电子表格是从长阳教育网下载的结果公示，已包含了获奖者的姓名、论文题目以及获奖等次等信息，因为要调用，标题以及不规范的非获奖记录行都要删除整理一下如图所示。

以上只列出了Sheet1工作表部分名单，在整理过程中要删除空白行或无意义的行，以免出错！以上文件整理好以后以book1为名保存到桌面备用。

2、打开WORD2003文字处理软件（2000版可能有所不一样），在“工具”菜单中选择----“信函与邮件”菜单----“邮件合
并”
3、出现邮件合并向导：
选择右边向导中的“信函”复选框，下一步“正在启动文档”----默认的“当前文档”----下一步“选取候选人”----默认“使用现有列表”----下一步：“撰写信件”，到这里一直是下一步，到了这里，要选取数据源了，出来一个浏览窗口。

找到桌面上这个备用的电子表格文件，“打开”：
因为我们整理的数据在工作表1中，所以就选择第一个表：
选择
表1所，我们要打印的数据出来了，“全选”后确定。

这个数据表就可以使用了，下面接着讲如何安排这些数据到WORD中。

4、设计WROD中的格式：接上面，点选数据源以后，继续下一步“撰写邮件”，这时是在WORD中编辑，有的文字是固定的，我们可以直接打上去，有的是变化的，比如姓名和论文题目，是要打一张变一个的，就要用到右边的“其他项目”
插进去。

点击其他项目插入姓名、论文题目和获奖等次变量：
选择姓名，点插入，文中就出现了一个带符号的<<姓名>>，“获奖证书”这几个字是固定的，就直接打上去，继续插入<<题目>>、<<获奖等级>>和中间固定的串词：
下一步，预览信件，证书上的字体和大小也可以调整一下先，如果合适就可以打印一张出来比对一下位置：
5、后续调整：因为证书不是标准的A4大小，在纸张设置上进一步调整，有的证书上面有固定文字的，还要进一步设计填空的位置和大小。

等一张做成熟之后，点击“完成合并”这时直接打印WORD还是只能打印一份的，如果全顺次打印出来，还要点选右边的合并项中“打印...”或者“编辑个人信件”前面是直接合并到打印机，一个一个打印出来，如上图，后面一个是把电子表格中的所有记录生成一个WORD文件，可以生成后在WORD中按常规方法打印
利用Word邮件合并批量打印带照片的证书
四川省宜宾市筠连中学邓敬
学校教务处每年都要打印带照片的学生会考证和毕业证，政教处每学期都要打印上千份的校牌（胸卡）、学生证和荣誉证，总务处每月都要打印教职工的工资条，班主任每学期都要填写学生的带成绩的通知书和学生档案……若每一份都用手工填写打印，须花很多时间且又麻烦，还易出错。

若利用Word邮件合并功能，这些问题就迎刃而解了，下面以制作准考证为例进行说明。

一、准备工作：准备一份Excel的学生信息数据。

需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。

比如第一行里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片格式和照片名（照片名必须与学生姓名一致，“照片”的输入如下图所示，单击G2，在G2的编辑栏中输入“=A2&F2”后敲回车键，再双击单元格进行自动填充即可）。

数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对检查。

二、接下来的工作就是要用word设计模板格式了，设计好后，保存为模板格式。

四川省宜宾市普通高中会考
准考证
姓名学籍号
照片
考试地点
考试安排
三、照片的拍摄采集与编辑
照片格式：jpg；大小：10~15 KB为宜；名称：要与学生姓名一致，不能有同音字和形近字。

然后将刚才编辑的Excel数据、word模板格式、编辑好的照片放在同一个文件夹中。

四、利用Word邮件合并功能将Excel数据、照片合并到word模板《四川省宜宾市普通高中会考准考证》中。

步骤如下：
1．启动word程序，打开《四川省宜宾市普通高中会考准考证》word模板，从菜单栏中选择“工具→邮件合并向导”命令，将出现“邮件合并帮助器”对话框；
2．在“邮件合并帮助器”对话框中的第一步：选择“信函”并单击“下一步”：“正在启动文档”──单击“使用当前文档”（如果想在一张纸上打印多份的话，选择“目录”），再在出现的对话框中单击“活动窗口（A）”按钮──点击“下一步”：选取收件人──单击“浏览”──选取数据源──邮件合并收件人──单击“确定”按钮。

3．单击“下一步”：撰写信函──“选择”：其他项目──插入“合并域”──点击“下一步：预览信函”，如图所示。

4．下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现：
先把光标定位在要插入照片的地方，单击“插入”──“域”──在“域名”处选择“Includepicture”—在“域属性”文件名中，为了方便起见填入任意字符，比如“1”──单击确定。

如图：
单击刚才插入的“域”──“shift”键 +“F9”键──选择“1”点击“插入合并域”──插入“相片”──点击“合并到新文档”──“确定”──单击“保存”（在主文档同一目录下）──按“ctrl+A”键全选──按“F9”。

在同一页纸中出现了多个准考证。

五、诸如：毕业证；校牌（胸卡）；学生证；荣誉证；工资条；带成绩的通知书；学生评语都可以采用邮件合并功能来完成。