【职位管理】部门职能梳理与岗位分析培训

部门职能梳理及岗位分析培训
-1-
部门职能分析培训
1 部门职能梳理的意义及概念
2 部门职能梳理的方法
3
部门职能梳理的工作流程和安排
-3-
部门职能和岗位职责不清会带来横向和纵向一系列的管理问题
• 上级(部门)无法依据下级(部门)的职 能职责合理授权
• 多头领导、越级指挥和越级汇报 • 上级(部门)对下级(部门)的监督和绩
指导/监控
履行该职能 •需要做哪些指导？ •需要实施怎样的监控？
职能模块二
职能模块三 职能模块…
横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述
-10-
部门职能梳理的维度之一 —— 纵向的职能分解
一级职能
部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职能，部门承担的主要业务和管理职 能
二级职能
从一级职能之下分解的若干项子职能（职能模块）,这些职能严格讲都是比较宏观的,是 某一方面的工作
• 监督、指导下属控股公 司薪酬福利的计算与发 放工作
• 根据薪资计划，控制各 部门人员编制和薪资总 额
-15-
部门职能的编写要求
一级职能编写要求： • 用名词性短语概括本部门的主要业务和管理职能。
二级职能编写要求： • 用一个名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能。
三级职能编写要求： • 用一个句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。 • 格式：动词+事项 • 避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、“领导”等，以明确 权责，避免歧义。具体可参见《规范动词表》。 • 描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。
典型错误实例一 1.用心辅导新员工工作，使其在规定时间内正式上
岗
......
典型错误示例二
5.做好车间相关技术信息的收集和反馈工作
1）调查其它厂家生产技术水平
2）分析国内外先进生产工艺
3）反馈车间工艺问题
6.抓好车间技术队伍建设，做好操作人员的技术培
训和提高工作
1）拟定车间职工培训计划
2）筹备职工考评，以对培训做出效果评价
• 部门之间的无谓的协调工作大量增加， 从而导致： - 工作脱节、重复作业 - 部门之间协调困难 - 跨部门流程控制和制衡失效 - 部门本位主义加剧， 相互推诿现 象严重
-4-
组织结构中部门职能常见的问题
职能交叉 职能空档 职能重叠 职能错位 职能虚位
甲
乙
甲
乙
甲 乙
甲
乙
乙
甲
甲 乙
甲乙两个属同层次部门的职能有交叉部分 甲乙两个属同层次部门的职能中有缺失部分
三级职能
从二级职能分解的具体业务活动，三级职能都是一些具体的作业项目,是可以操作
-11-
部门职能梳理（示例）—— 一、二级职能
一级职能
二级职能
人力资源规划
岗位管理
招聘管理
人力 资源 Biblioteka 理薪酬管理 绩效管理 培训管理
员工职业发展
员工关系
人事管理
三级职能
示例
-12-
部门职能梳理的维度之二 —— 横向上将每一块二级职能按照 PDCA管理循环法进行细化分解为三级职能
-9-
部门职能梳理方法论——按两个维度进行职能梳理
示意
职能分解
天地纵横部门职能梳理工具
纵向上 将部门 职能分 解为彼 此相对 独立的 职能模 块
职能模块一
计划/规则
履行该职能 • 需要做哪些计划？ • 制定哪些规则？
组织/实施
履行该职能 • 需要组织哪些工作？ • 需要承担哪些工作？
协调/配合
履行该职能 • 需要进行哪些协调工作？ • 需要如何配合开展工作？
1）组织实施每周生产调度会 2）组织月度各产品的成本分 析会并形成纪要，监督检查 成本控制措施的实施情况 3）收集并统计各生产车间的 每日生产情况，编制生产日 报表 4）编制集团公司要求上报的 生产报表 5）组织工艺改进方案的实施 6）根据销售公司要求，拟定 现有产品的包装变更方案， 报质保部审核
1）协调各生产车间的生 产进度 2）联系营销部和供应部 ，就生产情况与其进行 沟通 3）配合质保部进行生产 部和各生产车间质量管 理体系的日常运行检查 4）协调公司外部的电、 汽、水的生产保障
部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要 组织完成的复杂工作按照工作流程思路尽可能分解 成最小的单元，分解成独立的、可操作的作业项目， 将部门职能系统化、规范化、清晰化
-6-
部门职能梳理的目的和标准
目的
使各项职能具体化，使之能够执行和落实 发现职能交叉、职能缺失和职能错位现象 为后续的其他组织设计工作提供前提条件
1. 对 本 工 位 设 备 的 保 养 、维护责任落实到人 ，保证设备正常、高 效运转
......
1. 制 定 岗 位 生 产 考 核 指 标，并与职工奖金挂 钩，实行多劳多得制 度。
2. 考 核 结 果 做 到 公 平 、 公正、公开，对事不 对人
......
-18-
部门职能描述的典型错误— 使用程度副词
-22-
部门职能梳理示例-梳理过程
示例
一级 职能
生产 管理
二级 职能
产品 生产 管理
安全 管理 公司 设备 管理
计划/规则 1）拟定和完善公司有 关生产管理方面的规章 制度 2）拟定年度生产计划 3）制定并下达月度生 产计划
建立和完善本部门安全 生产管理制度
......
三级职能
组织/实施
协调/配合
PLAN——计 划/规划/制度
• 通过调查研究进行现状分
析，找出存在的问题
• 找出存在的问题后，分析
产生问题的各种影响因素
• 从问题的主要影响因素来 着手解决问题
P
• 制定工作计划和相关管理
制度
DO——实 施 • 计划的执行
D
ACTION & LEARNING—— 改善措施及学习
A
• 提出这一循环尚未解决的 遗留问题，并将其转到下 一循环
1）承担本部门新员工入职的 部门级安全培训
2）组织本部门员工的安全培 训和考试
1）配合有关部门进行安 全检查
2）配合安防办进行安全 管理工作
指导/监控
1）监督和检查公司有关 生产管理方面的规章制度 的执行情况 2）监督和控制动力车间 对各生产车间的压缩空气 、水、电、汽的生产保障 情况 3）监督工艺改进方案的 实施情况和效果 4）审核水、电、汽的生 产用量并办理水、汽的结 算
标准
经过部门职能梳理，部门工作的职能是清楚的，在一系列的清晰 、明确和标准面前，复杂的工作被转化成简单的行为
-7-
部门职能梳理的基本要求
1
业务活动的独立性
业务活动的互斥性
4
职能梳理的基本要求
业务活动的连续性
3
2
业务活动的操作性
-8-
1
部门职能梳理的意义及概念
2
部门职能梳理的方法
3
部门职能梳理的工作流程和安排
无
-23-
部门职能梳理示例-梳理后
1.产品生产管理 1）拟定和完善公司有关生产管理方面的规章制度 2）拟定年度生产计划 3）制定并下达月度生产计划 4）组织实施每周生产调度会 5）组织月度各产品的成本分析会并形成纪要，监督检查成本控制措施的实施情况 6）收集并统计各生产车间的每日生产情况，编制生产日报表 7）编制集团公司要求上报的生产报表 8）组织工艺改进方案的实施 9）根据销售公司要求，拟定现有产品的包装变更方案，报质保部审核 10）协调各生产车间的生产进度 11）联系营销部和供应部，就生产情况与其进行沟通 12）配合质保部进行生产部和各生产车间质量管理体系的日常运行检查 13）协调公司外部的电、汽、水的生产保障 14）监督和检查公司有关生产管理方面的规章制度的执行情况 15）监督和控制动力车间对各生产车间的压缩空气、水、电、汽的生产保障情况 16）监督工艺改进方案的实施情况和效果 17）审核水、电、汽的生产用量并办理水、汽的结算 2.安全管理 1）建立和完善本部门安全生产管理制度 2）承担本部门新员工入职的部门级安全培训 3）组织本部门员工的安全培训和考试 4）配合有关部门进行安全检查 5）配合安防办进行安全管理工作 3.工艺技术管理
-16-
部门职能描述的典型错误—职能描述不够明细
某公司销售部部门职能
修改前 1.保证按时、按量完成公司
下达的销售任务；
职能描述过于笼统
修改后
1.产品销售 1）拟定公司年度、季度销售目标，报总工程师； 2）汇总客户需求，拟定月度生产建议计划，报总工程师； 3）拟定公司价格政策，报销售副总审批； 4）联系客户，洽谈业务，签订合同； 5）承担销售回款任务； 6）协调财务部门开具发票； 7）协调财务部门核销退税工作； 8）筛选并确定产品销售的承运方； 9）督促供应部库房发货，跟踪货物运输情况；
效考评缺乏依据 • 与绩效考评挂钩的薪酬激励体系无
法建立
• 部门内部员工工作量不能依据部门 职能合理界定 - 人浮于事 - 机构臃肿(因人设岗) - 工作重点不明确 - 基本的职能无法加强
• 积级性不高，士气低落 • 企业向心力弱 • 员工厌恶并上交责任、权力导向的
思维方式 • 人员流动性过高，后备人才缺乏
履行该职能
指导/监控
•需要做哪些指导？
•需要实施怎样的监控？
协调/配合
履行该职能 •需要进行哪些协调工作？ •需要如何配合开展工作？
-14-
部门职能梳理示例——三级职能
示例
一级 职能
二级 职能
人力资源规划 岗位管理 招聘管理
人力资 源管理
薪酬管理
绩效管理 培训管理 员工职业发展 员工关系 人事管理