用word和excel批量打印技巧
用word和excel批量打印技巧
2010-09-08
WORD邮件合并打印EXCEL数据制作大量奖证、奖状、准考证、成绩单、明信片、信封等个人报表
在学校工作，难免会遇到各种证书打印。
有很多证书是同类的，比如运行会的奖证，三好学生等等。
这不全县三教征文结果出来了，一看550人的庞大队伍，这要是写或者人工排版，不定要划好长时间，对我这样的懒人来说宁肯划一天时间来研究一下偷懒的办法来完成半天的工作的，好在这次划的时间并没那么久，欣喜之余拿出来分享一下！
设计思路：建立两个文件一个Excel电子表格存放姓名和获奖等次等信息，一个WORD文件作为证书样版调用电子表格中的姓名和获奖信息，保持打印的格式一致！
采用的方法：WORD的邮件合并功能
实施步骤：
1、创建电子表格，因为我的电子表格是从长阳教育网下载的结果公示，已包含了获奖者的姓名、论文题目以及获奖等次等信息，因为要调用，标题以及不规范的非获奖记录行都要删除整理一下如图所示。
以上只列出了Sheet1工作表部分名单，在整理过程中要删除空白行或无意义的行，以免出错！以上文件整理好以后以boo k1为名保存到桌面备用。
2、打开WORD2003文字处理软件（2000版可能有所不一样），在“工具”菜单中选择----“信函与邮件”菜单----“邮件合并”
3、出现邮件合并向导：
选择右边向导中的“信函”复选框，下一步“正在启动文档”----默认的“当前文档”----下一步“选取候选人”----默认“使用现有列表”----下一步：“撰写信件”，到这里一直是下一步，到了这里，要选取数据源了，出来一个浏览窗口。
找到桌面上这个备用的电子表格文件，“打开”：
因为我们整理的数据在工作表1中，所以就选择第一个表：
选择表1所，我们要打印的数据出来了，“全选”后确定。
这个数据表就可以使用了，下面接着讲如何安排这些数据到WOR D中。
4、设计WROD中的格式：
接上面，点选数据源以后，继续下一步“撰写邮件”，这时是在WORD中编辑，有的文字是固定的，我们可以直接打上去，有的是变化的，比如姓名和论文题目，是要打一张变一个的，就要用到右边的“其他项目”插进去。
点击其他项目插入姓名、论文题目和获奖等次变量：
选择姓名，点插入，文中就出现了一个带符号的<<姓名>>，“获奖证书”这几个字是固定的，就直接打上去，继续插入<<题目>>、<<获奖等级>>和中间固定的串词：
下一步，预览信件，证书上的字体和大小也可以调整一下先，如果合适就可以打印一张出来比对一下位置：
5、后续调整：
因为证书不是标准的A4大小，在纸张设置上进一步调整，有的证书上面有固定文字的，还要进一步设计填空的位置和大小。
等一张做成熟之后，点击“完成合并”这时直接打印WORD还是只能打印一份的，如果全顺次打印出来，还要点选右边的合并项中“打印...”或者“编辑个人信件”前面是直接合并到打印机，一个一个打印出来，如上图，后面一个是把电子表格中的所有记录生成一个WORD文件，可以生成后在WORD中按常规方法打印。
结语：微软办公系统只有想不到，没有办不到。
这是我常挂在嘴边的一句话，由此想到上次教育人事工资的报表打印，也是电子表格的，不过那是一对多的关系，也许部分表格也是可以通过这个功能来实现的。
但是最简单的还是处理一下单表的调动打印吧！以后用不着做报表程序了！。
Word中批量打印应用技巧
⼀、批量打印信封
第⼀步：运⾏word并选择“⼯具→信函与邮件→中⽂信封向导”，如果该功能没有安装需将office安装光盘放⼊光驱安装此功能。
第⼆步：选择“中⽂信封向导”功能，弹出“信封制作向导”界⾯，单击下⼀步弹出“选择信封样式”对话框，在此选择信封的尺⼨后单击下⼀步，弹出图1所⽰的对话框，选择第⼆项中的“Microsoft Excel”，也可以根据⾃⼰的数据库类型选择其他选项，继续单击下⼀步完成设置并弹出信封界⾯，将所有的内容删除掉。
第三步：在Excel中处理相关数据库，将⽆⽤的内容统统删除，确保以下三项内容：邮寄邮编、邮寄地址、单位名称，有的信封右下⾓有寄信⼈和寄信邮编，可以省略，如果没有需要保留，处理的最终效果如图所⽰。
第四步：制作信封模板。
右击⼯具栏空⽩处选择“邮件合并”命令，选择“邮件合并”栏⾥的第⼆个按纽“打开数据源”，参考信封各项位置将光标移动到相应的位置，点击第六个按纽“插⼊域”，在对应的位置依次插⼊相应的域（如图3）；接着打印⼀张信封，通过实际打印效果调整每个域的位置，反复⼏次，直到将所有信息准确地打在信封的准确位置。
第五步：批量打印。
点击选择“邮件合并”栏⾥的倒数第三个按纽“合并到打印机”，选择“全部”命令，最终打印效果如图4所⽰。
⼆、批量打印录取通知书
新建空⽩⽂档，在“页⾯设置”⾥设置好录取通知书的尺⼨，然后如上⾯的第四步操作，依次将相应的项⽬插⼊到相应的位置，最后打印即可，怎么样，效果不错吧。
使用word 和Excel批量打印信封
使用word 和Excel批量打印信封1. 将收信地址，姓 ，邮编，整理到一个Excel表格里，要求 全部整理在一张 作表里，每个项目占一列，每列第一行填项目 称 保 表格。
add.xls2.打开word2007， 建空白文档seal.doc。
点 页面布局 纸张大小 C5信封信封 需要横向。
保 。
打印的信封型 。
纸张方向 横向横向3. 邮件 开始邮件合并 拉菜单里选 邮件合并分步向导 。
在页面右侧 现分步向导 选择 文档类型 为 信封 。
点 一步4. 选择开始文档 选择 使用当前文档5. 一步 选择收件人 使用现有列表 浏览 选择 面做好的add.xls，点 选项 按钮 将 显示 里的四个选项全部勾选，点 确定 。
如 图。
这时在表格栏里可以看到 作表的图标，选择add$, 面一直点 确定 就可以。
6. 一步，撰写信函。
就是把 导入的表格里的地址，收信人和邮编安排在相应的位置 即可 。
点 地址块 ， 现 图 插入地址块 对话框，看一 右边预览有没有显示收件 称，它会默认显示Excel表格第一列的项目，如果没有显示 来，点右 角 匹配域 ，找 必选信息 面的 公 或 ，将 拉菜单里 不匹配 改成相应的项目 称即可。
确定以 ，页面中心 现 地址块 样，可以选定，修改文 样式。
7. 标放到 角，点 其他项目 ，弹 的对话框里选择 邮编 ，插入邮编块， 样的方法插入收信地址。
右 角输入寄信信地址及邮编，点 一步。
8.预览信封，如果不理想，返回 一步修改 形及布局，点 右侧向导窗口 收件人 两侧按钮可以逐一预览每一个信封。
完成 点 一步，完成合并。
9.打印 向导窗口有打印按钮，点 选择打印全部或部分信封。
打印时将信封正面朝 ，信封口朝向打印机放置即可。
最好 打一张看看。
使用Word的批量打印功能高效处理大量文档
使用Word的批量打印功能高效处理大量文档在日常工作和生活中，我们常常需要处理大量的文档，例如打印出数十份报告、合同等文件。
如果一个个文件进行打开、设置打印选项然后逐一打印，无疑是一件繁琐且费时的工作。
而Word软件提供的批量打印功能可以帮助我们高效处理大量文档，提高工作效率。
本文将介绍如何使用Word的批量打印功能，并分享一些使用技巧。
一、准备工作在使用Word的批量打印功能之前，我们需要先进行一些准备工作。
首先，确保你的电脑上已安装了Microsoft Office套件，并打开Word软件。
其次，将需要打印的文档保存在一个文件夹中，并记住该文件夹的路径。
最后，确保你的打印机已正确连接并能正常工作。
二、使用批量打印功能1. 打开Word软件，点击菜单栏中的“文件”选项，选择“打印”。
2. 在打印设置界面，选择“批量打印”选项。
这个选项通常位于页面设置和打印机选择之间，具体位置可能有所不同。
3. 在批量打印设置界面，点击“添加文件”按钮，选择需要打印的文件所在的文件夹。
4. 在弹出的文件浏览器中，定位到需要打印的文件所在的文件夹，并选中需要打印的文件，按住Ctrl键可以同时选择多个文件。
点击“确定”按钮。
5. 在批量打印设置界面，你可以预览每个文件的打印设置，如页面大小、页眉页脚等。
如果有需要，可以对每个文件的打印设置进行个别调整。
6. 确认无误后，点击“打印”按钮，Word将依次打印每个文件，完成批量打印的操作。
三、使用技巧除了基本的批量打印功能，Word还提供了一些实用的技巧，以帮助我们更高效地处理大量的文档。
1. 自定义打印顺序：在批量打印设置界面，你可以通过拖拽文件来调整它们的打印顺序，以满足具体的需求。
2. 打印选定的页面范围：如果你只需要打印每个文件的一部分内容，可以在批量打印设置界面选择“打印选定页面”，然后输入具体的页面范围。
3. 暂停与恢复打印任务：在批量打印过程中，你可以通过点击工具栏中的“暂停打印”按钮来暂停打印任务。
表格批量打印
表格批量打印表格批量打印的解决方案随着电脑技术的不断发展，越来越多的工作都离不开电脑。
在办公中，表格是经常使用的工具，而表格的打印也是很多办公室必须面对的问题。
那么，如何在打印表格的时候提高工作效率呢？本文将分享一些表格批量打印的解决方案。
方法1：使用Excel自带的批量打印功能Excel是办公中最常用的表格软件之一，它自带了批量打印的功能。
接下来我们将具体介绍如何使用Excel进行批量打印。
步骤一：选择要打印的表格首先，打开Excel，选择要打印的表格。
在打印预览界面，点击“打印活页簿”选项卡，选择需要打印的复数工作表。
步骤二：设置打印选项点击“打印设置”按钮，弹出“打印设置”对话框。
在其中，选择可以用来对其进行打印的打印机以及需要打印的页码，并设置打印选项，诸如：纸张大小，横向或竖向，打印区域。
步骤三：开始批量打印完成以上步骤后，点击“打印”按钮即可开始批量打印。
方法2：使用专业的批量打印工具虽然Excel自带的批量打印功能已经可以满足大部分打印需求，但是仍然有些情况下还需要用到更加专业的批量打印工具。
下面将介绍两款常用的批量打印软件。
1. FinePrintFinePrint是一款常用的批量打印工具，它能够根据用户的需要将多个页面整合成一张纸，另外它还能够设置打印的页面布局，排版方式等。
只需要简单的设置操作，就可以实现对多个文档的批量打印。
2. BatchPrintBatchPrint是一款可以批量打印多种类型文档的软件，比如：Excel，PDF，Word等。
同时，它还具有自动化批量处理的功能，可以实现自动匹配文档名称和自动排版等，从而提高了工作效率。
总结在现代办公工作中，表格批量打印已经成为了必须要面对的问题。
通过使用Excel自带的批量打印功能或专业的批量打印软件，可以很好地解决这一问题，提高工作效率，从而使得工作更加轻松便捷。
批量打印奖状的方法
批量打印奖状的方法
以下是批量打印奖状的步骤：
1. 准备模板：首先根据需要制作好奖状的模板，可使用Microsoft Word或Adobe Illustrator等软件制作。
在模板中留出用于输入不同名字、日期、奖项等信息的空白区域。
2. 输入数据：将需要打印的奖状的名字、日期、奖项等信息输入到Excel表格中，每个奖状的信息应占据一行，并将Excel表格另存为.csv格式文件。
3. 导入数据：打开Word文档，点击“邮件ings”菜单，选择“选择收件人”、“使用现有列表”并选择刚才保存的.csv文件，然后就可以在Word文档中使用这个数据源。
4. 插入合并字段：在Word文档中插入合并字段，这些字段将显示在奖状的空白区域里。
例如，可以在模板中插入“<<姓名>>”、“<<日期>>”、“<<奖项>>”等合并字段，这些合并字段的内容将从Excel表格中导入。
5. 预览和打印：点击Word文档“邮件ings”菜单中的“预览结果”按钮，可以查看每个奖状的信息是否正确。
如果正确无误，点击“完成和合并”按钮，选择“打印文档”并按照提示完成打印即可。
以上是批量打印奖状的步骤，只需一次设置即可批量打印多份奖状，大大提高了工作效率。
Word技巧：使用Word和Excel批量打印证书或信封（邮件合并）
Word技巧：使用Word和Excel批量打印证书或信封（邮件
合并）
使用Word的邮件合并功能，可以批量打印信封或证书。
以下是打印证书的方法（以Office2007为例，其他版本的菜单位置略有不同）：
1、准备数据
新建Excel文件，填写证书中的各项信息，例如“姓名、作品名称、获奖级别”等。
2、调用数据
新建Word文档，单击“邮件”选项卡中的“选择收件人- 使用现有列表”，选择刚才创建的Excel文件。
（如果Excel文件中包含多个工作表，会提示选择使用哪个工作表）
3、插入数据并排版
在文档中编写文字，把光标移动到指定的位置，单击“邮件”选项卡中的“插入合并域”按钮，选择相应的列标题。
例如把“姓名”插入到“同学”前面，插入之后，文档中会显示“<姓名>”这样的域占位符。
之后根据打印效果调整版面。
4、打印或生成文档
排版完毕后，单击“邮件”选项卡中的“完成并合并”按钮，如果选择“编辑单个文档”可以生成一个新文档（统一格式的多页），选择“打印文档”可以直接打印多份文档。
当出现合并记录对话框时，可以选择“全部”，表示生成或打印所有记录。
若是打印信封，可以单击“邮件”选项卡中的“中文信封”按钮，启动向导。
原理相同，只是使用预先编写好的模板文件。
Word批量打印技巧快速输出多份文档
Word批量打印技巧快速输出多份文档Word是一款被广泛使用的文字处理软件，除了常见的编辑和排版功能外，还有许多实用的技巧和快捷方式可供使用。
其中，批量打印功能是在需要快速输出多份文档时非常方便的一项技巧。
本文将介绍Word中的批量打印功能以及如何使用它来快速输出多份文档。
一、准备工作在使用Word的批量打印功能前，我们需要先进行一些准备工作。
首先，确保你已经正确安装并打开了Word软件。
其次，将需要打印的文档保存在合适的文件夹中，方便后续操作。
最后，确保你的打印机已经正确连接和设置好，保证可以正常打印。
二、批量打印功能的操作步骤下面将介绍Word中实现批量打印的详细操作步骤：步骤一：打开Word软件，并定位到需要打印的文档所在的文件夹。
步骤二：按住“Ctrl”键，同时单击选择需要打印的文档，可以选择多个文档。
步骤三：右键点击选中的文档，弹出快捷菜单，选择“打印”选项。
步骤四：在打印设置界面，确保选择了正确的打印机和打印配置。
根据需要，可以进行进一步的打印设置，如选择纸张大小、打印方向等。
步骤五：点击“打印”按钮，开始批量打印所选的文档。
三、批量打印技巧除了基本的批量打印功能外，Word还提供了一些实用的技巧，可以帮助我们更高效地进行批量打印。
1. 使用快捷键在步骤二中，我们需要按住“Ctrl”键并逐个单击来选择需要打印的文档，这样的操作可能比较繁琐。
我们可以使用快捷键来简化选择过程。
首先，单击第一个文档，然后按住“Shift”键，再单击最后一个文档，这样可以一次性选择所有的文档。
2. 自定义打印顺序默认情况下，Word会按照文档在文件夹中的顺序来进行打印。
如果你希望按照自己的需要来更改打印顺序，可以进行如下操作：在步骤二选择文档后，按住鼠标左键不放，拖动文档到期望的顺序上，然后释放鼠标即可完成自定义打印顺序的设置。
3. 批量打印不同的份数和设置如果需要批量打印的文档之间需要设置不同的打印份数或打印配置，可以按照以下方法进行操作：在步骤二选择文档后，按住鼠标左键不放，拖动文档到打印设置界面，可以分别为每一个文档设置不同的打印份数和打印配置。
巧用Word和Excel批量打印成绩单
巧用Word和Excel批量打印成绩单作者：何浩平潘伟珍来源：《发明与创新.教育信息化》2016年第02期在学校教育教学工作中，教师经常要面对大量的成绩通知单、奖状、准考证等的打印工作，大部分老师的做法是将姓名、成绩、获奖等级等栏目空着，待证书打印完毕后，再在空白处手工填写证书信息；或者是在每张证书的电子文档上逐一更改姓名、成绩等信息后再进行打印。
这两种方法都费时费力，在繁杂而单调的重复劳动中，还容易出差错。
如何解决这个问题呢？其实，利用Word和Excel结合，只需四步就可以轻松完成批量打印成绩单的任务。
具体步骤如下（以学生素质报告单的打印为例）。
第一步：用Word建立通知单模板根据学校要求，用Word文档设计出学生素质报告单的表格，暂且命名为“学生素质报告单模板.doc”（如图1）。
第二步：用Excel录入学生成绩表用Excel文档将学生成绩等信息录入学生成绩表。
成绩表第1行只设标题（即字段名），成绩表中不要表头，也不能出现合并单元格；将每个学生的素质报告单所要填的不同数据或文字（如综合评价等）填入此表。
暂命名为“学生素质报告单数据表.xls”（如图2）。
第三步：关联数据表与通知单模板打开“学生素质报告单模板.doc”，依次选择Word菜单中的“视图＼工具栏＼邮件合并”（Word2007以上版本可以在菜单中直接选择“邮件/开始邮件合并”），选择“信函”，点击“打开数据源”（Word2007以上版本为“选择收件人”），在弹出对话框中找到并选择我们建立的“学生素质报告单数据表.xls”，打开后如果有多个工作簿的话，选择成绩表对应的工作簿，如“成绩单”，并按“确定”。
将鼠标定位到需要插入学生姓名的位置，单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”（Word2007以上版本为“其他项目”），在弹出对话框中选择“姓名”，并点击“插入”“关闭”。
这样，学生姓名位置就设置完毕。
用同样的方法完成学生成绩、评价等设置，完成后效果如图3。
利用word和excel进行批量打印
利用Office2010的word和excel进行批量打印应用范围：1、信封或信件。
2、请柬。
3、个人简历。
4、学生成绩单或素质报告单。
5、各类获奖证书。
6、准考证、明信片等。
使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。
总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能批量打印出来！具体方法和步骤：1、在Office中，先建立两个文档：一个WORD文档（包括所有文件共有内容的主文档。
比如排版编辑好的奖状页面）和一个包括变化信息的数据源EXCEL 文档（注意：只要有用的数据！不要多余的单元格！保存为“打印数据.xls”）。
如下图所示：2、打开排版编辑好的Word文档，在工具菜单中选择“邮件”，点击“开始邮件合并”，点击出现的“邮件合并分步向导”。
在页面的右下角点击“下一步：正在启动文档”，再点击“下一步：选取收件人”，点击右上方的“浏览”，在跳出的对话框中打开刚才建立的“打印数据.xls”，选取表格中刚才建立数据的那个表格，点击“确定”、“确定”，再点击“下一步：撰写信函”。
3、在Word文档页面中先选取一处要替换的文字信息后再点击右上方的“其他项目”，在跳出的“插入合并域”对话框中选择相应的内容项目，点击“插入”、“关闭”。
再选取另一处要替换的文字信息后再点击右上方的“其他项目”，在跳出的“插入合并域”对话框中选择相应的内容项目，点击“插入”、“关闭”。
以此类推，直至要替换的信息全部替换完毕。
4、点击“下一步：预览信函”，自己看看做得如何，若可以了就点击“下一步：合并完成”。
5、此时，桌面的右边会有两个选择：“打印”和“编辑单个信函”。
在打印之前你不妨先点击“编辑单个信函”，（此时的对话框是要你选择你要编辑的数量）选择“全部”点击“确定”，这时会自动生成所有的打印页面，你可以查看下是否满意。
Word批量打印技巧快速输出多份文档
Word批量打印技巧快速输出多份文档Word文档是我们日常工作中使用频率最高的办公工具之一。
而在某些场景下，我们需要打印多份相同内容的文档，例如会议通知、销售合同等。
手动一个个打开并打印这些文档不仅费时费力，还容易出错。
为了提高工作效率，我们可以利用Word的批量打印技巧，快速输出多份文档。
本文将介绍几种实用的方法，帮助您轻松应对大量文档打印的需求。
一、利用“邮件合并”功能批量打印Word的“邮件合并”功能可以将文档与数据源进行关联，批量生成个性化的文档。
在进行批量打印时，我们可以借助这个功能一次性生成多份文档，并批量打印出来。
具体操作步骤如下：1.准备好待打印的文档模板，并在文档中标识出需要插入个性化信息的位置，例如姓名、地址等。
2.准备好数据源，可以是Excel表格、Access数据库或者Outlook联系人等，确保数据源中的字段与文档模板中的标识位置对应。
3.在Word中打开文档模板，选择“邮件ingshi合并”选项卡，点击“开始邮件合并”按钮，并选择相应的数据源。
4.设置好需要插入的字段，并预览文档样式，确保文档内容正确。
5.点击“完成与合并”按钮，选择“打印文档”并按照要求设置打印选项，点击“确定”即可批量打印出多份文档。
通过利用“邮件合并”功能，我们可以轻松实现批量打印多份个性化的文档，大大提高工作效率。
二、利用宏实现批量打印如果您需要将多个文档一次性打印出来，而这些文档并不需要个性化的处理，那么利用宏是一个更为便捷的方法。
1.在Word界面中，点击“开发工具”选项卡，然后选择“宏”按钮。
2.在弹出的“宏”对话框中，输入一个合适的宏名称，例如“PrintAllDocs”，然后点击“创建”按钮。
3.在弹出的宏编辑界面中，输入以下代码：```Sub PrintAllDocs()Dim doc As DocumentApplication.ScreenUpdating = FalseFor Each doc In Documentsdoc.PrintOutNext docApplication.ScreenUpdating = TrueEnd Sub```以上代码中，我们使用了一个循环来遍历当前打开的所有文档，并逐个进行打印。