物业管理实务-拟写物业常用文书与档案管理
物业管理师《物业管理实务》核心讲义(第十三章 档案管理与应用文书)【圣才出品】
第十三章档案管理与应用文书第一节物业管理档案管理一、物业管理档案的概念与分类（一）档案的定义档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息，即档案是清晰、确定的原始记录性信息。
（二）物业管理档案的含义物业管理档案是指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。
此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。
（三）物业管理档案的内容物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业服务企业行政管理以及物业管理相关合同资料等。
（四）物业管理档案的分类方法物业管理常用的档案分类方法包括以下四种。
1．年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。
特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅利用档案。
2．组织机构分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。
特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。
3．事件分类法事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。
特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。
4．流程分类法流程分类法：依据立档单位设立的流程进行分类，把档案按阶段性进行归集整理。
特点：能够系统地反映立档单位的档案资料，保持立档单位档案资料全过程的连续性和全面性。
物业管理服务档案管理方案
物业管理服务档案管理方案标题：物业管理服务档案管理方案引言概述：随着社会的不断发展，物业管理服务在城市生活中扮演着越来越重要的角色。
而物业管理服务档案的管理对于提高服务质量、保障业主权益和提升管理效率具有至关重要的意义。
本文将就物业管理服务档案管理方案进行详细探讨。
一、建立完善的档案管理制度1.1 制定档案管理规范：明确档案管理的范围、内容、流程和责任人，确保档案管理工作有章可循。
1.2 设立档案管理部门：建立专门的档案管理部门或者岗位，负责档案的整理、归档、借阅和保管等工作。
1.3 定期进行档案管理培训：对物业管理人员进行档案管理培训，提升他们的档案管理意识和技能。
二、建立健全的档案管理系统2.1 采用电子化管理方式：建立电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和管理，提高档案检索和利用效率。
2.2 设立档案管理平台：建立物业管理服务档案管理平台，实现档案信息的集中管理和共享，方便各部门之间的信息交流和协作。
2.3 定期进行档案备份：定期对电子档案进行备份，确保档案信息的安全性和完整性。
三、加强档案管理的监督和检查3.1 设立档案管理考核制度：建立档案管理考核制度，对各部门的档案管理工作进行定期考核和评估，激励他们提高档案管理水平。
3.2 进行定期档案审计：定期对档案管理工作进行审计，查漏补缺，发现问题及时整改，确保档案管理的规范和有效性。
3.3 加强档案管理的监督和检查：建立档案管理的监督检查机制，加强对档案管理工作的监督和检查，及时发现和解决问题。
四、建立档案管理的信息安全保障体系4.1 加强档案信息的保密管理：建立档案信息的保密管理制度，严格控制档案信息的查阅和使用权限，确保档案信息的安全性。
4.2 设立档案安全保障措施：采取物理和技术手段保障档案信息的安全，如设置密码、安装防火墙等措施。
4.3 定期进行安全演练：定期组织档案信息安全演练，提高物业管理人员对档案信息安全的重视和应对能力。
物业管理的档案与文书管理
档案与文书管理的重要性
保障信息完整
确保物业管理过程中产生的信 息和数据得到妥善保存，避免
遗失或损坏。
支持决策制定
为物业管理层提供准确、全面 的信息，有助于科学决策。
提高工作效率
规范化的档案管理有助于提高 信息检索和利用的效率，减少 重复劳动。
满足法规要求
遵守相关法规和标准，规避法 律风险。
档案与文书管理的历史与发展
详细描述
物业维修档案是物业管理中非常重要的一环，它详细记录了物业设施设备的维 修保养情况，包括维修时间、维修内容、维修人员等信息，有助于确保物业设 施设备的正常运行和使用安全。
物业服务档案
总结词
记录物业服务过程和质量的档案
详细描述
物业服务档案是对物业服务过程和质量的详细记录，包括物业服务人员的工作情况、服务质量、业主反馈等信息 ，有助于提高物业服务质量和业主满意度。
VS
云计算技术的应用
云计算技术将为物业管理档案与文书管理 提供更高效、安全的数据存储和处理能力 ，降低运营成本，提升服务质量。
人工智能在档案管理中的应用
智能化检索与分类
人工智能技术可以帮助实现档案 管理中的智能化检索和分类，提 高档案查询和利用的效率，减少 人工干预。
自动化处理
人工智能可以自动化处理大量的 档案信息，减轻人工负担，提高 工作效率，减少人为错误。
增强数据安全性
数字化管理可以实现数据备份和恢复 ，降低数据丢失风险，同时通过加密 等手段提高数据安全性。
数字化管理的实施方法
选择合适的档案管理软件
建立数字化档案与文书管理制度
根据物业管理需求，选择功能完善、易于 操作的档案管理软件。
制定数字化档案与文书的收集、分类、存 储、利用等管理制度，确保数字化管理的 规范性。
物业管理 物业管理常用文书的拟写及档案管理
物业管理物业管理常用文书的拟写及档案管理物业管理是指对房地产物业进行全方位的管理和维护的工作。
在物业管理过程中，常常需要编写和管理各种文书以实现高效的管理和协调各项工作。
本文将针对物业管理常用文书的拟写及档案管理进行探讨和分析。
一、物业管理常用文书的拟写1. 物业管理协议物业管理协议是物业管理公司与业主之间达成的合作协议，明确双方权益和责任。
该文书通常包含以下条款：- 建筑物基本信息：包括楼盘名称、楼栋号、住宅类型等信息。
- 管理服务内容：明确物业管理公司提供的服务，如安保、清洁、绿化等。
- 任务和职责分工：详细描述各方在物业管理中的具体职责和任务。
- 收费标准和支付方式：规定费用标准和支付方式。
- 服务期限和终止条件：设定合同的有效期和终止合同的条件。
- 争议解决机制：规定协议中出现的纠纷应如何解决。
2. 业主大会会议记录业主大会会议记录用于记录业主大会的议题和讨论情况，主要包括会议时间、地点、主持人、参会人员等基本信息，并详细记录讨论的议题、各方发言以及达成的共识等内容。
3. 报修单报修单是业主向物业管理公司提交维修申请的文书，具体包括以下内容：- 业主信息：业主姓名、联系方式等。
- 报修内容：详细描述需要维修的问题或故障。
- 报修时间：记录报修的时间。
- 维修处理情况：物业管理公司接到报修单后的处理情况和维修结果。
4. 公告通知公告通知是物业管理公司向业主发布重要信息和通知的文书，包括以下要素：- 公告标题：简明扼要地概括通知的主要内容。
- 公告正文：详细描述通知内容，如公共设施维修、停车位调整等。
- 公告发布时间和地点：指明公告发布的时间和具体位置。
5. 设备巡检记录设备巡检记录用于记录对物业设备进行定期巡检的情况，包括以下要点：- 巡检时间：记录巡检的具体时间。
- 巡检区域：指明巡检的具体位置，如楼层、公共区域等。
- 巡检内容：详细记录巡检过程中发现的异常情况和处理方式。
二、物业管理档案管理物业管理档案的管理对于物业管理公司的运营至关重要。
物业管理日常运营的档案
物业管理日常运营的档案一、引言物业管理是指对房地产项目进行全面管理和维护的一项工作。
在物业管理的日常运营中，档案的管理起着重要的作用。
物业管理的档案包括各类合同、项目规划、资料文档等，这些档案的完善和管理能够有效提高物业管理的效率和质量。
本文将介绍物业管理日常运营的档案管理要点和管理流程。
二、档案管理要点2.1 档案分类物业管理的档案可以按照不同的分类方式进行整理。
常见的分类方式包括按照时间、按照部门、按照项目等。
根据具体的管理需求，选择合适的分类方式，有利于档案的查找和整理。
2.2 档案整理档案整理是物业管理中的重要环节。
在整理档案时，应根据分类方式将档案进行归档，并标注清晰的档案名称和编号。
另外，还可以使用标签或文件夹等辅助工具进行管理，以便更好地保持档案的完整性和可查找性。
2.3 档案存储为了保证档案的安全和长期保存，物业管理需要合理选择档案存储方式。
一般而言，选择干燥、通风、温度适宜的环境存放档案，同时还可以考虑使用密封的文件柜或文件盒进行存储，以避免档案受潮或受损。
2.4 档案备份档案备份是物业管理中不可忽视的环节。
定期将档案进行备份，可以防止因意外或错误导致档案丢失的情况发生。
备份可以选择使用外部存储设备或云端存储服务，保证档案的安全性和可恢复性。
三、档案管理流程3.1 档案申请在物业管理中，各类档案的申请非常常见。
例如，项目规划文件、资料文档等需要定期或不定期地进行申请。
档案申请流程通常包括填写申请表、提交申请并附上相关材料、审批等环节。
申请人应按照规定的流程和要求完成各个环节，并确保申请材料的完整性和准确性。
3.2 档案审批档案申请提交后，需要经过相应的审批程序。
审批环节通常由物业管理中的相关部门或负责人进行，审批的标准一般包括档案的合法性、完整性和准确性等。
审批通过后，申请人可以继续后续的操作。
3.3 档案借阅物业管理中的档案借阅是指在一定期限内将档案提供给借阅人使用。
借阅人需要提出书面申请，经过相应的审批后才能借阅档案。
物业管理服务方案之文档管理与档案归档
物业管理服务方案之文档管理与档案归档一、背景介绍随着社会进步和科技发展的不断推动，各个领域的管理工作也在日益复杂化和信息化的同时提高。
作为物业管理服务方案的一项重要组成部分，文档管理与档案归档的规范化和科学化不仅关系到物业工作的高效性和顺畅性，也直接关系到物业服务质量的提升和经营效益的提高。
本文将针对物业管理服务方案中的文档管理与档案归档进行探讨。
二、文档管理1. 文档分类为了便于管理和查找，物业管理部门应对各类文档进行分类，例如：合同文档、备忘录和通知文档、会议纪要和报告文档等。
每类文档都需要制定相应的管理制度和流程，并根据实际情况合理安排存档位置和期限。
2. 文档命名和编号为了便于辨识和追溯，对于每份文档，物业管理部门应制定统一的命名和编号规范，并在文档标题中清晰地标明文档内容、时间和状态等信息，以方便后续的管理和归档。
3. 文档审查和审批物业管理部门应该建立文档的审查和审批流程，确保所有的文档都经过相关人员的审核和审批后方可生效。
同时，要确保文档修改和变更的流程明确，并及时更新已有的文档。
4. 文档存储和检索为了确保文档的安全和便捷的存取，物业管理部门应建立专门的文档存储系统，并对不同类别和重要性的文档设定相应的权限。
此外，还应建立方便快捷的文档检索机制，以提高工作效率和服务质量。
三、档案归档1. 档案分级物业管理部门应根据档案的类型和重要性对档案进行合理的分级，例如按年度、按部门或按项目进行分类，以便于档案的管理和利用。
同时，应制定相应的档案借阅制度和档案转递手续，确保档案流转的准确和安全。
2. 档案整理和封存为了保证档案的完整和安全，物业管理部门应定期进行档案的整理和封存。
应编制档案目录和索引，并对档案的有关信息进行登记和备案。
封存后的档案还需进行标识和存放在专门的档案库房中，以便于管理和保管。
3. 档案保管物业管理部门应确保档案的安全和防火措施，保持档案库房的干燥、清洁和适宜的温湿度条件。
物业管理工作中的文件管理与归档
物业管理工作中的文件管理与归档在物业管理工作中，文件管理与归档是一项至关重要的任务，它涉及到各种合同、协议、申请表格以及其他相关文件的妥善保管和整理工作。
有效的文件管理与归档不仅可以提高工作效率，还可以为后续工作提供便利和依据。
本文将从准备文件、文件分类和整理、文件的保管和销毁等几个方面来探讨物业管理工作中的文件管理与归档。
一、准备文件在物业管理工作中，准备文件是文件管理的首要步骤。
无论是合同、协议还是其他文件，都需要按照规范的格式来编制和准备。
在准备文件时，应注意以下几个方面：1. 文件名称与编号：为每个文件起一个明确且唯一的名称，同时为其编号，以便于日后查找和索引。
文件编号可以遵循一定的规则，例如按照分类来编号或按照年份和月份来编号。
2. 文件内容完整：确保文件中包含了所有必要的信息和附件。
在准备文件时，要仔细核对内容，确保文件的完整性和准确性。
3. 文件格式一致：统一文件的格式，例如统一使用某种特定的字体、字号和行距，使其整体呈现出一种统一和专业的形象。
二、文件分类和整理文件分类和整理是对文件进行系统化管理的重要环节。
通过合理分类和整理，可以方便日后的查找和归档工作。
在文件分类和整理时，可以考虑以下几个方面：1. 按照文件类型分类：根据文件的性质和用途，将其分为不同的类别，例如合同类文件、申请表格类文件、报告类文件等。
可以给每个类别设置一个特定的文件夹或柜子，以便于文件的存储和管理。
2. 时间排序：将同一类别的文件按照时间顺序进行排序，例如按照先后顺序或按照年份和月份来排序。
这样可以更方便地查找和追溯文件。
3. 文件标签：为每个文件添加标签或标识，以便于识别和查找。
可以使用不同颜色的文件夹、标签纸或标签贴纸来标记文件，并在上面写上文件的名称和编号。
三、文件的保管在物业管理工作中，文件的保管至关重要。
良好的文件保管可以确保文件的安全和完整性，防止文件丢失或遭到损坏。
以下是几个关于文件保管的建议：1. 文件柜或文件夹：为文件准备一个专门的文件柜或文件夹，保证文件的整洁有序，并防止文件在储存过程中受到损坏。
物业管理中的文件与档案管理技巧
物业管理中的文件与档案管理技巧在物业管理领域，文件与档案的管理是非常重要的一项工作。
有效的文件与档案管理可以提高工作效率，确保信息的准确性与完整性，同时也为日后的参考与查阅提供了便利。
本文将介绍几种物业管理中的文件与档案管理技巧，帮助您更好地管理和组织相关文件。
一、规范文件命名与分类在进行文件与档案管理时，规范的文件命名与分类是非常重要的。
首先，命名应具有明确的标识，包括文件主题、日期等关键信息。
例如，以“物业合同-2021-09-01”命名一个物业合同文件，以确保文件的唯一性和易查阅性。
其次，建立一套合理的分类体系。
根据文件的性质、用途或所属部门等因素，将文件进行分类，并建立相应的文件夹或数据库。
例如，可以分为合同文件夹、日常运维文件夹、投诉处理文件夹等。
这样可以方便查找和整理文件，提高工作效率。
二、建立档案管理制度为了确保文件和档案的长期保存和保管，建立一套完善的档案管理制度是必要的。
首先，应指定专人负责档案管理工作，明确其职责和权限。
这样可以确保档案管理工作的专业性和高效性。
其次，建立档案借阅与归还的制度。
当有人需要查阅某个档案时，必须通过申请和登记手续，同时要确保及时归还和记录档案的使用情况。
这样可以防止档案的丢失或遗漏，并为档案的监管提供便利。
三、数字化档案管理随着科技的发展，数字化档案管理逐渐成为物业管理中的趋势。
通过将纸质档案数字化，可以减少物理空间的占用，提高档案的可访问性和保密性。
建议在建立数字档案管理系统时，选择一款功能强大且易于使用的软件或平台，并将文件进行分类、归档和索引，以方便检索与管理。
四、定期归档与销毁物业管理中的文件与档案需要根据不同的需求进行定期归档与销毁。
归档是指将一些长时间不再使用的文件整理、封存并妥善保管起来，以备将来可能的查阅。
销毁则是指将一些无用或过期的文件进行安全销毁，以节省空间并确保信息的安全性。
在进行归档与销毁时，应制定相应的规定和程序，确保操作的合法合规。
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用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。 3．事务性通知
又称一般性通知。用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用 通知的形式传达给有关机构或级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。 6．发布性通知又称告知性通知。
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2.正文 通知的正文由通知缘由、通知事项、通知要求三部分构成。
（1）通知缘由 发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用
来表述有关背景、根据、目的、意义等。 批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直
接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。 发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代
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【知识链接】
物业文书是物业服务企业办理公务、处理业务、交流信息 和协调关系必不可少的专用工具。
物业管理的职责之一就是让用户或业主及时了解物业的 各种情况和企业开展的各项管理活动。比如物业某些重要工 程（水箱清洗、电梯维修、电线线路改造等）影响用户或业 主生活时应及时通知；某住户已超期未交管理费，要提醒其 何时交钱以避免罚款等。这些沟通工作有的是公告性质的， 要张贴在物业的公告栏上；有些是针对个别住户的，则要通 过信函告知。此外物业企业还需要对一些人进行的查询或投 诉做出解释性质的回复。这些都需要从事物业管理工作的人 具有良好的书写信函的能力。写一份格式规范、表意准确的 文书是物业管理人员的必备素质之一。现在不少物业服务企 业在实践中不断摸索，已总结出合乎实际需要的标准信件样 本，并形成信函系统，作为日常管理的重要工具。
（资料来源：自中国物业管理网改编）
任务1：拟写一份电费催缴书。
任务2：拟写一份停电通知书。
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【任务分析】
物业管理公司接管某住宅小区后，向业主发出 了《住户手册》。业主没有认真阅读《住户手册》， 不了解其中物业管理规定的有关内容，比如电费、 物业管理费等多久未交则会采取相应措施，但是， 重要的还是相关文书的正确拟写与及时告知
缘由。 （2）通知事项
这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步 骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。 （3）通知要求
学习情境六 物业常用文书拟写与档案管理
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【开篇案例】
某大厦业主把其物业委托房产代理商租赁。代理商与租户签订了租赁合 同。租户到大厦物业管理公司办理入住手续时，因未携带业主委托代理商签 订租赁合约的授权书，物业管理公司不同意租户入住。但代理商声称业主一 定会认可的。于是物业管理公司为租户办理了入住手续。事后，业主不承认 代理商所签订的合同，要求物业管理公司采取措施收回其物业。物业管理公 司发出限期搬出的通知后，租户却不同意搬出，并向物业管理公司投诉，要 求公司赔偿其装修损失10万元。
通知具有引导指示、统一规范、依据凭证、联系沟 通等作用。
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（二）通知的分类
1作.指活具示动任有性的命免通指通令性知导、知原通强一则制知和般执、方行分法转的为，涵发传指义性达。示上通一性级般知决通用、定于知和发上、指级布示批对性，所转布通属性置下知需通级等要指知执。示、行、或事部办署务理工性的作工通，作阐知事明、项工
包括事务性的、会议及任免通知。在传达和告知需要下级单位、平行单位、不相 隶属单位知道或办理的事项时使用，用法上较简单。常用于发布有关规定、规则、 条例、办法等规章制度。用于发布行政规章制度及党内规章制度。
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(三)通知的结构和基本内容
通知一般由标题、正文、落款和日期构成。
1.标题 通知的标题一般由发文部门、事由和文种组成，也可以省略发文机关，
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一、物业管理有关通知的拟写
二、物业服务企业岗位工作计划的拟写 三、物业服务企业工作总结的拟写 四、物业服务企业规章制度的拟写 五、物业管理中有关合同的拟写
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返回目录
（一）通知的概念
通知是用于批转下级单位的公文，转发上级、同级 或不相隶属单位的公文，发布行政法规和规章，传达要 求下级单位办理或有关单位需要周知及共同执行事项的 一种公文。它是一种应用较为广泛的知照性文书。
（资料来源：中国物业管理网）
思考:
（1）该租户办理入住时应提交哪些资料？ （2）建立业主档案对处理本案的意义是什么？ （3）本纠纷案的主要责任人是谁？ （4）本纠纷案应如何处理为好？
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【学习目标】
了解物业常用文书的基本概念、种类及拟写物业文书应注 意的事项
掌握物业常用文书的编写要领与技巧 掌握物业管理档案资料的来源及分类，档案管理的程序及
由主要内容＋文种组成标题，有时还要根据具体情况特别标明“紧急通 知”、“重要通知”等。 发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使 用书名号。
批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一 定使用书名号。如《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等 学校后勤社会化改革意见的通知》。
要求
【技能目标】
能够拟写格式规范的物业常用文书 能够科学合理地进行物业档案管理整理与归类
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【技能目标】
能够拟写格式规范的物业常用文书
能够科学合理地进行物业档案管理整理与 归类
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学习任务
任务一：拟写常用文书
任务二：对各类物业档案的 整理与归类
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【任务引入】
2009年7月2日上午，世纪花园小区的新住户胡先生将家 具卸下车后发现，包括电梯在内的公共设施断电了，电梯没 电无法运行。一家人不得不爬楼梯将家具扛上11楼。停电影 响的不止胡先生一家。据了解，世纪花园小区有900余住户。 由于断电，上水加压泵无法运行造成6层以上住户全部停水， 宽带网络、公共照明等设施也停止了运行。 究其断电原因， 该小区业主已拖欠电费88万余元，小区物业管理公司多次向 欠费客户发出电费催缴书、停电通知书。