中华人民共和国国家标准档案分类标引规则
中华人民共和国行业标准档案著录规则
档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准）档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。
档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作，为建立健全我国统一的案检索体系，广泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。
1 范围本标准规定了单份或一一组文件、一一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文，本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB 3792.1一1983 文献著录总则GB 7156一1987 文献保密等级代码GB 9704一1988 国家机关公文格式GB／T 15418一1994 档案分类标引规则GB／T 3860一1995 文献叙词标引规则DA/T 1—1992 档案工作基本术语DA/T 19—1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA／T 1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
档案分类大纲及编号方法说明
档案分类大纲及编号方法说明一、档案分类大纲的制定档案分类大纲是根据档案的属性、内容和用途等特点，将档案分为不同的类别和级别，并按照一定的规则进行编制的文档。
其制定应根据具体的档案管理需求和现实情况，因地制宜地确定相应的分类细则。
一般来说，档案分类大纲应遵循以下原则：1.相关性原则：将具有相同或相近属性、内容和用途的档案归为同一类别或同一级别，以便于检索相关档案。
2.独立性原则：各个类别和级别应独立开来，互不干扰，避免重复或遗漏。
3.可扩展性原则：分类大纲应具备可扩展的特点，能够适应档案的新增和调整。
4.可操作性原则：分类大纲的设计应简单明了，易于理解和操作，方便档案管理员使用。
5.易于检索原则：分类大纲的目录结构和编码方式应能够方便进行检索和查询，提高工作效率。
二、档案分类大纲的内容1.档案级别：按照档案的重要性和保管期限，将档案划分为不同的级别，如机密档案、秘密档案、一般档案等。
2.档案类别：根据档案的属性和内容，将其分为不同的类别，如人事档案、财务档案、行政档案等。
3.档案子类别：在档案类别的基础上，进一步划分为不同的子类别，更加具体明确，如人事档案可划分为员工档案、招聘档案、培训档案等。
4.档案属性：根据档案的特点和用途，进行属性的标注和分类，如电子档案、纸质档案、图像档案等。
5.档案主题：根据档案的内容和主题，进行主题的标注和归类，如会议记录档案、项目执行档案等。
三、档案编号方法的说明档案编号方法是将档案分类大纲的内容和结构以编码的方式表示出来，方便档案的管理和检索。
档案编号方法主要包括以下几个方面：1.编号结构：根据档案分类大纲的内容，制定相应的编号结构。
一般来说，编号结构应包括类别代码、子类别代码、属性代码等。
2.编号规则：根据编号结构，制定相应的编号规则。
编号规则应符合分类大纲的分类逻辑和特点，易于记忆和使用。
3.编号示例：给出一些具体的编号示例，以帮助档案管理员理解和掌握编号方法，提高操作的准确性和规范性。
#4分类标引
一般分类规则－单主题分类规则
（2）方面主题的标引，应根据信息资源论述的方面以 及各个方面之间关系归类。
《茶树特性与栽培》 入农业类，标引为：S571.1； 《茶叶生产机械化》 入轻工业，标引为：TS272.3； 《名茶的保管与储藏》入经济类，商品学，标引为：F768.204； 《茶叶外销》入经济类，对外贸易，标引为：F752.6582； 《中国茶文化史》入中国文化史，标引为：K203； 《日本的茶道》应归入日本风俗习惯，标引为：K893.1325。
基本分类规则
（6）应注意标引的思想性。 • 对于社会科学对象的信息资源，在必要时，应 对其内容性质进行揭示。 • 在网络信息资源的组织中，应注意检索系统的 导向性和提倡健康生活方式的职能。内容不健 康或损害国家主权的站点，不应进行标引。
一般分类规则
• 各种主题类型分类规则
– 单主题分类规则 – 多主题分类规则
• 多卷书的分类标引； • 词典、百科全书、年鉴、手册的分 类标引； • 目录、索引的分类标引； • 关于对于著作的研究、注释的标引； • 特种文献的标引； • 非书资料的标引； …….
例： 《气焊与气割》标引为：TG446（气焊，主要分类
号） ； TG481（气割，附加分类号）
标引工作程序要点
• 审核 目的：减少标引误差，保证文献标引 质量。通常应包括各个基本环节，包括， 主题概念的提炼、主题概念转换、号码的 配置等； 同时根据文献组织的需要，按同类书 排列方式进行处理，进一步确定书次号。
第七章
分类标引与分类检索工具
一. 分类标引的意义与要求 二. 确定使用本 三. 标引工作程序
四. 分类标引规则
五. 分类排架与分类检索工具
一. 分类标引的意义与要求
档案著录规则
中华人民共和国档案行业标准档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3792.1-1983 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
档案主题标引规则
档案主题标引规则DA/T19-1999（1999-05-31批准 1999-12-01实施）为保证档案主题标引的准确性和一致性，提高标引工作的质量和检索效率，特制定本规则。
1、范围本标准规定了档案主题分析方法和依据《中国档案主题词表》及各种专业档案主题词表进行档案主题词标引的方法。
本标准适用于建立档案的机读式检索工具和手工式检索工具所进行的人工标引。
2、引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3860-1995文献叙词标引规则DA/T1—1992档案工作基本术语DA/T18—1999档案著录规则3、定义本标准采用下列定义。
3.1档案国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。
〔DA/T1中1.1〕3.2档案主题档案具体记述的对象或问题。
3.3主题词又称叙词(即正式主题词)。
标引与检索档案时，主题词表中规定用于表达档案主题的词语。
3.4非正式主题词又称非叙词。
是正式主题词的同义词或准同义词，主题词表中收录但规定不能作档案标识，只起指引作用的词语。
3.5档案主题词表由反映档案内容的主题词及其词间关系组成的规范化词典，是将档案、标引人员或用户的自然语言转换成规范化语言的一种术语控制工具。
3.6主题标引对档案给予主题词标识的过程。
〔DA/T1中5.6.2〕3.7主题标引深度指赋予一个标引对象主题词数量的多少。
4、主题分析主题分析是主题标引的基础，通过对档案的内容特征进行分析，准确提炼和选定主题概念。
4.1审读档案通过审读档案，了解和判断档案所反映的中心内容和其它主题因素。
4.1.1阅读题名文件和案卷的题名是对档案内容的概括。
在题名准确反映档案中心内容的情况下，阅读题名是分析、提炼主题的一条捷径，但题名不能作为提炼主题概念唯一的依据。
4.1.2浏览全文在档案无题名或题名不能全面、准确地反映档案主题时应浏览全文。
分类标引规则
分类标引规则要使分类标引准确、一致、充分、适用地揭示信息资源的主题，除了按照分类标引的要求弄清文献的内容特征，掌握分类表的使用方法外，还必须按照分类标引的特点和要求，制订详细的分类标引规则。
分类标引的规则一般是根据检索系统的需要，根据分类表的特点并结合信息资源的特点确定的。
按照分类标引规则的特点和涉及的内容对象范围，分类标引规则一般可以分为基本标引规则、一般标引规则、特殊标引规则三类。
其中，特殊标引规则是指只适用于各个知识门类的规则，是基本规则和一般规则在各基本大类的延伸，与各类的类目体系联系密切，比较具体，可参看有关的分类使用手册。
本书将主要讨论前两类规则。
为便于说明，本章的分类标引实例主要以《中图法》为工具。
一、基本分类标引规则分类标引的基本规则是整个分类过程中始终必须遵循的规则。
基本规则是从信息资源分类原则中引申出来，并结合分类标引的基本要求确定的，它包括以下内容：(1) 信息资源的分类根据信息资源的性质，按照其各自的特点进行标引科学性质的资源，一般应以其内容属性为主要依据，同时兼顾其他特征，如国别、时代、形式、类型等。
传统文献分类体系是学科为中心建立的，在应用传统分类法类分文献时，一般应在分析文献讨论的主题对象的同时，考虑其内容的学科属性。
如《华北地质构造》这一文献，应首先按学科归人“P54区域大地构造学”，然后再按地区，归人中国华北，其号码为：P548．22。
网络分类体系往往同时按主题或学科为中心建立类目体系，在此情况下，各种主题或学科内容的网络资源，应注意根据类目的设置特点，确定其归属。
文学、艺术形式的资源，通常应根据其特点，则按照其体裁、形式等标引。
(2) 信息资源的分类必须能体现分类法的逻辑性、等级性、次第性即凡是能归入某一类的文献，必然带有其上位类的属性。
这是分类体系中从属关系类目的性质决定的。
(3) 信息资源必须归人最切合其内容的类即应依据资源的内容，将其分人分类体系中内涵外延最符合其内容、最确切的类目。
档案分类标引规则
4.1档案分类标引的依据是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系，并兼顾档案的其他特征。分类标引时，应对档案文件进行周密的主题分析，把握所论述的对象，准确地给予分类标识。
4.2档案分类标引应依据《中国档案分类法》及其使用指南。
4.3档案分类标引时,要正确地理解类目涵义和范围，避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片面地理解类目涵义。
3.15案卷 由互有联系的若干文件组成并放入卷夹、卷皮或档案袋内的，装订或不装订的档案保管单位。
3.16文件 是为处理各种事务而按着规范的形式直接形成的具有法定效用的信息记录。
3.17卷内目录 案卷内登录文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷内文件之前。
3.18卷内备考表：卷内文件状况的记录，通常排列在卷内文件之后。
3.2《中国档案分类法》（以下简称《中档法》） 用于对档案进行分类标引的工具。包括：《中华人民共和国档案分类表》、《清代档案分类表》、《民国档案分类表》以及《主体，是一种文献分类体系的具体体现。《中国档案分类法》的主表是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础组成的逐级展开的逻辑系统。
5.1.4.2专业档案馆（室）、部门档案馆（室）、企业事业单位档案馆（室），在使用《中国档案分类法》进行分类标引时，本专业的档案可使用行业分类表进行分类标引。
3.8分类号 类目的简明编码、标记符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。
3.9类目注释 对类目的说明，用于明确类目的内容范围，指出类目之间的关系，规定需要使用的特殊分类方法。
3.10档案主题 文件或案卷中用以表达档案记述和反映的事物内容的总称，即档案的中心内容。一份文件或一个案卷可以有一个以上的主题。
分类标引
三、辨别分类表类目涵义的方法
.概括递进法 通过分类表细目由下往上概括递归，就可以明确类目的含义
是从具体逐渐到概括，范围由小逐渐变大，概念由专职逐渐到泛 指，以及下位类受上位类统辖、限制的关系，在标引时采用这种 方法就可以达到： （） 判定能分到下位类的文献主题，一定能归入其上位类。 （） 辨别相同类名类目的差异。
二、档案分类标引的规则
（）各主题是应用关系的当啊，一般按应用到的方面归类；如果 是综合阐述一事物在各方面的应用情况，则归入该事物所归属的 职能的类目。
（）各主题因素是影响关系或因果关系的档案，一般归入受影响方 面或结果方面的类目，但如果是技术一种事物在各方面的影响或 结果的，则依发生影响的或作为原因的事物归类。
判定类别
标引分类号
审校
二、档案分类标引的规则
为了正确使用档案分类法，保证分类标引的准确性和一致性， 提高分类标引的质量，故分类标引人员应遵循分类标引规则。
（一）档案分类标引的基本规则（书） （二）各种类型主题档案的分类标引规则 .单主题档案的分类规则 .多主题档案的分类规则
二、档案分类标引的规则
类号作为检索标识的过程。）
一、档案分类标引含义及工作程序
主进有《主分如题标该行次分题析果性引表关主能序类体内题仍质人的系题为地辨表系容名不，正员编，分利和阅清》结—时能到文在制深析用任—读上的构，确《，标目入后者通务案位编、考定分了引的透，提过，卷类制标虑档类解工、彻须供案确封、说识立案表档作适地确检卷定面同明符档主等》案开用掌定索或主、位、号单题中的始范握哪途题文文类主、位时查主时围其些径内件件、表类——找题，、使主，容版——的下、目其内应分用题然性浏。头题位附注所容系类方应后质览及名类表释属统原法予依、正文，，确的研则。标据职文件了定类讨、引能，的解。目，。