文件归档整理方法和要求2012

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厦门市建设工程文件归档整理规定(自己下载的)

关于印发《厦门市建设工程文件归档整理规定》的通知厦建办〔2012〕2号索引号：XM00116-02-01-2012-006 发布机构：厦门市建设与管理局[2012-03-12 ] 点击：563 字体：[ 大中小]各区建设局、各建设、勘察、设计、施工、监理单位：为规范我市城建档案管理，提高城建档案案卷和电子档案质量，现将《厦门市建设工程文件归档管理规定》印发给你们，请遵照执行。

二○一二年三月十二日厦门市建设工程文件归档整理规定为加强城建档案管理，确保城建档案案卷和电子档案的质量，维护城建档案的完整与安全，便于档案的管理与利用，根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）和《厦门市建设与管理局关于施行建设工程电子文件归档和完善竣工档案工作的通知》（厦建办〔2011〕11号）等规范和文件精神，结合我市具体情况制定本规定。

一、归档范围工程文件的具体归档范围按《厦门市建设与管理局关于施行建设工程电子文件归档和完善竣工档案工作的通知》（厦建办〔2011〕11号）的规定执行。

二、组卷要求1、组卷要遵循文件的形成规律，保持卷内的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、向城建档案馆报送的工程文件应是原件，且齐全、完整、系统、准确、签章手续完备。

3、案卷内文件必须准确地反映城市规划、建设、管理等活动的真实内容。

4、竣工图应与实际图样一致，由设计单位出图（有设计单位的出图章）再加盖竣工图章成为竣工图，由施工单位编制的竣工图使用竣工底图图标。

5、案卷不宜过厚，每卷文字案卷内装文件材料不超过180页、厚度不超过20mm，每卷图纸案卷厚度不超过30mm。

三、案卷内文件材料的排列1、建设工程文件材料按单位工程组卷，以工程准备阶段、监理、施工、竣工验收文件材料和竣工图的顺序排列。

文件材料收集归档的通知

潞蒲常煤总企字〔2012〕70号关于下发XX煤业文件材料收集归档的通知公司各部门、驻矿各施工单位、监理项目部：为做好我公司基建项目档案收集归档工作，顺利通过档案专篇验收。

根据上级档案主管部门对我公司档案工作的具体要求，结合我公司档案工作现状，现将档案资料收集的有关事项及要求通知如下，望各部门认真遵照执行。

一、工作职责及内容1、各部门负责人为本部门档案归档工作的第一责任人，负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。

2、各部门的兼职档案管理员为第二责任人，负责文件资料的收集、整理及归档工作。

移交时，要基本完成移交资料的分类、编目等整理工作。

3、各部门其他工作人员负责将自己工作范畴内所涉及的相关归档资料及时交于本部门兼职档案管理员。

4、各部门要把本年度档案资料移交工作责任到人，保证本部门涉及前期资料如实归档，按期归档。

二、收集整理范围（一）、整合矿井资料及关闭资料矿井整合过程中形成的谈判记录、合同、章程、会议纪要、董事会决议、请示、批复、采矿许可证、生产许可证、征地使用证、营业执照(例：股权转让协议，补偿，补充协议，兼并重组合作接管前照片，向上级报送的有关请示和上级单位批复，洽谈协调有关整合事宜的各种会议记录，来往信函和文件，双方在协商制定公司章程、注册公司办理营业执照等事宜过程中的来往文件，矿井关闭文件等)。

（二）、基建矿井归档资料1、党群工作类：（1）、本单位执行上级党委工作的指示、决议、决定、通知、纪要、报告等；（2）、本单位党委会，常委会，党委民主生活会等会议记录；党员代表大会及工作会议；各种调查报告，情况反映；（3）、党务工作，政治思想工作计划，重要活动安排，工作总结，重大政治活动记载，统计报表等；（4）、党务干部任免，考查，奖罚，落实政策等方面的决议，决定，通知；党员入党，转正延期，退党，取消预备期等决议，决定，通知及新党员名单等；（5）、工会会员代表大会及有关会议人员名单，会议记录，报告，决议等；职代会有关会议材料；（6）、本单位出席各种劳模大会的先进个人，集体事迹材料，纪念册等。

《党政机关公文处理条例》与《党政机关公文格式》(GBT9

党政机关公文处理工作条例
1.着重强调一下第24条的“审核”，应审核：（1）否应当由本机关办理。
（2）是否符合行文规则。常见问题有：文件内容有明显错误的；请示中一文多事；请示件、报告件没有标签发人姓名或没有签署单位公章的；报告中夹带请示事项；将下级机关的请示事项原文转报上级机关；党委、政府办公厅(室)之外的业务部门擅自向下级党委、政府发布指令性公文。
党政机关公文处理工作条例
5. 正文、页码。《条例》要求：正文，公文的主体，用来表述公文的内容；页码，公文页数顺序号。《办法》对此未作要求，但在实际工作中已经有了。
6.发文机关署名、成文日期、印章。《条例》和《办法》对此要求变化较大，等一下再详细讲解。
7. 使用文字及标准。《条例》要求：公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。《办法》要求：文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
《党政机关公文处理工作条例》与《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）
学习培训课件
不当之处，敬请批评指正
广南县人民政府办公室王崇军（2012年8月）
学习培训提纲
一、《党政机关公文处理工作条例》
二、《党政机关公文格式》（GB/T9704—

2012）
文件参考
1.中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔20）12〕14号）
通知
机关执行和有转发上级机关和不相隶属机关单位周知或关的公文、批转下级机关的者执行的事项，公文、发布要求下级机关办

2012《党政机关公文处理条例》

公文管理更加注重安全保密
•条例‣在第七章“公文管理”中着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室和阅文室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。从公文处理工作实际看，近年来公文管理还存在一些问题，主要是：
1、保密意识淡薄，随意携带涉密公文外出；
业务培训之公ຫໍສະໝຸດ 处理知识讲座2013年3月3日
课程提纲
一、公文处理内容二、《党政机关公文处理工作条例》（简称新条例）与《国家行政机
关公文处理办法》（简称旧办法）的区别
三、公文种类四、《党政机关公文格式》国家标准
五、公文行文规范
六、公文中的几个规定七、公文处理中的常见问题八、课程总结
一、公文处理包括三方面的任务
8、公文长期留存在个人手中，机构合并撤销、人员岗位调整时没有清退或移交； 9、公文发文立户没有统一规定； 10、有的单位甚至丢失涉密公文、将待销公文资料当废品出卖等等。必须引起高度重视。
三、公文种类
公文种类，即根据公文功能属性进行的分类，简称文种。
公文文种，既有党政机关通用的，也有属于各自专用的。•条例‣中所列的公文文种有15个，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。其中通用的文种有10个：决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要；
决议的结构

决议由首部和正文两部分组成。（1）首部。包括标题和成文时间两个项目。 1）标题。决议的标题有两种形式：一种是由发文机关、事由和文种构成；另一种是事由和文种构成。 2）成文时间。即决议正式通过的日期。（2）正文。由决议根据和决议事项两部分组成。其写法有两种形式：一种适用于内容单一的决议，把议定的事项直接叙写出来；另一种适用于内容比较复杂的决议，将决议事项分条列项表述出来。实例：四川省第七届人大常委会第八次会议关于依靠科技进步振兴农业的决议（1989年3月10日通过）四川省七届人大常委会第八次会议，听取和审议了省科委主任张廷翰受省政府委托作的《关于省农村科技工作情况的汇报》。会议以为，我省各级政府依靠科技发展农业事业方面做了大量工作，取得了一定成绩，但发展不平衡的，还存在一些亟待解决的问题，特别是粮食生产面临的形势是严峻的，任务是艰巨的。为了进一步依靠农业科技，夺取粮食增产，农业丰收，推动农村经济的全面振兴，特别作出了如下决议：

文书档案归档整理规范

文书档案归档整理规范作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。

《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。

其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。

比如请示与批复，在复文发出或收到以后。

在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。

但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。

有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。

《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。

这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。

暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。

（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。

）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。

这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。

整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。

（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。

与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。

文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。

电子文件归档的要求

电子文件归档的要求作者：刘立来源：《北京档案》2012年第05期电子文件归档时应符合一定的质量要求和技术要求。

电子文件归档的质量要求是：采取有效措施，保证电子文件的真实性、完整性和有效性。

有关电子文件真实性、完整性和有效性的涵义，在第一讲电子文件的管理原则里已经谈到，此讲不再赘述。

电子文件真实性的具体要求包括五点：一是可靠地保证电子文件自最终形成时起，其内容、结构、元数据和背景信息保持完整，未被更改；二是当电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同或不相同时，保证能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容。

例如，当一份文本文件生成的格式是.doc，它归档时的格式依然是.doc时，说明它的归档格式与生成格式相同，归档的内容要保证与生成时一致。

当它归档的格式转换成.txt时，其归档的格式就与生成时不相同了，但是内容上，包括字符数、表格样式等，仍然要与生成时完全一致。

当一份电子文件从业务部门传送给档案部门时，其操作系统的版本可能会不同，但仍然要保证其内容不变；三是保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠。

这一点是指电子文件的背景信息要保证真实；四是对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性。

这一点是指档案部门要对电子文件实施全过程的管理和监控；五是能够识别电子文件的发送、接收的人员和时间。

这一点是指系统中要设置符合安全要求的、自动启动的电子文件操作日志，从电子文件生成时就开始对其进行严密监管，实时记录电子文件的操作人员、时间、设备、项目、内容等。

电子文件完整性的具体要求包括两点：一是确保应归档的电子文件全部归档。

即：文件形成部门根据本单位规定，将本部门形成的属于电子文件归档范围的文本文件、图像文件、影像文件等全部归档；二是电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。

【2019年整理】《党政机关公文处理工作条例》中办发〔2012〕14号

党政机关公文处理工作条例（中办发〔2012〕14号）（2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发）第一章总则第一条为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。

第二条本条例适用于各级党政机关公文处理工作。

第三条党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。

第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。

第七条各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章公文种类第八条公文种类主要有：（一）决议。

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）命令（令）。

适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。

适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（六）通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（七）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

（十一）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准事项。

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归档文件整理方法和要求档案整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或材料，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程，要贯彻强化收集、简化整理、细化检索、深化利用的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档整理工作。

归档整理工作分为三大部分：文书档案整理、声像档案整理、实物档案整理。

第一部分文书档案整理归档文件是以“件”为单位进行整理的。

各单位要注意按下面的步骤、要求、方法做好归档文件整理工作：一、收集即按单位编制的归档范围收集文件材料。

收集工作是做好档案业务工作的基础，要充分重视各类文件的材料的收集。

1、凡已按8号令要求重新编制了本单位文件材料归档范围的单位，要按职能科室、部门列出的归档条款逐项进行收集。

2、中央、省驻常单位及部分企、事业单位还没有完成归档范围编制与审批程序的，在开展收集工作时，要参照8号令的要求结合本单位实际开展收集。

3、党组会议、办公会议等会议记录，各种统计报表、基础数据、调研文章，与个人利益密切相关、反映个人情况的材料，要注意收集。

4、职能科室、部门在各项具体业务工作中，每个环节产生的文件材料，要纳入收集范围。

二、归档鉴定即按档案保管期限表确定所收集的文件是否应归档保存。

凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

国家档案局8号令中对归档与不归档的说明比较明确，要突出“以我为主”、“以人为本”的归档思想。

三、确定件立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。

一般以每份文件为一件进行装订。

正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、复文与来文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可作为一件。

以及未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等。

会议记录一次会议作为一件。

四、装订装订前要对破损、模糊的文件进行修裱、复制，去掉原有的金属物，并依据纸张的多少选取不同的装订法。

纸张少的使用不锈钢订书针，纸张多的使用备用夹，备用夹装订不了的采用“三孔一线”。

保管期限为10年或短期的不需重新拆装，保持文件原貌即可。

在装订时，采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的应将左、上侧对齐。

件内文件的排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文件处理单放在文件前面。

五、分类一般采用“年度—机构（问题）—保管期限”的分类方法。

注意正确判定文件所属年度及保管期限。

1、按年度归档分类（1）一般文件归入文件签发年度。

如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。

电报则以发出的日期，判定文件所属年度归档。

（2）跨年度办结的文件归入办结年度。

如处理案件，同一问题的来文和复文等。

（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档。

（4）几份文件作为一件时，判定“件”的日期，以装订在前面的文件日期为准。

（5）临时性机构，存在时间不长（2年以内），文件材料较少，形成的文件可以不分年，放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，也可以分散在各个年度内归档。

没有标明落款日期的文件材料，应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度整理归档。

2、按保管期限分类按照国家档案局8号令的要求，现在文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。

（1）已完成8号令审批工作的单位，文书档案的保管期限采用永久、30年、10年来划分。

（2）没有完成8号令审批工作的单位，保管期限仍旧采用永久、长期、短期的划分方法。

3、按机构分类按机构分类，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。

原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名。

如“办公室”、“业务科”、“法规科”等。

4、按问题分类按问题分类，就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。

要求各类特点明确，不能互相包含。

只有在不适合按机构分类时，才采用问题分类法。

一般不会采用单一的分类方法，而是采用复式分类法。

1、按“年度—机构—保管期限”分类即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。

这种分类方法适用于内部机构不复杂的立档单位。

2、按“年度—问题—保管期限”分类即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在年度下面按保管期限分类。

这种方法多用于机构变化复杂的机构。

六、排列在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。

事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。

同一事由的归档文件应集中排列，不同事由归档文件的排列可以按时间、重要程度等方法。

七、编号归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

归档章一般采用红色印泥盖在归档文件首页上端居中的空白位置，不要遮盖领导批示、收文章或文件内容。

并按规定填写全宗号、年度、保管期限、室编件号等必备项。

分类方案中设置了机构或问题的应予填写。

归档章式样如图：①全宗号：档案馆给立档单位的代号。

②年度：指归档文件的形成年度。

填写时，采用公元纪年，以4位阿拉伯数字标注，如“2008”。

③室编件号：归档文件的排列序号。

室编件号应在同一年度内、同一保管期限内从“1”开始逐件流水编号（例如，2008年形成的永久、30年、10年三个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，30年期的从“1”开始编一个流水件号，10年期的也从“1”开始编一个流水件号。

）④机构或问题：分类方案中设置了机构或问题的应予填写。

一般不必填写。

⑤保管期限：按归档鉴定时划定的保管期限填写。

⑥馆编件号：暂不必填写。

八、编目录应根据统一规范的格式编制归档文件目录。

要求采用市档案局开发的归档软件或泰坦DARMS管理系统生成并打印出目录。

目录要求一式三份，一份放在档案盒内，一份单独装订成册并编制封面供平时利用，一份放在档案室留存备用。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

归档文件目录的填写（1）件号。

填写室编件号。

（2）责任者。

责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。

填写时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等。

（3）文号。

填归档文件上的发文号。

（4）题名。

即填归档文件上的标题。

一般情况下，文件只有一个题名（正题名），填写时照实录入；有的文件还有副题名，当正题名能够反映文件内容时，副题名无须录入；当文件没有题名，或以文种作为题名时，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[]”；会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容；会议记录要以一次会议的记录作为一件，并拟写题名。

有些归档文件的附件独立性强，或者附件是正文的重要补充和说明，在正件与附件作为一件时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。

（5）日期。

填写归档文件的形成时间，即发文时间（文件的落款时间）。

具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2006年10月5日，标注为20061005。

作两排书写，文件上若未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并填写。

（6）页数。

填写一件归档文件的总页数。

计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。

大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。

来文与复文，正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。

如关于××问题的请示和批复分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。

标识页码时，使用铅笔在正面的右下角和反面的左下角进行标识。

（7）备注。

填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。

如果有些文件须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中。

九、装盒装盒是将归档文件严格按照件号的先后顺序装盒，与目录一一对应，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目的工作。

应注意的是：①填写档案盒封面。

②填写档案盒盒脊：盒脊的填写要求整齐、清晰、美观。

盒脊统一采用黑色印泥盖印填写。

使用标准尺寸条章盖印填写（黑色印泥）③备考表置于盒内文件之后，要求对盒内情况进行说明，并注明整理人、检查人及日期。

每盒内均要求填写备考表。

备考表式样图如下：每年不断号，三个保管期限三个流水号，定期30年、定期10年分别从“1”开始编盒号（使用铅笔填写）。

本盒内排列最前的归档文件的件号使用铅笔连接右上角和左下角划对角线本盒内排列最后的归档文件的件号十、档案排架依据编制的盒号，按从左至右、从上到下的方法上架排列。

第二部分声像档案整理声像档案分为照片档案（纸质照片和数码照片）和录音、录像文件。

一、纸质照片档案凡是单位及其领导在公务活动中所形成的，一切具有保存价值的照片文件（含照片、文字说明材料）均为重点收集的范围。

1、收集对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档，主要照片应具备主体鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

2、整理第一步：分类按年度——内容（或专题）分类。

即将同一全宗的照片首先按照年度分开，然后将统一年度的照片按问题或专题排列。

第二步：入册照片洗5寸大小，大幅照片可缩小为5寸之后再放入照片册，如无法缩小的，保持原件，用照片盒装置整理归档。

第三步：说明填写①相册内页填写题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等，以上要素尽可能齐全。

照片号：即照片排列顺序号。

用阿拉伯数字表示。

照片数量不多的可只编一个流水号，照片数量多的可1年1个流水号。

底片号：和照片号同号参见号：指与本张照片有密切联系的其他载体的件号。

时间：用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。

示例：2007年3月12日写作：20070312.摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。

文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。

组合照片说明的填写：一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。

采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简；组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项；应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。

同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。

组联符号按组依次采用①、②、③……同组中的照片其组联符号相同。