发挥人事档案作用提升人力资源管理

发挥人事档案作用提升人力资源管理

山东大学历史文化学院2006级研究生王学文

[摘要]人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用职工的重要依据,但在实际工作中,人事档案却在逐渐

被淡化,本文就重点论述了造成这种现象的原因,以及如何改善人事档案使其能够在人力资源管理中更好地发挥作

用。

[关键词]人事档案人力资源人力资源管理

进入21世纪,随着科学技术的日新月异,知识经济的蓬勃兴盛,全球正面临着一场没有硝烟,没有国界的“战争”,这便是对人才资源的竞争。人力资源成为日益重要的战略资源,也成为各个国家和企业打赢这场“战争”的重要因素。人力资源管理(HRM)就是对人力资源进行管理的一种方法,是一种较新的人员管理方式。它是一种把人视为企业发展的关键性的特殊资源,采用“以人为本”的思想对人力资源进行管理的方法。它的核心是以人为中心,强调对人的管理,重视人的发展,人的福利,个人特点,感情,采用个性化的管理模式。反映个人经历、德才能绩、工作表现,真实记录一个人客观面貌的人事档案。在这种背景下如何更好地发挥其作用,为企业历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才提供重要依据,提升企业的人力资源管理,是本文论述的重点。

一、人事档案在人力资源管理中的作用

1、人事档案为人力资源管理提供真实可靠的信息

一个企业要想真正做到知人善任、人尽其才,挖掘每个员工的潜力,发挥他们在各个岗位上的最大效力,人力资源管理部门就必须首先掌握有关每个员工的一些最真实最全面的个人信息,如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工的人事档案就可以了解每个员工的全部历史和全部工作经历,从而为企业的选人、用人提供有价值的参考信息。通过人事档案全面了解员工的详细情况,就可以避免压抑人才、埋没人才,使各类人才各就其位,扬其长,避其短,正如英国的一句格言所说:“使合适的人在合适的位置上”,只有这样才能在最大程度上发挥人力资源的作用。

2、人事档案为人力资源管理提供重要的依据

人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。像绩效考核,又称人事考核、绩效评估、员工考核等等,是人力资源管理的一个重要环节,关系着员工的晋升和奖惩,决定着企业对不同员工该采取什么样的培训方法,给予多少的薪金等决策。而绩效考核需要有大量的考核记录作为依据,人力资源管理部门可以充分利用人事档案,对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析,作出相应的决策,从而保证企业决策的科学化、合理化。

3、人事档案可以优化人力资源的合理配置

人力资源配置是实现人与物相结合,提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的,它随着时间的推移,内外环境的变化,会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况,人事档案可以实现人力资源信息的共享,科学预测人力资源的需求,促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动,使人力资源得到最佳的配置。

二、人力资源管理中利用人事档案的现状

通过上面的论述可以看出人事档案在人力资源管理中发挥着举足轻重的作用,然而在现代人力资源管理中却出现了与此截然不同的情况,那就是人事档案在逐渐被淡化,企业在选才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事档案,究其原因可归纳为以下几点:

1、人事档案的内容不全面。我国目前的人事档案都是套用

干部档案的模式,其中的材料大多侧重于反映本人的“政治历史”,而真正进入档案的反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料却很少。企业希望利用人事档案了解和掌握一个人全部信息的要求得不到满足,给企业选才、识才带来了不便,使往日风光的人事档案受到了冷落。

2、人事档案内容缺少真实性。由于经济的发展,竞争的压力越来越大,人们为了找到工作、找到一份好工作,就会在档案上做些手脚。如把人事档案中的工作时间提前了,把学历变高了, 有的档案材料甚至出现了涂改痕迹。这些信息给人力资源管理制定岗位配置计划、退休解聘计划及各种培训计划造成误导,使人力资源管理在企业中的作用发挥受到了阻碍。

3、人事档案缺少时效性。

人事档案中的材料太过于陈旧,都是对当事人历史的记录,我国的人事档案大约是在五年之内才整理一次,已经放入人事档案的材料不会再审核鉴定,新放进去的材料也无非是些考核登记表、工资表等程式化的东西,而真正反映当事人近期动态情况的材料却少之又少,人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息。

4、人事档案管理技术落后。传统的人事档案大都以纸质档案管理为主,随着人员的流动性的加强,会出现当事人去了另一个单位或城市,但他的档案却还在原单位或原城市,人力资源管理部门要想查阅这个人的档案就要去别的单位或另一个城市去查阅,给人力资源管理部门带来很大不便,造成大量时间和人力的浪费,降低了工作效率。

三、改善人事档案在人力资源管理中作用的途径

1、充实人事档案的内容。

人事档案应为人力资源管理提供有价值的信息和数据,人力资源管理部门通过利用人事档案,可以从中探索人才成长规律、工作经历等信息,从而为开发人才资源提供依据,提高人力资源管理的科学水平。因而在传统人事档案的基础上应增加一些能够反映个人综合能力、素质和由权威部门认定的业绩考核资料以及能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料,改变传统档案“千人一面”,千篇一律的现象,使人事档案成为人力资源管理的得力助手。

2、增强人事档案的真实性。

真实性是人事档最基本的特性,也是人事档案的“第二灵魂”,失去了真实性,人事档案也就失去了其存在的意义。要想做到“档如其人”“档即其人”就必须首先保证归档材料的真实可靠,做到实事求是,完全符合当事人的实际情况。其次,要加强相关法律法规制度的建设及审核机制、监管机制的力度,对每一个工作流程和环节把好关,为人力资源管理的决策提供可靠依据。

3、加强人事档案的时效性。

人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要,不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去,增强人事档案信息的时效性。加强人事档案的动态性管理,定期对原有的人事档案进行审核鉴定,剔除无保存价值的内容,补充新的内容,使人事档案的信息得到及时更新,方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况,包括历史的和现在的。

4、加强人事档案的现代化管理。

当今社会,信息化和网络化已占据了主导地位,如何快捷方便地找到所需人才的信息,成为人力资源管理的关键问题。传统人事档案的纸质管理模式已远远不能满足这种需求了。这就要求改革人事档案的管理方式,大力推进人事档案的现代化,变由纸质管理为信息化管理,加快人事档案信息在全国联网的步伐,实现个人信息的联网查询,以此来消除由于时间和空间等问题带来的障碍,做到人事档案资源的社会共享,使人力资源管理部门足不出户便能方便快捷的查询到想要了解的那个人的全部信息,而不必东奔西走,从而节省了时间,提高了工作效