会计档案的整理与归档
会计档案的整理与归档方法
会计档案的整理与归档方法一、文件准备在进行会计档案的整理与归档前，首先需要准备相关的文件和材料。
这些文件和材料包括财务报表、会计凭证、原始凭证、账簿册页、往来凭证、业务合同、备忘录等。
对于需要保留的文件，应该按照一定的分类标准进行整理和编目。
二、文件整理文件整理是指对准备好的文件进行分类和整理，以便于后续的归档和检索。
在进行文件整理时，可以按照不同的会计科目或业务类型进行分类，也可以按照不同的时间段进行归档。
文件整理的步骤包括：（1）按照类别或科目对文件进行分组。
将同一类别或科目的文件放在一起，如将财务报表放在一起，将会计凭证放在一起。
（2）将同一类别或科目的文件按照时间顺序进行排序。
将早期的文件放在前面，按照年度或月份进行排列。
（3）对于需要保留的重要文件，可以将其复印或扫描成电子档，并将原件和复印件放置在同一个文件夹中。
三、文件编目文件编目是指对整理好的文件进行编号和登记，以方便后续的查找和归档。
可以使用数字编号或字母编号的方法，将每个文件进行标识。
同时，需要建立一个文件目录或索引表，对不同的文件进行登记，包括文件编号、文件名称、文件所属类别、文件的存放位置等信息。
四、文件归档文件归档是将整理和编目好的文件按照一定的存放位置进行存档。
可以使用文件夹、文件柜、存储盒等工具进行存放。
在进行文件归档时，需要注意以下几个方面：（1）不同的文件类别应该分开存放，避免混淆和错乱。
（2）需要进行防火和防潮处理，保证文件的安全和完整。
（3）可以根据文件的重要性和使用频率进行分级存储，将重要文件存放在易于取用的位置。
五、文件保管文件保管是指对归档好的文件进行保管和维护。
在文件保管过程中，需要注意以下几个方面：（1）定期检查文件的完整性和完好性，防止文件的遗失或损坏。
（2）对于电子档案，应建立良好的数据备份和恢复机制，防止数据丢失。
（3）定期清理和更新文件，对于过期、无用的文件进行清理和整理。
最后，需要强调的是，会计档案的整理与归档是一项非常重要的工作，直接关系到企业的财务信息的安全和有效管理。
会计档案整理方法讲义
会计档案整理方法讲义会计档案整理是指将会计记录、凭证和其他相关会计资料按照一定的规则和程序进行整理、归档和存档的过程。
它对于企业来说是非常重要的，可以保障会计信息的完整、准确和可靠性，为企业管理、财务分析和决策提供重要的依据。
下面将介绍会计档案整理的一般方法和步骤。
一、会计档案的整理方法1.建立档案分类体系在进行会计档案整理前，首先应根据企业的业务特点和需求，建立一套完整的档案分类体系。
档案分类体系的建立应符合会计制度和相关法律法规的规定，同时也应考虑到企业的业务流程和管理需求。
常见的档案分类包括：凭证档案、账簿档案、报表档案、税务档案、合同档案等。
2.规范档案整理流程档案整理应按照一定的程序和规则进行，以保证档案整理的准确性和一致性。
一般的整理流程包括：收集原始会计资料和凭证、逐笔归档、整理会计档案册目录、建立档案编号和归档册等。
3.归档顺序和标志档案的归档顺序应按照文件编号、日期和科目等因素进行确定。
一般情况下，会计档案按照年度、月份和凭证号等进行归档。
同时，可以在档案上标注归档时间、档案编号和保管责任人等，以便查找和管理。
4.定期检查和整理会计档案应定期进行检查和整理，以确保资料的完整性和可用性。
其中，重点检查凭证、账簿和报表等核算资料的存储和归档情况，及时补充遗漏和完善不完整的档案。
二、会计档案整理的步骤1.收集原始会计资料和凭证2.逐笔归档逐笔归档是指将收集到的会计资料和凭证按照一定的顺序进行整理和归档。
一般情况下，可以按照凭证的日期、编号和科目等因素进行归档，确保档案的顺序和完整性。
3.整理会计档案册目录在档案整理过程中，可以建立一本会计档案册目录，用于记录每个档案册的编号、名称、存放位置等信息。
同时，也可以在目录上标注档案的归档时间和保管责任人等，方便查找和管理。
4.建立档案编号和归档册为了方便管理和查找，可以为每个档案册建立唯一的档案编号，并记录在会计档案归档册中。
档案编号可以按照一定的规则进行确定，例如按照年度顺序、月份顺序或科目顺序等。
会计档案整理归档的工作说明
会计档案整理和归档的工作说明财务会计档案资料的整理和归档，简单说来就是对所属企业历年产生的各种会计资料进行分类、编号、装盒，并编制档案目录的工作。
依据企业档案管理的要乞降部门档案管理工作的实质，会计档案的分类、整理和归档工作应按以下要求进行：一、档案分类、整理、归档工作应按照的原则：（一）以《××企业档案管理实行方法》有关规定为准绳，指导会计档案的分类、整理和归档工作。
（二）以各独立企业为归档单位，按年度对各种会计档案进行分类、整理和移交。
二、会计档案移交前档案分类、整理的基本要求：1、以“全宗号”为标记，整理不一样企业的财务档案。
“全宗号”是企业档案室为企业各企业档案移交和保留编制的代码表记（拜见附表《全宗编号》），便于档案的整理、保留和查找。
2、以“档案号”（或“目录号”）的编号次序对会计档案进行分类和排序会计档案主要分为：财务档案、文书档案和实物档案三种种类。
财务档案又分为：财务报告、会计账簿、会计凭据、其余、财务软件五个分支（财务档案的编号拜见附表《档案树》）。
3、各种会计档案以某一个年度为时段进行归档和保留。
4、同一年度的同样类型会计档案要进行编号档案编号原则是：以一个独立企业为单位，以某一个年度为时段，对同类的会计档案进行排序和编号，档案号按：“全宗号－档案目录号－模卷号”的方式进行编号，此处的模卷号是按该类档案每册（本、份）的先后次序按1～N的自然数排序编号而成。
5、全部达成编号的会计档案一定装入档案盒保留。
ａ、在档案盒的正面、脊面上要盖上所装入盒内的会计档案发生的起止时间、档案件数、保留限期、全宗号、目录号、模卷号等档案信息。
ｂ、为便于寄存和查找，要在每一个档案盒的顶上，贴上档案盒顶标签（拜见附表），其内容与档案盒脊面上的内容一致，请按档案类型进行编号，顺号打印、裁剪（按 A4 纸横向格式设置打印，纸张的宽度已设定好，只要裁剪两边即可）。
档案盒顶标签粘贴（粘贴时一致顶端对齐）装有对应档案的档案盒上后，档案盒横向寄存，要达到档案盒顶标签外露，档案盒正面一致直右看齐的成效。
会计档案整理归档方法
会计档案整理归档方法
1.按照时间先后顺序归档：
这是最常用的整理归档方法之一，按照会计凭证的制作时间，从早到晚的顺序进行归档。
可以采用月份划分，每个月一个文件夹，文件夹内按日或按凭证编号进行排序。
此方法适用于需要按照时间顺序查看和跟踪会计记录的情况。
2.按照科目分类归档：
根据会计科目的分类进行归档，比如按照资产、负债、所有者权益、成本、损益等科目分类，然后在每个科目内按照时间先后顺序进行排序。
这种归档方法适用于需要根据科目进行查询和分析的情况。
3.按照业务流程归档：
按照不同的业务流程进行归档，比如采购流程、销售流程、财务流程等。
在每个流程内按照时间顺序进行排序。
这种归档方法适用于需要根据业务流程进行查询和了解业务进展情况的情况。
4.按照关键字归档：
无论采用哪种归档方法，都需要注意以下几点：
1.确保文件的完整性：每个文件夹内应包含完整的会计凭证和相关资料，确保没有遗漏。
2.标注文件信息：在每个文件夹或文件上标注清晰的信息，比如凭证编号、日期、科目名称等，便于查找和管理。
3.定期整理和清理：定期检查文件的完整性和准确性，清理不必要的文件，确保档案的整洁和有序。
4.安全保管：将归档文件妥善保管，确保文件的安全和隐私。
总之，会计档案整理归档是会计工作中非常重要的一项任务。
通过选择适合自己公司实际情况的整理归档方法，可以提高会计资料的管理效率和准确性，为公司的财务工作提供有力的支持。
会计档案整理与归档方案
会计档案整理与归档方案会计档案会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。
1定义会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定及单位制定经营决策提供参考。
《》规定，“各单位对会计凭证、和其他会计资料应建立档案，妥善保管。
会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。
”因此，法律主要依据是《》，由国务院财政部门和会同制定。
2特点与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：一、形成范围广泛，凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。
这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织，一方面会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍；另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。
尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位，会计档案不仅是反映这些单位的职能活动的重要材料，而且产生的数量也大。
二、档案类别稳定。
社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、财务报告等。
会计档案内容成分的稳定和共性，是其他门类档案无可比拟的，它便于整理分类，有利于管理制度的制定和实际操作的规范、统一、三、外在形式多样。
会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。
会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。
财务报告由于有文字、表格、数据而出现了16开或8开的纸张规格以及报表等。
会计档案的整理与归档操作方法
会计档案的整理与归档操作方法一、会计档案的整理方法1.建立档案管理制度：制定会计档案的管理制度，明确档案的存放位置、管理权限、编号规则、保存期限等。
2.分类整理：根据会计凭证的种类和功能，将其按照一定的顺序进行分类，例如凭证的种类包括收入凭证、支出凭证、转账凭证等，可以按照凭证的种类进行分类整理。
3.编制目录：建立会计档案的目录，包括会计凭证、会计账簿、财务报表等的目录，并根据档案的重要性和使用频率进行排序。
4.建立编号系统：为每个会计档案建立独立的编号，以方便查询和管理。
编号可以按照时间、凭证种类、账簿科目等进行编制。
5.碳化处理：对于重要的会计凭证、会计账簿等重要档案，可以进行碳化处理，以防止档案丢失或损坏。
6.整理财务报表：对财务报表进行整理，按照会计期间、科目等进行排序，并编制相关的汇总报表。
7.归档：将整理好的会计档案按照一定的顺序和规则进行归档，包括凭证的存放、账簿的存放等。
1.确定归档地点：根据公司的要求和实际情况，确定会计档案的归档地点，可以是公司内部的专门存档室，也可以是外部的专门档案管理机构。
2.根据存放期限进行归档：根据法律法规和公司的要求，确定会计档案的存放期限，例如，财务报表存放期限为10年，会计凭证存放期限为5年等。
3.建立存档目录：为会计档案建立存档目录，包括凭证的编号、日期、摘要以及账簿的名称、期间等内容，以方便后续的查询和管理。
4.制定存放规则：确定会计档案的存放规则，例如，按照年份进行存放，或者按照凭证种类进行存放等。
5.标注档案信息：为每个会计档案进行标注，包括档案的编号、存放位置、归档日期等信息，以方便查询和管理。
6.定期检查和整理：定期对已归档的会计档案进行检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
7.定期销毁无效档案：对于已经过期或无效的会计档案，按照公司的要求和法律法规进行销毁处理，以节约存档空间和提高档案管理效率。
总之，会计档案的整理与归档操作方法包括建立档案管理制度、分类整理、编制目录、建立编号系统、碳化处理、整理财务报表、归档等。
会计档案的整理与归档操作方法
会计档案的整理与归档操作方法一、会计档案会计档案是经济档案的重要组成部分，是记录和反映各企业经济业务的重要史料和证据。
所谓会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
各企业必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案保管好。
会计档案的内容主要是指会计凭证、财务报告和其他会计核算的专业资料。
会计档案资料当初产生的直接目的和主要原因，不是为了供人查阅而专门形成的，而是作为一种核算手段，为了处理某种会计事项的需要，在会计活动中形成的，由于其中某些资料具有保留价值，因而进行系统地整理，形成了会计档案。
因此，一般地说，与会计核算无关的其他资料不是会计档案。
作为会计信息主要载体的会计凭证、会计账簿和财务报告等，不是随意留存下来而成为会计档案的，而是按照一定程序和方法集中保存起来，才能成为会计档案。
如果组成会计档案的各种会计资料未经整理、随意组合或任意堆放、保存，就不能称为会计档案。
二、会计档案的整理、立卷为了更好地发挥会计档案的作用，必须对会计档案进行挑选、整理、分门别类，按序存放，集中保管。
整理会计档案是整个会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构、会计人员必须认真对待，努力做好。
应当注意，不同保管期限以及规定必须另行组卷的会计资料，应分别装订立卷。
由于各类会计档案保管的期限不尽一致，要对会计档案材料进行科学分类，达到便于查找和调阅，也有利于各种会计档案的分类和定期销毁。
下面按会计档案的类别，分别叙述一下整理、归档的有关内容。
（一）、会计档案的整理、立卷的总体要求会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，它是会计档案的重要组成部分。
会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固、妥善保管，便于查阅。
凭证以册为保管单位，每月装订一册或数册。
1、会计档案整理、立卷使用的物品（1）、凭证封面凭证封面中各记事栏是事后查账和查证有关事项最基础的索引，不同的凭证封面有不同的内容，表2—1是我们目前推荐使用的一种封面。
会计档案整理归档实施方案
会计档案整理归档实施方案一、前言会计档案是企业的重要资料，它记录了企业的经营活动和财务状况，对企业的管理和决策具有重要的参考价值。
因此，对会计档案的整理归档工作显得尤为重要。
本文旨在提出一套科学、规范的会计档案整理归档实施方案，以确保会计档案的安全、完整和准确。
二、整理归档原则1. 真实性原则：会计档案的整理归档应当真实、准确地反映企业的经营活动和财务状况。
2. 完整性原则：会计档案的整理归档应当保证档案的完整性，不得遗漏任何重要信息。
3. 时效性原则：会计档案的整理归档应当及时进行，确保档案信息的及时性和有效性。
4. 安全性原则：会计档案的整理归档应当保证档案的安全，防止档案遭到破坏、丢失或泄露。
三、整理归档步骤1. 会计档案的整理（1）分类归档：按照会计档案的性质、用途和时间顺序进行分类，确保档案的清晰和有序。
（2）清点核对：对已分类的会计档案进行清点核对，确保档案的完整性和准确性。
（3）整理装订：对清点核对无误的会计档案进行整理装订，确保档案的整洁和规范。
2. 会计档案的归档（1）建立档案目录：按照会计档案的分类，建立相应的档案目录，便于查阅和管理。
（2）制作档案封面：对已整理装订的会计档案制作封面，标明档案的名称、编号、存放位置等信息。
（3）存放归档：将已制作封面的会计档案按照档案目录进行存放归档，确保档案的安全和便捷查阅。
四、整理归档的质量控制1. 审核验收：对整理归档工作进行审核验收，确保整理归档工作的准确性和规范性。
2. 定期检查：定期对会计档案的整理归档工作进行检查，及时发现和纠正问题。
3. 管理监督：建立健全的会计档案管理制度，加强对整理归档工作的管理和监督。
五、整理归档的意义1. 保障企业利益：规范的会计档案整理归档能够保障企业的利益，防止财务风险的发生。
2. 提高工作效率：科学的会计档案整理归档能够提高工作效率，减少重复劳动。
3. 便于管理决策：规范的会计档案整理归档能够为企业的管理决策提供准确的参考依据。
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❖ 4、会计档案案卷目录的填写（结合表式）
❖ （1）案卷顺序号：即案卷排列后的顺序号，填在档案 室编一栏内。
❖ （2）案卷题名：同文书档案案卷题名的拟写，会计凭 证应写明年月，会计帐簿应写明年份，财务报告应写 明月或年份。
❖ 4、其他类
❖ 归档范围 期限
保管
❖ （1）会计移交清册
15
年
❖ （2）会计档案保管清册
永久
❖ （3）会计档案销毁清册
永久
❖ （4）银行余额调节表
5年
❖ （5）银行对帐单
5年
❖ 三、会计档案的排列、编号和标签填法
❖ （一）排列
❖ 会计档案装订好之后，需进行系统排列，一般性的排 列方法是：把历年来的案卷材料先分类，即分为会计 凭证类、会计帐簿类、财务报告类及其他类，然后再 将各类案卷依年代先后顺序排列。
❖ 二、会计档案的分类、立卷、归档及保管期限
❖ （一）分类
❖ 会计档案一般分为四大类，即会计凭证类、会计帐簿 类、财务报告类和其他类。
❖ （二）立卷
❖ 1、整理立卷由会计机构负责
❖ 《会计档案管理办法》第六条中明确规定：“各单位 每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档的要 求，负责整理立卷，装订成册。”
❖
1986年 21、22·······45
❖ 会计帐簿类：1985年
1986年
❖
总帐
1 总帐
5
❖
银行日记帐 2 银行日记帐 6
❖
现金日记帐 3 现金日记帐 7
❖
明细帐
4 明细帐
8
❖ 说明：每年帐簿的排列规律应一致。
❖ 其他各类档案依次类推。
❖ 第二、标签格式及填法 ❖ 1、标签格式 ❖ 会计凭证类采用梯形标签，其他类别会计档案采用条
形标签。标签颜色红色代表永久，蓝色代表定期。 ❖ 2、标签填法
v （1）会计凭证类
类别
年度
目录号
案卷号
期限
v 类别：是指会计凭证类别， 可不填。
v 年度：是指案卷所属年度。 v 目录号：是指该案卷所在的
案卷目录的编号。
v 案卷号：是指该案卷排列顺 序号。
v 期限：是指该案卷确定的保 管期限。（一般为15年）
❖ （3）起止日期：是指该卷案卷内材料形成的最早日期 和最晚日期。用阿拉伯数字填写。
❖ （4）卷内页数：是指该卷案卷的总张数。
❖ （5）附件张数：是指会计凭证中的附件数（原始发票 等），在凭证封面上有，如无，就不填。其他类别会 计档案这一栏不填。
15年
❖ （5）辅助帐簿
15年
❖ 说明：预算会计总帐、明细分类、分户帐
❖
或登记簿
永久
❖ 3、财务报告类
❖ 归档范围 期限
保管
❖ （1）年度财务报告（决算）（文字分析材料）永久
❖
税收会计税收年报（决算）
永久
❖ （2）财务月、季度报报告（文字分析材料） 5年
❖
税收会计月、季度报表（票证月季报表） 10年
❖ （2）税收会计：各种完税凭证和
❖
缴退库凭证
保管期限 15年
永久 15年
❖ 2、会计帐簿类
❖ 归档范围
保管期限
❖ （1）总帐
15年
❖ （2）日记帐
15年
❖ 其中a、银行日记帐、现金日记帐
25年
❖
b、税收日记帐（总帐）和税收
❖
票证分类出纳帐
25年
❖ （3）固定资产卡（固定资产报废清理后保管5年）
❖ （4）明细帐（分户帐或登记簿）
❖ 以核算单位为会计档案整理的单位，由会计按照归档 要求负责整理，装订成册。
❖ 2、档案部门对于接收的会计档案，“原则上应当保持 原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构 应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清 责任。”（不需另加封面、卷内目录、备考表等）
❖ 3、会计机构对于凭证类和帐簿类的案卷，要按照封面 上规定的项目填写齐全，并且每一张凭证需填项目也 应填写齐全。
❖ （二）编号及标签填法
❖ 第一、编号
❖ 1、会计凭证类：依核算单位按类大流水或小流水编号。
❖ 大流水，即依时间先后顺序不分年编流水（案卷）号， 至999为止。小流水，即一年一个流水（归档）号。
❖ 2、其他类别会计档案：依核算单位按类不分年大流水 编号，至999为止。
❖ 例：
❖ 会计凭证类：1985年 1、2、3······20
❖ 第三、标签粘贴方法 ❖ （1）会计凭证类：从包角处沿底边直接往上贴。 ❖ （2）其他类别会计档案：离底边20㎜处向上贴。 ❖ 注意：不能倒贴或贴在未包角处。
❖ 四、建立会计档案案卷目录 ❖ 1、案卷目录由财会部门编制，一式二份，档案室与财
会部门各执一份。 ❖ 2、根据分类依年代先后编制案卷目录。 ❖ 3、案卷目录一般分核算单位按会计档案类别分别装订。
v 其他类别会计档案
全宗号 目录号 案卷号
年度 期限
v 全宗号：是指档案馆给各个 全宗的编号。各机关单位要 填，不向档案馆移交档案单 位可不填。
v 目录号：是该案卷所在案卷 目录的编号。
v 案卷号：是指该案卷的排列 顺序号。
v 年度：是指该案卷所在的年 度。
v 期限：是指该案卷确定的保 管期限。（3、5、10、15、 25年）
❖ （3）财务报告类：用档案卷皮装订，内加卷内目录、 备考表。卷内目录、备考表、卷皮封面的填写方法同 文书档案。
❖ （4）其他类：用卷皮装订，根据纸张的大小、形式来 确定。
❖ （三）归档
❖ 第一、归档时间
❖ “一年一移交”：意思是“当年形成的会计档案，在 会计年终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后， 应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构 统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部 指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。（江阴 规定“三年一移交”）
❖ 第二、归档范围及保管期限
❖ 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。永久为五 十年以上，定期为3年、5年、10年、15年、25年5类。
❖ 会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
Hale Waihona Puke ❖ 1、会计凭证类❖ 归档范围
❖ 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证
❖ 说明
❖ （1）财政总预算会计拨款凭证及
❖
其他会计凭证
❖ 4、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打 印出的纸质会计档案。
❖ 5、装订方法
❖ （1）会计凭证类：保持原卷册的封装。要求凭证装订 包角封面规范填写，在包角处盖上会计骑缝章,并装入 卷盒,一盒可装几本凭证。
❖ （2）会计帐簿类：活页帐簿用会计档案卷皮重新装订； 固定页的保持原封装（如总帐、银行日记帐、现金日 记帐）。