公司传真文件收发管理规定
传真收发文件打复印管理规定
XXXX有限公司作业文件《传真收发、文件打/复印管理规定》编制部门：总经办编制：审核：批准：文件编号：版本号：受控状态：受控（加印章）1.0目的1.1为确保公司文件传输准确无误及保密性，制定此规定。
2.0范围2.1本规定适应于公司所有传真收发、文件打/复印工作及长途电话的使用。
3.0引用文件3.1 无4.0定义4.1 无5.0职责人力资源部对此项规定进行监督。
6.0策略6.1公司传真机、复印机及长途电话由人力资源部负责管理，收发传真及复印文件时应由人力资源部人员负责操作。
6.2人力资源部发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应立即将传真文件交给发件人。
6.3员工因为工作需要而发送传真的，应填写《文件打印、复印、传真申请单》，经部门经理对传真或复印内容进行审核，如部门经理确认则递交上一级领导审批。
人力资源部人员在接收到审批后申请单后方可进行操作。
6.4对发送保密性高的因为有人，可由人力资源部人员进行指导，由员工亲自发送，并提前以电话方式通知收件人现场接收。
对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。
6.5员工不得利用公司传真机发私人资料、文件。
6.6普通传真由人力资源部接收后送交相关部门。
6.7遇有重要传真，相关部门可提前通知人力资源部注意接收，或与对方明确接收时间后在人力资源部等待传真。
6.8传真的接收及发送，文件的打印、复印，长途电话的使用均需在人力资源部人员在记录。
7.0注意事项7.1 无8.0相关文件8.1无9.0相关记录9.1《文件打印、复印、传真申请单》9.2《文件打印、复印及传真记录清单》。
公司传真管理办法
公司传真管理办法为了加强传真收、发件的管理，使传真件及时、准确、无误地收发及查找并按时归档，特制定本办法。
一、级传真收、发件的管理（―）传真发件1、凡是工作需要，发往国内、国外单位涉及本业务重要的传真件，发往上级机关、各股东的请示、报告等传真，均列为级传真发件的范围。
2、级传真发件，一律用统一的传真发件文头纸。
文头纸由发件人填写、领导签发后，由企业策划部文书统编号并传出。
如文头纸写不下，可续相同大小的续页纸。
3、经领导签发的传真发件一律存档，不退还本人。
（二）传真收件1、凡是署名的传真收件，上级机关或股东方发给的传真文件，重要通知、会议通知等传真收件，均由企业策划部登记，并按收文程序处理。
2、凡是署名领导一级的重要传真收件，由文书送交领导阅批，传阅后由企划部保存。
3、凡是署名其他人员的传真件，文书通知收件人领取，收件人签字后方可取走，企划部不保存。
如有保存价值，请收件人送企划部保存。
二、部门级传真收、发件的管理：为了严格管理部门传真件，请有关部门自行建立传真收、发登记制度，并指定兼职人员管理。
（一）传真发件1、部门级传真发件只限于有关部门与各设计、施工、监理、供货商等相关业务单位的一般专业技术和业务往来。
2、凡注重要事项，需由各部门发往以外的业务往来传真件，必须经领导审核签字后，由各部门做好专项记录后再发出。
3、部门级传真发件，一律用统传真发件文头纸（见附件2）,文头纸由发件人填写、经部门领导审核签字并编号后，由各部门自行发出，如文头纸写不下，可续相同大小的续页纸。
（二）传真收件1、各部门的传真收件，均由各部门自行保管，重要收件年底归档。
2、如属于重要传真件，需要领导审阅的，送企业策划文书运转。
（三）传真件的归档各部门的传真收、发件于次年三月底前随其它归档文件一起交档案中心归档。
公司对外收发文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件管理工作，确保文件收发、传递、归档等环节的规范化和高效化，提高公司工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有对外收发文件，包括信函、电报、传真、电子邮件等。
第三条公司文件收发工作应遵循以下原则：1. 守时原则：确保文件及时送达收件人；2. 准确原则：确保文件内容准确无误；3. 安全原则：确保文件在传递过程中安全无丢失；4. 经济原则：合理利用资源，降低文件处理成本。
第二章文件收发流程第四条文件收发部门负责公司对外收发文件的接收、登记、传递、归档等工作。
第五条文件收发流程如下：1. 接收：收到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期等。
2. 核实：对文件内容进行初步审核，确保文件符合公司规定和要求。
3. 传递：根据文件内容，确定文件传递方式，如专人送达、快递、电子邮件等。
4. 送达：确保文件在规定时间内送达收件人，并要求收件人签字确认。
5. 归档：将已送达的文件进行归档，确保文件完整、安全。
第三章文件登记与管理第六条文件收发部门应建立文件登记簿，详细记录文件收发情况，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期、传递方式、送达日期等。
第七条文件收发部门应定期对文件进行整理、归档，确保文件档案的完整性和安全性。
第八条文件归档后，非经批准不得随意查阅、复制或借出。
第四章文件传递要求第九条文件传递应选择安全、可靠的传递方式，确保文件在传递过程中不受损坏或丢失。
第十条文件传递过程中，应确保文件保密，不得泄露公司机密信息。
第十一条文件传递时，应注明收件人姓名、职务、联系方式等，以便及时联系。
第五章奖励与处罚第十二条对在文件收发工作中表现突出、成绩显著的员工，给予表彰和奖励。
第十三条对违反本制度，造成文件丢失、损坏、泄露等后果的，视情节轻重给予相应处罚。
第六章附则第十四条本制度由公司行政部门负责解释。
第十五条本制度自发布之日起施行。
注：本制度可根据公司实际情况进行调整和补充。
公司文件收发管理办法
公司文件收发管理办法公司文件收发管理办法第一章总则第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。
第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。
一、外部文件:(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。
二、内部文件:(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。
子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;(二)内部规章制度;(三)经济合同。
第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。
第四条文件收发处理应遵循以下原则:一、高效简捷原则。
文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。
对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA 会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。
1二、安全性原则。
办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。
重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。
文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。
三、时限性原则。
文件处理相关部门和人员应限时处理。
对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。
第二章职责第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传工作。
主要职责是:接收处理外单位来文、公司各部门和各子公司呈报公司领导的各类文件，按程序上报或分转处理;一、按公司领导批示，分转文件至相关单位传阅或阅办;二、跟踪文件的传阅和阅办过程，及时检查、督促文件中所承载事项的办理;三、指导、检查、监督各部门和子公司文件管理工作，定期对各公司办文窗口及部门文件管理员进行培训。
2024年文件收发管理规定
2024年文件收发管理规定第一章总则第一条为规范和统一全国各机关、企事业单位的文件收发管理工作，提高工作效率和信息传递的及时性、准确性，制定本规定。
第二条本规定适用于全国各级机关、企事业单位的文件收发管理工作。
第三条文件收发管理工作应遵循便捷高效、科学规范、安全保密的原则。
第四条文件收发管理工作的目标是确保文件的及时送达和信息的准确传递，提高办公效率和工作质量。
第五条文件收发管理工作应与信息化建设相结合，采用电子化、自动化的方式进行。
第二章文件收发流程第六条文件收发的流程包括起草、审核、签发、送达、回复五个环节。
第七条文件起草环节应严格按照规定的格式和要求进行，确保文件内容准确、简明扼要。
第八条文件审核环节应由具备审核权限的人员进行，确保文件的合法性和规范性。
第九条文件签发环节应由具备签发权限的人员进行，确保文件的有效性和权威性。
第十条文件送达环节应坚持及时送达的原则，利用电子邮件、传真等方式进行，确保文件的准确传递。
第十一条文件回复环节应及时回复，回复内容应符合文件要求，回复方式应根据文件要求进行。
第三章文件收发管理要求第十二条文件收发管理应建立明确的责任制度，明确责任人员的职责和权限。
第十三条文件收发管理应建立完善的信息系统，实现自动化处理和管理。
第十四条文件收发管理应加强安全保密工作，防止文件泄露和信息丢失。
第十五条文件收发管理应加强培训和学习，提高工作人员的业务水平和操作能力。
第十六条文件收发管理应加强监督和评估，定期进行工作检查和绩效评估。
第四章附则第十七条对违反本规定的行为，应依法给予相应的处罚和纪律处分。
第十八条本规定自公布之日起执行。
第十九条本规定的解释权归主管部门所有。
以上就是我为您整理的2024年文件收发管理规定，希望对您有所帮助。
收发文制度
收发文制度收发文制度是一项特别紧要的办公制度，其目的是统一并规范各种文件的传送与处理流程，保证工作的有序、高效进行。
下面，本文将从收文流程、发文流程和文件归档管理三个方面，认真介绍收发文制度。
一、收文流程收文是指单位接收到各种文件资料以及来自内外部下发的全部书面通知和指示，包括公文、传真、邮件、短信、电话等各种形式的信息。
为保证收文工作的质量和效率，需要建立一套严密的收文流程，包括以下步骤：1、接收文件：收文人员需要定期检查各种渠道的信息，如邮箱、信箱、传真机、短信平台等。
一旦发觉有新的文件，需要立刻进行收集和登记。
2、登记批办：对于接收到的收文文件，要先进行登记并予以批办。
登记时注意区分不同的文件性质，如紧急、紧要、一般等级，并设置不同的批办时间，保证每个文件都适时处理。
3、传阅审核：处理人员需要依据文件的性质和批办要求，对文件进行传阅和审核。
一般情况下，文件需要经过多人审核批准后方可进入下一环节。
4、签批会签：对于需要高级主管签批或者需要多人会签的文件，需要按规定程序进行签批或者会签，保证文件得到充分审批，才能进入下一环节。
5、发放执行：处理完成后，将文件依照规定程序严格发放或者执行。
一般情况下，需要先进行复印、盖章、归档等操作，然后交与相应人员进行办理或者发放。
二、发文流程发文是指单位向外部或内部发送各种文件资料以及相关通知和指示，包括公函、通知、通告、说明、通报等各种形式的文件资料。
为在发文过程中保证文书的精准和质量，需要建立一套完善的发文流程，包括以下步骤：1、起草审核：发文人员需要依据发文的目的和内容，进行文件起草。
起草时要注意文书的格式、用语、词汇及内容的正确性等。
完成之后，需要进行内部审核，并做出相应看法和建议。
2、签批会签：对于一些紧要文件，需要内部主管或者多部门会签批准。
签批会签时，需要认真说明处理看法、要求和流程等，保证文件得到精准的审批和处理。
3、正确格式：发文人员需要将起草好的文件即使转化为正确的格式，保证在传递和处理过程中不显现格式异常、文字重复等情况。
传真使用管理办法
传真使用管理办法一、目的为加强公司传真使用管理，根据集团相关制度，并结合公司实际，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用公司各部门三、规定和要求（一）传真的接收管理1、传真件的接收纳入公司收文管理办法范围内，由办公室专人负责接收。
2、传真件接收后，填写收件登记表（见附表1），并及时送至各收件部门和个人，做好签收登记。
3、公司传真机应24小时处于开机接收状态。
（二）传真的发送管理1、发送传真应按公司统一格式（见附表2）由主管领导签字，填写传真发件登记表后（见附表3）发送，原件存档。
2、公司各业务部门人员发送传真，按照“谁的客户谁负责”的原则，由本人登记后发送；公司事务由办公室专人统一发送。
3、任何个人不得私自发送公司及个人资料。
（三）传真机的管理1、传真电话不能被占用为普通电话使用，以免延误传真收发。
2、传真机由专人使用管理，做好对传真机的日常维护保养，掌握传真收、发技术，会处理简单故障。
四、附则本规定修订及解释权归公司办公室所有。
本规定自签发之日起实行。
附表一：传真收件登记表序号文件名页数签收人部门收件时间备注附表二：FAX传真函地址（Add）：邮编：电话（Tel）：传真（FAX）：邮箱E-mail:收件人单位WRITE UNITS ：发自FROM：收件人ATTENTION：签发人SIGN：电话Tel：项目ITEM：传真号FACSIMILE No：编码No：总页数PAGE：日期DATE：附表三：传真发件登记表序号文件名页数发件人部门签发人发件时间备注。
《收发文管理规定》
收发文管理规定本文旨在规范机构和单位的收发文工作，保证联络顺畅，保密工作得以顺利进行。
同时，也要求个人在参与收发文工作时应严格遵守规定。
一、收文管理1.收文范围应收录机构或单位委派的工作，以及来自外界的正式文件和商务函件。
具体包括：•红头文件•公文•政务文件•商务函件•文件传真2.收文程序（1）收文登记所有机构和单位都应该设立收文登记控制点，收到文件后应及时进行登记。
登记时应注明时间、类型、文件编号、主要内容、送达单位等信息。
在二级库房设立注册处，由主管工作人员进行登记与管理。
（2）审查整理对于收到的红头文件和公函等重要文件，应由主管领导或技术人员进行审查，确定文件的密级、保密期限和阅读范围。
然后将文件传递到不同的阅读室，由专人进行整理工作。
（3）分发传阅分发传阅工作应该及时地进行。
文件的传递应该严格控制，必须保证到达的阅读者是有关工作的人员并且必须按照规定的阅读范围进行管理。
如果对文件内容有疑问，应及时向主管领导或者技术人员进行咨询。
3.收文查询查询收文信息时，可以根据文件的关键字、单位等信息进行查询。
同时，需要注意的是查询者应当确保是有合法权利的人员，在查询后也应该及时关闭查询系统。
二、发文管理1.发文类型发文类型具有多样性，比如：•红头文件•公文•政务文件•商务函件•文件传真•电子邮件2.发文程序（1）发文依据为了确保发出的文件具有统一性和合法性，发文前必须由主管领导或技术人员进行审批。
发文依据应该是机构或单位的相关规定和制度。
（2）撰写文件撰写文件时，需要遵循以下原则：•风格简洁明了，语言规范，表述准确、具体、到位。
•文件结构严谨，排版整齐有序，字迹工整不要错别字。
•文件格式统一，容易堆叠，排版合理。
（3）校对核实校对核对是发文工作中必不可少的环节。
对于重要文件，应设置二级审核程序。
（4）按时分发如无特殊情况，发文应当在规定时间内交付接收单位。
对于机关和事业单位，应注意发文和收文之间的相关工作管理，不得随意旷工或出差未经批准。
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公司传真文件收发管理规
定
This model paper was revised by the Standardization Office on December 10, 2020
公司传真文件收发管理办法
1.目的
为加强公司传真文件管理,保证传真信息能得到及时反馈,保证公司领导能及时,全面地处
理好公司传真信息,保证公司工作顺利开展,特制定本办法.
2.适用范围
本办法所指传真文件包括:与项目招投标相关的传真文件;与客户,设计院及供货厂商联系
的有关项目工程的传真文件;政府下发的相关传真文件;公司生产经营管理有关的传真文件,以及其它往来传真文件.
3.职责
总经理办公室负责传真文件的收发统一管理,负责传真文件收发登记与存档,传真收件的传阅与阅签意见的督办落实.
4.传真收发管理工作要求
总经理办公室文秘专员为收发传真执行者,必须严格遵照传真收发管理程序执行.
文秘专员外出,由总经理办公室主任指定人员按照规定程序代为管理.
传真文件的收发登记,分类,批转,传阅应讲究效率,避免延误工作.
公司传真收件人,发件人须积极配合文秘专员执行本管理办法,如因个人原因违反程序规定,对公司生产经营造成负面影响的,将根据情况的严重性追究当事人的责任.
5.管理程序
传真收件的管理程序
办公室文员接收传真后,分类登记.对于收件人明确,涉及内容为单纯业务联系的传真文件,直接复印存档,并将原件直接交收件人.对于收件人或责任人不明确,涉及问题复杂,或其它需要请示领导指示的,应加《传真文件传阅笺》报总经理办公室主任阅批,由其决定传给相关责任人或相关领导阅示.传阅完毕或转交相关责任人办理时,应收回《传真文件传阅笺》与传真文件复印件一并留存.
传真发件的管理程序
因业务需要需对外发送传真时,相关人员撰稿后,按照公司业务职权规定,报关负责人签发,发送时由总经理办公室文秘专员登记,发送后签发件交文秘专员留存.
传真文件的存档
5.3.1与项目相关的传真文件,项目完工后收集整理项目档案时,由文秘专员将传真文件复印件和《传真文件传阅笺》移交项目档案管理人员,由其归档,自己保留备份,供综合档案归档.其它传真文件,按档案管理要求,由文秘专员每年定期整理,归入综合档案.
5.3.2传真文件原件不得直接存档,必须经过复印,以确保能够长期保存.
6.记录
《传真收件登记簿》,《传真发件登记簿》,《文件传阅笺》.。