采购管理制度.doc

7采购管理制度4

合肥蓓必佳副食品有限公司

采购管理制度

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、防范食品安全风险，规范食品原材辅料采购制度，减少有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，制定物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

根据“按需购进,择优选购”的原则,依据市场动态，库存结构及销售订单反馈的信息，办公室采购人员编制请购单《物料请购申请表》，报厂长批准后执行。要建立供销平衡，保证供应，避免脱销或品种重复积压以致过期失效造成损失。

一、请购及其规定

1．请购的定义。请购是指某人或者某部门根据需要确定一种或多种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

2．请购单的要素

完整的请购单《物料请购申请表》应包括以下要素：

（1）请购的部门；

（2）请购单填写人；

（3）请购的日期及需求时间；

（4）请购的物品名；

（5）请购的物品数量；

（6）请购的物品规格；

（7）请购的物品用途；

（8）请购如有特殊需要请备注；

（9）请购部门主管；

（10）请购单审核人；

（11）公司厂长签字。

3．采购流程

（1）车间、仓库、化验室的请购单应按照要素填写完整、清晰，由办公室审核后报厂长批准；

（2）食品原料、内外包材物料采购是根据警戒库存和销售订单按月销量新建采购订单，办公用品及生产耗材、化验试剂设备的请购应统一填写《物料请购申请表》；

（3）食品原料、内外包材物料采购订单应由采购主管（办公室兼）审核，厂长签字后，由厂长或办公室将采购信息发至供应商，与供应商确认到货信息后填写计划到货日期，如遇缺货要及时从其它渠道调货。请购部门提报的其它请购单应按照要素填写完整、清晰，由部门主管审核批准后报采购部门，待采购主管签字后，请购部门备份；

（4）其它涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，该清单的电子文档也需一并提交；

（5）遇公司经营、生活急需的物资，公司厂长不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报办公室采购，签字确认手续后补。

（6）单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。

（7）其它请购单的更改和补充应以书面形式由部门主管签字后报办公室采购。

4、采购原则

（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完

整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；

（2）接收请购单时应遵循计划性采购，名称规格等不完整清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；临时性采购要做出备注说明；

（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有超储库存；

（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门；

（5）对于紧急请购项目应优先处理；

（6）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

（7）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

二、采购要求

1、食品及食品添加剂的采购应从《合格供应商名录》的供应商中采购，并与供应商签订包括保证食品安全内容的采购供应合同或采购订单；每批原物料

来货时，应由供应商提供送货单（必须包括但不限于供货方名称、产品名称、数量、送货日期等信息）和出厂检验报告或合格证文件；

2、零星物料的采购应到从事流通经营单位（如超市、经销商、定点批发市场等）采购，应当查验并留存加盖有公章的营业执照和食品经营许可证等复印件；留存盖有供方公章（或签字）的每笔送货单或每笔购物凭证。

3、原物料、食品添加剂及食品相关产品采购入库前，应当查验所购产品外包装、包装标识（内容包括产品名称、生产厂家、厂址、生产许可证编号、生产日期或批号、产品标准号、净含量、保质期等信息）是否符合规定，与购物凭证是否相符，并记录于《原材料检验报告》和《入库单》中。《入库单》应当如实记录产品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、进货日期等。

4、进厂的原料质量和安全卫生应符合其质量和卫生标准要求，经检验判定为不合格的由采购员负责向供货单位提出异议或退货。

5、按产品类别或供应商、进货时间顺整理、妥善保管索取的相关证照、产品合格证明文件和进货记录，不得涂改、伪造，其记录保存期限不得少于2年。

6、为确保采购及时，比价，要求重要原材物料（如原料、内外包材）的生产厂家不得少于2家。

7、加强合同管理，建立合同档案。签订的购货合同必须注明相应的质量条款。

8、购进食品应有合法票据，按规定做好购进记录，做到票,帐，货相符，购进记录保存至超过食品有效期1年，但不得少于3年。

9、严禁采购以下食品原料：(1)资质不全的生产单位生产的食品。(2)无检

验合格证明的食品。(3)被污染或其他感观性状异常的食品。(4)超过保质期限的食品。(5)其他不符合法律法规规定的食品。

三、入库

1、采购物资到达仓库后，由验货员严格按照验收标准和《原辅料进货查验制度》查看物品的包装与日期，散装食品应做质量判定，再按照采购清单验收原材物料等物资；

2、仓库验收发现不合格品应不予入库，并及时通知办公司采购作退换货处理；

3、已经验收的产品，仓库应及时的办理入库。

四、付款