全宗档案各类案卷目录编制说明
DA／T13-1994《档号编制规则》
《档号编制规则》（DA/T 13-1994）档号编制规则（中华人民共和国档案行业标准DA/T 13-1994，中华人民共和国国家档案局1995年6月12日发布，1995年10月1日起实施）1 主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适于档案馆（室）编制档号2 术语2.1 档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2.2 全宗号档案馆（室）给定每个全宗的代码。
2.3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。
2.4 类别号馆（室）藏档案类别的代码。
2.5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2.6 案卷号案卷排列的顺序号。
2.7 文件号案卷内文件的顺序号2.8 页（张）号码案卷内文件每页（张）的顺序号。
2.9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3 档号编制原则3.1 唯一性原则档案馆（室）内档号应指代单一。
不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3.2 合理性原则档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
3.3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。
3.4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3.5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4 档号的结构档案号结构分为三种；4.1 第一种结构为：全宗号— 案卷目录号－案卷号－件、页（张）号。
即：（图略）4.2 第二种结构为；全宗号－类别号－案卷号－件、页（张）号。
即：（图略）4.3 第三种结构为：类别号－项目号－案卷号－件、页（张）号。
即：（图略）4.4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“－”（短横）相隔。
4.5 件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
5 档号的编制方法5.1 全宗号的编制方法全宗号用四位代码标识。
派出所档案室全宗目录模板
派出所档案室全宗目录模板派出所档案室，又称“派出所档案室”、“公安档案室”、“综合档案室”，是一个负责各类公安档案的收集、整理、保管和利用的单位。
我所负责的辖区主要为辖区人口较多，派出所的档案管理由公安科负责，其中包括：户籍管理（含身份证）、户口管理手册（及《户口薄》）、人口信息及流动人口信息管理（含身份证);刑事案件及财产案件相关证明文件和法律文书类档案。
日常工作中，该单位的各科室人员都要熟悉收集文件材料的要求和方法，认真收集好相关内容。
为方便辖区群众查阅档案资料，该单位还配备了全宗目录电子版。
公安派出所档案室自成立以来，就十分重视对辖区基础资料的收集和整理工作。
通过开展一系列工作来完善所内档案编研工作。
一是认真落实好所内工作制度，建立健全了档案管理制度、档案借阅制度，加强了档案的安全保护工作和安全管理。
认真开展内部和外部业务指导，定期进行业务培训并组织业务学习，不断提高民警职工综合素质。
组织开展业务知识竞赛活动，增强全员的档案意识，使更多的民警了解档案业务，为我所提供更多更好的服务。
该单位还将档案编研工作与实际工作相结合，不断改进方法内容。
通过近几年来的实际行动，使档案编研工作逐步规范化、科学化。
截止目前该单位共编研文书类档案19本、历史材料8类共200余卷共5500余页（含身份证、户口薄）。
制作各种档案室工作手册、目录及归档表等电子档文档共5000余份；制作各类工具书近400本；以及其他各类材料10000余册（册）卷。
全部已按科学整理进行分类保存存放于库房内。
并定期进行清理维护工作；按规定及时向上级档案馆移交所需的各类资料以及内部文件资料；根据需要整理各相关部门报送资料文件以及其它纸质资料等保管备份方式保存。
严格落实专人进行整理、归档、保管条件符合要求时才能进行出库、销毁以备查考之用；做到有计划、有总结、无遗漏。
为使所内档案工作有条不紊地进行中.并按照国家有关法律法规来规范档案管理、档案事业的相关法律法规的规定执行从档案管理办法（试行）起就制定了规范的《公安派出所档案室管理制度》《警徽管理规定》以及所内各科室的职责，并逐级签订了责任书并严格执行。
档案馆检索体系编制指南
档案馆检索体系编制指南档案馆检索体系是指从不同角度揭示馆藏,为满足利用者使用档案的需要而建立起来的各种检索工具,彼此之间各司其职，互相联系、互相补充的一个有机体系。
档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。
按功能划分，可分为介绍性检索工具、查找性检索工具和指引性检索工具。
1. 介绍性检索工具：用文字叙述的形式对馆藏档案或某一专题档案进行介绍的工具书，有档案馆指南、全宗指南、全宗卷、专题介绍等。
1.1 档案馆指南《档案馆指南编制规范》（中华人民共和国行业标准DA/T 3-1992）《档案馆指南》是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。
它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。
包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。
档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。
馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。
按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位介绍。
馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。
附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。
1.2 全宗指南《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012代替DA/T 14-1994,2012-11-15发布2013-01-01实施）《全宗指南编制规范》对全宗来源简况、档案内容与成分介绍以及其检索和查阅注意事项，作出了规范要求。
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
全宗卷编制及整理规范
机关档案室全宗卷整理方法为规范机关档案室全宗卷的整理，按照国家档案局制发的《全宗卷规范》(DA/T12_1994、1995_6_12)，结合工作实际，制定全宗卷整理方法：一、关于全宗卷全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
二、全宗卷的主要内容卷一：档案管理综合材料，主要包括:１全宗指南（全宗介绍）；２档案管理制度汇编；３档案管理体系网络图；４归档范围和保管期限表；５档案机构设置和调整文件；６档案工作人员任免文件；７机关档案工作年检、评估等材料；８档案培训材料；９档案工作计划、总结等。
（１、2、3、4项为必要项）卷二：档案收集，主要包括:１文书、会计、专业、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接收据；２档案移交目录等。
（1、2为必要项）卷三：档案整理，主要包括：１档案分类方案；２档案整理情况说明等。
卷四：档案鉴定，主要包括:１档案工作鉴定小组成员名单；２鉴定档案分析报告；３销毁档案的请示与批复；４销毁档案清册等。
（如有销毁档案工作1、3、4为必要项）卷五：档案保管，主要包括:1库房安全检查记录；2档案安全检查报告；3档案库房温湿度记录等（3项为必要项）。
卷六：档案统计，主要包括：1各类档案收进、移出统计台账；2档案统计年报等。
（1、2项为必要项）卷七：档案利用，主要包括:１大事记；２组织沿革；３档案借阅登记；４档案利用事例汇编；５利用档案资料出版的书籍、汇编等。
（1、2、3项为必要项）卷八：档案管理新技术的应用，主要包括：１办公自动化开发应用情况；２计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；３档案数字化方案；４档案数字化成果说明；５档案管理软件安装盘等。
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
3-1全宗卷整理方法及示例
全宗卷整理方法及示例云浮市档案局监督指导科2007年9月一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体（一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体）。
苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。
这一综合体包括机关(企业、团体、个人)档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。
全宗，法文fonds，最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的，在1841年 4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。
fonds一词，原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意，用于档案学有时附加限定词，如俄文архивныйфонд(档案全宗)。
中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法，1955年后全国统一改为“全宗”。
在汉语中 ,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思，因而惯称相关事件的一组文书，以至泛称档案，均谓卷宗。
“全宗”的字面意义，就是全部卷宗。
全宗构成条件和立档单位在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。
形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。
确定档案全宗划分的界限，即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位，通常被称为全宗构成者的条件，或立档单位的条件。
立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。
一般具备下列条件的机构就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗：①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；②是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
上述三个方面往往互相依存，也有时并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。
案卷目录、卷内文件目录录入方法
专指传统老方法的档案：
一、案卷目录录入（指整卷装订的案卷）：
进入
案卷管理案卷管理案卷著录
案卷题名：（封皮题名）
全宗号：如005（保留三位数）
（前面0为填加位数，全宗号、目录号保留三位数，案卷号为四位数）
目录号：如001或002或003
案卷号：如0001
年度：如1999
类别（机构）：XXX类
归档号：（不用填）
分类号：（不用填）
保管期限：（永久或长期或短期）
页数：（本卷总页数）
案卷起始时间：（指本卷时间最早那份文件时间）如19990101
案卷终止时间：（指本卷最晚那份文件时间）如19991230
二、卷内文件目录录入（指整卷装订的案卷）：进入
案卷管理卷内文件管理档案著录
正题名：（文件标题）
副题名：（不用填）
文号：如港区办发〔1999〕1号
责任者：（落款单位）
档号：全宗号--目录号--案卷号--文件序号
如 005-001-0001-001
005-002-0001-001 （前面0为增加位）
005-003-0001-001
全宗号目录号案卷号文件序号
（注：前面0为填加位数，全宗号、目录号、文件序号保留三位数，案卷号为四位数）
年度：如1999
类别（机构）：如XXX类
归档号：（不用填）
久、长期、短期）。
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全宗档案各类案卷（件）目录编制说明
文书档案
文书档案在全宗内一级类目为1，二级类目分别为：1.党群行政、2.生产经管、3.股市证券；其分类号分别为：1.1党群行政；1.2生产经管；1.3股市证卷。
归档文件以件为单位进行整理，单份文件，一份为一件；文件正本与定稿、正文与附件为一件。
1.保管期限分永久、“Y”表示；长期“C”表示；短期“D”表示。
2.整理：是将归档文件以件为单位进行装订、排列。
3.排列：按保管期限—年度逐件排列。
4.编目：按保管期限，一个年度编制一个流水号，即为件号。
5.档号：分类号—年度、保管期限—件号。
科技档案
科技档案在本全宗内一级类目为2，二级类目分别为：1、科研；2、工程；3、基建；4、设备；其分类号分别为：2.1科研;2.2工程;2.3基建;2.4设备。
1.排列：科研、工程、基建按项目排，同一项目按科研、工程、基建的全过程所形成的文件材料先后顺序排；设备则按不同种类、型号排。
2.档号编制：科研、工程、基建为：分类号—项目号—案卷号；设备为：分类号—种类号—案卷号。
3.统一编制分类目录，在分类目录内各类排序为：科研—工程—基建—设备，以后随着科技档案的增加，各类可单独分设目录。
会统档案
一、会统档案在本全宗内一级类目为3，二级类目分设为：1会计；2统计；分类号为3.1会计；3.2统计。
二、排列：采用报表、帐册、凭证分别排列号；报表、帐册按年度先后各编一个大流水号；凭证每年单独一个流水号；并以报表、帐册、凭证各自编制案卷目录。
三、档号编制：分类号—年度号—案卷号
特种载体
特种载体档案在全宗内一级类目号为4，二级类目分设为：4.1照片;4.2声
像;4.3牌匾;4.4奖状;4.5证书;4.6字画;4.7光盘、电子文档;4.8其他。
1. 排列:按不同载体分别排列，同一载体按形成时间先后排列。
2.编号:按各类先后顺序各编一个流水号，即为件号；其档号为：分类号—件号。
3.统一编制分类目录，其分类目录采用科技档案分类目录样式，分类目录内则按二级类目顺序排列编制。
全宗卷编制说明
为了更好地进行全宗档案管理，特建立全宗卷。
全宗卷的具体编制说明如下：（一）根据全宗卷内容，把全宗卷按问题分为10大类：1、全宗单；2、全宗指南（全宗介绍）；3、大事记；4、档案收集；5、档案整理；6、档案鉴定；7、档案保管；8、档案统计；9、档案利用；10、档案管理新技术应用。
（二）单位建立全宗卷，以后随着全宗卷内容的不断增加，在各类下面设立全宗卷分卷。
（三）宗卷内文件材料编号方法为：按类每件编一件号，如：全宗单的第一件为：1—1；全宗指南（全宗介绍）的第一件为：2—1；其他各类以此类推。
（四）全宗卷排列顺序为：全宗单—全宗指南（全宗介绍）—大事记—档案收集—档案整理—档案鉴定—档案保管—档案统计—档案利用—档案管理新
技术应用。