会议预约管理及信息发布系统
会议管理系统介绍
会议管理系统介绍会议管理系统介绍随着信息技术的不断发展，越来越多的企业和组织需要进行各种类型的会议，例如内部会议、客户会议、培训会议等。
而会议的组织和管理是一项繁琐且需要耗费大量时间和人力资源的工作。
为了解决这一问题，会议管理系统应运而生。
本文将对会议管理系统进行介绍。
会议管理系统是一种基于互联网技术的在线会议组织和管理工具。
它可以帮助企业和组织实现全面的会议管理，包括会议的策划、组织、发布、注册、签到、评价等各个环节。
通过会议管理系统，用户可以在一个集中的平台上方便地进行会议的安排和管理，减轻工作负担，提高工作效率。
会议管理系统具有以下几个主要功能：1. 会议策划和安排：用户可以在系统中创建会议，并设置会议的时间、地点、议程、演讲人等信息。
系统可以根据用户的需求生成完整的会议计划，并自动发送给相关参会人员。
2. 会议发布和注册：用户可以通过系统将会议信息发布到互联网上，供人们浏览和注册参加。
参会人员可以通过系统在线注册，并获得相关的参会信息。
3. 签到和追踪：会议管理系统可以提供签到功能，参会人员到达会议现场后可以通过扫描二维码或手机短信进行签到。
系统可以实时追踪参会人员的签到情况，并生成相关报表。
4. 材料和资源管理：会议管理系统可以帮助用户管理会议相关的文档、资料和资源。
用户可以上传和分享会议材料，参会人员可以在系统上下载相关资料，方便参会人员的学习和阅读。
5. 参会人员管理：会议管理系统可以帮助用户管理参会人员的信息，包括个人资料、联系方式、参会记录等。
用户可以通过系统发送邀请函、提醒消息等，与参会人员保持沟通。
6. 评价和反馈：会议管理系统可以提供评价和反馈功能，参会人员可以在会议结束后对会议进行评价，并提供意见和建议。
这可以帮助用户了解参会人员对会议的满意度，并优化会议的策划和组织。
会议管理系统的优势在于它的便利性和高效性。
使用会议管理系统可以将繁琐的会议组织和管理工作变得简单和高效。
信息导引及发布系统施工调试方法及程序
多媒体显示技术的进步，越来越多的液晶屏、等离子、背投等显示设备被采用。
这些设备能提供直观、生动的公共信息，如天气预报、新闻、证券、彩票等各类信息。
同时也能显示用户自体公告信息，例如公司形象、服务、产品信息及广告宣传、企业的内部信息、公告等。
本工程信息引导及发布系统就是基于多媒体显示技术的资讯平台，能够为泛博会议参加者提供生动灵便的各种图文、文字、声音、视频等多媒体信息，可用作会务信息发布、会务引导、推广行政办公楼服务项目讯息播放，并在空暇的时候能按预定的时间播放广告、通知、节目片段等内容。
管槽及线缆敷设详见本章第二节《综合布线系统》的描述，下面主要对设备安装进行阐述。
11) 提供暂时库房，以存放和保管设备。
2) 提供安装暂时用电。
1) 土建和装修施工完工：是指在显示屏的安装位置己经预留安装支架和孔位，并可承受起屏的分量，以及一些预埋件的竣工等。
2) 电力电缆和通讯电缆布设完毕：电源插座和网线插座布设安装到位。
1) 设备类型符合设计；2) 设备开包检查外形完整，内外表面层完好；3) 设备通电检查，无异常情况；1) 线缆的布放是否符合设计要求；2) 线缆的通断检查；3) 线缆的短路检查；4) 线缆接地检查；5) 线缆的标识应正确；6) 所有勘察内容均应作详细记录。
7) 设备安装区域要求土建及装修完毕，并具备必要的保安措施。
1) 屏幕外框与幕布之间有三段固定胶带。
在屏幕没有固定安装以前，不要撕去胶带。
2) 安装屏幕两端应该确保水平，高低误差不得超过1.5cm。
否则会引起幕布变形褶皱。
3) 安装屏幕应该保持幕框的自然重心竖直，否则会影响屏幕升降和屏幕寿命，并增加噪音。
幕框两端的挂环即是屏幕的竖直重心，请使用幕框的挂环安装，并保持其自然垂挂状态，避免外物接触使之变形和移位。
如果使用贴墙安装, 可以使用幕框两端后面的8 形安装孔，这种安装方式应保持幕框后面的平面竖直并与墙面紧贴，避免外物接触使之变形和移位)。
会议室使用与预约管理制度
会议室使用与预约管理制度1. 前言为了提高企业内部协作效率，合理利用会议资源，订立本《会议室使用与预约管理制度》。
本制度适用于本企业内全部会议室的使用与预约管理，旨在确保会议室资源的合理调配和高效利用。
2. 会议室分类与使用权限2.1 会议室分类依照不同的需求，将会议室划分为以下三类：1.小型会议室：用于小规模会议、讨论等活动，可容纳10人及以下。
2.中型会议室：用于中等规模的会议、培训等活动，可容纳20人及以下。
3.大型会议室：重要用于大规模会议、报告等活动，可容纳30人及以上。
2.2 使用权限•全部员工可以预约小型会议室。
•部门负责人及以上级别员工可以预约中型会议室。
•高级管理人员及以上级别员工可以预约大型会议室。
3. 会议室预约流程3.1 提交预约申请员工在需要使用会议室时，需提前提交预约申请，包含以下信息：•会议室类型•预约日期和时间•估计参会人数•会议目的与议题•需要的设备及特殊要求3.2 审批和确认•部门负责人需在2小时内审核预约申请，并在预约系统中进行确认或驳回。
•若驳回，需填写驳回理由，并及时与预约人沟通。
•若确认，申请人将收到会议室预约确认通知。
3.3 预约冲突解决•若会议室在同一时间段有多个申请，将由会议室管理员依据优先级和紧急程度进行调度。
•如无法满足全部预约，会议室管理员将与相关申请人协商解决。
3.4 预约更改与取消•如需更改预约时间或其他信息，原则上需提前2小时进行申请。
•对于突发情况，需乐观与会议室管理员和其他预约人进行协商与调整。
4. 会议室使用规范4.1 入场准备•预约人应提前到达会议室，确保会议室内乾净，并依照需要进行陈设。
•需要的设备应提前准备并检查。
4.2 会议期间•会议期间，预约人应定时开始会议，并确保会议的秩序和进展。
•会议结束后，应及时清理睬议室，保持乾净。
4.3 设备使用•使用会议室设备前，预约人需了解相关设备的操作方法并妥当使用。
•会议结束后，应检查设备的关闭和妥当保管。
会议系统管理系统
1.行政部门负责会议室设备的日常维护和检查，确保设备正常运行。
2.预订者应在会议开始前检查设备，如有问题，及时联系行政部门解决。
3.会议室内设备使用完毕后，预订者需确保设备关闭，避免长时间待机耗电。
四、会议室安全与保密
1.会议室门禁权限应严格管理，仅允许预订者和参会人员进入。
2.会议室内讨论的内容涉及公司机密，参会人员需遵守保密规定，不得泄露。
二、解释权
本制度的最终解释权归公司管理层所有。
三、实施日期
本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。
四、特殊说明
对于本制度未涉及的特殊情况，可根据实际情况报请管理层审批，按审批结果执行。
第三章会议纪要的跟踪落实
一、会议纪要的编制与发布
1.记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，确保内容准确、完整。
2.会议纪要需包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果、责任分配及执行期限等。
3.会议纪要初稿完成后，由会议主持人审核确认，无误后发布给所有参会人员。
二、会议决策的执行与监督
3.讨论与决策：参会人员针对议题进行充分讨论，形成决策。
4.会议记录：记录人详细记录会议内容，包括议题、讨论过程、决策结果等。
三、会议总结与散会
1.会议总结：会议主持人对会议成果进行总结，强调决策的实施和责任分配。
2.散会：会议主持人宣布散会，参会人员整理会议纪要和资料，离开会议室。
四、会议后续工作
3.会议室预约：会议主持人需提前预约会议室，确保会议资源充足。
4.会议资料准备：会议主持人及相关人员需提前准备会议所需的资料，并在会议开始前分发至参会人员。
会议室预定系统方案介绍191019
• 无锡远东百货
• 香港上海汇丰银行有限公司
• 舟山桃花岛旅游中心 • 山东济宁行政服务中心
• 上海博格华纳(中国)投资有 限公司
会议预定屏定制界面示意
会议预定屏定制界面示意
案例展示
——DMRS会议室预定系统方案
会议室预定部分案列介绍
沃尔沃，瑞典豪华汽车品牌。豪华意味着对时间的积淀，空间的卓 越，以及专一的执着。 沃尔沃研发中心及沃尔沃亚太销售公司总计260多间会议室使用德 睿灯带屏，另公共区域共计160个点使用德睿的信息发布系统
4
问题：
会议被打断，不断有人冒然闯入，就为 了看看会议室是不是空闲
系统架构
核心服务器安装会议室预定系统，
1 系统可与微信公众号接口，还可与
门禁、梯控等第三方系统接口；
系统采用B/S架构，工作人员可通过
2 网页方式登录系统，进行查询和预 订等操作，亦可通过微信端进行会 议查询、预定、接收消息通知；
3 在会议室门口，装设会议室预定屏 ，显示会议室所有预定信息；
在前台大厅位置，放置一台55寸立
4 式会议综合屏，综合展示多个会议
室的预定信息。
使用流程
内部人员
1、通过PC/微信端，查找符合条件的会议室，选择参会人员，进行预定 2、预定成功，会议屏上显示会议信息，参会人员接收到短信/微信消息通知，知悉会议时间及地点 3、参会人员在会议时间段内有权限打开会议室门禁
会议预定屏介绍（10寸屏）
正面
侧面 / 背面
在会议室门口装设专用10寸会议室预定屏，支持POE供电供网让布线变得更为简便，屏幕实时显示当前会议室名称、当前 会议使用情况、该会议室未来的会议日程安排，并且会议室预定屏还支持触控操作，实现会议室签到等功能；
信息发布系统解决方案-多媒体信息发布系统方案
信息发布系统解决方案-多媒体信息发布系统方案我国会议市场进入较快的发展时期已有十年左右的时间。
会议中心的建设与发展的过程，实际上就是我国会议产业发展的过程。
会议中心的发展将极大地提升地区或城市的知名度，促进当地与外界的技术贸易交流与合作。
同时，也会促进当地旅游业、酒店业、交通业等相关产业的发展。
会议中心因为人员集中，也非常需要主办方和管理方能够随时发布公告信息和紧急通知，以便在必要情况下对人们发挥引导和指挥作用。
根据会议中心的工作特点，智通数字会议控制系统在以下设置显示区域。
公众区：在门厅、接引大厅等公共区域，设置4个终端，用以显示整个会议中心的会议日程，包括每个会议室的会议议题、主办单位、会议时间等等；还可以向来宾发布通知、公告等，还可以插播各种广告。
会议室：在每个会议室门口等位置设置液晶显示器或者大屏幕彩电，显示房间号、将要或者正在举行的会议议题、主办单位、会议时间等等.电梯及走廊：在电梯及走廊设置12台17寸液晶显示器。
酒店大堂或餐厅：在酒店大堂或餐厅放一些显示设备，例如：LCD或离子电视。
通过智通数字媒体控制系统发布天气预报，酒店宣传、会议室使用情况、餐厅介绍、客房介绍、服务介绍、新闻信息等。
其它办公区:在会议中心其它工作区域，根据需要放置8台显示终端。
云投集团针对海埂片区高端会议和接待设施陈旧和不足的现状，决定投资建设海埂会议中心项目，具体由云南省城投公司采用市场化方式运作。
该项目由商务会议中心、商务酒店、商务别墅酒店等部分构成。
总占地面积894亩,总建筑面积近20万平方米，预计总投资25亿元以上。
为了集中规范管理各会议信息的发布，中心引进了智通数字媒体控制系统，满足会议中心信息服务与信息发布的需求，使会议中心的服务质量上了一个新的台阶。
智通数字媒体控制系统简介随着数字媒体显示技术的发展，信息发布领域在各个行业得到广泛应用，北京优达智通科技有限公司成功推出了一套全方位的数字媒体控制系统解决方案。
酒店信息发布系统用户使用手册
联智通达酒店信息发布系统用户使用手册一概述联智通达酒店信息发布系统采用全新的技术架构，在自有开发的硬件播放平台上，实现了大屏幕、LED/LCD显示器、触摸屏等多类型显示终端的统一管理，广泛应用于酒店公共区域，提供线路导引、活动告示、促销推广、消费推荐、会议门牌、服务指南、汇率天气等信息传递功能。
联智通达酒店信息发布系统利用有线网络、WiFi、3G等接入手段，整合了现场录播、数字电视接入、多媒体资源的素材集中管控，系统设计具有很强的人性化，基于Linux开发的前端系统以及企业版的Linux后台系统，具有稳定性高，维护量小，功耗低的显著特点。
1.1系统架构IDS信息发布系统是目前酒店信息发布和数字化管理的重要组成部分，系统主要分为三部分：服务器，终端播放器，基于WEB方式编辑管理平台。
总体结构如下图所示：图1-1 IDS信息发布系统拓朴1.2浏览器要求系统基于B/S架构设计，支持Microsoft Internet Explorer 9（简称IE9）以上版本（包括IE9），以及Firefox、Chrome、Opera和Safari 等常用的浏览器。
系统的设备管理及任务制作、发布等操作都基于浏览器完成。
市面上浏览器版本众多，为保证良好的显示效果，我们会持续地改进系统以便在所有的浏览器达到同样的性能，建议您选择我们推荐的浏览器以达到最好的效果。
二编辑管理平台说明2.1登录与退出IDS信息发布系统可以部署在公网环境，也可以部署在局域网环境，具体部署系统，请咨询系统管理员。
如果部署在公网环境，管理计算机需要能访问公网。
如果部署在局域网，管理计算机需要和服务器处于同一个网络中。
默认的服务器IP地址为192.168.1.233，以下操作，基于服务器IP地址为192.168.1.233进行说明。
如果有修改服务器IP地址，请咨询系统管理员提供最新IP地址信息。
打开网页浏览器（浏览器要求，请参考【1.1浏览器要求】），在浏览器输入http://192.168.1.233进行登录。
会议室预定系统
DMRS系统结构及配置
机房
直播节目
直播编码器
DMRS会议室预定平台
DMS信息发布平台
服务器
CP100 网络
会议综合屏
会议预定屏
大厅 某会议室
工作人员
工作人员
工作人员
会议预定屏
某会议室
系统由核心服务器（软件+硬件）、播放终端+电视机、会议预定屏、直播编码设备（可选）等几 部分构成。
系统登录 通过IE浏览器打开登录界面 ，输入用户名、密码可进入 系统；
会议室查询 打开会议室查询页面，不同 会议室采用不同的颜色标识 ，时间表中的不同色块，就 表示了对应会议室在该时间 段已被预订。 单击某个会议室，其他会议 室暂时屏蔽，时间表上仅显 示该会议室的预订情况。
会议室预定 通过点击时间表上的空白时间段，弹出“会议预定对话框”， 可选择会议室，决定会议时间，设定会议主题等。预订成功后 ，时间表上将显示该该会议室在挃定时间段已被预订。
邮件接到会议通知
短信通知参加会议
会议综合屏 所有会议一览无遗
借劣于德睿DMRS会议室预定系统，您可以随时通过浏览器，以网页 形式查询所有会议室的使用情况，可以迅速预定空闲会议室，并在第一时 间以邮件、短信方式通知与会人员。
另外，设置在大厅、走廊的大屏幕（会议综合屏），会连续滚劢显示所 有会议信息，像航班信息一样。装设在每间会议室门口的小屏幕（会议预 定屏），显示会议室的房间号码、时间、本会议室的会议列表，以及当前 正在进行的会议，必要的话还可以显示滚劢通知等其他内容。
提示
当选配outlook接口模块时，就不需要选配 “邮件模块”，因为outlook自身具备邮件 功能。另外，由于outlook用户不能绑定手 机，因此也不能支持短信通知。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
Meeting Multimedia Information Display System
目录
现状分析及概述 系统管理模式 系统设计部署 效果分析 功能演示
现状分析
随着经济的快速发展，企业竞争愈加激烈，企业管理者对于人 性化、科学化管理便有着越来越高、越精细的追求，与此同时， 伴随科学技术水平的日新月异，科学化的管理思想便有了付诸 实现的可能，通过借助先进的科学技术，企业领导人和管理者 将其独特的管理思想与创意融入到企业发展的各个环节，形成 与众不同的，带有明显企业个性特征的思维和行为方式，使得 企业能在激烈竞争中脱颖而出，战无不胜。 会议是现代企业解决部门内部及跨部门事务经常用到的方法， 通过召开会议，集众人之力解决综合性问题、协调彼此利益、 集思广益进行脑力激荡等，如何有效记录会议，评估会议效率， 最终提高会议效率，已经得到众多企业管理者的重视。
会议信息显示 发布系统
会议发起人、参会人员通过网络将存储在管理电脑上的会议信息数据实 时反映到会议室门口的显示屏上，方便参会人员随时了解会议进展及当 天会议安排，为参加会议做好充分事前准备，并可在无会议期间播放与 企业相关的产品介绍，企业文化、活动安排等，使得信息的传达更通畅 更人性。
会议预约管理系统-图解分析
会议室添加
1、会议室添加（添加会议室及进行一般属性描述）
创建会议
1、创建会议（创建会议需要预先输入会议室、日期及时间、会 议主题、发起方及参会人员）
撤销会议
1、撤销会议（在创建会议后，由于各种原因，会议提前或改期，就要撤销原 定会议）
会议记录及查询会议
1、创建好会议后，在会议记录表里就能看到所有创建的会议情况。
会议信息发布需求分析
管理中心
安排会议计划、编排会议、 与发起人协调等
查询会议计划、发 布会议、与管理 者协调等
查询会议时间安排
管理分站（ 会议发起人）
管理分站（ 参会人员）
会议室1
会议室2
会议室3
会议室4
会议室5
会议室6
…
显示会议通知、参加人员、会议主题、当天会议安排等信息。并可间隔插播企业产品、 公告通知等信息。显示信息可以是文字，也可以是图片、视频、Flash等形式。
管理模式
操作员类型
对应对象
说明
系统管理员
前台、会议管理专员
安排会议计划、编排会议、制作 会议发布节目与发起人协调等
会议查询员
会议发起人、参会人员
查询会议时间安排，与管理人协
调会议时间
会议安排、播出流程
会议管理员 会议信息发布
计划安排 会议发起 人
参会人员
目录
现状分析及概述 系统管理模式 系统设计部署 效果分析 功能图解
系统功详解
三、统计、查询系统：
1、根据会议记录进行各种统计。包括按使用部门统计、按使用时段统计、 按主题统计等。 2、查询已安排、已进行、已取消等各种状态的会议。
目录
现状分析及概述 系统管理模式 系统设计部署 效果分析 功能图解
会议信息发布的价值
方便会议发布查询
提升会议效率
会中数据收集 会后效率分析
品牌/服务/形象
价值分解
提升企业形象
提升管理水平 打造沟通平台
统一管理/监督
其它效益
降低时间损耗 吸引外部广告
提高效率，加强效果
效率 多人多部门协调 人 工 查 询 通 知 一个部门、一个人管理 会 议 信 息 发 布 方 式
会议信息难以统计保存
随时制作，网络传输
加大相关人员工作量 效果
会议记录及查询会议
2、如果要具体查询，可以在会议查询中输入关键属性进行查询。
其他参数设置
1、登陆用户名、密码及权限设置。
其他参数设置
2、会议结束时间设置。
2009年12月
三个主要特征
远程统 一管理
网络为 基础
概述－－网络结构
会议室1 会议室2
管理平台
网络
网络
数据库服务器
会议室3
会议室4
搭建一个自主管理、发布的会议信息平台！
概述－－系统拓朴图
播放实例（还可以根据需要增加显示内容）
日期时间
公司LOGO
当前会议信息
当天会议安排
滚动字幕 即时新闻
目录
现状分析及概述 系统管理模式 系统设计部署 效果分析 功能演示
形象美观
提升管理水平
目录
现状分析及概述 系统管理模式 系统设计部署 效果分析 功能图解
登陆界面及显示界面
1、登陆界面（输入服务器IP、用户名及密码）
2、操作界面（由菜单 栏、工具栏及功能栏组 成）
员工档案添加
1、部门设置
2、人员添加（已与门禁数据库做好链接，可直接导入，包括姓名、所 属部门、卡号等信息）
概述
会议信息发布系统
会议信息发布系统就是一套以充分利用会议资源，提高会议效率为目 标，对会议全程从会议预约、显示发布、会议纪要电子化、数据采集 分析等各个环节进行标准化控制和管理的软件系统，通过对会议全程 的数据采集，可以对会议过程进行事后分析、评估，为提高会议效率 提供有利技术环境。 是一种基于播放和显示设备、以网络为平台的新型会议信息传输和视 频播放系统。 支持多种分屏显示模式（分屏、滚屏、滚动字幕），支持视音频、图 片、文本等格式，支持播放内容分组。 分屏显示
会议信息显示系统-文字
会议信息显示系统：
1、会议节目预先版面设计及制作。 2、向不同会议室发布相应节目，并根据需要进行节目更新。 3、远程控制播放终端开关机，进行简单日常管理。
系统软硬件组成
系统功能详解
一、预约系统：
1、基础数据输入，包括会议室编号、人员所属部门、姓名及卡号。 2、会议记录创建，事先安排每个会议室预约时间、会议主题、发起人、 参会人员等。 3、预约分长期预约、临时预约。如每周例会等会议可以长期预约会议室。 固定的会议室使用者可以事先设置好。 4、会议开始前的签到，实时提交签到状态，当会议预约结束时间到了， 但会议仍未结束时，系统通过跳出对话框等方式提醒会议管理操作者， 其可及时与发起人联系，以核实会议进行情况，并对后面安排的会议 做及时的调整。 5、会议结束后生成电子版的会议纪要，内容包括会议日期、会议时长、 会议主题、发起人、参会人员，并可进行查询等。
系统功能详解
二、显示系统：
1、显示系统控制每一个会议公告牌的显示信息。 2、显示信息可以是文字，也可以是图片、视频、Flash等形式。 3、可以自动滚动显示会议信息、企业文化、产品信息、公告通知等信息。 4、可以设置显示文字大小、字体、颜色等格式。可以预先设计固定的显 示模板。 5、会议公告牌可以显示当前会议室的会议情况。同时可以显示当天会议 安排情况，以提示参会人员。
系统设计
系统类型 功能说明
会议预约管理 系统
会议预约管理系统通过预先将会议数据（会议日期及时长、会议室、开 会部门及成员名单、成员到会情况）输入管理系统，合理安排会议资源， 制作出会议计划，并对会议成员到会情况进行实时记录，监督会议时间 安排是否合理，并最终形成简易会议纪要进行电子化保存，方便进行事 后查询。
第二会议室
4.会议室 3.会议信息显示
2.会议室安排 1.会议室使用申请 (电话、邮件等)
控制中心
5.使用统计
会议室使用 申请科室
会议预约管理系统-文字表述
会议预约管理系统使用流程主要分为以上5步：
1、“会议室使用科室(人员)”通知电话、邮件等方式向“控 制中心”发出会议室使用申请。 2、“控制中心”查询已安排会议情况给新申请者安排适当 的会议室及时间。 3、“控制中心”提前在会议公告系统中公布会议信息。 4、“会议使用科室(人员)”根据安排到会议室。 5、“控制中心”定期统计会议室使用汇总表。