业主档案管理规定WINWGZALKF
住宅物业业主档案管理制度
第一章总则第一条为加强住宅物业管理，保障业主的合法权益，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国物权法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本住宅物业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本住宅物业范围内所有业主的档案管理。
第三条本制度旨在规范业主档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保业主档案的完整、准确、安全和高效。
第二章档案内容第四条业主档案主要包括以下内容：1. 业主基本信息：包括姓名、性别、身份证号码、联系方式、住址等；2. 业主购房合同或租赁合同；3. 业主身份证明材料：身份证、户口本等；4. 业主家庭成员信息；5. 业主在物业管理活动中的意见、建议、投诉等；6. 业主参与业主大会、业主委员会的相关资料；7. 业主的维修基金缴纳及使用情况；8. 业主的物业费缴纳情况；9. 业主的房屋装修申请及审批资料；10. 业主的其他相关资料。
第三章档案管理第五条业主档案由物业管理处负责管理。
第六条业主档案的收集：1. 物业公司在业主入住时，应当及时收集、整理业主档案；2. 业主信息发生变更时，应及时更新档案资料。
第七条业主档案的整理：1. 档案资料应按照时间顺序进行排列；2. 档案资料应分类存放，便于查阅；3. 档案资料应进行编号，便于归档。
第八条业主档案的归档：1. 业主档案应当在收集、整理后及时归档；2. 归档的档案资料应按照档案管理要求进行装订、封存。
第九条业主档案的保管：1. 物业公司应设立专门的档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；2. 档案室工作人员应严格遵守档案保管制度，确保档案安全。
第十条业主档案的利用：1. 业主本人或授权委托人可以查阅、复制自己的档案资料；2. 业主查阅、复制档案资料，应出示有效身份证明；3. 未经业主本人或授权委托人同意，物业管理处不得对外提供业主档案资料。
第四章奖励与处罚第十一条物业公司对严格遵守档案管理制度，积极提供档案资料的个人给予表扬。
第十二条业主档案管理人员违反本制度，造成档案资料遗失、损坏的，应根据情节轻重，给予通报批评、经济处罚等处理。
业主基本情况档案管理制度
第一章总则第一条为规范业主基本情况档案管理，确保档案的完整、准确、安全，便于查询和利用，根据国家有关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业区域内所有业主的基本情况档案管理。
第三条业主基本情况档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）真实性原则；（三）完整性原则；（四）安全性原则；（五）便捷性原则。
第二章职责分工第四条物业管理部门负责业主基本情况档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第五条业主委员会负责监督物业管理部门业主基本情况档案管理工作，并提出改进意见。
第六条业主本人应积极配合物业管理部门做好档案资料的收集和提供。
第三章档案资料收集与整理第七条业主基本情况档案资料包括：（一）业主身份证明材料；（二）业主家庭情况登记表；（三）业主联系方式；（四）业主入住手续；（五）业主装修手续；（六）业主投诉及处理情况；（七）业主参加物业管理活动情况；（八）其他与业主相关的资料。
第八条物业管理部门应在业主入住、装修、投诉等环节收集相关档案资料。
第九条档案资料收集后，应及时进行整理，包括分类、编号、归档等。
第四章档案保管与利用第十条业主基本情况档案应存放在安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中。
第十一条物业管理部门应定期对档案进行清点、检查，确保档案的完整和安全。
第十二条业主查询档案时，应凭有效证件办理相关手续，并按规定进行查阅。
第十三条档案资料不得擅自复制、借阅、外传，确需借阅的，应经物业管理部门负责人批准。
第五章档案销毁第十四条业主基本情况档案资料保管期限届满后，需销毁的，应按以下程序进行：（一）编制销毁清单，报物业管理部门负责人审批；（二）销毁档案前，应再次核对档案资料，确保档案资料完整无缺；（三）销毁档案时，应有两人以上在场监督，并做好销毁记录。
第六章附则第十五条本制度由物业管理部门负责解释。
第十六条本制度自发布之日起施行。
小区业主档案管理制度
一、总则为加强小区业主档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用率，维护业主合法权益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
二、管理范围1. 业主个人信息档案：包括业主姓名、身份证号码、联系方式、家庭住址、房产证信息等。
2. 业主委员会成员档案：包括成员姓名、身份证号码、联系方式、职责分工等。
3. 业主大会会议记录档案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议题、表决结果等。
4. 业主财产档案：包括房屋产权证、车位产权证、公共收益分配等。
5. 小区物业管理档案：包括物业服务合同、物业服务收费标准、物业维修基金使用情况等。
6. 小区公共设施设备档案：包括设备名称、型号、购置时间、使用状况、维修记录等。
7. 小区环境与安全档案：包括消防安全、环境卫生、绿化养护、安防监控等。
8. 其他与业主权益相关的档案。
三、档案管理制度1. 档案收集与整理（1）业主个人信息档案：由业主委员会负责收集，定期更新。
（2）业主委员会成员档案：由业主委员会负责收集，定期更新。
（3）业主大会会议记录档案：由业主委员会负责收集，每季度整理一次。
（4）业主财产档案：由物业管理处负责收集，定期更新。
（5）小区物业管理档案：由物业管理处负责收集，定期更新。
（6）小区公共设施设备档案：由物业管理处负责收集，定期更新。
（7）小区环境与安全档案：由物业管理处负责收集，定期更新。
2. 档案保管与利用（1）档案保管：档案应存放于安全、通风、防潮、防虫蛀、防鼠害的专用档案室。
（2）档案查阅：业主或相关单位需查阅档案时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。
（3）档案借阅：档案借阅应办理借阅手续，按时归还，不得擅自涂改、损坏或遗失。
3. 档案归档与销毁（1）档案归档：档案收集、整理完毕后，应及时归档。
（2）档案销毁：档案保管期限届满或因特殊情况需要销毁的，应经业主委员会批准，并按照规定程序进行销毁。
业主档案管理制度
业主档案管理制度第一章总则第一条为了加强业主档案管理，保障档案的真实性、完整性、准确性和安全性，提高物业管理水平，根据《物业管理条例》和有关法律法规，制定本制度。
第二条业主档案管理应遵循依法、科学、规范、公开的原则，加强档案管理的工作机制，建立健全的档案管理制度，切实保护业主档案，为物业管理各项工作提供有力的资料保障。
第三条业主档案由物业管理公司负责管理，各级部门、员工应当严格执行档案管理制度，保证档案管理的规范化、制度化和科学化。
第四条物业管理公司应当为档案管理工作提供必要的经费、设备和人员，保证档案管理工作的顺利开展。
第五条业主档案管理应当遵守国家和地方有关档案管理法规、规章和标准，维护国家档案资源的完整性和连续性。
第二章档案管理机构第六条物业管理公司应当设立专门的档案管理机构，负责业主档案的管理和保管工作。
第七条档案管理机构的主要职责为：（一）制定业主档案管理制度和规章制度；（二）组织物业管理公司档案工作的计划、协调和指导；（三）监督各部门档案管理工作的实施情况；（四）制定档案管理计划和档案分类目录；（五）负责业主档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作；（六）制定档案管理工作的考核办法。
第三章业主档案的收集与整理第八条业主档案包括业主的基本信息、物业使用情况、物业维修记录、物业费用缴纳记录等。
第九条档案管理机构应当建立业主档案的收集和整理制度，明确档案的收集范围、收集时间、收集方式等。
第十条各部门在开展业务活动中，应当及时收集与业主档案相关的资料，并按照档案管理机构的要求进行整理和归档。
第四章业主档案的保管与利用第十一条档案管理机构应当建立健全业主档案的保管制度，确保档案的安全、有序、完整。
第十二条档案管理机构应当对业主档案进行分类、编号，并建立索引体系，便于查询和利用。
第十三条物业管理公司应当建立健全业主档案的利用制度，明确档案的查询范围、查询方式、查询权限等。
第十四条业主有权查阅和复印与其相关的档案资料，物业管理公司应当提供便利条件。
小区物业业主档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区物业业主档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区所有业主的档案资料管理。
第三条业主档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保业主档案资料的完整性，不得随意丢弃、损坏或销毁。
2. 准确性原则：确保业主档案资料的准确性，不得篡改、伪造档案资料。
3. 安全性原则：确保业主档案资料的安全，防止丢失、泄密。
4. 可查性原则：确保业主档案资料的查阅便利，方便业主及相关人员查阅。
第二章业主档案管理范围第四条业主档案管理范围包括：1. 业主基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址等。
2. 业主身份证明：身份证、户口簿、房产证等。
3. 业主购房合同、租赁合同等。
4. 业主装修申请、验收报告等。
5. 业主维修基金缴纳记录等。
6. 业主投诉、表扬、奖励等记录。
7. 业主参与小区活动记录等。
第三章业主档案管理职责第五条物业管理部门负责业主档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责建立业主档案，对业主档案资料进行收集、整理、归档。
2. 负责业主档案资料的保管、查阅、借阅等工作。
3. 负责业主档案资料的保密工作，防止档案资料泄露。
4. 定期对业主档案资料进行整理、归档，确保档案资料的完整性、准确性、安全性。
5. 对业主档案资料进行数字化处理，提高档案资料的查阅便利性。
第六条业主对自身档案资料享有以下权利：1. 查阅权：有权查阅本人档案资料。
2. 修改权：有权要求修改本人档案资料中的错误信息。
3. 复印权：有权要求复印本人档案资料。
第四章业主档案管理流程第七条业主档案管理流程如下：1. 收集：物业管理部门负责收集业主档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 整理：对收集到的业主档案资料进行分类、整理、归档。
3. 归档：将整理好的业主档案资料按照规定进行归档。
4. 查阅：业主或相关人员需查阅档案资料时，需向物业管理部门提出申请，经审核批准后方可查阅。
业主工程档案管理制度规范
第一章总则第一条为加强业主工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统，便于查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于业主在工程建设过程中形成的各类档案，包括立项、设计、施工、监理、验收等各个阶段的文件资料。
第三条业主工程档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：工程档案由业主统一归口管理，实行集中存放、统一保管。
（二）规范管理原则：工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节应严格按照国家档案管理规范和标准执行。
（三）安全保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的工程档案，应严格按照保密法律法规进行管理。
（四）信息化管理原则：逐步实现工程档案的数字化、网络化、智能化管理。
第二章组织机构与职责第四条业主工程档案管理部门负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第五条业主工程档案管理部门的主要职责：（一）制定工程档案管理制度，并组织实施。
（二）负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
（三）组织开展工程档案的鉴定、销毁、修复等工作。
（四）负责工程档案的保密工作。
（五）负责工程档案信息化建设。
第六条项目部负责工程档案的收集、整理、归档等工作。
第七条项目部的主要职责：（一）按照工程档案管理制度，及时收集、整理、归档工程文件资料。
（二）对工程档案的收集、整理、归档等工作进行监督、检查。
（三）配合业主工程档案管理部门开展工程档案的鉴定、销毁、修复等工作。
第三章工程档案的收集与整理第八条工程档案的收集应全面、准确、及时。
第九条工程档案的收集范围包括：（一）立项、设计、施工、监理、验收等各个阶段的文件资料。
（二）工程图纸、图表、照片、录像、录音等。
（三）与工程相关的合同、协议、会议纪要、验收报告等。
第十条工程档案的整理应按照国家档案管理规范和标准进行。
第十一条工程档案的整理包括以下内容：（一）文件资料的分类、编号、装订。
（二）案卷标题的编制。
业主委员档案管理制度
第一章总则第一条为规范业主委员档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区业主委员会所有档案的管理工作。
第三条业主委员档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）保密原则；（三）真实性原则；（四）及时性原则；（五）便于利用原则。
第二章档案收集与整理第四条业主委员档案收集范围：（一）业主委员会及其成员的选举、任命、罢免等相关文件；（二）业主委员会会议记录、决议、报告等；（三）业主大会相关文件；（四）物业服务合同及相关协议；（五）小区管理规约、业主公约等；（六）业主委员会活动经费收支情况；（七）业主委员会工作计划、总结等；（八）其他与业主委员会工作相关的文件。
第五条业主委员档案整理要求：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）档案资料应完整、准确，确保档案的真实性；（三）档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅；（四）档案资料应标注编号，方便检索。
第三章档案保管与利用第六条业主委员档案保管：（一）档案室应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等；（二）档案室应配备专职档案管理人员，负责档案的保管工作；（三）档案管理人员应定期对档案进行清点、检查，确保档案安全；（四）档案管理人员应严格执行档案借阅制度，确保档案安全。
第七条业主委员档案利用：（一）档案管理人员应提供档案查阅服务，确保档案的利用；（二）档案查阅应遵守保密原则，未经许可，不得对外提供档案；（三）档案利用者应爱护档案，不得损坏、遗失档案。
第四章档案鉴定与销毁第八条业主委员档案鉴定：（一）档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值；（二）鉴定小组应提出档案鉴定意见，经业主委员会批准后，方可销毁失去价值的档案。
第九条业主委员档案销毁：（一）销毁档案前，应登记造册，经业主委员会批准；（二）销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案安全。
业主工程档案管理制度
第一章总则第一条为了规范业主工程档案的管理，确保档案的完整、准确、系统，充分发挥档案在工程建设、管理和使用中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本工程实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本工程范围内所有业主工程档案的管理工作。
第三条业主工程档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、系统；（三）安全、保密；（四）便于查询和利用。
第二章组织机构与职责第四条成立业主工程档案管理领导小组，负责工程档案管理的组织、协调、监督和检查工作。
第五条业主工程档案管理领导小组下设档案室，负责具体实施工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第六条档案室的主要职责：（一）负责制定和实施工程档案管理制度；（二）负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；（三）负责工程档案的鉴定、销毁和统计工作；（四）负责档案信息化建设，实现档案管理的现代化；（五）负责档案人员的培训、考核和奖惩工作；（六）负责与工程档案相关的其他工作。
第七条各相关部门的职责：（一）项目管理部门：负责组织、协调、监督项目实施过程中的档案工作，确保档案的完整、准确、系统；（二）施工单位：负责施工过程中的档案收集、整理、归档工作，确保档案的真实性和完整性；（三）监理单位：负责监督施工单位档案工作的落实，确保档案质量；（四）设计单位：负责设计过程中的档案收集、整理、归档工作，确保档案的准确性；（五）其他相关部门：按照职责分工，配合档案室做好工程档案管理工作。
第三章工程档案的收集与整理第八条工程档案的收集范围：（一）工程前期文件：可行性研究报告、立项批复、土地证、规划许可证、施工许可证等；（二）工程设计文件：施工图设计、设计变更、设计审核意见等；（三）工程施工文件：施工组织设计、施工方案、施工日志、施工验收记录等；（四）工程验收文件：验收报告、验收记录、验收证书等；（五）工程结算文件：工程结算书、结算审核意见等；（六）工程竣工文件：竣工报告、竣工图、竣工资料等；（七）其他相关文件：如合同、协议、会议纪要、往来函件等。
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业主档案管理规定
1.目的
1.1规范业主档案的管理工作
2.适用范围
2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。
3.职责
3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.程序要点：
4.1由客服组前台对业户档案的管理，为严格对业户档案管理，保证档案管理有效性、规范性，加强对业户资料的保密工作，特制定如下管理规定。
5.业主档案内容。
5.1收楼资料；
5.2收楼证明书；
5.3管理公约签约页；
5.4楼宇遗留记录；
5.5业主身份证复印件（业主及家人小一寸照片二张）；
5.6《装修申请审批表》签署后的《住宅室内装修管理协议》、《装修承诺书》、相关图纸及
装修施工队资料。
（装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/委托书等）；
5.7《物业服务合同》
5.8《业主家庭情况登记表》
5.9《物品资料及钥匙签收表》
5.10《业主证领用登记表》
5.11《业主收楼房屋检查情况表》
5.12《违章处理通知单》
5.13 业主的有关证件复印件。
5.14 其它应保存的资料。
6. 业主档案袋的整理
6.1业户资料整理、分类:
6.2 资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找；
6.3 业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最后一页存放，之后增加的资料
于其面上增加，编上页码，编写目录，册面填写“业主档案资料情况”表；
6.4 资料收集按先后顺序主要分为三大部份：
6.5 业户资料归档时间和更新:
6.6 客服组办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台；
6.7 前台中班人员将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档；
6.8 对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理；
6.9 客服组前台每月30日进行一次检查，发现问题上报主任及时采取补救措施，确保档案
的安全性及准确性；
6.10 每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理；
6.11 销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事；对经鉴定无保存价值的资料，由部门主
任审批后销毁。
7.业户资料查阅及印取:
7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客服组前台进行登记，并说明因由；
7.2经客服组主任审批同意后，前台服务人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料；7.3属查阅资料的，由前台客服助理陪同进行现场查阅；
7.4属印取资料的，前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取；
8.保密要求：
8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下，须予以上锁；
8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进行一次更新；
8.3违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理；
8.4泄露遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，给予辞退。
9.业主档案的跟踪：
9.1对产权发生变更的业主。
管理处应及时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案
另置保管，保管期三年。
9.2业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报物业部经理批准，经客服组主任办理登记
手续后方可查阅。
9.3业主档案应永久保存。
9.4将各业主资料输入电脑进行管理。
10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。
11.记录
11.1《业主档案目录》。