会议及会议纪要管理规定

会议及会议纪要管理规定

一、目的：

为规范部门的会议管理，为会议的后续工作的执行、追踪提供依据。特制定本规定。

二、适用范围：

◆部门内部会议（包括部门例会）

◆跨部门会议（两个或两个以上部门参加）

◆公司会议（公司全体参加）

三、会议纪要的定义：

对工作会议中的主要内容尤其是重大事项、会议结果、相关的解决办法和行动计划进行概括记录。

四、会议编号：

◆技术部会议（部门例会）：年份+部门简写会纪字+月份+流水号，如2014

年技术部二月份第一次会议，记录编号为：2014-jsb会纪字0201号

◆公司会议：公司级会议记录编号：【2013】+会纪字+月份+2位流

水号

五、具体管理规定

1. 会议纪要记录要求：

1) 所有会议均需做会议纪要，以方便相关信息的查询和后续工作的追

踪、落实。

2) 会议纪要需如实记录，对内容进行概括、总结，分类别或分项目记

录

3) 会议纪要中包含（但不仅限于）如下内容：会议的主要内容及议题，

会议讨论或决定的重大事项、会议决定的行动计划或改进措施。（具

体格式详见附件一）

2. 会议纪要整理：

1) 内部会议纪要由技术部指定专人进行整理

2) 其他会议纪要由会议发起人指定专人进行整理，。

3. 会议纪要的发放及工作追踪：

1) 会议纪要整理人在会后第一时间将整理后的纪要内容与部门负责人

进行确认后，根据工作需要发给所有会议相关人员。

2) 原则上，会议纪要中涉及的行动计划及重要工作的追踪由会议发起

人安排专人进行追踪、落实，公司会议由人力资源部负责追踪、落

实。

4. 存档、保管：

1) 公司会议、跨部门会议由人力资源部统一存档保管;

2) 部门内部会议本部门负责人制定专人进行存档保管；

六、会议纪律及注意事项：

1. 会议出席人需严格遵守会议时间，禁止无故迟到、早退、中途离开。

2. 因事不能到会者，应提前半小时向会议发起人请假。

3. 会议期间如需紧急离席，需获得会议发起人的同意后方可离开。

4. 会议期间，请将手机关机或者设置为静音、震动状态，禁止会议期间在

会议室内接听电话。

5. 会议期间，未经允许，不得交头接耳、私下讨论或窃窃私语。

七、本规定自下发之日起开始执行！