文件归档及保存管理规定
关于文件档案归档范围和档案保管期限的规定(范文)
关于文件档案归档范围和档案保管期限的规定第一条为便于单位正确界定文件材料归档范围,准确划分保管期限,使所保存的档案既能反映单位主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《国家档案局8号令》等法律法规,制定本规定。
第二条本规定中的单位文件材料是指单位在工作活动过程中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等各种门类和载体的历史记录。
第三条单位职能涉及：...工作。
第四条本单位文件材料归档范围是:(一)反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料; (二)工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;(三)本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料;下级单位报送的重要文件材料;(四)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。
本单位文件材料具体的收集门类是:文书档案、科技档案(基建档案、仪器设备档案)、会计档案、声像档案(照片档案和录音、录像档案),实物档案、电子文件和资料。
第五条本单位文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期分为30年、10年。
永久保管的文书档案主要包括:1、本单位制定的法规政策性文件材料;2、本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件村料；3、本单位职能活动中形成的重要业务文件材料;(1)本单位党组、行政领导会议文件材料;(2)本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与本单位的批复文件;(3)本单位成立、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;4、本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;5、本单位机构演变、人事任免等文件材料;6、本单位房屋买卖、土地重用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;7、上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料; 定期保管的文书档案主要包括:1、本单位职能活动中形成的各类业务文件材料;2、本单位召开会议、举办活动等形成的文件材料;3、人事管理工作形成的文件材料;4、本单位一般性事务管理文件材料;5、本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;6、上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料;7、上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料;8、同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料第六条科技档案的归档范围:1、基建档案:包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。
文件归档整理档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。
2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。
3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。
4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。
第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。
第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。
2. 指导各部门做好文件归档整理工作。
3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。
4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。
第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。
2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。
3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。
4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。
5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。
第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。
2. 文件材料分类准确，排列有序。
3. 文件材料编号规范，便于查找。
4. 文件材料编目完整，便于检索。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。
2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。
3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。
(国家档案局8号令)机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局8 号令)国家档案局令第8 号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006 年9 月19 日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。
局长杨冬权二00 六年十二月十八日第一条为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条机关文件材料归档范围是：(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条机关文件材料不归档范围是：(一)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；(二)本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。
公司内部文件归档及存档规定通知
公司内部文件归档及存档规定通知尊敬的各位员工：为了规范公司内部文件管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本《公司内部文件归档及存档规定通知》。
一、文件归档范围公司内部文件包括但不限于各部门制定的工作计划、会议纪要、合同协议、报销单据、人事档案等。
所有文件均应按照规定进行归档管理。
二、文件归档责任各部门负责人应指定专人负责文件的归档工作，并确保文件的准确性和完整性。
归档人员需严格按照规定分类、编号、整理文件，并做好相应的记录。
三、文件存档期限根据文件的重要性和保留价值，公司将文件存档期限分为永久存档和临时存档两类。
具体期限由各部门负责人根据实际情况确定，并在文件上做好标识。
四、文件存储方式公司内部文件应采用电子化管理为主，纸质文件作为辅助。
电子文件应保存在公司指定的网络硬盘或云端存储空间中，确保信息安全和便捷查阅。
五、文件检索权限不同级别员工在查阅公司内部文件时，需遵守权限管理规定，确保信息的安全性。
涉密文件仅限相关人员查阅，禁止外传或私自复制。
六、文件销毁程序根据存档期限和保密等级，公司将定期对文件进行清理和销毁。
销毁程序需经过相关部门审批，并由专人进行操作，确保信息不被泄露。
七、违规处理措施对于故意篡改、私自销毁或外传公司内部文件的行为，公司将视情节严重程度给予相应处罚，甚至追究法律责任。
希望各位员工能够严格遵守以上规定，共同维护公司内部信息安全和秩序。
如有任何疑问或建议，请及时向公司行政部门反馈。
特此通知。
公司管理办公室日期：XXXX年XX月XX日。
档案管理的八项制度
档案管理的八项制度一、前言档案管理是任何组织或机构都必须重视的重要方面。
为了保障档案的完整性和可追溯性，确保相关信息能够被准确保存和利用，制定一套有效的档案管理制度十分必要。
本文将介绍档案管理的八项制度，包括文件归档、分类编目、存储安全、检索流程、档案销毁、借阅管理、备份与恢复以及合规性要求等方面的规定。
二、文件归档1. 文件整理与归档：所有文件必须按照事先制定的文件命名规范进行整理和分类，并分装入档案盒或文件夹中。
每个文件必须附带明确的标识，包括文件编号、名称、归档日期等信息。
2. 归档流程：归档时必须按照先进先出的原则进行，确保最新的文件被放置在后面，旧文件位于前面。
三、分类编目1. 档案分类：根据文件的性质、用途、关联关系等标准，将文件进行科学合理的分类，并记录在分类编目表中。
2. 编目要求：编目内容包括文件名称、文件编号、所属分类、文件形式、关键词等信息，确保在后续的检索过程中能够高效准确地找到目标文件。
四、存储安全1. 存储环境：确保档案存储的环境符合要求，包括温度、湿度、光照等因素的控制。
禁止在存储区域内存放易燃、易爆物品，以防发生意外事故。
2. 存储设备：采用防火、防水、防震及防腐蚀的存储设备，以确保档案的安全和完整性。
定期进行档案库的巡检和维护，确保存储设备的正常运行。
五、检索流程1. 检索申请：对于需要查阅的档案文件，必须进行正式的检索申请，包括申请表格的填写、申请原因的说明等，并由相关责任人审核核准后方可进行检索。
2. 检索过程：根据文件编目表提供的信息，将档案文件精确地找出，并在检索后进行详细的登记记录，包括借阅日期、归还日期等。
六、档案销毁1. 销毁依据：根据法律法规和组织的规章制度，确定档案销毁的依据和条件。
对于已经过期或无用的档案文件，必须及时进行销毁处理，以避免资源浪费和信息泄露。
2. 销毁方式：采用安全可靠的销毁方式，如机械破坏、纸张碎裂等，确保档案文件无法被恢复和利用。
文件归档规范
文件归档规范文件归档是组织和管理文件的重要方式，它能够确保文件的安全性、可访问性和可持续性。
为了有效地实施文件归档工作，以下是文件归档的基本规范。
一、文件分类与标识1.1 文件分类根据文件的性质和用途，将文件进行分类。
常见的分类方式包括：行政文件、财务文件、人事文件、工作汇报等。
根据实际情况，可以进一步细分分类。
1.2 文件标识每个文件都应该有清晰明确的标识，以便于快速定位和检索。
文件标识应包括文件名称、日期、作者、相关部门等信息。
可以使用标签、封面或附加文件进行标识。
二、文件保存期限2.1 文件保存期限的确定根据文件的价值和法律法规的要求，确定文件的保存期限。
不同类型的文件保存期限可能存在差异，例如，合同文件通常需要长期保存，而日常行政文件可以根据需要适时清理。
2.2 文件销毁到达文件保存期限后，应按照相关规定进行及时销毁。
销毁文件时应做好记录，并确保文件内容的安全不受泄露。
三、文件整理与存放3.1 文件整理将同一类别的文件进行整理，确保文件的有序性和易查性。
可以根据文件编号、时间顺序或其他标准进行整理。
3.2 文件存放文件应该存放在干燥、通风和安全的地方，远离火源和湿度较高的地方。
存放时可以使用文件柜、密封袋或文件夹等工具，避免文件的损坏或丢失。
四、文件备份与恢复4.1 文件备份为了防止文件丢失或损坏，必须定期进行文件备份。
可以使用云存储、硬盘或光盘等手段进行备份，确保文件的多重备份。
4.2 文件恢复当文件损坏或丢失时，应及时进行恢复。
通过备份文件或其他手段，恢复原始文件的内容和格式。
五、文件权限管理5.1 访问权限根据岗位职责和需要，对文件的访问权限进行分级管理。
确保只有经过授权的人员可以访问敏感文件，防止文件泄露和滥用。
5.2 修改权限只有经过授权的人员才能进行文件的修改和编辑。
对于重要文件，应设置修改记录，以备查看和审计。
六、文件检索与借阅6.1 文件检索为了快速检索文件，可以建立文件索引和目录，便于使用者根据关键词或内容查找所需文件。
文件存储与归档管理规定
文件存储与归档管理规定第一章概述本规定旨在规范企业对文件存储与归档管理的处理，确保文件的安全性、完整性和可访问性，提高工作效率和信息管理水平。
第二章文件存储管理1. 文件存储要求1.1 所有文件应按照文件类型和重要性进行分类，并采用统一的命名规范。
1.2 涉及机密或敏感信息的文件应加密存储，并设置权限和访问控制措施。
1.3 文件存储设备应定期进行巡检，确保正常运行并备份数据以防止数据丢失。
2. 文件存储位置2.1 企业应建立统一的文件存储位置，并设立专门人员负责管理。
2.2 文件存储位置应具备防火防水、防尘防震等基本保护措施，以确保文件的安全性。
3. 文件归档流程3.1 文件归档前，应经过事先约定的流程审批，确保归档的文件真实准确且符合法律法规要求。
3.2 归档文件应编制归档目录，包含文件名称、编号、归档日期等信息，以方便后续查询。
第三章文件归档管理1. 归档文件的保管1.1 归档文件应设置专门的存放区域，并采用标识、分类等措施便于查找和管理。
1.2 归档文件的保管人员应定期进行巡检，确保文件的保存完好，并记录相关巡检情况。
2. 文件借阅与归还2.1 借阅文件应出具书面申请，并经过所属部门负责人批准。
2.2 借阅期限一般不超过7天，如需延期应提前申请并经过批准。
2.3 文件归还后，应进行检查，确保文件的完整性和安全性。
3. 文件销毁管理3.1 文件的销毁应经过书面审批流程，并由专门的部门进行销毁操作。
3.2 文件销毁应严格按照企业的数据安全政策和法律法规要求进行，并留存相应的销毁记录。
第四章文件存储与归档管理的责任与义务1. 部门负责人部门负责人应负责制定文件存储与归档管理制度，并监督下属人员的执行情况。
2. 文件保管人员文件保管人员应负责具体的文件存储、归档和保管工作，确保文件的安全性和准确性。
3. 员工员工应依照文件存储与归档管理规定，妥善使用和保管文件，并确保文件的安全不被丢失或泄露。
第五章结束语文件存储与归档管理是企业信息管理的重要组成部分，它直接关系到企业的工作效率和信息安全。
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定
公司文件材料归档范围和档案保管期限规定第一条为便于公司正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进公司依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国家行政机关公文处理办法》制定本规定。
第二条本规定所指的企业文件材料是指公司在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条企业文件材料归档范围是：（一）反映公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四）其他对公司各项活动具有查考价值的文件材料。
第四条企业文件材料可不归档范围：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材料。
第五条凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年，对于通知通告级的公文属于一般下行性文件，属于向下级发布告知性通知的文件，只要等该事件完结后，公文就自动失效。
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文件资料归档及保存管理规定
一、基本规定
1 、项目结束后，项目监理部按《公司工程监理归档资料规定》将工程监理文件资料归类整理完毕，移交公司档案管理人员。
2、由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理和移交工作。
3、技术监察部应对项目监理部监理文件的移交、整编、归档工作进行监督、检查、指导。
二、监理文件的归档范围
对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷成册后归档。
（详见公司工程监理归档资料规定）
三、监理文件立卷成册编制规定
1、卷内目录的编制应符合下列规定（册内目录也应符合下列规定）：
（1）卷内目录式样宜符合本规定附录A的要求；
（2）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；如无，就不需要填写（3）文件题名：填写文件标题的全称；
（4）日期：填写文件形成的日期；
（5）页数：填写组成案卷文件的总页数；
（6）卷内目录排列在卷内文件首页之前。
2、卷内备考表的编制应符合下列规定（册内备考表也应符合下列规定）：（1）卷内备考表的式样宜符合本规定附录B的要求；
（2）卷内备考表主要是对案卷情况的说明；
（3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；
（4）卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。
3、案卷封面的编制应符合下列规定：
（1）案卷封面为内封面。
案卷封面的式样宜符合附录C的要求；
（2）案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几册、第几卷；
（3）档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写；
（4）工程编号：应为公司或工程监理部对工程的编号，由监理办公室填写；（5）案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容；
（6）起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期；
（7）保管期限分为永久、长期、短期三种。
各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，同时结合工程项目具体情况确定。
永久是指工程建设档案需永久保存；
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存20年以下。
(暂定5年)
同一案卷内不能放置不同保管期限的文件。
（8）密级分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
4、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面必须采用幅面为A4幅面的白色书写纸。
5、案卷装订
（1）案卷必须成册装订。
（2）装订时必须剔除金属物。
（3）案卷必须进行装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便
于保管和利用。
6、案卷装具一般采用卷盒的形式。
（1）卷盒外表采用标准尺寸档案盒，厚度分别为30mm、50mm、60mm三种。
（2）卷盒封面应符合附录C的要求；案卷脊背应符合附录E的要求。
四、监理文件档案的移交
1、项目监理部应在工程竣工验收合格后45日内向技术监察部移交档案
卷内目录
卷号
卷内备考表
案卷封面
附录D
卷盒封面
附录E
卷盒侧面封面。