会计档案整理-PPT课件
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会计档案整理规范PPT(共 92张)
会计档案整理规范
办法 种类 整理
会计档案：
《会计档案管理办法》所称会计档案 是指单位在进行会计核算等过程中接收或形 成的，记录和反映单位经济业务事项的，具 有保存价值的文字、图表等各种形式的会计 资料，包括通过计算机等电子设备形成、传 输和存储的电子会计档案。
※会计档案的特点： 来源的广泛性、内容的连续性、 形式的多样性 、表达的一致性
以上文件不是在会计档案归档的内容, 属于会计部门形成的文书档案。
工资年度报表，职工工资、奖金及各 种福利待遇审批名册，养老保险缴纳名册， 调整、新增审批表，职工聘用、转正等审 批表、协议书，事业统计报表，清产核资 材料，干部职工调动的工资介绍信等文件 材料，应当执行文书档案管理规定。
会计档案的归档范围 《会计档案管理办法》第六条对会计核算 材料的归档范围作了规定，具体包括：
会计核算 材料名称
会计年度 或时间
打印会计档案案卷目录
会 计 档 案 案 卷 目录
案卷号 类 别
题
名
起止年月日 页 数 期 限 存 放 地 点 备 注
1
凭证 昌平区档案局二0一五年一月
2015.
※然后每类再按会计年度排列，每一年 度内的会计档案根据保管期限的长短 依次排列。
※四个类别的档案分别编制四个流水案卷号， 每年度顺延，形成四本案卷目录。
会计凭证的整理方法
一、排 列
一年内形成的会计凭证按照形成时间 的先后顺序进行排列：
1月、2月、3月一直到12月； 一个月内形成多本凭证的按每月内的 顺序排列： 第1册、第2册、第3册…
不能列入会计档案管理范畴的文书档案：
（《会计档案管理办法》第二十八条和《企业文件材料 归档范围和保管期限规定》。）
办法 种类 整理
会计档案：
《会计档案管理办法》所称会计档案 是指单位在进行会计核算等过程中接收或形 成的，记录和反映单位经济业务事项的，具 有保存价值的文字、图表等各种形式的会计 资料，包括通过计算机等电子设备形成、传 输和存储的电子会计档案。
※会计档案的特点： 来源的广泛性、内容的连续性、 形式的多样性 、表达的一致性
以上文件不是在会计档案归档的内容, 属于会计部门形成的文书档案。
工资年度报表，职工工资、奖金及各 种福利待遇审批名册，养老保险缴纳名册， 调整、新增审批表，职工聘用、转正等审 批表、协议书，事业统计报表，清产核资 材料，干部职工调动的工资介绍信等文件 材料，应当执行文书档案管理规定。
会计档案的归档范围 《会计档案管理办法》第六条对会计核算 材料的归档范围作了规定，具体包括：
会计核算 材料名称
会计年度 或时间
打印会计档案案卷目录
会 计 档 案 案 卷 目录
案卷号 类 别
题
名
起止年月日 页 数 期 限 存 放 地 点 备 注
1
凭证 昌平区档案局二0一五年一月
2015.
※然后每类再按会计年度排列，每一年 度内的会计档案根据保管期限的长短 依次排列。
※四个类别的档案分别编制四个流水案卷号， 每年度顺延，形成四本案卷目录。
会计凭证的整理方法
一、排 列
一年内形成的会计凭证按照形成时间 的先后顺序进行排列：
1月、2月、3月一直到12月； 一个月内形成多本凭证的按每月内的 顺序排列： 第1册、第2册、第3册…
不能列入会计档案管理范畴的文书档案：
（《会计档案管理办法》第二十八条和《企业文件材料 归档范围和保管期限规定》。）
会计档案管理办法(PPT 54页)
（1）按凭证编号和时间顺序排列，防止漏 号、颠倒。
（2）记帐凭证所附各种原始凭证，如收据、 发票等，要折叠粘贴整齐、规范（基本上 报销时就整好了）。
（3）拆除金属物，线绳装订，厚度一般 在1—2厘米。
（4）一册为一卷，装订后要进行密封 处理，并加盖经手人员章或财务专用章。
（5）填写凭证封面（单位名称、凭证 编号、起止时间、起止编号、保管期限） 要项目齐全、规范清楚，并在空白处加 盖档号章。
会计帐簿在外形上一般有三种形式：订本式 帐、活页式帐簿和卡片式帐簿。订本式帐， 就是在帐簿启用之前，已经将帐页统一编号 装订成册的硬皮本帐簿，如总帐、现金日记 帐、银行存款帐等；活页式和卡片式帐簿， 都是将帐页放置于活页夹或卡片盒内的帐簿， 活页和卡片式帐簿有利于会计人员记帐，但 由于帐页不固定，容易散失或被抽换。
标签格式
单位名称：河北省**局 案卷题名：2010年总帐 保管期限：15年 档号：全宗号1目录号2案卷号12
活页账簿整理，原则是保持原基础，一本帐为一 个保管单位（一本一卷）。如果一个会计科目 （差旅费、会议费、交通费）的总页数比较少， 可以把几个会计科目装订成一卷，总页数在150 页左右，不要超过200页，然后在每个科目的首 页右边贴上“口取纸”，写明科目，以便查阅。
从目前来看，主要有以下几种分类方法：
1、形式（类别）——会计年度——保管期限
这种分类方法是把全部会计档案先按财务报告、 帐簿、凭证等类别分开，每类之下按会计年度排 列，每一个年度内的会计档案再根据期限长短依 次排列。每个类别分别编制流水案卷号，分别按 年度顺延，形成四本案卷目录。这种方法使用于 中小型单位，即会计档案年形成量不大的单位。
会计档案目录
顺案 序卷 号号
（2）记帐凭证所附各种原始凭证，如收据、 发票等，要折叠粘贴整齐、规范（基本上 报销时就整好了）。
（3）拆除金属物，线绳装订，厚度一般 在1—2厘米。
（4）一册为一卷，装订后要进行密封 处理，并加盖经手人员章或财务专用章。
（5）填写凭证封面（单位名称、凭证 编号、起止时间、起止编号、保管期限） 要项目齐全、规范清楚，并在空白处加 盖档号章。
会计帐簿在外形上一般有三种形式：订本式 帐、活页式帐簿和卡片式帐簿。订本式帐， 就是在帐簿启用之前，已经将帐页统一编号 装订成册的硬皮本帐簿，如总帐、现金日记 帐、银行存款帐等；活页式和卡片式帐簿， 都是将帐页放置于活页夹或卡片盒内的帐簿， 活页和卡片式帐簿有利于会计人员记帐，但 由于帐页不固定，容易散失或被抽换。
标签格式
单位名称：河北省**局 案卷题名：2010年总帐 保管期限：15年 档号：全宗号1目录号2案卷号12
活页账簿整理，原则是保持原基础，一本帐为一 个保管单位（一本一卷）。如果一个会计科目 （差旅费、会议费、交通费）的总页数比较少， 可以把几个会计科目装订成一卷，总页数在150 页左右，不要超过200页，然后在每个科目的首 页右边贴上“口取纸”，写明科目，以便查阅。
从目前来看，主要有以下几种分类方法：
1、形式（类别）——会计年度——保管期限
这种分类方法是把全部会计档案先按财务报告、 帐簿、凭证等类别分开，每类之下按会计年度排 列，每一个年度内的会计档案再根据期限长短依 次排列。每个类别分别编制流水案卷号，分别按 年度顺延，形成四本案卷目录。这种方法使用于 中小型单位，即会计档案年形成量不大的单位。
会计档案目录
顺案 序卷 号号
会计档案整理培训教材PPT56页
会计档案的保管期限，从会计年 度终了后的第一天开始算起。
二、会计档案的整理
需明确的问题
➢分清责任 ➢核算单位 ➢保持原貌 ➢整理步骤
分清责任：
根据《会计档案管理办法》，各 单位每年形成的会计档案，应当由 会计机构按照归档要求，负责整理 立卷，装订成册，编制会计档案保 管清册。
核算单位：
会计档案必须按照独立核算单位 进行整理，一个核算单位的会计档 案不能分开，不同核算单位的会计 档案不能混淆。
• 用财务报告卷皮装订 • 采用三孔一线的装订方式
财务报告卷皮
（4）填写卷皮封面
（5）粘贴、填写标签
• 距卷脊底边4cm处向上粘贴标签 • 永久保存的年度财务报告粘贴红色 标签 • 定期保存的月度、季度财务报告粘 贴蓝色标签
永久红色标签
定期蓝色标签
2.会计账簿的整活页账抽出空白账页，留存部分编 制页号，并装订 • 电算化形成的账簿打印纸质版，并 装订
1.财务报告的整理
（1）立卷
• 按不同的保管期限分别进行整理 • 年度财务报告必须每年单独立卷 • 同年度的月度、季度财务报告可合 并立卷
（2）卷内文件材料的排列
财务报告卷内文件材料应排列有 序，统一编制页号，在卷首放置卷 内文件目录，卷末放置卷内备考表 。
卷内文件目录
卷内备考表
（3）装订
（2）案卷目录的编制
• 按照不同类别、不同保管期限分别 编制案卷目录 • 案卷目录的项目：案卷顺序号、案 卷题名、起止日期、卷内张数、保 管期限、备注等
会计档案案卷目录
案卷目录封面
• 不管是使用专用的档案管理软件，还 是使用word、excel所形成的机读案卷目 录，必须打印出相应的纸质目录，同时 脱机保存一至两份
二、会计档案的整理
需明确的问题
➢分清责任 ➢核算单位 ➢保持原貌 ➢整理步骤
分清责任：
根据《会计档案管理办法》，各 单位每年形成的会计档案，应当由 会计机构按照归档要求，负责整理 立卷，装订成册，编制会计档案保 管清册。
核算单位：
会计档案必须按照独立核算单位 进行整理，一个核算单位的会计档 案不能分开，不同核算单位的会计 档案不能混淆。
• 用财务报告卷皮装订 • 采用三孔一线的装订方式
财务报告卷皮
（4）填写卷皮封面
（5）粘贴、填写标签
• 距卷脊底边4cm处向上粘贴标签 • 永久保存的年度财务报告粘贴红色 标签 • 定期保存的月度、季度财务报告粘 贴蓝色标签
永久红色标签
定期蓝色标签
2.会计账簿的整活页账抽出空白账页，留存部分编 制页号，并装订 • 电算化形成的账簿打印纸质版，并 装订
1.财务报告的整理
（1）立卷
• 按不同的保管期限分别进行整理 • 年度财务报告必须每年单独立卷 • 同年度的月度、季度财务报告可合 并立卷
（2）卷内文件材料的排列
财务报告卷内文件材料应排列有 序，统一编制页号，在卷首放置卷 内文件目录，卷末放置卷内备考表 。
卷内文件目录
卷内备考表
（3）装订
（2）案卷目录的编制
• 按照不同类别、不同保管期限分别 编制案卷目录 • 案卷目录的项目：案卷顺序号、案 卷题名、起止日期、卷内张数、保 管期限、备注等
会计档案案卷目录
案卷目录封面
• 不管是使用专用的档案管理软件，还 是使用word、excel所形成的机读案卷目 录，必须打印出相应的纸质目录，同时 脱机保存一至两份
会计档案的收集、整理与分类(ppt 18页)PPT学习课件
25年 15年
5年 永久
• 其他会计核算材料： 移交清册
永久
银行调节表 15年
对账单 保管清册 销毁清册 永久
会计档案的销毁
• 编制销毁清册 • 销毁审批报告
谢谢大家！
会计档案管理
会计档案管理
• 会计档案是经济活动的原始记录，是经济 管理的重要组成部分。
• 1984年6月，财政部、国家档案局颁布《会 计档案管理办法》
• 1985年1月，全国人大常委会通过《中华人 民共和国会计法》两部法规都对会计档案 的收集、整理、保管、统计、鉴定、利用 等做出了明确会计工作种类繁多但是形成的会计核算材料是一致的，会计凭证、会计账簿、财务报告。
收集范围 《会计档案管理办法》对会计核算材料的归档范围作了明确的规定，具体包括：
会计账簿：现金账 银行存款账 25年
机关 群团 事业企业 金融 等等
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机
• 会计档案整理工作就是将零散和需要进一 步条理化的会计文件通过科学的分类、组 合、立卷、排列和编目，组成一个有序体 系的过程。
会计档案分类
• 四类：会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会 计核算材料
• 分类方法; 会计年度—类别—保管期限 优点：便于查找。 缺点：外形不一致不美观。 类别—会计年度—保管期限 优点：集中排列、保持连续性、便于查找、整齐 统一。 缺点：不便于按年度查找，排列时要预留空间。
报告等会计核算专业材料，是记录和反映单
其他会计凭证。 其他核算材料：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计
会计档案的整理ppt课件
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29
卷内备考表的填写
卷内备考表 说明:
立 卷 人: 立卷时间: 检 查 人: 检查时间:
年月日 年月日
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30
4、其他类
其它类的组卷。 其他类材料一种一卷。
其他类中的会计档案移交清册、会计档 案保管清册、会计档案销毁清册及批复 可交由综合档案室档案人员放入全宗卷 中进行保管。 其他类后也需附卷内备考 表。
其次，将同一类别内的会计核算专业材料 分为各年度。这种分类方法的优点是按会计 核算专业材料的类型操作，简便易行，容易 掌握，分类方法与排架方法一致。这类分类 方法适用于一般单位的预算会计。
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10
2、年度－类型分类法。首先将本单位的会计文件
材料按年度分开；其次将同一年度内会计核算专业
材料分为凭证、帐簿、财务报告、其他四大类。优
案卷号、年度、月份、册数、册次、保管期限。
会计凭证盒盒脊项目填写方法： 盒脊项目与正面有关项目对应填写。
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24
2、账簿的整理
❖ （1）会计帐簿的组卷。在同一会计年 度内按帐簿种类组卷，一本帐为一卷。 活页帐的应去掉空白页，将已记帐的帐 页依次编号，填写卷内目录和备考表， 贴上封面签，装订成册。
❖ 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案 卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允 许出现重复的案卷号。
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22
会计凭证盒盒脊项目及填写方法
全宗号
84 目录号
KJp1 案卷号
121 年度
2011
3月
共2册
第1册
保管期限
15年
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23
会计凭证盒盒脊项目： 会计凭证盒盒脊项目包括全宗号、目录号、
会计档案的整理与归档ppt课件
•
其他会计凭证
• （2）税收会计：各种完税凭证和
•
缴退库凭证
保管期限 15年
永久 15年
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6
• 2、会计帐簿类
• 归档范围
保管期限
• （1）总帐
15年
• （2）日记帐
15年
• 其中a、银行日记帐、现金日记帐
25年
•
b、税收日记帐（总帐）和税收
•
票证分类出纳帐
25年
• （3）固定资产卡（固定资产报废清理后保管5年）
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1
• 二、会计档案的分类、立卷、归档及保管期限 • （一）分类
• 会计档案一般分为四大类，即会计凭证类、会计帐簿 类、财务报告类和其他类。
• （二）立卷 • 1、整理立卷由会计机构负责
• 《会计档案管理办法》第六条中明确规定：“各单位 每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档的要 求，负责整理立卷，装订成册。”
• 期限：是指该案卷确定的保 管期限。（3、5、10、15、 25年）
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13
• 第三、标签粘贴方法 • （1）会计凭证类：从包角处沿底边直接往上贴。 • （2）其他类别会计档案：离底边20㎜处向上贴。 • 注意：不能倒贴或贴在未包角处。
• 四、建立会计档案案卷目录 • 1、案卷目录由财会部门编制，一式二份，档案室与财
• （二）编号及标签填法
• 第一、编号
• 1、会计凭证类：依核算单位按类大流水或小流水编号。
• 大流水，即依时间先后顺序不分年编流水（案卷）号， 至999为止。小流水，即一年一个流水（归档）号。
• 2、其他类别会计档案：依核算单位按类不分年大流水 编号，至999为止。
《会计档案整理》幻灯片PPT
★同一年里帐簿不分属类，不分保管期限排列编案卷号。 ★凭证、工资表的排列按形成时间先后排列。
七、会计档案的整理要求
〔4〕案卷封面、卷内备考表编制 ★案卷题名 要求简明、准确提醒卷内文件材料的内容。 例如：“荔湾区政府办公室2004年度会计报表〞 ★年度报表的封面必须用电脑打印。 ★卷内备考表编制
案卷题名 全宗号３
模式： 机关：D1——1～n
目录顺序号 一级属类〔报表〕 大类代号〔会计档案〕 企业：９.1——１～n 目录顺序号 一级属类〔报表〕 大类代号〔会计档案〕
七、会计档案的整理要求
〔3〕目录夹封面、脊背的编制 目录夹封面
全宗名称 荔湾区政府办公室
全 宗号
3
目 录号
D1—1
案卷起止号
1——
年度
2004——
办公室
31
6
七、会计档案的整理要求
▲帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。 〔3〕案卷号编制
案卷号指的是案卷在整理过程中排列的序 号。同一类别下假设干年编一个案卷顺序号， 但这个案卷顺序号最大不超过四位数。
七、会计档案的整理要求
例如： D2－1~800〔1991 ~2000年〕 到了2001年，可作一个断号，即： D2－1 ~983〔2001 ~2021年〕 所不同的区分是在目录号上，即： 1991 ~2000年： D2－1 2001 ~2021年： D2－2
★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数 据和相应软件资料也应归档。〔其它类〕
三、归档时间
当年形成的会计材料，由财务会计部门 的专〔兼〕职人员在次年第一季度内按立卷要 求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后， 由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案 室移交统一保管。
七、会计档案的整理要求
〔4〕案卷封面、卷内备考表编制 ★案卷题名 要求简明、准确提醒卷内文件材料的内容。 例如：“荔湾区政府办公室2004年度会计报表〞 ★年度报表的封面必须用电脑打印。 ★卷内备考表编制
案卷题名 全宗号３
模式： 机关：D1——1～n
目录顺序号 一级属类〔报表〕 大类代号〔会计档案〕 企业：９.1——１～n 目录顺序号 一级属类〔报表〕 大类代号〔会计档案〕
七、会计档案的整理要求
〔3〕目录夹封面、脊背的编制 目录夹封面
全宗名称 荔湾区政府办公室
全 宗号
3
目 录号
D1—1
案卷起止号
1——
年度
2004——
办公室
31
6
七、会计档案的整理要求
▲帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。 〔3〕案卷号编制
案卷号指的是案卷在整理过程中排列的序 号。同一类别下假设干年编一个案卷顺序号， 但这个案卷顺序号最大不超过四位数。
七、会计档案的整理要求
例如： D2－1~800〔1991 ~2000年〕 到了2001年，可作一个断号，即： D2－1 ~983〔2001 ~2021年〕 所不同的区分是在目录号上，即： 1991 ~2000年： D2－1 2001 ~2021年： D2－2
★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数 据和相应软件资料也应归档。〔其它类〕
三、归档时间
当年形成的会计材料，由财务会计部门 的专〔兼〕职人员在次年第一季度内按立卷要 求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后， 由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案 室移交统一保管。
会计档案整理方法ppt课件
• 3．对一些保管价值明显不同的凭证，如记载本单位重大 生产经营活动、外事、对私改造或工资名册等，应抽出单 独装订，但要在原记帐凭证上注明抽出凭证的名称、数量、 去向，并由立卷人签名盖章。凡属本单位房地产、经济合 同、人员工资、涉及外事、数额较大的开支和固定资产的 凭证要单独装钉，可与本年度的凭证一起编号，在目录注 明永久或定期保管期限。
年月日 主管负责人批示（签名）
年月日 监 销 人（签名）
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会计档案整理方法
• 一、报表的整理 • （一）组卷、装订 • 年度报表，独立组卷。 • 在整理报表时，对报表进行分析和说明的文字，
是会计报表的重要组成部分，如财务情况说明、 财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同 组卷归档，并放在被说明报表前。
• 组好的案卷要除去卷内文件的金属物，编页号、 填写封面、卷内目录、备考表，采用三孔一线 方式装订。
• 目录号模式为：
• KJ1—1
•
第一本目录
•
报表类
• 注意：账簿、凭证、工资表编目录号时也同样如此。同一 大类的目录号不能重复，同一目录内案卷号不能重复。
会计档案整理方法
• 二、帐簿的整理： • 帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类
可在年终结帐后整理立卷。 • （一）组卷：按形成的帐簿，一册一卷，每本帐
簿在原封面右上角贴会计档案“小标签“，并按 标签上内容填写。 • 如果帐簿原封面太大，不能装入会计档案硬盒时， 必须封面拆掉，另换上质量较好的合规格的软封 面，再贴上“小标签”，并填写上各项内容。
会计档案整理方法
会计档案“小标签“
全宗号 目录号
10 KJ2—1
年度 保管期限
年月日 主管负责人批示（签名）
年月日 监 销 人（签名）
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会计档案整理方法
• 一、报表的整理 • （一）组卷、装订 • 年度报表，独立组卷。 • 在整理报表时，对报表进行分析和说明的文字，
是会计报表的重要组成部分，如财务情况说明、 财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同 组卷归档，并放在被说明报表前。
• 组好的案卷要除去卷内文件的金属物，编页号、 填写封面、卷内目录、备考表，采用三孔一线 方式装订。
• 目录号模式为：
• KJ1—1
•
第一本目录
•
报表类
• 注意：账簿、凭证、工资表编目录号时也同样如此。同一 大类的目录号不能重复，同一目录内案卷号不能重复。
会计档案整理方法
• 二、帐簿的整理： • 帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类
可在年终结帐后整理立卷。 • （一）组卷：按形成的帐簿，一册一卷，每本帐
簿在原封面右上角贴会计档案“小标签“，并按 标签上内容填写。 • 如果帐簿原封面太大，不能装入会计档案硬盒时， 必须封面拆掉，另换上质量较好的合规格的软封 面，再贴上“小标签”，并填写上各项内容。
会计档案整理方法
会计档案“小标签“
全宗号 目录号
10 KJ2—1
年度 保管期限
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目录号D1-1
案卷号1
七、会计档案的整理要求
3、装订入盒 （1）组好的案卷年度报表，依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内 文件材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，在案 卷的左侧装订。 （2）会计凭证必须使用国家统一标准的“会计档案凭证软封面”来装 订，封面要按项目填写。
★同一年里帐簿不分属类，不分保管期限排列编案卷号。 ★凭证、工资表的排列按形成时间先后排列。
七、会计档案的整理要求
（4）案卷封面、卷内备考表编制 ★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。 例如：“荔湾区政府办公室2019年度会计报表” ★年度报表的封面必须用电脑打印。 ★卷内备考表编制
案卷题名 全宗号３
七、会计档案的整理要求
（2）卷内文件目录编制
▲年度报表按卷内文件目录的格式照实抄录。
卷内目录
案卷号：1
序
文件材料题名
号
1 资产负债表
2 收入支出表
3 经费支出明细表
责任者 文件日 文件 页 备 期 编号 次 注
荔湾区政府 2019.12.
办公室
31
1
荔湾区政府 2019.12.
办公室
31
4
荔湾区政府 201 KJ4
2000 2019六年
2019 2019 2019
1 002 003 020 021 120
2 目录号KJ3.2
案卷号002
六、分类与代号 分类方案
类别－年度
财务报告类 会计账簿类 会计凭证类
其它类
六、分类与代号
如果本单位设有其它帐户的会计档案需 要独立立卷的，在一级属类后面加二级属类。 模式：
办公室
31
6
七、会计档案的整理要求
▲帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。 （3）案卷号编制
案卷号指的是案卷在整理过程中排列的序 号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号，但 这个案卷顺序号最大不超过四位数。
七、会计档案的整理要求
示例： D2－1~800（1991 ~2000年） 到了2019年，可作一个断号，即： D2－1 ~983（2019 ~2019年） 所不同的区分是在目录号上，即： 1991 ~2000年： D2－1 2019 ~2019年： D2－2
报表3 帐簿2 凭证1 其他4 例： KJ1.2019.1——政府办
KJ1.2019.2——投资服务中心 KJ12019.3——拆迁办
七、会计档案的整理要求
1、立卷 （1）年度报表独立组卷。
▲对报表进行分析和说明的文字，如财务情况 说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部 分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的 报表前。
七、会计档案的整理要求
★整理会计凭证应注意的问题：
由于会计凭证在若干年内具有查考作用， 所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订 线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责， 并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽 换、舞弊。
凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、 涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证 应单独装钉，可与本年度的凭证一起编号，在 目录注明永久或长期保管期限。
★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数 据和相应软件资料也应归档。（其它类）
三、归档时间
当年形成的会计材料，由财务会计部门 的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要 求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后， 由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案 室移交统一保管。
四、归档要求
1、各单位每年形成的会计档案，由会计财务部门 按照归档要求，负责整理立卷， 装订成册，编制 会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复 印、借阅、 保管、销毁等制度。
2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固 定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；
3、财务报告类：年度财务报告，包括会计报 表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
二、会计档案的内容与归档范围
4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐 单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计 档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案 销毁清册。
会计档案整理 方法讲义
汉中市档案局 郭金光
一、会计档案概念
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告 等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济 业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案 局财会字[2019]32号《会计档案管理办法》第 五条）
二、会计档案的内容与归档范围
1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总 凭证，其他会计凭证；
2、月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财 务部门自行保管至5年期满后编制清册销毁。
3、银行存款余额调节表，银行对帐单等按要求装 订成册，保管期限为5年。
4、已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用 装订，保管期限为5年。
五、保管期限
会计档案保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、 25年5类。
各类会计档案的保管期限参照（附表一、 二）所列期限执行。
▲ 会计档案保管期限除年度报表类按“永 久”中文表示外，其它类的保管期限用数字表 示。
六、分类与代号
会计档案分为四大类：即：财务报告、帐 薄、凭证、其它类
机关的会计档案代号是“KJ”，企业的会 计档案代号是“9”，其中：
凭证1 帐簿2 财务报告3 其他4
七、会计档案的整理要求
（2）帐薄一册一卷，每 本帐薄（包括电算化管
理的帐薄）在原封面右
上角贴上会计档案“小 标签”，并按标签上的 内容填写。模式：
全宗号 3 年 度 2019 目录号 D2—1 保管期限 15 案卷号 1 页 数 30
题 名 ×××单位会计总帐
七、会计档案的整理要求
★对活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应拆 除硬封面，自制软封面，并在封面的右上角贴上 会计档案小标签。 （3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会 计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同 所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的 先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。
七、会计档案的整理要求
2、编目 （1）编页码
▲会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写 页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 ▲页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编 写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背 面在其左上角编写页号。 ▲订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页 面编顺序号。 ▲会计凭证档案不用打页码。
案卷号1
七、会计档案的整理要求
3、装订入盒 （1）组好的案卷年度报表，依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内 文件材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，在案 卷的左侧装订。 （2）会计凭证必须使用国家统一标准的“会计档案凭证软封面”来装 订，封面要按项目填写。
★同一年里帐簿不分属类，不分保管期限排列编案卷号。 ★凭证、工资表的排列按形成时间先后排列。
七、会计档案的整理要求
（4）案卷封面、卷内备考表编制 ★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。 例如：“荔湾区政府办公室2019年度会计报表” ★年度报表的封面必须用电脑打印。 ★卷内备考表编制
案卷题名 全宗号３
七、会计档案的整理要求
（2）卷内文件目录编制
▲年度报表按卷内文件目录的格式照实抄录。
卷内目录
案卷号：1
序
文件材料题名
号
1 资产负债表
2 收入支出表
3 经费支出明细表
责任者 文件日 文件 页 备 期 编号 次 注
荔湾区政府 2019.12.
办公室
31
1
荔湾区政府 2019.12.
办公室
31
4
荔湾区政府 201 KJ4
2000 2019六年
2019 2019 2019
1 002 003 020 021 120
2 目录号KJ3.2
案卷号002
六、分类与代号 分类方案
类别－年度
财务报告类 会计账簿类 会计凭证类
其它类
六、分类与代号
如果本单位设有其它帐户的会计档案需 要独立立卷的，在一级属类后面加二级属类。 模式：
办公室
31
6
七、会计档案的整理要求
▲帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。 （3）案卷号编制
案卷号指的是案卷在整理过程中排列的序 号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号，但 这个案卷顺序号最大不超过四位数。
七、会计档案的整理要求
示例： D2－1~800（1991 ~2000年） 到了2019年，可作一个断号，即： D2－1 ~983（2019 ~2019年） 所不同的区分是在目录号上，即： 1991 ~2000年： D2－1 2019 ~2019年： D2－2
报表3 帐簿2 凭证1 其他4 例： KJ1.2019.1——政府办
KJ1.2019.2——投资服务中心 KJ12019.3——拆迁办
七、会计档案的整理要求
1、立卷 （1）年度报表独立组卷。
▲对报表进行分析和说明的文字，如财务情况 说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部 分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的 报表前。
七、会计档案的整理要求
★整理会计凭证应注意的问题：
由于会计凭证在若干年内具有查考作用， 所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订 线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责， 并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽 换、舞弊。
凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、 涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证 应单独装钉，可与本年度的凭证一起编号，在 目录注明永久或长期保管期限。
★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数 据和相应软件资料也应归档。（其它类）
三、归档时间
当年形成的会计材料，由财务会计部门 的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要 求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后， 由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案 室移交统一保管。
四、归档要求
1、各单位每年形成的会计档案，由会计财务部门 按照归档要求，负责整理立卷， 装订成册，编制 会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复 印、借阅、 保管、销毁等制度。
2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固 定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；
3、财务报告类：年度财务报告，包括会计报 表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
二、会计档案的内容与归档范围
4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐 单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计 档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案 销毁清册。
会计档案整理 方法讲义
汉中市档案局 郭金光
一、会计档案概念
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告 等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济 业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案 局财会字[2019]32号《会计档案管理办法》第 五条）
二、会计档案的内容与归档范围
1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总 凭证，其他会计凭证；
2、月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财 务部门自行保管至5年期满后编制清册销毁。
3、银行存款余额调节表，银行对帐单等按要求装 订成册，保管期限为5年。
4、已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用 装订，保管期限为5年。
五、保管期限
会计档案保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、 25年5类。
各类会计档案的保管期限参照（附表一、 二）所列期限执行。
▲ 会计档案保管期限除年度报表类按“永 久”中文表示外，其它类的保管期限用数字表 示。
六、分类与代号
会计档案分为四大类：即：财务报告、帐 薄、凭证、其它类
机关的会计档案代号是“KJ”，企业的会 计档案代号是“9”，其中：
凭证1 帐簿2 财务报告3 其他4
七、会计档案的整理要求
（2）帐薄一册一卷，每 本帐薄（包括电算化管
理的帐薄）在原封面右
上角贴上会计档案“小 标签”，并按标签上的 内容填写。模式：
全宗号 3 年 度 2019 目录号 D2—1 保管期限 15 案卷号 1 页 数 30
题 名 ×××单位会计总帐
七、会计档案的整理要求
★对活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应拆 除硬封面，自制软封面，并在封面的右上角贴上 会计档案小标签。 （3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会 计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同 所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的 先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。
七、会计档案的整理要求
2、编目 （1）编页码
▲会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写 页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 ▲页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编 写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背 面在其左上角编写页号。 ▲订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页 面编顺序号。 ▲会计凭证档案不用打页码。