物料管理办法

物料管理办法

第一章总则

一、为规范物料的计划、采购、仓储、出入库等内部管理流程，控制存货采购成本，防范存货呆滞积压的损失风险，促进公司经营管理水平和经济效益的提高，特制定本制度。

二、本制度中存货范围是公司在生产经营过程中为生产或销售而储存的各种有形资产，包括原材料、辅助材料、包装物、低值易耗品、委托加工材料。

三、存货管理的一般原则：

1、计划性原则：存货的采购、生产领用应按已审批的计划进行；

2、合同控制原则：除临时性的零星采购外，所有存货采购均应先签订合同，并按审批程序报批后方可实施；

3、职责分离原则：存货管理的不相容职务应实行部门或岗位的职责分离，如存货的计划与采购，采购与价格（合同）批准，采购与入库（验收），仓管与财务记录，销售与仓管，收、付款与账务处理等实行分离；

4、凭证记录原则：存货的收、发、转移等应有相关凭证记录；

5、账实相符原则：存货的记录应与实际的数量、品质、状态相一致。

第二章职责划分

四、存货管理中仓储部门的责任划分

①以“订货通知单”为依据对存货办理验收入库；

②通知质检部门及时检验；

③打印或填写“收料入仓单”并提交审核签字；

④制作登记“物料存卡”；

⑤拒收料的堆放及备查；

⑥编制及保送“仓存日报表”；

⑦依据“定额”或“超定额”、“补充领料单”发料；

⑧存货盘点。

五、PMC部门职责划分

①编制月度（季、年）物料需求计划；

②对采购部门采购实绩的考核；

③编制外协件的需求计划；

④临时性采购计划的下达及审批；

⑤生产领料单的制作及下达；

⑥“超定额”或“补充领料单”的审批及下达；

⑦参与合格供应商的评审；

⑧参与对生产环节物料及半成品的盘点分析。

六、采购部门职责划分

①依据“物料需求计划”拟订“采购合同”；

②分解“月度采购计划”；

③下达“订货通知单”；

④对市场价格调整的收集处理；

⑤对“订货调整（取消）通知书”的处理及执行；

⑥协助物管及质检部门对存货进行验收入库；

⑦订单执行情况进行跟进；

⑧发票及货款跟进；

⑨参与“合格供应商”的评审工作；

⑩设定采购周期，达到经济订货量的要求；

⑾其他物料的采购工作。

七、财务部门职责划分

①月（季、年）物料需求计划的审核；

②根据采购资金需求计划筹集资金；

③入库物料数量的核对；

④发票及有关入库手续的审核结算；

⑤物料价格监控及差异分析；

⑥经济存货量的考核；

⑦参与合格供应商的评审；

⑧参与临时性采购计划的审批；

⑨参与对采购部门采购实绩的考核；

⑩负责组织对存货的盘点，并对盘点结果进行分析。

第三章供应商管理

八、供应商优化管理

供应商优化属品质部重要职责之一，品质部应主导推动供应商优化工作，对供应商优化，并有足够的否决权和调整权，PMC、财务等部门须积极配合。

九、合格供应商评定

1、项目投产初期，由品质部负责组织收集、筛选有关供应商资料，并组织技术、PMC、财务等有关部门进行审评，编制《合格供应商清单》，并报总经理批准后下发相关部门执行，制造部据此采购，财务部据此验收付款结算。

2、生产经营初期，每月由品质部组织相关部门对供应商进行评审，优胜劣汰，重新编制《合格供应商清单》。待合格供应商逐渐稳定后，每半年评审一次。

十、临时新增供应商评定

1、当合格供应商无法满足新的物料需求或无法达到公司对现供物料在品质、价格、供货期等方面的要求时，采购员及其他有关部门需新增供应商时，由需求人员提供物料清单或新增加的供应商名单，交品质部初评；

2、初评合格后，由采购员联系供应商提供所需物料样品及供应商资料；

3、技术部门对样品进行检测合格后交品质部确认；

4、品质部对供应商情况进行评估和评审，并组织技术、PMC、财务部商谈价格及服务；

5、经总经理批准后的新增供应商由财务部纳入合格供应商系统中，进行编码；未经审批程序采购物料拒绝检验入库，拒绝付款。

第四章存货采购计划

十一、采购计划是存货管理的首要环节和重要环节，加强计划管理是加强存货管理，提高存货周转速度的主要手段，采购计划分为季度（或半年）、月度采购计划及临时性采购计划。十二、季度（半年）物料需求计划

PMC部根据每年初公司制定的有关年度生产计划大纲，以及对生产情况的合理预计，作出“季度（半年）物料需求计划”，并提交总经理审批。采购部门依据该计划及《合格供应商名单》拟定“采购合同”。“采购合同”是公司与供应商签订的意向性采购计划书，一般每季度（或半年）签订一次。具体执行合同标的以公司发出的“订货通知单”为准。

采购部门将拟定的“采购合同”连同“季度（或半年）物料需求计划”、“采购合同审批表”依次提交制造部长、财务部门审核并呈总经理审批后方可与供应商正式签订。

采购部门应对合同的全部内容负责，PMC部主要审核合同的计划性，财务部门主要负责审核价格，总经理负责合同的批准确认。

十三、月度采购计划表

采购部门依月度生产计划表及技术工艺部门制定的材料工艺定额标准，考虑采购周期生产和仓库库存动态情况，结合公司的零部件加工能力，合理编制“月度采购计划表”。报PMC 部主管及财务部门审核后呈总经理批准，与“采购合同”共同作为采购实施的依据。

第五章采购价格的确定及订单审批

十四、以PMC主管（或采购主管）和采购员为主，技术部、财务部参与供应商采购价格谈判；

十五、PMC部（或采购部）根据供应商报价，提出意见，交由品质部门会签，财务部审核后，报总经理批准，然后由供应商签字盖章确认生效；

十六、未经总经理审批的价格无效，财务部应拒绝付款。

十七、采购订单的审批流程：

1、一般情况下，要求采购价格协议签署后方可下达采购定单，特殊情况下可先采购，再定价，但定价时间不得超过物料入库起算30天。

2、采购员根据计划编制采购订单。

3、采购订单由PMC主管审核，报副总经理以上审批执行，并报由品质部、财务部备案。

4、对违反上述审批权限的采购定单，仓管员不得办理入库手续。

第六章存货采购实施

十八、下达“定货通知单”

日常采购实施采用“订货通知单”形式。“订货通知单”是公司与供应商签订的“采购合同”的实际履行文件，也是公司仓库允许收料、财务同意结算的必要依据之一。

采购部门依生产计划和已签订的“采购合同”、仓库实际库存动态及公司订货批量政策，将月度生产计划表分解到各供应商，发出“订货通知单”。

“订货通知单”需分年度连续编号，呈上级主管审批。然后以传真或其他由供应商签收确认的形式发出。

十九、定货数量及价格的确定

“订货通知单”累积订货数量一般不得超出“采购合同”。因生产原因确需超过，需呈总经理特别批准并补签合同。

“订货通知单”价格不得高于采购合同规定的价格。如市场价格已低于合同价格，采购部门必须按新的市场价格发出“订货通知单”；如市场价格已超出合同价格且供应商特别要求的情况下，可依核价程序呈总经理核准后执行。

非特殊情况不允许发出无价格“订货通知单”。

二十、订货的调整、取消

如因生产计划的变更等原因需调整或取消订货，采购部门应及时与供应商联系，发出“订货调整（取消）通知书”。

对订货的调整、取消，应尽一切努力争取供应商的配合、支持。如供应商不考虑我方实际执意要继续执行，则执行完该订单后，暂停订货。待来年进行合格供应商年审时取消其资格。采购部门日常发出订单时应考虑此因素，尽量将订单做细，以避免囤积物料。

第七章存货的检验和入库

二十一、物料验收入库原则

①公司所有物料都必须由仓库办理验收入库手续，除办公用品等公司另有规定的以外，其他任何部门均不得代替仓库验收。

②除特殊采购或公司另有规定的以外，所有采购物料的实物入仓必须以“订货通知单”为允