公司文件编码规则_格式_清单
生产型公司文件编码规范
生产型公司文件编码规范1. 引言本文档旨在为生产型公司制定文件编码规范，以确保文件的统一性、便捷性和可管理性。
规范化的文件编码将有助于提高工作效率和减少错误。
2. 编码规则在制定文件编码时，请遵循以下规则：2.1 文件编码结构文件编码应由多个部分组成，包括项目标识、日期标识和文档类型标识。
各部分之间可使用分隔符进行分割。
- 项目标识：代表文件所属的项目或任务。
可以采用特定的编号、名称或代号。
- 日期标识：代表文件创建或更新的日期。
格式应为YYYYMMDD，如。
- 文档类型标识：代表文件的类型或类别。
可以根据实际需要自定义。
例如，一个文件编码的结构可以是：项目标识-日期标识-文档类型标识，如：PRJ001--DOC001。
2.2 编码命名规范在编码文件时，请遵循以下规范：- 使用大写字母和数字进行编码，避免使用特殊字符。
- 不要使用含糊不清或重复的命名。
命名应简明扼要、清晰易懂。
- 如果文件名称过长，可适当缩写或使用简称。
2.3 特殊情况处理对于特殊情况，可以制定额外的编码规则。
例如，会议纪要可以在文件编码中添加会议编号，以便与其他文件区分。
3. 示例以下是一些示例文件编码的例子，仅供参考：- PRJ001--DOC001：代表项目001在2022年1月1日创建的文档001。
- PRJ002--REPORT001：代表项目002在2022年1月15日创建的报告001。
4. 实施与管理为了保证文件编码规范的实施和管理，可以采取以下措施：- 向所有员工提供编码规范的培训，并明确其重要性和作用。
- 在文件管理系统中设置自动编码功能，以确保文件编码的一致性。
- 定期审查文件编码的使用情况，并根据需要进行调整和改进。
5. 结论本文档所制定的生产型公司文件编码规范将有助于提高文件管理的效率和可追溯性。
遵循规范的编码将减少错误和混淆，方便员工查找和使用文件。
以上是对生产型公司文件编码规范的简要说明，希望能为公司的文件管理提供一些指导和参考。
生产型公司文件编码规范
生产型公司文件编码规范1. 引言本文档旨在规范生产型公司文件的编码方式，以便于文件的组织、存储和检索。
通过遵守本规范，有助于提高生产效率，减少误操作和混淆。
2. 文件编码规则遵循以下文件编码规则，以确保文档的一致性和可管理性。
2.1 文件类型标识在编写文件名时，应将文件类型标识放在文件名的末尾，以方便快速识别。
下面是常见的文件类型标识：- 报告：REP- 分析：ANA- 设计：DES- 计划：PLN- 会议记录：MIN例如：`_销售报告.REP`2.2 文件名日期格式为了更好地进行文件的排序和归档，日期应以`年月日`的格式排列，并以下划线分隔。
例如：`_销售报告.REP`2.3 文件名描述文件名应简洁明了，包含足够的信息以便快速理解文件内容。
避免使用过长和含糊不清的文件名。
例如：`销售报告`代替`销售情况汇总报告`。
2.4 文件夹结构规划为了便于文件的组织和管理，应建立统一的文件夹结构。
根据公司的业务特点和需求，合理规划文件夹的级别和细分。
在文件编码时要注意按照文件夹结构进行编码。
例如，`2021年度/销售部门/报告/_销售报告.REP`。
2.5 版本管理在对同一文件进行多次修改时，应使用版本号进行标识。
采用`VX.X`的格式表示，其中`X`为数字。
每次修改时，版本号加一。
例如：`_销售报告_V1.0.REP`、`_销售报告_V2.0.REP`。
2.6 特殊字符和空格为了避免文件在不同平台之间出现兼容性问题，应避免使用特殊字符和空格。
建议在文件名中仅使用英文字母、数字、下划线和连字符。
2.7 文件归档根据公司的归档策略，定期对文件进行归档和备份。
归档后的文件应进行标识，例如移动到特定的文件夹或添加文件标签。
3. 文件管理工具推荐为了更方便地管理文件，建议使用以下文件管理工具：- 谷歌云端硬盘（Google Drive）- 微软OneDrive- 坚果云- 百度网盘这些工具提供了云端存储和文件同步的功能，方便进行文件的管理、共享和备份。
公司文件编码规则,格式,清单
1.公司品质手册:SK-QM/xxQuality Manual2.公司运作程序:Company Operation ProcedureSerial No.))3.公司作业指导书:SK-GWI-XX-XXX/xxGroup Work InstructionSerial No.)Group Dept.No.)Group Work Instruction)公司各部门编号：总裁办00President Office Group Department No.人力资源部01Human Resource 行政部02Aadministration 品质中心03Quality Center 供应链中心04Supply Chain Center 财务部05Finance市场部06Sales & Marketing IT部07Information Technology 实验中心08Reliability Lab 张家港工厂10ZhangJiagang Factory 江阴工厂20Jiangyin Factory 九江工厂30JiuJiang Factory4.公司表格:SK-GFORM-XX-XXX/xxGroup FormSerial No.)Group Dept.No.)Group Work Instruction)公司文件编码规则Document Numbering System5.工厂作业指导书:SK-WI-XXXX-XXX/xxFactory WorkInstruction Serial No.)XXXX说明：前面两个XX参照各工厂编号(First 2 XX refer to factory No.)后面两个XX：(Final 2 XX:)工厂通用文件：00Factory general document工程部01Engineering department生产部02Production department品质部03Quality department供应链04Supply Chain财务部05Finance人力资源06Human resource行政07Administration实验室08Reliability Lab6.工厂操作指导书:SK-XXX-XXXX-XXX/xxFactory OperationInstruction工厂操作指导书类型:(示例)Type of factory IIP Incoming Inspection PlanOperation Instruction PIP Process Inspection Plan(Example)FIP Final Inspection PlanQCP Quality Control Plan………………( The types decided by factory department)工厂表格:版本号(Revision No.)Factory form流水号(Serial No.)工厂各部门编号(Factory department No.)工厂编号(Factory No.)工厂表格(Factory No.)盛康公司(Suncome)。
XXXX公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料；b)管理类文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法3.1 公司名称约定公司全称：北京XX科技有限公司简称：**KJ3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2020表示公元2020年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如：2020-10-12或20201012 表示（2020年10月12日）3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。
3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 管理类文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度等管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
公司文件编号规则
文件编号规则1、目得加强公司文件得标准化管理,便于文件得识别、追溯与控制,规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
２、适用范围适用于公司文件得编号管理与控制。
a)技术类文件：就是指在公司得研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关得各类文件与资料。
b)其她文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3、编号办法3、1 公司名称约定公司全称：简称：3、2 日期表示格式:yyｙy－mｍ-ｄd或ｙyyyｍmｄｄyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如201２表示公元2０1２年。
mm月份：用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。
例如：2０12-10-１2或20１2１012表示（2０１2年１０月12日)3、3 文件版本编号下面就是对文件版本进行编号要遵守得标准:起草版本得编号为0、1, ０、2, 0、3，、、、, 0、1０。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0、１,０、1、1, ０、1、1、１、一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1、0,版本编号不断变化为:1、０, 1、１, １、2,、、、，1、10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2、0,2、1，2、2 等。
3、4 技术文件命名格式：ＦＩRST－AＡ-ＮＮ-YＹYYMMFIＲST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号，参见3、3节YYYYMＭ:年月3、5 其她文件得编号3、5、１公司规章制度与管理文件公司规章制度与管理文件得编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnｎ-dd-YYＤN:大写英文字母,部门代号,如该制度就是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件就是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。
相应得部门代号如下：综管部:ＺG采购部:ＣG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTＴ文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行得各种规章制度;②质量管理文件—QS，公司运转过程中得各类文件与记录。
文件分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
内部文件编号规则
公司内部文件编号规则1.目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围适用于广东携手物流科技有限公司总部各部门文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、运营、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3.编号办法3.1 公司名称约定公司全称：广东携手物流科技有限公司简称：携手科技、携手或XS3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2017表示公元2017年。
Mm 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自 1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1,1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。
3.4 技术文件命名格式：XS-AA-NN-YYYYMMXS：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：XS(-DN)-TT-YY【nnnn】号ddDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：总裁办：ZG财务部：CW技术部：JS人事部：HR运营中心：OPTT文件类型：①规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；②质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
(最新整理)内部文件编号规则
(完整)内部文件编号规则编辑整理：尊敬的读者朋友们：这里是精品文档编辑中心，本文档内容是由我和我的同事精心编辑整理后发布的，发布之前我们对文中内容进行仔细校对，但是难免会有疏漏的地方，但是任然希望（(完整)内部文件编号规则）的内容能够给您的工作和学习带来便利。
同时也真诚的希望收到您的建议和反馈，这将是我们进步的源泉，前进的动力。
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公司内部文件编号规则1.目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档,确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转.2.适用范围适用于广东携手物流科技有限公司总部各部门文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、运营、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3.编号办法3。
1 公司名称约定公司全称：广东携手物流科技有限公司简称:携手科技、携手或XS3。
2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如2017表示公元2017年。
Mm 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如： 2012—10—12（或20121012）表示2012年10月12日3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1, 0。
2, 0。
3, 。
， 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0。
1。
1， 0。
1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自 1.0，版本编号不断变化为:1.0, 1。
1, 1.2，。
.， 1。
公司档案文件编码规则
HJ-XZ05-2017-001
文件顺序号
年份
文件类别
公司简写
意为菏建行政通知、通告类2017年001号文件
二、类目表
一级类目
（代码）
二级类目
（代码）
归档范围
行政
XZ
证照
01
各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产许可证，注册证，获奖证，商标证等）
公司战略
合同、协议
04
签订的工程供货合同、协议（含材质证明、出厂合格证明、复试报告等）
废旧物资
05
工程废旧物资处理台账
其他
06
供货商名录、供货商评价报告等
财务
CW
按财务要求
技术
JS
专业深化设计
01
专业深化设计方案、竣工图
技术文件
02
需交公司存档的施工技术文件如：施工方案（作业指导书、新工艺、工程总结等。
规程、规范
入职薪酬及薪酬调整台账
员工入、离职
05
员工入职及离职相关手续
员工档案、简历
06
员工档案、简历台账
外协单位名录
07
外协施工队伍名录、合作单位名录
其他
08
经营预算
JY
市场开发
01
工程项目的开发调研、跟踪、立项报告、请示、批复等
合同、协议
02
招投标及有关谈判材料、签订的施工合同、协议
项目预算书
03
工程项目预算书清单
项目结算书
04
工程项目结算书清单
外协队伍结算
05
外协队伍工程项目结算书清单
统计工作
06
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未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人
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1. 目的
建立文件的制定、审核、批准、发布、控制、更改和废止程序，确保在公司内部文件使用部门和人员得到适当的有效的文件。
2. 适用范围
本程序适用于公司所有的文件控制。
3. 定义
无。
4. 流程
5.1
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5.3工序编码
5.4
未经本公司书面许可,不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人
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