Word和Excel办公软件技巧

Word和Excel办公软件技巧(文图结合)2008-11-24 08:51:54| 分类：电脑知识| 标签：|字号大中小订阅减肥文件中的图片使用Word XP打开一个Word文件，然后选中Word文件中任何一幅图片，右击，选择“设置图片格式”，并在打开的窗口中单击“图片”标签，并单击“压缩”按钮，然后在打开的“压缩图片”对话框中，在“应用于”列表框中选中“文件中的所有图片”，在“更改分辨率”中选择“Web/屏幕”，同时在“选项”下确认选中“压缩图片”和“删除图片的裁剪区域”复选框，最后单击“确定”按钮即可。

通过以上操作，可以让Word文件变得更小。

小提示此减肥法对Office XP中的其他软件都有效，如Excel XP、PowerPoint XP等。

巧用ｏｆｆｉｃｅ快捷键Ｗｏｒｄ现在是我们办公时使用最多的软件了，但你是否找到了一些使用上的捷径呢？这里我向朋友们介绍几点心得，肯定会给您的操作带来方便。

轻松显示功能键的作用大家对于功能键最熟悉的莫过于Ｆ１（帮助）了，那么，若要查看Ｗｏｒｄ的其它功能键，只要按如下操作即可清楚显示。

方法是点击Ｗｏｒｄ菜单栏上的“视图→工具栏”，如果在其弹出菜单中显示有“功能键展示”，则勾选该项。

若没有，则选择“自定义”菜单项。

在弹出的“自定义”对话框中，切换至“工具栏”标签页。

在该视图中的下拉列表内勾选“功能键展示”复选框，单击“确定”退出。

其后，在Ｗｏｒｄ文档视图下端就会看到Ｆ１～Ｆ１０的功能显示。

快捷键改文字的大小写选择想要更改文字的大小写，只要按下Ｓｈｉｆｔ＋Ｆ３就可以了。

每按一次，文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。

一次保存多个打开的文件如果你想要一次性保存或关闭所有打开的文档。

操作方法是：按住Ｓｈｉｆｔ键，单击文件菜单时，在文件菜单中将出现两个的选项，全部关闭和全部保存。

关闭文档前Ｗｏｒｄ将提示你保存你所做的改动。

全部关闭命令在Ｅｅｘｃｅｌ同样起作用。

为常用的符号定义快捷键我们通过激活“工具栏”中的“符号栏”，虽然可以很方便地插入其中显示的符号。

不过，对于其未列出的符号，就只能一步步地运行插入命令，来寻找自己所需要的符号了。

其实，我们可以为那些你经常使用到的符号定义快捷键。

点击Ｗｏｒｄ菜单栏上的“插入→符号”，弹出“符号”对话框，在“符号”标签页，用鼠标激活列表框中预设的符号后，点击下端的“快捷键”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，用鼠标击活“请按新快捷键”编辑框，其后直接按键盘上准备设置的快捷键，最后，点击“关闭”按钮退出。

如要定义多个符号快捷键，则重复多次如上操作即可。

当切换到“特殊字符”标签页中，会看到Ｗｏｒｄ已事先定义好了“不间断字符”、“段落标记”等符号的快捷键，只需按设置操作即可。

Microsoft Word 的一些小技巧1、文档的作者名称、缩写和联系地址：有的人的电脑可能是请技术人员安装的，所以Word 的作者信息可能是随便写的，我们可以在“工具”—“选项”—“用户信息”中修改。

2、找回Word文档自动保存的临时文档：如果是Windows 98的电脑，自动恢复文件默认在：“Windows\Application Data\Microsoft\Word”下。

如果是Windows 2000 或XP的或有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件在“Windows\Profiles\用户名\Application Data\Microsoft\Word”下。

3、给文档设定打开权限密码和修改权限密码：可以在文档打开和修改时设定密码，其方法是“文件”—“另存为”—右上角的“工具”—“常规选项”。

为PowerPoint文档插上音乐的翅膀Powerpoint 2003的功能已经相当丰富，但还没有一种直接为整个幻灯片添加背景音乐的功能。

虽然我们可以通过依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”的方法来插入音乐(图1)，但是当演示到下一张幻灯片的时候音乐就会停止。

因此要使整个幻灯片使用一个背景音乐似乎是不可能实现的事情。

文件中的声音但事实并非如此，下面我就将我在实际操作中所总结的在PowerPoint中实现插入背景音乐的两种方法和大家一起分享(本文以PowerPoint 2003为例，其它版本请参照操作)。

方法一:1.依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”(图1)，在出现的“插入声音”对话框中选中要作为背景音乐的文件，然后单击“确定”(图2)，在弹出的对话框中点击“自动”按钮插入音乐对象(图3)。

插入-影片和声音-文件中的声音自动2.用鼠标右键单击插入的声音对象(喇叭图标)，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”(图4)，在出现的“自定义动画”任务窗格中，点击刚刚插入的音乐选项右侧的下接箭头，在出现的菜单中单击“效果选项”(图5)。

自定义动画3.在弹出的“播放声音”对话框中，在“效果”标签中，在“停止播放”项下面选中“在(F):XX 张幻灯片之后”(中间XX为数字)，在中间的数字增减框中输入适当的数字(图6)。

播放声音数字可以根据幻灯片的总张数来设定，比如幻灯片共有49张，那么你可以设定为50，这样就可以实现直到幻灯片结束都没有达到设定的张数，所以声音也就不会停止了。

如果插入的声音文件比较短，可以切换到“计时”标签，在“重复”后面的下拉列表框中选中“直到幻灯片末尾”项(图7)，这样就可发避免因为声音文件太短，导致演示到后来没有背景音乐的情况的发生。

播放声音另外别忘了，切换到“声音设置”标签，勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”项(图8)，这样在放映的时候小喇叭图标就不会显示了。

播放声音4.这时再放映幻灯片试试，是不是实现了背景音乐的功能了。

方法二:1.在要使用背景音乐的幻灯片起始处依次点击“幻灯片放映-幻灯片切换”(图9)。

幻灯片切换2.在出现的“幻灯片切换”任务窗格中，点击“声音”选项右边的下拉箭头，在出现的列表框中点击“其它声音...”(图10)。

幻灯片切换3.在出现的“添加声音”对话框中，选中要作为背景音乐的声音文件，然后单击“确定”按钮(图11)，再回到“幻灯片切换”任务窗格中勾选“循环播放，到下一声音开始时”选项(图12)。

添加声音修改切换效果4.放映幻灯片，背景音乐功能实现。

注:1.第一种方法支持较多类型的声音格式文件，但声音文件并没有内嵌到文档当中，因此要将文档移动到别的机器上时，对应的音乐文件也要移动，且相对路径不能错，因此建议采用此方法的同时将背景音乐文件和文档放在同一目录，这样便于移动后不容易出错。

2.第二种方法目前仅支持.wav类型的声音文件，因此会造成完成后的文档相对较大，但好处也是很明显的，设置成功后，PowerPoint会自动将声音文件内嵌进去，这样即使将文档移动到别的机器上，也不用担心背景音乐文件问题。

3.以上两种方法各有优劣，大家在实际生活中可根据需要作适当选择。

Office超强技巧连载─图片和多媒体技巧(上)给文档添加图片可以使其图文并茂，从而产生更好的效果。

这一期我们会和大家一块儿讨论Word文档中图片和多媒体的相关技巧，从而让你制作出更靓更好的文档，让别人对你刮目相看！让图片如影如随用Word编排包含图片的文件时，因为经常要对所生成的文件修改，但其中的图片会一会儿上一会儿下，重新调整起来非常麻烦。

不过，只要在插入或粘贴一张图片后，可以右击该图片，选择“设置图片格式”，再在打开的设置窗口中单击“版式”标签，并单击“高级”钮，在打开的的窗口中的“选项”下选中“对象随文字移动”选项。

以后，该图片上方或下面的文字复制、删除、更改后该图片就会随文字自动作调整。

图形固定技巧插入Word文档中的图形会随段落移动，有时候我们并不希望这样。

解决这个问题的方法是：选中文档中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择其中的“设置图片格式”。

再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。

将其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选项取消，单击“确定”按钮即可生效。

快速还原图片文件有时出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。

这时，可以用Word打开这个文件，再选择“文件”→“另存为Web页”，Word就会自动地把其中内置的图片以image001.jpg、image002.jpg、image003.jpg、image004.jpg等文件存放在以另存后的WEB页为文件再加上.files的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。

快速导入图片文件经常要从网上下载一些HTML的网页文件，而且一般这些网页上的图片等也会被下载在××××.files文件夹下，使用拷贝起来不方便。

可以单击“文件”→“建立新文件”，打开“新建”文件对话框，单击“其他文件”标签，并双击其中的“转换向导”项目，再把这个HTML文件转换为Word文件，你即会发现原来的图像文件已经内置到Word文件中了，可以给携带、打印带来很多的方便。

在Word中调用系统图标如果在自己的教材中添加一些图标，可以让文件更加生动、活泼。

在Word中，很容易做到这一点：选择“插入”→“对象”，再在“对象”对话框中单击“新建”标签，再在其下“对象类型”中选择“对象包”，再单击“确定”按钮，并在打开的“对象包装程序”窗口。

单击“插入图标”按钮，再打开其他的EXE或DLL文件，找到图标资源，再退回到“对象包装程序”窗口后，关闭“对象包装程序”，即可把图标插到当前文件中。

避免图片变成大红叉有时在插入图片后，往往会发现插入的图片变成了一个大红叉，无法正常显示。

这时，可以在复制图像后，选择“编辑”→“选择性粘贴”，并且去除“浮于文字上方”复选框即可。

快速选中多个图片对象在使用Word的绘图工具进行绘图时，可以将鼠标移到对象上，当光标出现十字箭头时，按下鼠标左键即可选定此对象，再按下Shift键不松开，依次单击各个对象即可选中多个对象。

再单击“绘图”工具栏提供的“组合”进行组合，这样就不至于在排版过程中，将插入到文本中的图形搞得面目全非。

轻松画直线选中Word工具栏上的“直线”按钮，再按下Shift键不松开，即可画出直线。

另外，如果想画出极短的直线，还可以单击绘图工具栏上的“矩形”按钮，再画出一个矩形，然后右击此矩形，选择“设置自选图形格式”，将“高度”设为0，宽度设为0.1即可。

旋转图形选中要旋转的对象，单击工具栏的“自由旋转”，用环型箭头指针套住一绿控点，牵引对象绕其重心旋转。

而按下Shift键不松开，则会以15°为一角度单位来旋转对象。

如何精确微移图形按下Alt键不松开，再用鼠标移动对象，可以使对象以0.01字符或0.01行为单位精确移动。