档案分类标引规则
档案管理概论肖秋慧武汉大学出版社2009年8月第一版第八章
档案检索工具具有检索、报道、交流和管理馆藏的作用；
档案检索工具分类：
1.按照编制方式划分：目录、索引、指南；
2.按载体形式分：卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具；
3.按内容范围分：综合性检索工具、专题性检索工具；
4.按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具；
检索策略，是在弄清楚用户情报需求的前提下，选择检索途径、检索用词、构建检索表达式、明确检索步骤的科学安排；
档案检索效率用五个方面来衡量：全、准、快、便、省；
检全率和检准率是评价检索效率最常用的两个指标；
第四节
档案检索提问分析包括以下内容：
1.检索目的；
2.检索对象；
3.检索范围；
4.现有档案线索；
第八章档案信息组织与检索
档案信息组织与检索是对包含在档案中的信息进行描述和揭示，使之有序化和系统化；
第一节
档案著录，是对档案内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程；
档案内容特征：是指文件或案卷所论述的主题内容，档案形式特征，是指文件或案卷的时间、数量、责任者、文种、载体等有关内容；
1985年我国颁布了国家标准《档案著录规则》。。。.
2.对主题结构的分析（主题的因素以及这些主题因素在主题中的作用和相互关系）；
主题因素五种：
a.主体因素；b.通用因素；c.位置因素；d.时间因素；e.档案类型因素；
3.对主题因素间相互关系的分析；
主题因素之间的相互关系主要有几种：
a.限定关系；b.交叉关系；c.应用关系；d.影响关系；e.因果关系；f.比较关系；
通用复分表：
1.综合复分表：称纵论赋分表；
文献检索练习题
文献检索练习题一、填空题1.档案文献检索系统包括两大部分，其中_______部分的主要功能是通过著录标引等手段，使档案信息有序化。
2.“范畴_______”结构只表明同一范畴的那些检索词都属于某一学科或专业范围，因而有一定的联系，但不能明确指出它们之间是什么关系。
3.按构成原理，检索语言可分为分类检索语言、主题检索语言和_______检索语言三大类型。
4.不论是体系分类法还是组织分类法，从其结构言都具有_______、类号和注释等三种构成要素。
5._______是体系分类法编制中的主要环节。
6._______式分类法是根据概念的分析和综合原理编制的文献分类法，又称分析—综合分类法，最早起源于1896年。
7.在各种主题检索语言中，出现较晚的_______法体现了检索语言的发展趋势，为绝大部分计算机检索系统所采用。
8.《中国档案主题词表》的组成部分主要有主题词字顺表、范畴索引、_______索引和专有主题词索引。
9.用计算机可对词表、分类表随时修改，从而消除手工修订中不可避免的_______问题。
10.档案著录工作的基本要求是准确性和_______化。
11.档案分类标引的基本规则规定，档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案的具体内容和用途，选定适当的_______。
12.计算机检索系统与手工检索系统比较，虽然_______大体相同，但在结构原理、物质形态、著录格式、编制方法、使用方法以及检索效率等方面，都有很大的区别。
13.档案检索工具按载体形式划分，有书本式、卡片式、缩微式和_______式等几类检索工具。
14._______是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
15.检索策略就是为实现检索目标而制定的计划和_______。
16．广义的档案文献检索包括存储和________两个具体过程。
17．检索语言由________和语法组成。
18．《中国档案分类法》的________是由类目、标记符号和注释构成的。
档案主题标引规则
档案主题标引规则DA/T19-1999（1999-05-31批准 1999-12-01实施）为保证档案主题标引的准确性和一致性，提高标引工作的质量和检索效率，特制定本规则。
1、范围本标准规定了档案主题分析方法和依据《中国档案主题词表》及各种专业档案主题词表进行档案主题词标引的方法。
本标准适用于建立档案的机读式检索工具和手工式检索工具所进行的人工标引。
2、引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3860-1995文献叙词标引规则DA/T1—1992档案工作基本术语DA/T18—1999档案著录规则3、定义本标准采用下列定义。
3.1档案国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。
〔DA/T1中1.1〕3.2档案主题档案具体记述的对象或问题。
3.3主题词又称叙词(即正式主题词)。
标引与检索档案时，主题词表中规定用于表达档案主题的词语。
3.4非正式主题词又称非叙词。
是正式主题词的同义词或准同义词，主题词表中收录但规定不能作档案标识，只起指引作用的词语。
3.5档案主题词表由反映档案内容的主题词及其词间关系组成的规范化词典，是将档案、标引人员或用户的自然语言转换成规范化语言的一种术语控制工具。
3.6主题标引对档案给予主题词标识的过程。
〔DA/T1中5.6.2〕3.7主题标引深度指赋予一个标引对象主题词数量的多少。
4、主题分析主题分析是主题标引的基础，通过对档案的内容特征进行分析，准确提炼和选定主题概念。
4.1审读档案通过审读档案，了解和判断档案所反映的中心内容和其它主题因素。
4.1.1阅读题名文件和案卷的题名是对档案内容的概括。
在题名准确反映档案中心内容的情况下，阅读题名是分析、提炼主题的一条捷径，但题名不能作为提炼主题概念唯一的依据。
4.1.2浏览全文在档案无题名或题名不能全面、准确地反映档案主题时应浏览全文。
民国档案主题标引细则
民国档案目录中心数据采集标准民国档案主题标引细则DA/T 20.2 -19991范围本标准规定了使用《民国档案分类主题词表》(以下简称《词表》)对民国时期各种类型、各个级次的档案进行主题标引的原则和方法。
本标准适用于民国档案目录中心和各级档案馆编制民国档案主题目录、索引以及建立民国档案数据库的档案主题标引工作。
2引用标准GB/T 3860文献叙词标引规则DA/T l档案工作基本术语DA/T 18档案著录规则DA/T 19档案主题标引规则DA/T 2O民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则3定义本标准采用下列定义。
3.1单主题档案所记述的内容只有一个主题，可以构成一个单元主题或复合主题。
选用一个主题词来表达这一主题内容的称单元主题；选用两个或两个以上的主题词进行组配来共同表达这一主题内容的称复合主题。
3.2多主题档案所记述的主题有两个或两个以上，构成一种具有并列关系的主题。
3.3组配在标引或检索档案的过程中，需选用词表中两个或两个以上的主题词进行逻辑组合，从而表达所要标引和检索档案的主题内容。
3.4组代《词表》中一种事先固定的组配形式，目的是表达一些复杂主题和防止产生二义性。
4主题标引的基本方法和规则4.1标引规则4.1.1标引词的选取应以案卷或文件的实际内容为依据，直接客观地反映档案文件所记述的内容，切忌主观臆断。
4.1.2标引时必须选用《词表》中的正式主题词，非正式主题词不得作为标引词使用。
例:帝制运动Y洪宪帝制洪宪帝制D帝制运动航空检疫D飞机检疫飞机检疫Y航空检疫4.1.3标引时必须首先选用《词表》中专指性最恰当的主题词，不能选用上位主题词或下位主题词进行标引。
4.1.4标引时当能选用《词表》中单个主题词(含组代主题词)表达某一主题概念时，必须使用单个主题词(含组代主题词)标引，不得使用组配标引。
4.1.5标引时如果《词表》中选不出单独的最专指的主题词时，应优先考虑组配标引(详见4.2)。
分类标引
三、辨别分类表类目涵义的方法
.概括递进法 通过分类表细目由下往上概括递归，就可以明确类目的含义
是从具体逐渐到概括，范围由小逐渐变大，概念由专职逐渐到泛 指，以及下位类受上位类统辖、限制的关系，在标引时采用这种 方法就可以达到： （） 判定能分到下位类的文献主题，一定能归入其上位类。 （） 辨别相同类名类目的差异。
二、档案分类标引的规则
（）各主题是应用关系的当啊，一般按应用到的方面归类；如果 是综合阐述一事物在各方面的应用情况，则归入该事物所归属的 职能的类目。
（）各主题因素是影响关系或因果关系的档案，一般归入受影响方 面或结果方面的类目，但如果是技术一种事物在各方面的影响或 结果的，则依发生影响的或作为原因的事物归类。
判定类别
标引分类号
审校
二、档案分类标引的规则
为了正确使用档案分类法，保证分类标引的准确性和一致性， 提高分类标引的质量，故分类标引人员应遵循分类标引规则。
（一）档案分类标引的基本规则（书） （二）各种类型主题档案的分类标引规则 .单主题档案的分类规则 .多主题档案的分类规则
二、档案分类标引的规则
类号作为检索标识的过程。）
一、档案分类标引含义及工作程序
主进有《主分如题标该行次分题析果性引表关主能序类体内题仍质人的系题为地辨表系容名不，正员编，分利和阅清》结—时能到文在制深析用任—读上的构，确《，标目入后者通务案位编、考定分了引的透，提过，卷类制标虑档类解工、彻须供案确封、说识立案表档作适地确检卷定面同明符档主等》案开用掌定索或主、位、号单题中的始范握哪途题文文类主、位时查主时围其些径内件件、表类——找题，、使主，容版——的下、目其内应分用题然性浏。头题位附注所容系类方应后质览及名类表释属统原法予依、正文，，确的研则。标据职文件了定类讨、引能，的解。目，。
档案分类与著录标引
档案分类与著录标引档案分类与著录标引一、档案分类的概念及其意义二、档案著录标引三、档案实体分类四、档案分类方案的编制档案事业及其构成广义档案工作包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。
档案管理工作：档案收集（接收、征集）—整理（分类、有序化）—鉴定（内容、价值、技术状况）—编目与检索—保管—统计—编辑与研究—利用（查询服务、举办展览）一、档案分类的概念及其意义（一）概念1、类和分类类就是具有共同特征的个体集合。
分类即根据事物的异与同，按照一定的标准将其区分开来。
2、档案分类档案分类即根据档案内容和形式的异同，按照一定的分类原则和方法，使用一定的分类标准，对档案进行划分。
3、全宗全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动形成的全部档案构成的有机整体。
基本含义：（1）全宗是一个有机整体。
（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。
（3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
全宗类型：组织全宗、人物全宗两种。
全宗形式：独立全宗、联合全宗、全宗汇集、档案汇集四种。
4、立档单位形成档案全宗的单位，又称“全宗形成者”。
一个独立从事活动的机关、组织（或个人）就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。
构成立档单位的条件：（1）能够依法独立地进行工作、生产、经营、科研、教学等社会职能活动，单独行使相应的职权，并能主要以自已的名义单独对外行文。
（2）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免、奖惩权。
（3）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划。
（二）分类的意义分类是档案整理的核心内容和重要的基础性工作，是档案标准化、规范化工作的具体体现。
通过对浩繁杂乱的档案文件，分门别类，组合成保管单位，固定排列顺序，实现档案的有序化，可以给排架提供依据，为档案检索提供有利条件。
在应用计算机等现代化管理手段中，分类也是一个重要的基础。
浙江省行政处罚案件档案整理规则
ICS 01.140.20 A 14DB33行政处罚案件档案整理规则Clean up regulation of archives for administration punishment case浙江省质量技术监督局 发布前言为了规范制作、妥善保管和科学整理行政处罚案件档案，保障和监督行政主体有效实施行政管理，规范行政处罚案件办理程序，提高办案质量和效率，并更好地为社会各方面提供利用服务，特制定本标准。
本标准由浙江省档案局提出并归口管理。
本标准起草单位：浙江省档案局。
本标准主要起草人：程淑芳、王群。
行政处罚案件档案整理规则1 范围本标准规定了行政处罚案件档案的定义、归档文件的要求、档案的整理、档号编制、案卷格式、行政处罚案件档案电子目录数据库。
本标准适用于在实施行政处罚案件中形成的档案的整理。
经行政复议或行政诉讼的案件档案整理可以参照本标准。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 9705-1988 文书档案案卷格式GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-94 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 中国档案主题词表DA/T 24-2000 无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板《中国档案分类法》《档案分类标引规则》3 术语和定义DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1行政处罚案件档案行政处罚案件档案是按照法定的程序、在办理行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式历史记录。
民国档案分类标引细则
民国档案目录中心数据采集标准民国档案分类标引细则DA/T 20.3 -19991范围本标准规定了使用《民国档案分类表》以下简称(《分类表》)对民国时期各种类型、各个级次的档案进行分类标引的原则和方法。
本标准适用于民国档案目录中心和各级档案馆编制民国档案分类目录、索引以及建立民国档案数据库的档案分类标引工作。
2引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准的最新版本的可能性。
GB/T 15418档案分类标引规则DA/T l档案工作基本术语DA/T 18档案著录规则DA/T l9档案主题标引规则3定义本标准采用下列定义。
3.1上位标引也称整体标引。
对案卷或文件所反映的属于同一个上位类目的若干个主题依它们的上位类目进行概括性的标引。
3.2分解标引也称全面标引。
对案卷或文件所反映的各个局部主题分别进行标引。
4分类标引基本规则4.1分类标引的依据是民国档案内容和《分类表》。
4.2分类标引时，要正确地理解《分类表》内类目涵义和范围，避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片面地理解类目涵义。
4.3分类标引应多提供检索途径，案卷或文件内容涉及两个以上主题者，一般标引两个以上的分类号。
4.4分类标引应力求准确，根据案卷或文件的具体内容给出恰当的分类号。
4.5分类标引必须符合专指性的要求，凡有恰当的类目，一般不要标引上位类目。
当《分类表》中无恰当的类目时，可以归入上位类；无上位类时，可以归入含义相近的类目。
4.6分类标引应保持一致性，确保相同内容的案卷或文件归类的一致。
5分类标引细则5.1主题单一的案卷或文件，应按《分类表》主表中相对应的某一类目标引。
例:“江苏省政府工作计划”，归入“政务总类”中“计划”项，标出“B322”。
5.2案卷或文件的主题有两个或两个以上时一般作分解标引。
如是《分类表》主表同一大类中三级(不含三级)以下、一级大类是组合类目时为四级(不含四级)以下类目的，应依它们的上位类目作上位标引。
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4.1档案分类标引的依据是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系，并兼顾档案的其他特征。分类标引时，应对档案文件进行周密的主题分析，把握所论述的对象，准确地给予分类标识。
4.2档案分类标引应依据《中国档案分类法》及其使用指南。
4.3档案分类标引时,要正确地理解类目涵义和范围，避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片面地理解类目涵义。
3.15案卷 由互有联系的若干文件组成并放入卷夹、卷皮或档案袋内的，装订或不装订的档案保管单位。
3.16文件 是为处理各种事务而按着规范的形式直接形成的具有法定效用的信息记录。
3.17卷内目录 案卷内登录文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷内文件之前。
3.18卷内备考表：卷内文件状况的记录，通常排列在卷内文件之后。
3.2《中国档案分类法》（以下简称《中档法》） 用于对档案进行分类标引的工具。包括：《中华人民共和国档案分类表》、《清代档案分类表》、《民国档案分类表》以及《主体，是一种文献分类体系的具体体现。《中国档案分类法》的主表是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础组成的逐级展开的逻辑系统。
5.1.4.2专业档案馆（室）、部门档案馆（室）、企业事业单位档案馆（室），在使用《中国档案分类法》进行分类标引时，本专业的档案可使用行业分类表进行分类标引。
3.8分类号 类目的简明编码、标记符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。
3.9类目注释 对类目的说明，用于明确类目的内容范围，指出类目之间的关系，规定需要使用的特殊分类方法。
3.10档案主题 文件或案卷中用以表达档案记述和反映的事物内容的总称，即档案的中心内容。一份文件或一个案卷可以有一个以上的主题。
1主题内容与适用范围
1.1为了正确进行档案分类标引,选用恰当的标识表达档案文献的主题，保证档案分类标引的质量，提高检索效果，实现档案资源共享，特制订本规则。
1.2本规则适用于各级各类档案馆（室）使用《中国档案分类法》对所藏各种类型的档案进行分类标引。
1.3本规则适用于编制档案分类目录、索引以及建立档案目录中心和数据库的档案分类标引工作。
2引用标准GB 3860文献主题标引规则GB3792.5档案著录规则ISO 5963-1985(E)文献工作──文献审读、主题分析与选定标引词的方法
3术语
3.1档案 过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
5.1.2民国档案使用《民国档案分类表》进行分类标引。
5.1.3革命历史档案使用《新民主主义革命档案分类表》进行分类标引。
5.1.4中华人民共和国时期的档案使用《中国档案分类法》进行分类标引。
5.1.4.1国家综合档案馆、党政机关档案室所藏的中华人民共和国时期的档案应选使《中国档案分类法》进行分类标引。
4.4档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式,根据档案的具体内容和用途，选定适当的标引深度。凡一份文件或案卷涉及两个或两个以上主题者，除按第一主题或最重要的主题标出确切的分类号外，必要时可对其他主题附加相应的分类号。
4.5档案分类标引必须按专指性的要求,分入恰当的类目，切不可分入较宽的上位类或较窄的下位类。当分类表中无恰当的类目时，可分入范围较大的类目（上位类）或与档案内容密切相关的类目。
3.6档案分类标引 将档案主题的自然语言转换成档案分类检索语言的过程，也就是对档案进行主题分析的结果赋予分类号标识的过程。档案条目按所赋予的分类号排列起来，就形成了一个与分类体系相同的逻辑系统，从而达到系统反应档案，便于检索、利用。
3.7类目 又称类名，是一些在性质上或特征上具有共同属性的档案总称。类目规定了一类档案的性质和内容范围，以便区别于其它的档案。类目是档案分类表的构成单元。一个类目一般包括一个档案主题，但有时也包括一个以上的档案主题，形成一个类组。
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法规类别
标准
名 称
<<档案分类标引规则>>
发布单位
国家技术监督局
发布日期
1994-12-28
主题词
档案分类档案标引
中华人民共和国国家标准档案分类标引规则GB/T15418-94
国家技术监督局1994-12-28批准
1995-08-01实施--------------------------------------------------------------------------------
3.4复分表 也称附表、辅助表。在编制《中档法》时，将主表中采用同一标准进一步细分的相同类目合并起来，并配以号码编排成表，附于正表之后。以节省篇幅，供主表的类目进一步细分使用。复分表按其应用的不同范围分为通用复分表和专类复分表等。
3.5分类表索引 将主表中的类目（包括注释）改编成主题标目形式，按主题法原则依一定字顺、次序排列起来，并标明分类号，指引检索者查找所需主题在主表中的位置。
3.11档案馆 永久保管档案并向社会提供服务的单独设置的文化事业机构。
3.12档案室 国家机构、社会组织、企业、事业单位内部设置的文化事业机构。
3.13立档单位 构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者。
3.14全宗 一个国家机构、社会组织、个人或同一生产、建设、科研活动形成的具有有机联系的文件整体，是档案的基本分类和管理单位。
4.6档案分类标引应保持一致性。各种文本、载体类型的同一主题档案所标引的分类号均应一致。遇有某些难以分类和分类表上无恰当类目可归的档案，无论归入上位类或归入与其密切相关的类目，以及增设类目，都应作出记录，以后遇有类似情况，均按此处理。
5各种类型档案分类标引规则
5.1档案分类表的选用
5.1.1清代档案使用《清代档案分类表》进行分类标引。该表的一级类目适用于清代以前各历史时期档案的分类标引。